Planmatig werken Samen met anderen je doelen bereiken.

Planmatig werken
Samen met anderen je doelen
bereiken.
Marieke Meijnen & Lideke Schuller
Procesbegeleiders bij Intermetzo
30 maart 2017
Onze inspiratiebron: de
methodiek projectmatig
creëren (PMC)
Aangevuld met ervaringen
uit onze
eigen (werk)praktijk.
Voor meer informatie over
PMC: www.phaos.nl
Planmatig werken voor ons
 Noodzakelijk bij implementaties
 PDSA
 Geen keurslijf: doe wat passend
en behulpzaam is + maak daar
bewust een keuze in.
NB: overal waar in deze presentatie 'project' staat, mag
ook verbetertraject, implementatie, ontwikkeltraject, … gelezen worden!
Succesvolle implementaties besteden
aandacht aan deze 4 vlakken:
PMC-model (phaos)
De essentie: COMMITMENT
Sommige implementaties lijken vanzelf te
gaan…
… terwijl andere implementaties gepaard gaan
met gedoe:
Het verschil tussen deze: COMMITMENT
Commitment
Betrokken + Beschikbaar = Verantwoordelijk
Iedereen in het project
voelt zich medeeigenaar en zet zich
actief in. Niet omdat
iemand anders vindt dat
het moet gebeuren,
maar om dat jij het
belangrijk vindt.
Wat is voor jou belangrijk?
Wat kun jij uit dit project halen?
Heb jij hier tijd voor?
Ben jij de juiste persoon?
“Het” project wordt “JOUW” project
Deze vragen kunnen
je helpen om te
besluiten of je wil
deelnemen aan een
project of het kan de
projectleider helpen
om de juiste
mensen in het
project te krijgen.
Commitment in de praktijk- voorbeelden
Commitment zit goed
Commitment zit niet goed
Aanwezigheid bij
vergaderingen en acties
uitgevoerd
Afwezig bij vergaderingen en/
of acties niet uitgevoerd
In het projectteam zitten
mensen op basis van hun
kwaliteiten.
De persoon die tijd heeft,
wordt ingezet in een project/
mensen zijn gestuurd door
leidinggevende.
Projectleden dragen project
op positieve manier uit.
Je moet er enorm aan
trekken.
Je krijgt er energie van: "we
gaan ervoor samen!"
Je moet het 'erbij' doen, je
hebt er geen tijd voor
gekregen.
Tips!
HET => structuur aanbrengen
WIJ => samenwerken
•
•
•
Maak een concreet plan en gebruik
dit om in te kunnen schatten of je
hier aan WILT en KUNT bijdragen.
Neem 'commitment bij collega's op
in je plan als dit de opdracht is.
1. INVESTEER
•
Bespreek commitment met
collega's: bij de start van een
implementatie en ook tussendoor
als 'iets niet lekker loopt'. Denk aan:
verwachtingen, taakverdeling,
ambities.
Bespreek de gezamenlijke uitdaging:
waarom willen wij dit?
IK => verantwoordelijkheid nemen ZIJ =>opdrachtgever inzetten
2. ZEG
BEWUST 'JA'
OF 'NEE'
•
•
•
3. MAAK
HET (STEEDS)
BESPREEKBAAR
•
•
Stel jezelf de vragen: welke
bijdrage WIL en KAN ik leveren? Zeg
bewust 'ja'.
Maak je betrokkenheid en
beschikbaarheid bespreekbaar.
Geef aan wat je evt. nodig hebt
(tijd, meer toelichting, coaching, …)
Zeg 'nee' als je je
verantwoordelijkheid niet (meer)
kan waarmaken.
Als projectleider: individueel
gesprek met de projectleden over
commitment.
•
•
Bespreek commitment ook met de
opdrachtgever.
Gebruik de opdrachtgever als het
commitment 'niet goed zit'. Om
benodigde randvoorwaarden te
faciliteren, te motiveren, ...
Fasering projecten
Investering aan de voorkant,
verdient zich terug in de
uitvoeringsfase!
ProjectStartUp (PSU): helpt je om
samen de opdracht scherp te krijgen
en helder afspraken te maken over
de uitvoering (=Collectieve intake)
Bron: Phaos
Fasering projecten
Uitdaging
Resultaat
Doel
Afbakening
Welke acties?
Wie?
Wanneer?
Randvoorwaarden
T
G
K
Consequenties /
risico
Bron: Phaos
Fasering in de praktijk-
Wat zie je dan?
Voldoende aandacht voor
fasering
Onvoldoende aandacht voor
fasering
Je loopt 'op schema'
Opdracht verandert steeds.
Budget wordt niet
overschreden.
Opdracht wordt 'onderweg'
groter, er komt (ongemerkt)
steeds iets bij.
Je weet wat je taken zijn.
Het project stagneert.
Het is voor iedereen duidelijk
wat de bedoeling is.
Je moet het 'erbij' doen, je hebt
er geen tijd voor gekregen.
Iedereen tevreden over het
eindresultaat.
Project is nooit af.
Risico analyse

