Projectmatig-creëren-samenvatting met eigen ervaring

Projectmatig creëren
Naam: Koen Schots
Studentennummer: 13093673
Hoofdstuk 1: De essentie van projectmatig creëren
Dit boek dient als een uitgebreide ondersteuning om een project op verschillende manieren uit
te voeren en daarbij het beste mogelijke resultaat te behalen.
Een project is een tijdelijke werkorganisatie, gebaseerd op een flexibele inzet van mensen en
middelen en met het doel om een concreet resultaat te bereiken binnen scherpe afspraken over
tijd, geld en kwaliteit. Omdat er aan deze strenge eisen gehouden moet worden om het project
succesvol te laten verlopen, is het noodzakelijk om gebruik te maken van de 4 nodige
creatiekrachten. De vier krachten, die weer te koppelen zijn met de zij, ik wij en het kant zijn:
- Voedingskracht (zij-kant): Deze kracht geeft aan waarom de omgeving belang hecht aan het
projectresultaat, en in ruil daarvoor krijg je vanuit deze omgeving mensen, geld, tijd en goede
ideeën die de teamleden inspiratie geven.
- Persoonlijke kracht (ik-kant): Hierbij moet je gebruik maken van je eigen kernkwaliteiten,
waarmee je stap voor stap je ideeën ontwikkeld, waarmee je vooruitkijkt naar een mogelijke
toekomst of ideaalbeeld.
- Samenwerkingskracht (wij-kant): Het door het met elkaar uitwisselen en duidelijk maken
van ideeën, zodat anderen uit het team hierover kunnen nadenken, zo ontstaat uit een
verzameling mensen een team met veel meer kwaliteit dan dat 1 persoon kan hebben.
- Vormkracht (het-kant): Vormkracht heeft betrekking op alle hulpmiddelen die we kunnen
gebruiken, zoals de benodigde vakkennis en procedures waarmee het team aan het werk gaat.
Eigen ervaring:
In de afgelopen blokken heb ik de informatie gedeeltelijk kunnen gebruiken voor het project.
Zo zijn de vier creatiekrachten duidelijk naar voren gekomen, met name de
samenwerkingskracht gecombineerd met de persoonlijke kracht en vormkracht hebben er toe
geleid dat het project goed verliep.
Hoofdstuk 2: Commitment en creëren
In elk project is het mogelijk om nieuwe keuzes te maken. Als er zo’n keuze wordt gemaakt,
wordt er een creërend proces op gang gezet, waar in van alles kan gebeuren. Aan de hand
daarvan kunnen er weer nieuwe inzichten ontstaan en keuzes gemaakt worden.
Het is belangrijk in een project keuzes te maken, omdat er dan door middel van bewuste
beslissingen naar een oplossing wordt gezocht, waarbij de projectleden een band creëren met
het project. Het proces om tot een goede keuze te komen bestaat uit de volgende stappen:
- Luisteren en horen
- Richten en vinden
- Kijken en zien
- Toetsen en voelen
- Kiezen en weten
- Volgen en zijn
Eigen ervaring:
In de afgelopen blokken heb ik de informatie gedeeltelijk kunnen gebruiken voor het project.
Zo ben ik erachter gekomen dat er in een project keuzes gemaakt moeten worden, omdat er
dan door middel van bewuste beslissingen naar een oplossing wordt gezocht, waarbij de
projectleden een band creëren met het project.
Vooral tijdens vergaderingen werden keuzes snel behandeld en werd er een band gevormd
waarbij werd geprobeerd iedereen zijn woord te laten doen. Dankzij de theorie over
vergaderen hebben we ingezien dat zodra een agenda punt besproken en behandeld is, we hier
een punt achter zetten en niet meer op terug hoeven te komen.
Hoofdstuk 3: Het projectcontract
Het projectcontract is een beslissend document voor het project, waarin de projectleiders /
projectleden afspraken worden vastgelegd hoe het project eruit zal zien, en wat het beoogde
resultaat is, welke activiteiten zullen plaatsvinden en hoe het verloop van het project
gemanaged zal worden. Het projectcontract heeft 2 kanten, een zakelijke- en psychologische
kant.
