Kort na afloop van het evenement zullen alle

Projectdefinitie
Een project is een project als het gaat om een unieke, van te voren omschreven prestatie van een
groep samenwerkende medewerkers met een verschillende achtergrond. Een project kan als volgt
worden gedefinieerd:
 het betreft een unieke opdracht
 het gaat om iets eenmaligs
 het heeft een duidelijk begin- en een eindpunt
 het resultaat is duidelijk
 het is beperkt in tijd en er zijn budgettaire en kwaliteitsvereisten
 het creëert tijdelijk een nieuwe organisatie, meestal met medewerkers uit andere afdelingen
of van derden
Aangezien je iets nieuws gaat maken/organiseren is een project altijd spannend. Het is namelijk niet
zeker of het resultaat gaat worden zoals je zou willen. Daarnaast is een project per definitie leuk want
je werkt samen met mensen met ieder een andere achtergrond.
Een project wordt verdeeld in zes projectfasen:
(1) Initiatieffase
(2) Definitiefase
(3) Ontwerpfase
(4) Voorbereidingsfase
(5) Uitvoeringsfase
(6) Evaluatiefase
Het werken met een projectmatige aanpak heeft een aantal voordelen. Een projectmatige aanpak
zorgt voor flexibiliteit, slagvaardigheid en doelgerichtheid in de organisatie. Daarnaast heeft een
projectmatige aanpak een positief effect op de innovatie en de ontwikkelingen binnen het project.
2. Projectfasen
De zes fasen zoals beschreven in de vorige paragraaf worden elk kort toegelicht. Elk project is uniek
en vraagt daarom om een unieke benadering. Ieder project verdient een eigen fasering maar deze
hoeft niet veel af te wijken van de standaard zoals beschreven in de Modelaanpak Evenementen.
2.1 Initiatieffase
Het doel van de initiatieffase is het verkrijgen van een gelijk vertrekpunt voor alle betrokken: wat gaan
we doen, wie gaat het doen, wat willen we bereiken? Deze fase wordt afgerond na vaststelling van de
projectopdracht door de het bondsbestuur (opdrachtgever) en/of het bestuur van de opgerichte
stichting.
Opleverdocument:
 Projectopdracht
Door jezelf de volgende vragen te stellen, weet je of je alle punten uit de initiatieffase hebt behandeld.
Is/wordt in de initiatieffase:
 bepaald waarom dit evenement aangepakt moet worden?
 nagegaan welke aannames zijn gedaan?
 geanalyseerd wat de problemen en de doelen zijn?
 problemen (en doelen) vastgelegd?
 resultaat en eventuele deelresultaten vastgelegd?
 de projectafbakening aangegeven: wat hoort tot het project(resultaat)?
 het te verrichten inhoudelijke werk duidelijk en compleet vastgelegd?
 uitkomst van voorgaande werkzaamheden vastgelegd in een projectopdracht?
2.2 Definitiefase
Het startpunt voor deze fase wordt bepaald door de goedgekeurde projectopdracht. Het doel van de
definitiefase is het verkrijgen van een compleet en concreet eisenpakket waaraan het beoogde
projectresultaat moet voldoen in termen van randvoorwaarden, functionele en operationele
prestaties/eisen/wensen en ontwerpbeperkingen. De fase is afgerond na vaststelling door het bestuur
van de stichting van het projectprogramma: waaronder het projectplan, de projectbegroting en het
personeelsplan.
Opleverdocumenten:
 Projectprogramma
 Projectplan
 Project begroting
 Personeelsplan
Door jezelf de volgende vragen te stellen, weet je of je alle punten uit de definitiefase hebt behandeld.
Is/wordt in de definitiefase:
 basismateriaal verzameld?
 een Programma van Eisen opgesteld?
 haalbaarheid van deze eisen onderzocht?
 een werkstructuur opgezet met deelprojecten?
 aangegeven wat de relaties tussen de deelprojecten zijn?
 te verrichten inhoudelijke werk duidelijker en completer vastgelegd?
 uitkomst van voorgaande werkzaamheden vastgelegd in een projectprogramma?
2.3 Ontwerpfase
Het startpunt voor deze fase is het goedgekeurde projectprogramma. Het doel van de ontwerpfase is
het verkrijgen van een gedetailleerd uitgewerkt(e) oplossing/ontwerp. Hieruit wordt duidelijk hoe het
projectresultaat er in detail uit gaat zien. De fase is afgerond als er een goedgekeurd projectontwerp
is opgeleverd.
