Een project wordt opgestart, uitgevoerd en afgesloten. Dit wordt wel

3.1
3.2
3.3
Organiseren van een project
Beheersenvan projecten
Waarom projecten mislukken
Opgaven
Eenproject wordt opgestart,uitgevoerd en afgesloten.Dit wordt wel
de levenscyclusvan een project genoemd.Om ervoor te zorgendat
het project het gewensteresultaatoplevert, moeten opdrachtgeveren
projectteambewust aandachtbestedenaan dezestart, uitvoering en
afsluiting.
Ondanksdat voor een projectmatigeaanpakis gekozen,mislukken
projecten nogal eens.Projectendie mislukken bij de overheid worden
vaak breeduitgemeten in de krant. Over mislukte projecten in het bedrijfsleven lezenwe weinig, maar ze zijn er wel degelijk.
Mislukken van een project wil zeggendat het doel niet wordt bereikt,
dat de kosten de pan zijn uitgerezenof dat het project te laat wordt
opgeleverd.Er zijn projecten die op al dezedrie punten de mist in
gaan!Aan het eind van dit hoofdstuk wordt een aantal oorzakenvan
mislukking opgenoemd.Goed projectmanagementverkleint de kans
op mislukken van een project.
47
3.1
Proetprolect
Pilotproject
Organiseren van een project
Als in een organisatiegeenervaring aanwezigis met het uitvoeren van
projecten, is het aan te bevelen eersteen wat kleiner proefproject
uit te
voeren. Zo kan iedereenwennen aan de manier van werken. Bovendien is bij mislukken van het proefproject de schadevoor de organisatie beperkt. Eenproefproject wordt ook wel pilotprojectgenoemd.
De stappen die worden gezet bij het organiseren van een project
komen in dezeparagraafaan de orde.
Intakegesprek
Intakegesprek
Onderhandelen
met de opdrachtgever
Vaak ontstaat een project uit een min of meer vaag idee. Iemand met
voldoende invloed en budget (geld) in de organisatieheeft het plan dit
idee uit te voeren in de vorm van een project. Hij kiest als opdrachtgevereen projectleiderom het project te gaanleiden. De opdrachtgever
nodigt de projectleider uit voor het eerstegesprek.We noemen dit eerste gesprekhet intakegesprek.
In dit gesprekworden door brainstormen
en discussiede grote lijnen van het project vastgesteld.Eengoedeprojectleider probeert een zo helder mogelijk beeld te krijgen van wat er
aan het eind van het project moet worden opgeleverd,hoeveelgeld er
beschikbaaris, welke mensenbeschikbaarzijn, wat wel en niet bij het
project hoort en wanneer het project klaar moet zijn. De projectleider
zal niet direct overal ja of nee op kunnen en willen zeggen:hij zal vaak
eerstbedenktijd vragen.Vaàkzal hij met de opdrachtgevermoeten onderhandelen
over bijvoorbeeld meer geld en meerbeschikbareprojectIeden (zie paragraaf2.3 over onderhandelen). In volgende gesprekken
tussenbeide partijen kan het project nader worden gedefinieerd.
Opzetten van een project
HaalbaarheIdsonderzoek
Go/no-go-beslisslng
Als het onvoldoende duidelijk is of een project moet worden opgestart,
kan eerst een haalbaarheidsonderzoek
worden uitgevoerd om dit te onderzoeken.Op basishiervan wordt besloten het project al dan niet uit
te voeren, de go/no-go-beslissing.
Als het besluit genomenwordt een project te starten,zal een flink aantal zakengeorganiseerdmoeten worden:
De doelstelling van het project moet worden bepaald.
Er moet een samenwerkingtot stand worden gebracht.
Er moeten geschikteprojectmedewerkersworden gezocht. Het managementmoet toestemming verlenen om hen deel te laten nemen
aan het project. Verdermoet er nagedachtworden over de taakverdeling binnen het project.
. De beslissingsbevoegdheid
en autorisatie moet worden geregeld.
Wat mag de projectgroep zelf beslissen?Waarvoormoet vooraf toestemming door wie zijn verleend?
