Handleiding VeiligPlus-aanpak 2.0 | stap 1 - De VeiligPlus

Handleiding
VeiligPlus-aanpak2.0|stap1
voorprojectleiders
Stap1:Inspireren
Indeeerstestapgaatheteromdatbestuurenmanagementvandeorganisatiehetbelangvan
veiligheidonderkennenenzichcommitterenaandeVeiligPlus-aanpak.Decontinuedialoogover
veiligheidwordtprioriteitbijhettopmanagement.EénbestuurderwordtBezielerendaarmeehet
gezichtvandenieuweaanpak.HetProjectteamwordtgeïnstalleerd.
Resultaat
Eindresultaatvandezestapisdatbestuurenmanagementovertuigdzijnvanhetbelangvaneen
continuedialoogoverveiligheidenoplossingsmechanismen.Zesprekenhuncommitment
hiervooruiteninvesterentijdenenergieindeVeiligPlus-aanpak.Eriseenduidelijkoverzichtvan
wateralaanmogelijkeoplossingenisbinnendeeigenorganisatie.EenBezielerisaangewezenen
eenProjectteamgeïnstalleerd.
Activiteiten
a. Inventarisatie
Vaakzijnorganisatiesallangerbezigmetveiligheidopdewerkvloer.Belangrijkisomdaarbijaan
tesluiten.DaarvoorinventariserendeOndersteunerswateralbeschikbaarisbinnende
organisatieomveiligwerkenmogelijktemaken.Zezorgendatereenoverzichtkomtvan
maatregelenenactiviteitenopditgebied.Denkaanbeleid,protocollen,instrumenten,
onderzoekennaarmedewerkertevredenheid,verzuimcijfers,meldingenfrequentieendergelijke.
DeOndersteunerskunnenperonderdeelaangevenwatderesultatenzijnvandezemaatregelen
enactiviteiten.
b. Prioriteitenstellen
NaaraanleidingvanhetoverzichtkunnendeOndersteunersvaststellenopwelkepunten
verbeteringnodigisindeorganisatie.DeOndersteunersbesprekendezebevindingenmetde
leidinggevendenentoetsenofdezebevindingenkloppenenofzeactueelenvolledigzijn.
Belangrijkisomgezamenlijkeenprioriteitenlijstvasttestellenvandespeerpuntendieuithet
overzichtnaarvorenkomen.Dezelijstvormtdebasisvandeerkenningvandenoodzaakvande
Pagina2|HandleidingVeiligPlus-aanpak
VeiligPlus-aanpakindeeigenorganisatie.Debelangrijksteuitkomstenkunnendaarnaastals
stellingwordenovergenomenindeVeiligheidspeiling(Stap3b)ofalsagendapuntworden
toegevoegdbijdeVeiligheidsdialoog(Stap3c).
c. Erkenningnoodzaak
Indezestapdraaithetomhetcreërenvandraagvlakbijdesleutelfiguren(bestuur,OR,HRen
Arbo).DeOndersteunerszorgendathetbestuurwordtgeïnformeerdoverdeprioriteitenlijstop
hetgebiedvanveiligheidenoverdemogelijkhedenvandeVeiligPlus-aanpak.Hetbestuurerkent
nutennoodzaakvaneencontinuedialoogoverveiligheidenwijsteenBezieleraan.DeBezieleren
Ondersteunerstekeneneengezamenlijkeverklaringterondersteuningvandeaanpak.Deze
verklaringwordtookgebruiktomdeAanjagersenDoenerstemotiverenenenthousiasmeren.
DeBezielerzetdeVeiligPlus-aanpakopdeagendavanhetregulieremanagementoverleg.Tijdens
ditoverlegvoertdeBezielerhetlijnmanagementinoverdeVeiligPlus-aanpak.Doelstellingen,
normenengedragmetbetrekkingtotveiligheidendeVeiligPlus-aanpakwordengezamenlijk
vastgesteldenlatergetoetstindekick-offbijeenkomst(Stap2b).Verderwordenafspraken
gemaaktoverteinvesterentijd,kostenenmogelijkeobstakels.
d. SamenstellingProjectteam
ErwordteenProjectleideraangewezendieeenProjectteamsamenstelt.Zorgdaarbijvooreen
gevarieerdegroep.InhetProjectteammoetendebelangrijksterollenvertegenwoordigdzijn.Het
teambestaatbijvoorbeelduitdeProjectleider,eenpersoneelsfunctionaris,eenleidinggevende,
twee(beoogd)Aanjagers,tweeofdrieDoeners,deveiligheidsspecialistindeorganisatieeneen
medewerkercommunicatie.Nietallerollenhoevenbijalleactiviteitenenoverleggenaanwezigte
zijn.
BijdesamenstellingvanhetteamkandeProjectleideraansluitenbijeenbestaandprojectteam,
bijvoorkeurdatzichalmetveiligwerkenbezighoudt.Hetkanookzijndateennieuwteam
gevormdwordt.KiesiniedergevalbeoogdeAanjagersenDoenersdiebinnendeorganisatie
invloedhebbenenbeslissingenkunnennemen.DaarnaastzijngoedeOndersteunersnodiginhet
team.Kiesverderiemanddiepassieheeftvoorhetonderwerpenveelenergiekaninbrengen.
Zijnerindeorganisatiemogelijketegenstandersvandeaanpak?Overweegdandezeookuitte
nodigenvoorhetProjectteam.Hundeelnamekanhetdraagvlakvergroten.
AlshetProjectteamgevormdis:
• SpreekafwatdeopdrachtisvanhetProjectteam.