De zakelijke kant: Als het projectcontact eenmaal rond is weet elke partij die mee werkt aan
het project hoe het project zelf zal verlopen en wat het eind resultaat word, dit is niet het geval
als je geen contract hebt. Dan weet niemand wat het eindresultaat zal zijn, en dit zal de
kwaliteit ook niet ten goede komen.
De psychologische kant: Het projectcontract kan nog zo goed afgestemd zijn, maar het grote
probleem is dat de volledige inzet door iedereen getoond moet worden om het in de uitvoering
ook zo te krijgen als dat afgesproken is.
Eigen ervaring
In de afgelopen projecten hebben wij ook gebruik gemaakt van dit soort contracten. Deze
waren echter niet erg uitgebreid. Dit was puur opgesteld om de aanwezigheid te handhaven
en de input van de projectgroep te vergroten.
Daarnaast neem ik aan dat iedereen normen en waarde heeft en inziet wanneer je je niet aan
de afspraken houdt de rest van de projectgroep hieronder lijdt en dus de kans groot is dat je
eruit wordt gezet.
Hoofdstuk 4: Projectdefinitie
De projectdefinitie is de kern van het projectcontract. Een goede projectdefinitie zorgt voor
duidelijkheid, maar ook voor inspanning en energie bij de betrokken partijen.
Om het uiteindelijke resultaat of doel van het project te halen, is het zeer belangenrijk dat alle
projectleden een dezelfde kijk op het project hebben waarbij alle elementen die hierbij naar
voren komen voor iedereen helder zijn. Om een goede projectdefinitie op te stellen moeten de
twee richtlijnen nagestreefd worden.
1. Duidelijk maken aan welke doelstellingen het project een bijdrage levert, waarom het
project
nuttig en nodig is. In het verlengde hiervan moet men zeer precies formuleren welke
projectresultaten moeten worden opgeleverd, om de doelstellingen van het project
dichterbij te brengen. De kernvraag daarbij is, Wat is er precies af als het project af is.
2. Het proces om tot een projectdefinitie te komen op een zodanige wijze laten verlopen dat
het belangrijkste betrokkenen ( de projectleider de opdracht gever en projectteam) niet
alleen een helder en gemeenschappelijk beeld hebben van de gestelde doelen.
Eigen ervaring:
Aan het begin van ieder project wordt er van ons verwacht dat er een plan van aanpak wordt
opgesteld. Deze komt erg in de buurt bij de projectdefinitie. Er worden afspraken gemaakt op
verschillende aandachtspunten. Een struikelpunt is dat tijdens de opleiding ieder deel door een
andere persoon wordt gemaakt en er dus verschillende inzichthoeken zijn hoe alles gedaan
moet worden. Om tot een goed eindproduct te komen moet alles dus in goed overleg gedaan
worden, wat lastig kan zijn.
Hoofdstuk 5: De projectbrief en de collectieve intake
De projectbrief is een formeel document met een samenstelling van informatie verkregen door
de opdrachtgever die bestaat uit twee fases.
De initiatieffase.
Een projectleider krijgt in de initiatieffase door een of meer gesprekken een eerste indruk van
de achtergronden van een project en de wensen van de opdrachtgever. In de projectbrief
beschrijft de opdrachtgever een aantal kwalitatieve doelen en streefbeelden. Ook bevat de
brief het verzoek aan de projectleider om een voorlopig team samen te stellen en een
projectcontract te maken. Hiermee is de initiatieffase beëindigd en begint men aan de
definitiefase.
De definitiefase.
De eerste stap is de collectieve intake, tussen de opdrachtgever, projectleider en projectteam.