De communicatie moet worden geregeld.
Management en projectleden moeten op de hoogte worden gebracht en gehouden over projectvoortgang.
.
.
.
Plan van aanpak
Om dit vast te leggen wordt in de definitiefase (zie paragraaf1.8) een
plan van aanpakgemaakt.Het maken van een goed plan van aanpakis
van groot belang voor een project. In hoofdstuk 5 wordt uitgebreid besprokenhoe een plan van aanpakgemaaktmoet worden.
48 Deel 1 Praktischetheorie
Task-force
Project start-up
Klck-oft
Men spreektwel van een task-forceals de projectgroep bestaatuit een
groep medewerkersdie geheelvrij wordt gemaaktvoor een groot project. Deze task-forcewordt vaak in een aparte ruimte ondergebracht,
zodat ze zich maximaal kan concentrerenop haar taak.
Eenproject start-up-vergaderingorganiseren
Een projectstart-up-vergaderingis het officiële begin van een project.
Alle betrokkenen - zoals opdrachtgeveren projectleden - zijn aanwezig. Dezebijeenkomst wordt ook wel een kick-off-vergaderinggenoemd.
Op dezebijeenkomst wordt de laftrap' verricht voor de uitvoering van
het project.
Het is belangrijk dezevergaderingte gebruiken om de betrokkeneneen
saamhorigheidsgevoelte laten krijgen. Misschien is het mogelijk de
vergadering te houden in een prettige omgeving buiten de normale
werksfeer.Het organiserenvan een vergadering komt in hoofdstuk 6
aan de orde.
De project start-up-vergaderingkan de volgende elementenbevatten:
Kennismaking
.
Kennismaking. Wie is iedereen? Welke specialisaties heeft elk? Wat
verwacht men van het project? Laat iedereenzich eventueel uitgebreid voorstellen. Of organiseeractiviteiten om het team elkaar te
laten leren kennen (teambuilding).
Doelen
Plan van aanpak
Activiteiten
. Besprekingvan de doelenvan het project. Er is een controle mogelijk
of alle betrokkenendezelfdeopvattingen over de projectdoelenheb-
.
.
ben.
Presentatievan het plan van aanpak.Het houden van een presentatie
wordt in hoofdstuk 10 beschreven.
Besprekingvan de uit te voeren activiteiten,inclusief doorlooptijd en
wie ze gaat uitvoeren.
De tijdens het project te gebruiken methoden kunnen uitgelegd
worden.
. Afsprakenmaken over de te volgen werkwijzen en procedures.Bijvoorbeeld:welke schematechniekenworden gebruikt, hoe wordt de
voortgang gerapporteerden hoe worden de bestedeuren verant-
.
Afspraken
woord?
. Duidelijk maken welke bevoegdheden
de projectgroepheeft. Wat mag
Bevoegdheden
de projectgroepzelfstandigbeslissen,waarovermoet eerst toestemming van de opdrachtgeverzijn?
Als medewerkersniet gewendzijn projectmatig te werken, kan vooraf
een inleidende cursusprojectmanagementworden verzorgd.
Planning
Beheersen
Uitvoering van het project
Nadat het project is gestart, zal op basis van het plan van aanpak met
de uitvoering van het project begonnen worden. De voortgang van het
project moet periodiek worden vastgesteld en de planning eventueel
aangepast. Zie ook hoofdstuk 4 over planning. Een project dat niet
goed geleid wordt, kan behoorlijk uit de hand lopen. Dit resulteert in
bijvoorbeeld hoge kosten, vertraging of een verkeerd projectresultaat.
Bij een groot project kan zelfs het bestaan van het bedrijf op het spel
staan. Een project moet daarom beheerstworden, dat wil zeggen 'onder
controle worden gehouden'. In paragraaf 3.2 wordt dit verder toegelicht.
3 Het project van begin tot eind 49
Nacalculatie
Projectafsluiting
Behalve dat een project wordt opgestart met een plan van aanpak en
project start-up-vergadering, moet een project ook netjes worden afgesloten. Het moet voor alle partijen duidelijk zijn dat het project nu is
afgelopen. Hierbij moet met een aantal zaken rekening worden gehouden:
. Afhankelijk van het soort project wordt een eindrapport opgeleverd.
