Socialrun 2014 - Samen Sterk zonder Stigma

logo team
Naam team……
Socialrun 2016
Plan van aanpak Team …..
Naam
20-7-2017
Inhoudsopgave
Inleiding ................................................................................................................................................... 2
Doelstelling Socialrun .............................................................................................................................. 3
Doelstelling Team …. ....................................................................................................................... 3
Projectteam ..................................................................................................................................... 3
Teamsamenstelling.................................................................................................................................. 4
Taakverdeling .......................................................................................................................................... 5
Communicatie ......................................................................................................................................... 6
Interne communicatie ..................................................................................................................... 6
Externe communicatie .................................................................................................................... 6
Financiën ................................................................................................................................................. 7
Tijdsplanning + acties .............................................................................................................................. 8
Punten per werkgroep ............................................................................................................................ 9
Vervoer ............................................................................................................................................ 9
Kleding ............................................................................................................................................. 9
Sponsoring ....................................................................................................................................... 9
Overige praktische zaken .............................................................................................................. 10
1
Inleiding
Wat is Socialrun?
De Socialrun is een non-stop estafetteloop van meer dan 550 kilometer in 48 uur en wordt
georganiseerd door Samen sterk zonder stigma (www.samensterkzonderstigma.nl). Start en finish
zijn in Bunnik, Fort bij Vechten. Er doen meerdere teams (editie 2015 16 teams) mee aan de
Socialrun. Een team bestaat uit 8 lopers en daarnaast een aantal begeleiders.
Op onderstaande kaart is de globale route van de Socialrun te vinden. Deze wordt tegen de richting
van de klok in afgelegd. Kijk ook op: http://www.samensterkzonderstigma.nl/overons/projecten/socialrun/route-socialrun/
De Socialrun heeft als kernwaarde dat mensen met een psychiatrische aandoening betrokken zijn bij
dit jaarlijkse evenement. Dit jaar vindt de Socialrun plaats op 23-25 september 2016.
Vanuit ….. wordt een team samengesteld.
Meer informatie is te vinden op :
http://www.samensterkzonderstigma.nl/over-ons/projecten/socialrun/
website team invoegen (evt)
2
Doelstelling Socialrun
De Socialrun is een sportieve teamprestatie: Meedoen is winnen! Alle lopers, fietsers,
cateraars, chauffeurs, kampbouwers en routecoördinatoren doen mee om openheid te
stimuleren rondom psychische aandoeningen. Met de Socialrun vestigen de teams de aandacht
op dit doel én ze halen geld op. Elke kilometer die wordt afgelegd kun je sponsoren. De
opbrengsten komen ten goede aan projecten die openheid stimuleren en zo vooroordelen over
mensen met psychische aandoeningen verminderen.
Doelstelling Team ….
Voor 2016 wil team …. weer meedoen!
De doelstelling van het team draait vooral om de samenwerking tussen mensen, zonder ze te
benoemen als medewerker of cliënt. Het team bestaat uit een aantal mensen verbonden aan ……
met ieder zijn of haar eigen kwaliteiten. Op deze manier wil het team bijdragen aan het doorbreken
van het taboe en een team samenstellen vanuit mogelijkheden van de mensen in plaats van de
onmogelijkheden.
Naast het deelnemen aan een sportief evenement zijn er doelstellingen op meerdere gebieden aan
te koppelen:
 Deelname aan Socialrun 2016 en daarmee op een positieve wijze bijdragen aan het thema
stigmatisering.
 Cliënten betrekken bij activiteiten rondom de Socialrun.
 Beweging/sporten bij medewerkers en cliënten onder de aandacht te brengen.
 Insturen project.
Voor 2016 is de doelstelling om €…..,-- aan extra sponsorgelden op te brengen!
Projectteam
Voor 2016 is er een projectteam geformeerd om Team …. op te zetten. In dit projectteam zitten:
 naam 1
 naam 2
 ect.
3
Teamsamenstelling
Overzicht van team ….
Teamcaptain
?
Subteamcaptains
?
?
Lopers
?
?
?
?
?
?
?
?
4 fietsers
?
?
?
?
4 chauffeurs
?
?
?
?
Masseur
?