In dit gesprek probeert het projectteam duidelijkheid te krijgen van de opdrachtgever over alle
aspecten van het project. Het collectieve karakter is om een aantal redenen essentieel:
1. Er komen meer aspecten op tafel en er is meer creatief denkvermogen
2. De teamleden gaan met meer energie aan de slag als ze er bij betrokken worden.
3. De opdrachtgever krijgt een beter gevoel voor de gedachten die in het team spelen en geeft
hem hopelijk vertrouwen.
4. De wederzijdse kennismaking draagt bij aan het fundament van vertrouwen ne respect voor
de belangrijkste werkrelaties in het project.
Na elke collectieve intake weet het projectteam welke kwaliteit het moet leveren.
Dit beeld van verwachtingen, vast te leggen in een projectcontract is het kompas voor het
verdere verloop van het project.
Eigen ervaring
In elk blok komt de initiatieffase en definitiefase aanbod en zijn deze belangrijk om een
duidelijk beeld te krijgen over de opdracht. In blok 3 heb ik samen met mijn projectgroep om
deze reden een afspraak moeten maken met de opdrachtgever. Daarnaast ontstaat hierdoor een
goede band tussen groep en opdrachtgever, maar ook tussen groep en het project. Wij hebben
toen onze ideeën aan hem voorgelegd en hebben we uitgebreid over gediscussieerd en zijn we
met een goed concept naar buiten gekomen.
Hoofdstuk 6: Projectstructuur
Een projectteam kan een aantal instrumenten hanteren om de noodzakelijke structuur in
een project aan te brengen.
- De activiteiten in kaart brengen en logisch ordenen in de WBS.
- De fasering in het projectenverloop aanbrengen.
- De planning maken.
WBS: Work Breakdown Structure.
In een WBS wordt het projectresultaat ontleed in steeds kleinere delen, totdat er uiteindelijk
een reeks activiteiten op papier staat die de basis vormt voor de planning en het budget.
Een zeer gebruikelijke aanpak is om als eerste stap het eindresultaat te verdelen in concrete
deelresultaten, elk deelresultaat kan weer onder worden verdeeld in hoofdactiviteiten etc.
Kortom heeft het twee functies.
1. Inventariseren van alle activiteiten.
2. Structureren van de projectorganisatie.
Een manier van werken zie veel ruimte geeft aan zowel creatieve inbreng als een sterke
betrokkenheid van het team is creatief structureren.
Een projectteam doorloopt daarin 5 stappen
- Afleiden en inventariseren van de deelresultaten en activiteiten.
- Clusteren van de deelresultaten en activiteiten tot deelprojecten.
- Kiezen voor het uitwerken van deelprojecten.
- In bezit nemen van het project.
De volgende punten dienen in acht te worden genomen.
- Stop met verfijnen als de activiteiten zo specifiek zijn dat ze met de vereiste
nauwkeurigheid gepland kunnen worden.
- Stop met verfijnen bij activiteiten die binnen een overzichtelijke periode volledig
kunnen worden uitgevoerd.
- Stop bij activiteiten die routinematig kunnen worden uitgevoerd.
- Stop bij activiteiten waarvan de verdere planning en uitvoering met een gerust hart
aan de verantwoordelijke teamleden kunnen worden overgelaten
- Stop zodra de projectleider vindt dat hij een verdere verfijning niet nodig heeft om
het project te kunnen managen.
Eigen ervaring
Bij ieder project zit een studiewijzer met daarin vermeld waar het aan moet voldoen, hierdoor
ontstaat er al een dergelijke structuur en een checklist waaraan het rapport aan moet voldoen.
We krijgen hierdoor niet echt de kans om er zelf een structuur in te maken of een structuur
op te bouwen. Wel kunnen we zelf bepalen hoe we te werk gaan en de structuur van de
studiewijzer hierop aanpassen, maar omdat de rapporten volgens een vaste structuur gemaakt
moeten worden, worden we hier grotendeels in beperkt.
Hoofdstuk 7: Projectbeheersing
Een projectteam wordt geacht zowel effectief al efficiënt te werken.
Bij de beheersing van het project horen beheers factoren, deze zorgen voor de effectiviteit
en efficiëntie.