. Als een project is afgelopen, moeten de projectleden weer ondergebracht worden in de organisatie. De organisatie moet zich hiervan
vroegtijdig bewust zijn. Soms kan het moeilijk zijn een medewerker
direct weer te plaatsen.
Bij een project waar een medewerker tijdelijk is ingeleend, kan het
zijn dat de oorspronkelijke plaats van het projectlid is ingenomen
door een andere medewerker die goed voldoet op deze plaats.
. Voor sommige projectleden is het afsluiten van een project een
emotionele gebeurtenis.
. De projectleider zorgt voor een schriftelijke ontheffing van de opdracht bij de opdrachtgever.
. In een bijeenkomst met opdrachtgever, projectleden en andere betrokkenen wordt het project officieel beëindigd.
. In deze bijeenkomst kan tevens een presentatie (zie hoofdstuk 10)
verzorgd worden van de resultaten van het project.
. Ook kan een evaluatie plaatsvinden van de projectresultaten. Het
doel hiervan is de fouten die gemaakt zijn, in een volgend
. project te voorkomen. Het maken van een nacalculatie kan nog als
een belangrijk element van de evaluatie worden genoemd.
Het is een goed idee voor of na de bijeenkomst een gezellig etentje
of iets dergelijks te organiseren.
.
3.2
Beheersaspecten
TGKIO
GOKIT
Kwaliteit
Beheersen van projecten
Als een project tijdens de uitvoering niet goed bestuurd wordt, zal het
project te veel geld kosten, niet het gewensteresultaat opleveren of
veel te laat klaar zijn. Projecten kunnen ingewikkeld en moeilijk beheersbaarzijn.
Bij de uitvoering van een project zijn de volgendebeheersaspecten
te onderscheiden:
1 Tijd
T
2 Geld
G
3 Kwaliteit
K
4 Informatie
I
5 Organisatie 0
Projectleideren opdrachtgevermoeten aan elk van dezeTGKIO-factoren - beter te onthouden als GOKlT - voldoendeaandachtbesteden
voor een succesvolproject.
Tijdens de uitvoering van een project zal de projectleider de tijd (planning) in de gaten moeten houden.
Ook zal hij moeten weten hoeveelgeld op een bepaald moment is gebruikt en nog beschikbaaris.
De projectmedewerkersmoeten hun werk goed uitvoeren, zodat de
geleverdeproducten van voldoende kwaliteit zijn.
50 Deel 1 Praktischetheorie
Om ervoor te zorgendat iedereenweet wat hij moet doen, moet iedereen de juiste informatie krijgen. Ook de opdrachtgevermoet info"1latie
krijgen over de voortgang van het project. De projectleider is verantwoordelijk voor de organisatievan het project. Dat zijn zakenals interne
en externe samenwerking,de besluitvorming, het toewijzen van verantwoordelijkheden en het organiserenvan vergaderingen.
De beheersaspecten
van een project zijn schematischweergegevenin
figuur 3.1.
Informatie
Organisatie
Figuur 3.1 Beheersaspecten van een project
'"
\
Geld
Tijd
Organi-
Kwaliteit
satie
\
/
( Info~-)
matje
We zullen een aantal praktischezaken beschrijven die tijdens het project geregeldmoeten zijn en met één van de letters TGKIO aangeven
tot welke beheersaspecten
ze behoren.
Planningvooraf (T)
Om een project tot een goed eind te kunnen brengen, zal vooraf een
planningworden gemaakt.Bij het plannen moet een aantal vragenworden beantwoord:
. Welke activiteiten moeten worden uitgevoerd en hoeveel werkuren
(bestedetijd) kost elke activiteit? Hierbij zal het vaak nodig zijn om
deskundigente raadplegen.
Planning
.
Welke volgordelijkheid
(afhankelijkheid)
hebben de activiteiten?
Dus wat moet eerst klaar zijn om met een activiteit te kunnen beginnen?