Kok
?
fysiotherapeut
?
Voorbereiding
?
?
Reserve
?
?
4
Taakverdeling
1 keer per maand wordt dit plan van aanpak geüpdate en voorgelegd aan het Team …...
Taken worden nog nader verdeeld gedurende de aanloop naar Socialrun in september;
Overige taken:
Sponsoring:
Voorbereiden organisatie:
wie
Iedereen in eigen netwerk
?
Navigatie:
route download via: http://www.samensterkzonderstigma.nl/overons/projecten/socialrun/route-socialrun/
Voeding:
Kookspullen:
Slaapspullen:
Hesjes en verlichting:
Communicatie:
Vervoer:
?
?
Iedereen eigen spullen (zie draaiboek)
Hesjes met licht + hooflampjes lampjes arm
subteamcaptains tijdens de run, projectteam
Busjes: Optie 1 en Optie 2
Camper: Optie huren via naam verhuur bedrijf
Eigen fietsen
?
?
Fietsen:
Wc papier:
rustplaatsen bellen
5
Communicatie
Interne communicatie
De communicatie binnen het team verloopt in de voorbereidingsfase in 1ste instantie per mail.
Daarnaast zijn er ook een aantal contactmomenten met het hele team en zijn er momenten waarop
de werkgroepen bij elkaar komen. Vanuit deze werkgroepen zal er één contactpersoon zijn die
contact houdt met het projectteam over de vooruitgang van de taken.
Whats app groep
Contactpersoon per werkgroep:
Voorbereiden sponsoring: ?
Navigatie: ?
Voeding: ?
Communicatie (Social media, flyer etc): ?
Sponsoring: hele team!
Er wordt een projectplan opgesteld. Het document Project plan wordt centraal beheerd door het
projectteam. Aangezien het een projectplan is waarin de vorderingen worden bijgehouden kan
iedereen hier aanvullingen in aangeven.
Externe communicatie
Ook zal er een teamlid aangewezen worden dat verantwoordelijk is social media. Contactpersoon
hiervoor bij de Socialrun is Judith: [email protected]
Het voorstel is dat beide subteam captains verantwoordelijk zijn voor de social media tijdens de run.
Dit omdat zij tijdens het evenement zelf dicht bij het team staan en daardoor vanuit eerste hand
informatie op social media kunnen zetten.
6
Financiën
Financieel overzicht Socialrun team …. 2016
uitgaven
Inschrijfkosten
Huur Campers (2x €794,-)
Schoonmaakkosten campers (2 €60,-)
Benzinekosten
Voeding
Overige kosten zoals schade
Totaal kosten:
inkomsten
€ 850,00
€ 1.598,00
€ 120,00
€ 450,00
€ 400,00
€ 200,00
€ 3.618,00
Sponsoring Bedrijf
Eigen sponsoren
Evenementen
Totaal gesponsord:
Over voor stichting Socialrun
borg 2 campers €2000,Aanstellen interne controller (onafhankelijk van het team) voor het nauwkeurig registreren financiën.
rekening aanmaken waar bijdragen op gestart kunnen worden.
Doel is om voldoende middelen via sponsoring op te halen zodat er budget neutraal deelgenomen
kan worden. Indien er genoeg sponsorgeld is opgehaald, is de km vergoeding op de website
http://www.socialrun.eu/teamkmadoptie gekoppeld. Door de inschrijving van €850,-- wordt al geld
beschikbaar gesteld aan Stichting Socialrun.
Het team dient officieel ingeschreven te zijn, liefst zo vroeg mogelijk. Indien het totale budget niet
wordt gehaald en besluiten te starten, zal het restbedrag onder alle deelnemers opgebracht moeten
worden. Dus Iedereen actief sponsoren benaderen in eigen netwerk (familie, kennissen, bedrijven).
Na officiële inschrijving op Socialrun is restitutie van inschrijfgeld niet mogelijk!
Flyer maken en visitekaartjes met daarop contactgegevens, rekeningnummer en website.