•
•
•
Inventariseren
Wat zijn de kwetsbare gebieden?
Wat kan er misgaan?
Welke factoren kunnen het behalen van jullie doelen in de weg
staan?
 Analyseren:
• Hoe groot of klein acht jij de kans dat het risico zich voordoet?
• Wat zijn de mogelijke gevolgen van de genoemde risico's?
• Hoe groot of klein zijn de negatieve effecten als het risico zich
voordoet?
 Anticiperen:
• Focus je op de risico's in het rode gebied
• Wat kunnen jullie nu doen om de kans te verkleinen dat deze risico's
zich voordoen?
groot
aanzienlijk
matig
gering
gering
matig
aanzienlijk
groot
Tips!
HET => structuur aanbrengen
WIJ => samenwerken
•
•
•
1. INVESTEER IN
EEN GOEDE
START
VIA EEN
PSU. GUN DAT
JEZELF EN JE
COLLEGA'S.
“Heb je haast,
pak een stoel”
•
Stel een goed plan op door een PSU
te organiseren.
Activiteitenplan:
activiteiten bestaan uit een
zelfstandig naamwoord en een
werkwoord.
Benoem mijlpalen en gebruik deze
als pdSa-moment.
IK
•
Investeer in een goede
samenwerking(taakverdeling,
samenwerkingsafspraken,
teamgevoel) door een PSU te
organiseren.
ZIJ
Stel(elkaar) kritische vragen om de
opdracht scherp te krijgen.
•
•
•
•
•
Zorg voor duidelijke kaders en
afspraken door de opdrachtgever uit te
nodigen bij de PSU.
Bespreek de afbakening met de
opdrachtgever: wat gaan we NIET doen?
Bespreek minimaal de TGKrandvoorwaarden: hoe verhouden deze
zich tot elkaar en welke afspraken maken
we?
Onderteken het plan en maak er zo een
contract van(overeenkomst over
opdracht en afspraken).
Gebruik de pdSa-momenten om je
gebruikers mee te nemen.
Rollen

Belang van rollen: "Waar ben je wel (en NIET!) verantwoordelijk voor!“

Rollen die elk project kent:
> Opdrachtgever
> Projectleider/ opdrachtnemer
> Projectleden
> Optioneel: projectsecretaris
Er is altijd maar 1 opdrachtgever, ook als er een
stuurgroep is. En zo is er ook altijd maar 1
projectleider. Zonder opdrachtgever geen
project, opdrachtgever is meest onderschatte
rol.
Rollen
Rollen in de praktijk-
Wat zie je dan?
Voldoende aandacht voor fasering
Onvoldoende aandacht voor fasering
Voortvarendheid door kort lijntje
tussen opdrachtgever en projectleider.
Onduidelijkheid door meerdere
opdrachtgevers.
Opdrachtgever is beschikbaar om
knopen door te hakken.
Stagnatie door bv. meerdere
opdrachtgevers, niet beschikbaar zijn
van opdrachtgever.
Opdrachtgever is (fysiek) aanwezig bij
belangrijke momenten.
Teamleden vullen elkaar aan.
Tips!
1. ZORG VOOR
1 OPDRACHTGEVER
HET => structuur aanbrengen
• Benoem de rollen
+verantwoordelijkheid en
taken.
WIJ => samenwerken
• Kies een taakverdeling die past
bij ieders kwaliteiten. Dan ga je
iets creëren dat de
individuele kwaliteiten van de
betrokkenen overstijgt (1+1=3).
IK=> verantwoordelijkheid nemen
• Houd je bij de
verantwoordelijkheid van je rol.
Ga niet op de stoel van een
ander zitten.
ZIJ
• Zorg voor 1 opdrachtgever,
ook in geval van een
stuurgroep.
• Investeer in de relatie met de
opdrachtgever.
• Bespreek de 4 B's met de
opdrachtgever.
2. BENOEM
ALLE ROLLEN
Meer weten?


Lideke Schuller 06-22756961
Marieke Meijnen 06-10453054



www.phaos.nl
http://www.nji.nl/Implementatie
https://kennisnetjeugd.nl/werkgroep/41nederlands-implementatie-collectief-nic