. Welkeresourceshebbenwe nodig?Resources(letterlijk: hulpbronnen)
zijn de mensendie de activiteiten uitvoeren plus de hulpmiddelen
die zij hiervoor nodig hebben.
. Op welke moment moet of kan welke activiteit afgerond zijn? Het
gaat hierom de doorlooptijd, dus de tijd die verstrijkt tussen het
begin en het einde van de activiteit.
Resources
~
In hoofdstuk 4 wordt uitgebreid op planning ingegaan.Om te plannen
kunt u eventueelgebruik maken van een planningsprogrammaals MS
Project.Op de websitebij dit boek kunt u hiervoor een minicursus MS
Projectals pdf-bestanddownloaden.
3 Het projectvan begin tot eind 51
TiJdverantwoording
Voortgangsbewaking
(T)
Er dienen duidelijke afsprakengemaaktte zijn over de manier waarop
de projectmedewerkershun bestedetijd en middelen rapporteren aan
de projectleider.
Een hulpmiddel hierbij is de tijdverantwoording.
Hierin wordt per uit te
voeren activiteit van de planning bijgehouden:
de omschrijving van de activiteit;
de bestedetijd;
de nog te bestedentijd;
de oorspronkelijk geplandetijd;
. de redenvan afwijking van de planning.
.
.
.
.
Weekverslag
Hiervoor kunnen aparte formulieren worden gemaakt (op de website
bij dit boek staat een voorbeeld). Er kan ook gebruik worden gemaakt
van specialesoftware voor tijdverantwoording. Elke medewerkerkan
in dat geval- vanuit zijn werkplek- de gewerkteuren per activiteit invoeren. De projectleider kan centraal de gewerkteuren per soort per
project opvragen.
Om goed inzicht te krijgen in uw tijdbesteding bevat de PM Tooibox
een functie die uw bestedetijd analyseert.
Verderkan van een medewerkerworden gevraagdeen (kort) schriftelijk
weekverslag
te schrijven, waarin de uitgevoerdeactiviteiten van de afgelopen week en de uit te voeren taken voor de komende week zijn vermeld.
De planning aanpassen(T)
De werkelijkheid van een project zal bijna altijd afwijken van de planning. De projectleider stelt op basis hiervan de planning bij. Grote wijzigingen op de planning worden door de projectleider gemeld aan en
besproken met de opdrachtgever. Voor een nadere uitleg over planning
wordt verwezen naar hoofdstuk 4.
Bewaking van het projectbudget (G)
Budget
Eindproduct
Kosten
Baten
Voor de aanvangvan het project wordt vastgesteldhoe groot het budget
(het beschikbarebedrag)moet zijn. De opdrachtgeveris degenedie het
budget beschikbaarstelt. Hij 'koopt' hiermee het op te leveren eindresultaatvan het project, het' eindproducf.De hoogte van het beschikbare bedrag zal vaak worden bepaald door onderhandeling van de
projectleider met de opdrachtgever.Het budget wordt besteedaan de
mensendie aan het project bezig zijn en aan de middelen die gebruikt
worden.
Tijdens het verloop van het project moet steedshelder zijn welke kosten
zijn gemaakten welk deel van het projectbudget al is verbruikt. Als dit
afgezetwordt tegen de projectvoortgang en het totale budget, kan bepaald worden of het project gereedkomttegen de oorspronkelijke kosten of dat het project duurder zal uitvallen dan is gepland.
Ook moet herhaaldelijk gekekenworden of de oorspronkelijke schatting van de opbrengstenof batennog geldig is. Als tijdens de uitvoering
van het project blijkt dat de opbrengsten van het project belangrijk
lager zullen uitvallen dan oorspronkelijk werd verwacht, kan de opdrachtgever overwegen het projectdoel aan te passenof het project
zelfs te stoppen.
52 Deel 1 Praktischetheorie
Specfficatles
Meetbaar
Archief
Projectarchief
Bewaking van de kwaliteit (K)
Een product is van goede kwaliteit als het eigenschappen (specificaties)
heeft die de koper redelijkerwijs van het product mag verwachten. Zo
mag je van een roeiboot verwachten dat hij waterdicht is, maar het is onredelijk te eisen dat een roeiboot zeewaardigis tijdens een hevige storm.