• SpreekafaanwiehetProjectteamrapporteert.
• Spreekafwiewelkerolheeftenwiewelkebijdragenlevert.
• Maakeengroveactiviteitenplanningvoorhetproject,vooruitlopendophetdraaiboek.
Pagina3|HandleidingVeiligPlus-aanpak
Checklists
ChecklistDraagvlakcreëren
•
•
•
Watzijndeinternedrijfverenendoelstellingenvoorveiligwerken(bijv.ophetgebiedvan
medewerker-encliënttevredenheid)?
Watzijndeexternedrijfverenendoelstellingenvoorveiligwerken(bijv.ophetgebied
vanwet-enregelgevingenimago)?
InhoeverrewordendezedoelstellingenalgehaaldenopwelkewijzekandeVeiligPlusaanpakhieraanbijdragen?
ChecklistCommunicatieoverVeiligPlus-aanpak
Zoalsgezegdmoetvooroptimaaldraagvlakvanbeginafaanoverdeaanpakworden
gecommuniceerd.Daarvoorsluitbijvoorkeureencommunicatiemedewerkeraanbijhet
Projectteam.Vragendiedaarbijbeantwoordmoetenwordenzijn:
• Metwiecommunicerenwetijdenshetproject?
• Watvoorsoortboodschapcommunicerenwe?
• Welkecommunicatiemiddelenzijnerbinnendeorganisatie?Metwelkefrequentie
wordenzeingezet?Wordenzegoedgelezen?Zijndezemiddelentegebruikenvoor
communicatieoverhetprojectofmoetennieuwemiddelenontwikkeldworden?Wie
beheertdezemiddelen?
• Isereeninternecommunicatietoolomdeveiligheidsdialooguittevoerenbinnende
teams?Wiebeheertdezetool?
ChecklistEvaluatieStap1
•
•
•
•
•
•
•
Iservoldoendedraagvlakvoordeaanpakindeorganisatie?Zijnernogaanpassingen
nodig?
Iserovereenstemmingovernormenengedragmetbetrekkingtotveiligheid?
ZijnallerollenvertegenwoordigdinhetProjectteam?
Zijnallerandvoorwaarden(tijd,geldenmiddelen)geregeld?
Isduidelijkwelkecommunicatiemiddeleningezetworden?
Wetenwewaterspeeltindeorganisatie?Isaanvullendeinformatienodig?
Omteblijvenleren(zieStap4)ishetnodigomtewetenwatgoedliepenwatniettijdens
deeerstestap.Ditgaatoverhetproces(verliepdeorganisatiegoed)enoverdeinhoud
(komenwetotdekernvanhetprobleemendeaanpak).Watisbelangrijkomvastte
houdenofaantepassenvoorStap4?
Pagina4|HandleidingVeiligPlus-aanpak
Beschikbaremiddelen
Opdewebsitewww.veiligplusaanpak.nlvindtuondersteunendemiddelenenmaterialendieu
perstapkuntinzetten.Zezijngratistedownloadeneneventueelnaarwensaantepassen.De
beschikbaremiddelenvoordezestapzijn:
• CommunicatiemateriaalvandeVeiligPlus-aanpak,zoalslogo’s,digitalebannersvoor
intranet,posters,Powerpoint-enWordtemplate;
• FoldervandeVeiligPlus-aanpak;
• AnimatiefilmvandeVeiligPlus-Aanpak.
Pagina5|HandleidingVeiligPlus-aanpak
Bijlage1.DoorlooptijdVeiligPlus-aanpak
Medewerker
Leidinggevende
Bestuurder
deelnemend team deelnemend team
Doeners
Aanjagers
Bezieler
Interne projectleider
Projectleider of
Ondersteuner (s)
Stap 1 Inspireren
16 uur (voorbereiding)
Acties zie draaiboek
Stap 2 Organiseren
8 uur
Draaiboek
(plannen alle afspraken
voor de 3 rondes)
Stap 2 Organiseren
1 uur
Kick-off bijeenkomst
1 uur
Stap 3 Realiseren
Coaching
(1 uur voorbereiden,
1 uur aanwezig)
3 uur
1 uur
2 uur
Veiligheidspeiling
(Online) discussie
10 min
10 min
Veiligheidsdialoog
Team overleg
1 uur
1/2 uur (voorbereiden)
1 uur
(uitnodigen en verzamelen
uitkomsten per team)
1/2 uur
Veiligheidsronde
Gesprek bestuurder
2 uur
(voorbereiden)
1/2 uur
1 uur
(voorbereiden)
1/2 uur x aantal 1/2 uur x aantal
bijeenkomsten bijeenkomsten
(uitwerken actielijst)
Totaal per cyclus
(doorlooptijd
ca. 8 weken)
1.45 uur
5.30 uur
4 uur
(bij 3 bijeenkomsten
met 3 teams)
26 uur voorbereiden
en plannen
9.30 uur
(bij 3 bijeenkomsten
met 3 teams)
Pagina6|HandleidingVeiligPlus-aanpak
Bijlage2.Voorbeelddraaiboekproject
Pagina7|HandleidingVeiligPlus-aanpak
Pagina8|HandleidingVeiligPlus-aanpak
DeVeiligPlus-aanpakiseeninitiatiefvanStichtingArbeidsmarktGehandicaptenzorg(StAG),
inhoudelijkondersteunddoorStichtingIZZ.
StAGiseensamenwerkingsverbandvansocialepartnersindegehandicaptenzorg:
Pagina9|HandleidingVeiligPlus-aanpak