7
Tijdsplanning + acties
Wat
Projectplan schrijven/aanpassen
Team werven
Teambijeenkomst organiseren
Team compleet + taken verdelen
Team inschrijven
Regelen camper
Regelen busjes
Social media opstarten en bijhouden
Wie
Regelen navigatie incl. GPS route en
kaarten, TOMTOM coördinaten
Benaderen rustplaatsen
Regelen shirts 1x via Astare start
Regelen voeding
Sponsors zoeken
Evemenementen
Oefenloop
Bericht per maand communicatie
intern
Pers/promotie berichten
Verlichting lopers armbanden
Verlichting fietsers Hoofdlampen
Inventarisatie wat iedereen
meeneemt (ivm ruimte in campers en
busje)
Camper draaiboek klaar
Draaiboek team …. klaar
Hesjes
Social Run
Wanneer
Start december
januari
januari
?
Zo vroeg mogelijk
mei
juni
Februari t/m
september
juni
Status
augustus
september
Juni
Vanaf februari
April en
september
mei
1 juli
continue
10 september
augustus
augustus
Allen
Oplevering van actie niet vertraagd
Groen
Oplevering vertraagd (of vertraging wordt verwacht),
oranje maar geen bedreiging voor actie
4 september
4 september
4 september
23-25 september
Oplevering vertraagd (of vertraging wordt verwacht),
rood buiten toleranties: product vertraagd / vertragingsrisico
Acties opgeleverd of werkzaamheden binnen de actie
zijn afgerond
8
Punten per werkgroep
Een gedetailleerde uitwerking van deze punten zijn te vinden in “Draaiboek Team …. Socialrun 2016”
en “Draaiboek Campers Team …. Socialrun”.
Vervoer
Er zijn 2 9 personen busje nodig om de beide subteams te vervoeren.
* Personenbus(2 x 9 personen Beide gratis behalve benzine kosten is het uitgangspunt)
* 7-persoons Campers XL (2 stuks) bij …….
Huursom €749,- per camper.
Ophalen: datum + tijdstip?
Terug: datum + tijdstip
Aantal vrije kilometers: 1143 km.
Denk aan 4 rollen speciaal toiletpapier, Speciale toiletvloeistof 1 liter. Is ruim voldoende voor de 2 ½
dag.
Standaard eigen risico van €1000,- per schade!
Borg €1000 per camper = €2000,-. Schoonmaakkosten buitenkant 2x €60,-= €120,-, ex benzine.
Binnenkant dient schoon te zijn bij inlevering.
Kleding
Er is voor iedereen 1 shirt van Astare beschikbaar met team naam en logo. Reflecterende hesjes zijn
er voor de lopers en fietsers van vorig jaar. Ook de bestuurders van de busjes hebben hesjes nodig
maar dit kunnen gewone hesjes van de auto zijn.
Sponsoring
Als ons team een sponsor heeft gevonden, kunnen wij die sponsor een link of logo op de website van
de Socialrun aanbieden. Mochten we een sponsor vinden die voor een groot bedrag wil sponsoren,
dan wil de organisatie van de Socialrun meedenken hoe we daar iets tegenover kunnen zetten.
9
Overige praktische zaken
Het is vrijwel onmogelijk om tijdens de Socialrun twee rollen te vervullen, dit in verband met de
rustmomenten.
We mogen als team overal rusten en de camper parkeren. In dit geval is het namelijk niet kamperen.
Wel moeten de campers zo dicht mogelijk bij de looproute staan. Uitgangspunt is om tijdens deze
editie het basiskamp te laten rijden over de route overdag zodat zij meer mee krijgen van het
evenement. ’S nachts kan de snelle route gereden worden.
Het is belangrijk dat de teams evenredig worden ingedeeld, zeker ook qua persoonlijkheden. Je zit 48
uur bij elkaar op de lip dus het is belangrijk dat het team goed ingedeeld wordt.
Mobieltjes kunnen worden opgeladen in usb-laders in de campers en busjes. Neem niet te veel
mobieltjes mee! Vooral de kok, de subteamcaptains, de chauffeurs en fietsers hebben telefoons
nodig. Gebruik maken van portofoons voor de fietsers en busjes tijdens de loop is ook een optie.
Neem eventueel extra accu’s mee.
Zet elkaar onder een sneltoets, dan kun je elkaar makkelijk en snel bereiken!
10