Het lastige bij een project is dat het in het begin van een project niet
100% duidelijk is hoe het eindproduct eruit zal zien. Hierdoor is het
moeilijk de exacte specificaties van het eindproduct op te stellen en is
het dus ook moeilijk de kwaliteit ervan te bepalen.
Als de specificaties van het eindproduct wel goed zijn opgesteld, kan
het vervolgens door fouten of onduidelijkheden gebeuren dat het eindproduct niet volgens deze specificaties wordt opgeleverd en dat daarmee de kwaliteit onvoldoende is. Bij een project zijn tussentijdse kwaliteitscontroles daarom noodzakelijk.
De koper of de opdrachtgever bepaalt overigens of iets van goede kwaliteit is. Kwaliteit kost geld, hoge kwaliteit kost veel geld. Kwaliteit is
dus gerelateerd aan de prijs.
Bij een technisch project zoals het bouwen van een schip is kwaliteitsbewaking vaak duidelijk. De kwaliteit kan gemeten worden door de afwijking op de specificatiesvan een product te bepalen. Als de marges
(gemeten in bijvoorbeeld tienden van millimeters) niet overschreden
worden, is de kwaliteit van het product voldoende.
Bij een minder duidelijke situatie moeten de eisen zodanig geformuleerd worden dat de kwaliteit meetbaaris. Van een doelstelling 'het versnellen van de facturering' is de kwaliteit niet meetbaar. Een doelstelling '90% van de facturen moet binnen 2 dagen na verzending van de
order zijn verstuurd' is dit wel.
Verder kan de kwaliteit van allerlei tussenproducten worden gemeten,
bijvoorbeeld de schroef van het schip of de volledigheid van de getekende schema's van de organisatie van genoemde facturering.
Verspreidinginformatieen archlverlng(I)
De projectmedewerkersmoeten goed geïnformeerd zijn. Wijzigingen
in de specificatiesvan te maken producten en belangrijke beslissingen
ten aanzien van het project moeten zo spoedig mogelijk bekend worden gemaaktbij de juiste personen.Als dit niet gebeurt,kan het voorkomen dat projectmedewerkersnutteloos werk doen op basisvan verouderdegegevens.Ook moeten 'externe partijen' zoalsde opdrachtgever op de hoogte zijn en blijven.
In het archiefworden alle documenten bewaarddie tijdens het project
ontstaan of worden verzameld.Het archief moet goedtoegankelijk zijn
voor de betrokkenen, dat wil zeggener moet snel iets terug te vinden
zijn.
In het projectarchiefkomentwee soortendocumenten voor:
. documenten met inhoudelijke informatie (werktekeningen,ontwerpen, productspecificaties);
. documentenom het project te beheersen,dus goedte laten verlopen.
Dit zijn bijvoorbeeld agenda's,notulen, planningen en het plan van
aanpak.
Bewaking van het projectdoel (0)
De samenlevingverandert voortdurend. Als de opdrachtgevertijdens
het project wijzigingen wenst op de oorspronkelijke doelstellingen is
3 Het project van begin tot eind 53
Wijzigingen
Consequenties
het belangrijk dat eenprojectleider hier goedmeeomgaat.Eenprojectleider die strengis voor de opdrachtgeveren nauwelijks wijzigingentoestaat, loopt het gevaardat het project een minder bruikbaar resultaat
oplevert. Aan de anderekant kunnen veel wijzigingen leiden tot onrust
in het project en een te zwarebelasting vormen voor de projectleden.
Hierdoor loopt men het gevaardat de planning niet meer haalbaaris.