1. Tijd
2. Geld
3. Informatie
4. Communicatie
5. Organisatie
Deze 5 factoren samen zijn het creatieproces. Doordat ze voor effectiviteit en efficiëntie
zorgen, zorgen ze ook voor resultaat en kwaliteit.
De beheers cyclus is een belangrijk onderdeel voor de projectleider
1. Het team voldoet volledig aan de norm.
2. Het team is niet meer binnen de norm maar soupeert een stuk van de marges op
3. Normen en marges zijn overschreden. Reactie alarmfase 2 Zorg er voor dat het niet
te streng wordt anders gaat de creativiteit er uit en ook de oplossing gerichtheid van
het team. En durven mensen geen risico’s meer te nemen.
Het EVA-proces staat voor Earned Value Analysis. Het is een techniek die het projectteam in
staat stelt de verschillen te analyseren tussen de geplande en werkelijke arbeidstijd. Ook
stelt het de verschillen in het gebudgetteerde en werkelijke arbeidskosten. Het wordt
weergegeven in een grafiek.
- Het budget (budgeted costs of work scheduled) dit zijn de gebudgetteerde kosten
voor de werkzaamheden die volgens planning op de peildatum gereed zouden
moeten zijn.
- De Earned Value (budgeted costs of work performed) Dit is het bedrag dat we
hadden mogen uitgeven aan de werkzaamheden die op de peildatum zijn verricht.
- De werkelijke gemaakte kosten (Actual costs of work performed) Dit zijn de kosten
die werkelijk zijn gemaakt voor het werk dat tot op heden is verricht. Voordelen
hiervan zijn dat je weet hoe ver het project staat en een volledig
Eigen ervaring
De projecten waaraan wij gewerkt hebben zijn alle 5 de factoren betreft projectbeheersing wel
van toepassing geweest. In blok 2 hadden we te maken met een budget, waarvoor er duidelijke
afspraken gemaakt moesten worden om dit budget niet te overschrijden. Daarnaast is het in elk
project belangrijk om een goede organisatie en communicatie binnen de groep te hebben.
De planning in de factor tijd is van belang om de deadlines te kunnen halen, in mijn eigen ervaring
heb ik zelf alles op tijd ingeleverd.
Hoofdstuk 8: Projectplanning
De projectplanning is een van de belangrijkste onderdelen in een project, omdat zonder deze
planning er geen orde en samenwerking kan plaats vinden. Om een goede projectplanning te
maken, moeten de volgende zeven stappen worden uitgevoerd.
- Bepaal de afhankelijkheden tussen activiteiten
- Verdeel activiteiten door/onder teamleden en of derden
- Ken mijlpalen toe
- Schat de bewerkings- en doorlooptijden van de afzonderlijke activiteiten
- Bereken de geschatte totale doorlooptijd van het gehele project
- Noteer begin- en einddata van taken met alle projectleden
- Vergelijk de planning met bestaande randvoorwaarden
Wanneer de planning volgens deze stappen is gemaakt, kan het project beginnen en
uitgevoerd worden. Het is dan de taak van de projectleider er op te letten dat iedereen zich aan
de planning houdt en zo nodig in te grijpen indien dit nodig is.
Eigen ervaring
Bij ieder project zit een studiewijzer met daarin vermeld waar het aan moet voldoen en
wanneer dit af moet zijn, hierdoor ontstaat er al een dergelijke planning en een checklist
waaraan het rapport aan moet voldoen. Omdat er bijna elke week volgens de opgelegde
planning rapporten moeten worden ingeleverd, is het noodzakelijk om met de projectgroep
duidelijke afspraken te maken. De theorie van hoofdstuk 8 heeft me ermee geholpen om tot
een goede planning te komen, waardoor deadlines gehaald werden en het project met een
voldoende afgerond werd.
Hoofdstuk 15: De projectleider
De verantwoordelijkheden van de projectleider zijn verdeeld in vier hoofdaandachtsgebieden.