Als een' aardige'projectleider een extra wens van de opdrachtgeverinwilligt, kan het blijken dat dezedit 'vergeten' is op het moment dat de
planning hierdoor uitloopt. Eengoedeprojectleider maakt de financiële consequenties
in tijd en kosten van de extra wensenschriftelijk duidelijk aan de opdrachtgever.De opdrachtgeverkan dan zelf beslissen(en
dat is immers zijn taak!) of de gewenstewijzigingen opwegentegen de
gevolgenvoor planning en kosten. Het aardigeis dat, indien de consequentiesgoedduidelijk zijn gemaaktvoor de opdrachtgever,vaak blijkt
dat de extra wens toch ineens niet meer zo nodig is.
Bedreigingentijdens het project (0)
Een project dat na een goede start uitgevoerd wordt, leidt zeker nog
niet tot het gewensteresultaat.Er liggen nog allerlei gevarenop de loer.
Het is een belangrijke taak van de projectleider dezegevarente signaleren en te voorkomen. Hier volgt een aantal mogelijke bedreigingen:
. De motivatie van het team was aanvankelijk goed, maar zakt gaandeweghet project weg. De projectleider kan de sfeerproberente verhogen door organisatievan gemeenschappelijkeactiviteiten buiten
het werk.
De taakverdelingbinnen de groep is onduidelijk.
De projectleden strevente veel hun eigen doelen na.
. Meningsverschillen en persoonlijke tegenstellingen maken de samenwerking binnen het projectteam moeilijk.
Het projectdoel is nog te onduidelijk. Specificatieswijzigen te vaak.
De projectleider staatte veel wijzigingen toe;
De besluitvorming is onduidelijk of te traag.
. Mdelingsmanagerswillen hun medewerkersterug en proberen zelfs
het project te ondermijnen.
De aandachtvan het managementvoor het project neemt af.
.
.
.
.
.
.
3.3
Waarom projecten mislukken
Om de vraag waarom projecten mislukken te kunnen beantwoorden,
moeten we eerstvaststellenwat een succesvolproject is.
We definiëren een succesvolproject als een project dat:
. het juiste projectresultaat(doel) oplevert met de gewenstekwaliteit;
. op tijd is afgerond;
niet meer kost dan is afgesproken.
.
Het komt geregeldvoor dat de planning uitloopt en het project meer
kost dan begroot was.Ook wordt het projectdoel vaak slechtsgedeeltelijk behaald. Naast de bedreigingen die in de vorige paragraafzijn genoemd, wordt in dezeparagraafeen aantal factoren genoemd dat de
oorzaakvan het mislukken van een project kan zijn (vrij naar: Blom
1993,Goldratt 1999en Tumuscheit 1998).
54 Deel 1 Praktischetheorie
Eenonjuisteplanning
Als een projectleider een aantal activiteiten of materialen vergeet,
wordt het project duurder dan gepland. Voordat een muur gebouwd
kan worden moet eersthet fundament worden gelegd.Als u geenervaring met het bouwen van een huis hebt, vergeet u dit wellicht. Ook
kunnen wachttijden de planning nadelig beïnvloeden: als een grote
hijskraan te laat gehuurd wordt en daardoorniet op het juiste moment
beschikbaaris, moet de rest van de bouw hierop wachten.
De wet van Murphy zegt: 'If anything can go wrong, it wiIl.' Een variant hierop die binnen projecten wel gehoord wordt: 'Murphy is alive
and weIl - and workingon your project.'
Somsvindt men het maken van een planning overbodig, bedenk dan:
'If rou fail to plan rou are planning to fail.' En nu we toch in het Engelsbezig zijn: 'There are no good project managers- only lucky ones.
The more rou plan the luckier rou get.' En als uw planning uitloopt en
u wilt sommige activiteiten versnellen, bedenk dan dat dit niet altijd
mogelijk is: 'The bearing of a child takesnine months, no matter how
many women are assignedto the project'.
Eente optimistischeplanning
Vaak zijn planningen aan de optimistische kant. Houd een projectlid
in de gaten dat zegt:'0, dat doe ik wel even! Kost me hooguit een halve
dag!' Ook de opdrachtgeveris vaak een beroepsoptimist:'Dat kan toch
makkelijk in twee maand!' De opdrachtgeverzelf is overigensvaak de
oorzaakvan vertraging. Immers, de opdrachtgeveris verantwoordelijk
voor het nemen van beslissingenen dezeworden nogal eenslaat genomen. Eentrage besluitvorming is vaakeen van de oorzakenvan de vertraging van een project.
Studenteffect
Telaat beginnenmet een activiteit
Sommigeactiviteiten in een planning hebben enige speling. Dit betekent dat ze enige vertraging 'kunnen hebben'. Als er te laat meebegonnen wordt, is de speling op en loopt de planning uit. Eenaardigbegrip
is hierbij het 'studenteffecf.Als een student een opdracht af moet hebben over één week,zal hij twee weken uitstel proberente krijgen. In de
praktijk zal hij passtarten na twee weken.
Projectmedewerkers zijn onvoldoende bekwaam
Aan de projectleider worden hoge eisengesteld(zie paragraaf2.3). Projectleidersworden vaak op basisvan hun deskundigheidgeselecteerd.
Het is een misverstandom te denken dat een uitstekend technicus automatisch de vaardighedenheeft om een project te leiden.
De projectleider heeft meestal medewerkersuit de organisatie nodig.
Afdelingshoofden lenen niet altijd de meest geschiktepersonen (vaak
hun meestwaardevollemedewerkers)uit aan het project.
Het project wordt tegengewerkt
Sommige mensen in een organisatie ondervinden nadeel van het project (of denken dit). Zij kunnen een project tegenwerken. Als bijvoorbeeld nieuwe computersoftware wordt ingevoerd op een afdeling kan
een afdelingsmanager het project proberen te dwarsbomen omdat hij
bang is medewerkers kwijt te raken.
3 Het projectvan begin tot eind 55
Projectmedewerkers
hebbenveel 'aan hun hoofd'
Als projectleden niet fulltime aan een project kunnen werken - en dit
is meestalzo - moeten ze telkens omschakelen.Als iemand drie dagen
nodig heeft om een activiteit uit te voeren en hij moet tussendoorveel
anderetaken uitvoeren, is het gevaardat de drie dagen worden uitgesmeerdover drie weken. Als bij de planning werd uitgegaanvan een
doorlooptijd van drie dagen,heeft de projectleider een probleem.
Projectmedewerkers
willen het 'te mooi' maken
Computerprogrammeursen technici hebben creatief werk en hebben
er een handje van hun werk - hun creatie- te mooi te willen maken.
Het programmakan altijd nog net iets mooier, de technischeoplossing
van het probleemkan nog net wat eleganter.Hierdoor komt werk soms
te laat klaar.Ook studenten die een scriptie moeten inleveren, besteden
vaak mateloosveel tijd aan de verfraaiing van hun werkstuk.
Vele kleintjes maken één grote
Als er telkens op kleine onderdelenvan het project vertragingenoptreden en telkens wat extra kosten worden gemaakt, kan dat tot gevolg
hebben dat het project als geheel sterke vertraging oploopt en veel
duurder wordt dan gepland.
Te late levering van materiaal
Als het project afhankelijk is van de levering van materiaal door leveranciers, kan dit vertraging veroorzaken. Het is belangrijk een leverancier niet alleen op de prijs te beoordelen maar ook op diens leverbetrouwbaarheid. Extra kosten door vertraging van het project kunnen
vele malen meer bedragen dan de meerkosten van een betrouwbare,
duurdere leverancier.
Geen rekening houden met het herstellen van fouten
Als tijdens het project fouten worden gemaakt, moeten ze worden hersteld. Het herstellen van fouten kan zeer kostbaar zijn. Als de fundering
van een huis onvoldoende stevig is, moet in het ergste geval een deel
van het huis worden afgebroken.Geen project verloopt volledig foutloos. Bij het opstellen van het budget en de planning moet u hiermee
rekening houden.
Vergeten van voorbereiding en afwerking
Bij het uitvoeren van een projectactiviteit kan een medewerkernooit
100%van de tijd met dezeactiviteit bezig zijn. Hij moet de werkzaamheden voorbereiden.Bij het bouwen van een muur moeten de stenen
worden versjouwd tot vlak bij de te bouwen muur. Als de muur eenmaal is gebouwd,moet de rommel worden opgeruimd. Als de voorbereiding en de afwerking niet worden"meegerekendin de planning, kost
de activiteit meer tijd dan verwacht.