- Leiding geven aan het projectteam
- Opleveren van het resultaat binnen de grenzen van tijd, geld en kwaliteit
- Beheren van de relatie met de opdrachtgever
- Beheren va de relaties met de omgeving
Situationeel leidinggeven
Een projectteam dat bij projectmatig creëren hoort, een capabel, sterk gemotiveerd en
zelfsturend team vraagt om een specifieke aanpak. Op basis van taakgerichte en
relatiegerichte aspecten kan er een onderscheid worden gemaakt tussen vier basisstijlen.
- De instruerende stijl:
Bij deze stijl vertoond te projectleider veel taakgericht gedrag en weinig relatiegericht
gedrag. Kenmerken is het eenrichtingsverkeer van de projectleider naar de medewerkers.
- De coachende stijl:
Deze stijl omvat zowel veel taakgericht gedrag als relatiegericht gedrag van de projectleider,
deze treedt weliswaar nog hoofdzakelijk taakgericht op.
- De ondersteunende stijl:
Deze stijl is gekenmerkt door een sterk relatiegerichte en weinig taakgerichte manier van
sturen. De projectleider en de medewerkers nemen allemaal deel aan de besluitvorming. De
projectleider houdt zich vooral bezig met het stimuleren en ondersteunen van de
medewerkers.
- De delegerende stijl:
In deze stijl laat de projectleider weinig taakgericht en weinig relatiegericht gedrag zijen, hij
geeft een grote verantwoordelijkheid aan de teamleden, ten einde hen bewust en vol
zelfvertrouwen hun gang te laten gaan.
Eigen ervaring
Ik ben tot nu toe twee keer projectleider geweest en mijn eigen ervaring als projectleider zijn
mij dan ook goed bevallen. Ik heb naar mijn inzien er duidelijk voor gezorgd dat beide k
projecten met een goed resultaat zijn afgesloten en beschik dus over de juiste competenties.
Ook in de 360 feedback kwam duidelijk naar voren dat ik als projectleider zeer geschikt was.
Hoofdstuk 16: Het projectteam
Het is van belang om een goed projectteam te hebben wanneer een project gemaakt moet
worden, zonder een goed projectteam is de kans op een goed eindproduct namelijk klein.
Een goed team heeft een aantal kenmerken:
- Het team is erop uit om een en duidelijk resultaat of doel te bereiken
- Teamleden hebben gekozen voor het team. Zij vinden het vanuit hun eigen overweging
belangrijk om aan het team deel te nemen.
- De teamleden voelen een grote persoonlijke betrokkenheid voor elkaar.
- De teamleden werken vanuit zelfstandigheid samen en leveren ieder hun manier van
besluitvorming.
- De kern kwaliteiten van ieder teamlid worden bewust gebruikt
- De teamleden willen zich ontwikkelen gedurende het project en verleggen al creërend hun
grenzen.
- De samenwerking tussen de teamleden gaan onderling de inhoudelijke confrontatie aan
wanneer zaken verkeerd lopen.
- Humor en plezier hebben is een belangrijke voorwaarde voor succes.
Om een goed team te kunnen selecteren moet het team uit de mensen met de volgende
kwaliteiten beschikken:
- Inspirerende persoon
- Conserverende persoon
- Denkende persoonlijkheid
- Doen persoonlijkheid
- Ondernemende persoonlijkheid
- Ondersteunende persoonlijkheid
Eigen ervaring
Bij elk project wordt je ingedeeld en kun je dus niet zelf kiezen met wie je een projectgroep
wilt vormen, je zult het moeten doen met de kwaliteiten van de mensen die zijn toegewezen.
Het nadeel hiervan is dat iedereen elkaar nog moet leren kennen, wat in de eerste weken kan
leiden tot problemen wat betreft communicatie. Gelukkig lossen deze problemen vanzelf op
en ontstaat er meestal een goede band binnen de projectgroep, wat de resultaten goed doet.