Calamiteiten
Onvoorzienerampen kunnen een project laten mislukken.
Als bijvoorbeeld bij de bouw van een huis de zojuist gemetseldemuren
omwaaien of het dak verdwijnt bij een hevige windvlaag, zal het project door dezecalamiteit (= ramp) vertraging ondervinden.
56 Deel
Praktische theorie
Het doel is onduidelijk
Het projectdoel moet voor iedereenduidelijk zijn. Helaasis dit vaak
niet het geval. De opdrachtgevervan een project weet soms niet goed
wat hij wil. Of hij is maar moeizaamin staat aan de projectleider duidelijk te maken wat hij wil.
Deflnitiewijzigingen
Als het doel van een project tijdens de uitvoering geheelof gedeeltelijk
wijzigt, spreken we van een definitiewijziging. Een aannemer accepteert het niet zomaar als de toekomstigebewoner een kamer extra wil
als al met de bouw is begonnen. Hij accepteertdezedefinitiewijziging
van de woning alleen als hij het budget (behoorlijk) mag aanpassenen
de planning mag bijstellen. Het huis wordt duurder en wordt later opgeleverd.In de bouwwereld is dezegangvan zakenvanzelfsprekend.Bij
projecten die als doel hebben de organisatiete veranderen(reorganisaties, automatisering,verbeterengoederenstroom)komt het vaker voor
dat een definitie wijzigt zonder dat budget en doorlooptijd worden bijgesteld.Hierdoor wordt het project ongemerkt duurder en wordt het
later opgeleverd.
Bij een automatiseringsprojectkomt het nog maar al te vaakvoor dat de
opdrachtgeverineenstot de ontdekking komt dat het programmatoch
andersmoet werken dan afgesproken.Iedereenkan zich wel een voorstelling makenvan eennog te bouwen huis. Dit is veel moeilijker bij een
computerprogramma.Daardoorwijzigen bij het maken van computerprogramma'sde definities nogal eenstijdens het project. Eengoedeprojectleidermaakt de opdrachtgeverschriftelijk duidelijk wat de gevolgen
zijn van de gewenstewijzigingen voor de planning en de kosten.
De buitenwereldverandert
Als een project een lange doorlooptijd heeft, kan de wereld inmiddels
behoorlijk zijn veranderd. Daardoor kan het zijn dat het afgesproken
projectdoel moet worden bijgesteld.Dit pleit voor faseringvan het project. Na elke fase kan immers worden bijgesteld. Dit pleit eveneens
voor relatief korte projecten, projecten met een lange looptijd lopen
veel risico.
In de jaren zestigvan de vorige eeuwwerd in grote bedrijven veel geïnvesteerdom hele grote computertoepassingen(programma's)te maken.
Het hele bedrijf moest 'van voor tot achter' worden geautomatiseerd.
Dezeprojecten duurden somswel meer dan vijf jaar. Door gewijzigde
omstandighedenin de buitenwereld was het programma gedeeltelijk
onbruikbaar op het moment dat het klaar was. Tegenwoordigstreeft
men naar kleine computertoepassingendie binnen een jaar kunnen
worden gemaakt.
Renteverliezen
Tijdens de uitvoering van een project wordt vaak flink geïnvesteerd.
Het benodigdegeld voor het project moet eerstgeleendworden of uit
eigen middelen worden vrijgemaakt. Hierdoor treedt renteverliesop.
Dit renteverlieskan bij zeer grote projecten zo hoog oplopen dat bij
een ernstigevertraging het project niet meer rendabelis. Met de bouw
van de Kanaaltunnel waren zeergrote geldbedragengemoeid.Door de
te late oplevering van dezetunnel liep de te betalen rente op. Er moest
veel extra geld worden geleendom dezerente te betalen. Door de vertraging kwamen de inkomsten ook veel later dan gepland.
3 Het projectvan begin tot eind 57