Hoofdstuk 18: Persoonlijk leiderschap
Persoonlijk leiderschap is de mate waarin iemand zich bewust is van zowel zijn gedrag als
van zijn persoonlijkheid. Daarbij betekent het dat je in staat bent om de consequenties van je
gedrag onder ogen te zien en daar verantwoordelijkheid voor te nemen.
Een project valt of staat met het persoonlijk leiderschap van de betrokkenen. Daardoor Is het
van belang dat men vanuit het bewustzijn van de persoonlijke drijfveren kiest voor een gedrag
wat het project nodig heeft, wat recht doet aan de ander en aan jezelf. Dit soort gedrag noemt
men ook wel creërend gedrag, wat in tegenstelling tot reactief gedrag het gewenste effect
levert voor een creërend proces en dus voordelig is voor het proces.
Eigen ervaring
Ik ben tot nu toe twee keer projectvoorzitter geweest, waarbij ik mijn persoonlijk leiderschap
heb kunnen ontwikkelen. In beide projecten heb ik er op gelet dat er een goede samenhang
was in de groep, dat iedereen zich hield aan de planning en dat er een goed contact was met
de opdrachtgever. Door de vergaderingen goed voor te bereiden en tijdens de vergadering
serieus aan het werk te zijn, viel het mij op dat de groepsleden hun werk beter uitvoerde en de
motivatie omhoog schoot. Ik concludeer hieruit dat bij een goed leiderschap het project met
een beter resultaat wordt afgerond.
Hoofdstuk 23: Weerstand, conflicten en tegenslagen
Je kunt goed omgaan met weerstand, conflicten en tegenslagen als hij voldoet aan de
volgende kenmerken:
- Herkent weerstand, conflicten en tegenslagen wanneer ze zich voordoen.
- Beschouwt weerstand, conflicten en tegenslagen als een natuurlijk gegeven en beseft
dat ze een signaal zijn van een belangrijke verandering.
- Ondersteunt een gesprekspartner in het direct onder woorden brengen van zijn
problemen.
- Ziet de uitingsvormen van weerstand, conflicten en tegenslagen niet als een aanval
op zijn persoon of een uiting van twijfel aan hem.
- Zorgt voor veiligheid en vertrouwen, respecteert de behoefte aan invloed en
geloofwaardigheid. Weet het verschil tussen medeleven en medelijden, Schakelt
tijdens een gesprek tussen de vier communicatieniveaus, inhoud, procedure,
interactie en gevoel. Is zich bewust van zijn eigen kernkwaliteiten, valkuilen en
allergieën.
Hieronder zijn drie stappenplannen uitgewerkt. Eén voor weerstand, één voor conflicten en
één voor tegenslagen.
Weerstand.
1. Identificeren van de weerstand.
- Goed luisteren naar de ander
- Goed letten op eigen gevoel
2. Benoemen van de weerstand.
- Tijdig ter sprake brengen wat er gebeurd, in neutrale termen.
- Kiezen op welk niveau de interventie moet worden gemaakt
- Inhoud
- Procedure
- Interactie
- Gevoelens
3. Een gesprek voeren over de weerstand.
- De gelegenheid geven om de stoom af te blazen.
- Luisteren naar de ander
- Gebruiken van de gesprekstechnieken
4. Negatieve gedachten inventariseren.
- Bezwaren, gevoelens, gedachten op een rijtje zetten.
5. Terugbuigen
- Welke positieve aspecten zijn er verbonden aan datgene wat we voorstellen?
- Hoe kunnen we aan uw bezwaren tegemoet kunnen komen?
- Onderzoeken hoe men alle voordelen van het ingediende voorstel kan behouden, terwijl er
zoveel mogelijk nadelen worden weggenomen.
Eigen ervaring
De enige conflicten die ik in projectgroepen heb meegemaakt waren confrontaties met
groepsleden die niet goed hun best deden. Ik heb deze groepsleden toen persoonlijk hierop
aangesproken en verdere maatregelen genomen indien dit nodig was.
* delen van de samenvatting heb ik verkregen via de site http://eduweb.hhs.nl/~11093315/projectmatigcreeren.htm