Opleverdocumenten:
 Deelprojectbeschrijvingen
 Strategieën
Door jezelf de volgende vragen te stellen, weet je of je alle punten uit de ontwerpfase hebt behandeld.
Is/wordt in de ontwerpfase:
 één oplossing, als antwoord op het Programma van Eisen, tot stand gekomen?
 maakbaarheid van de ontwerpen aangetoond?
 uitkomst van voorgaande werkzaamheden vastgelegd in een projectontwerp?
2.4 Voorbereidingsfase
Het startpunt voor deze fase is het goedgekeurde projectontwerp. Vanuit het projectontwerp wordt de
concrete vertaling naar de realisatie / uitvoering gemaakt. Deze fase eindigt met het verleggen van
het organisatorische zwaartepunt naar een lokale uitvoeringsorganisatie. Concreet betekent dit dat de
organisatie zich fysiek verplaatst naar de locatie(s) waar het evenement gaat plaatsvinden.
Opleverdocumenten:
 Handboeken, inclusief implementatieplannen
Door jezelf de volgende vragen te stellen, weet je of je alle punten uit de voorbereidingsfase hebt
behandeld.
Zijn/worden in de voorbereidingsfase:
 instructies voor de realisatie opgesteld?
 hulpmiddelen gemaakt?
 mensen opgeleid die het werk in de realisatiefase gaan uitvoeren?
 instructies in een relatieprogramma of draaiboek neergelegd?
 uitkomst van voorgaande werkzaamheden vastgelegd in een realisatieprogramma?
2.5 Uitvoeringsfase
Het goedgekeurde realisatieprogramma is het startpunt voor de uitvoeringsfase. Per projectonderdeel
moet dan een manager en zijn staf zijn ingewerkt, die de verantwoordelijkheid voor de uitvoering ter
plaatse op zich neemt. De aankomst van de landen, gevolgd door de werkelijke evenementperiode
vinden in deze fase plaats.
Is/wordt in de realisatiefase:
 werk, zoals omschreven in het realisatieprogramma, uitgevoerd?
 een nazorgprogramma opgesteld met daarin aandacht voor:
o gebruiken van het projectresultaat?
o beheren van het projectresultaat en hulpmiddelen?
o onderhouden van het projectresultaat en de hulpmiddelen?
2.6. Evaluatiefase
Kort na afloop van het evenement zullen alle medewerkers weer vertrekken en sluit de projectleiding
het evenement financieel en organisatorisch af met een schriftelijke evaluatie en een financiële
afrekening. Het is van belang om de evaluatie ook van te voren goed te plannen. De evaluatie van het
project (en dus het evenement) komt apart aan bod in de Modelaanpak Evenementen.
3. Fasering
In onderstaand model wordt een schets gegeven van de samenhang tussen deze projectfasen
In elke projectfase staan bepaalde activiteiten centraal. Hieronder wordt een korte beschrijving
gegeven van deze activiteiten. Het uitwerken van de activiteiten wordt uitgebreid besproken in de
vervolghoofdstukken. Alle stappen worden nader uitgewerkt. Het uitwerken van de activiteiten moet
gezien worden als een stappenplan met acties die elkaar in de tijd opvolgen. Dat betekent dus dat
een product opgeleverd dient te zijn voordat gestart kan worden met de daarop volgende actie. Deze
manier van werken kan vergeleken worden met het rijden van een auto. De auto wordt gestart in de
eerste versnelling, vervolgens wordt doorgeschakeld naar de tweede versnelling, enz. enz. Wanneer
je probeert van de eerste versnelling door te schakelen naar de vijfde versnelling dan zal de auto
afslaan en staat het proces stil.
3.1. Fasering gekoppeld aan acties
In onderstaande figuur zijn de verschillende fases gekoppeld aan de bijbehorende acties.
3.2. Fasering en tijdsplanning
Vervolgens kan bepaald worden wat de start- en einddatum van elke fase is. Vanuit de
uitvoeringsfase (start van het evenement) wordt terug geredeneerd naar de fasen die aan de
uitvoering voorafgaan.
De drie activiteiten risicoanalyse, planning & control en maatschappelijke thema’s vormen een
doorlopend proces. De activiteiten vangen aan in de initiatieffase en lopen vervolgens door tijdens de
hierop volgende projectfasen.
Onderstaand model kan gebruikt worden om de fasering inzichtelijk te maken op hoofdlijnen:
[Naam evenement]
Initiatief
Definitie
Ontwerp
Voorbereiding
Uitvoering
Evaluatie
Start [datum]
Einde [datum]
Vervolgens worden startdata en einddata gekoppeld aan de projectfasen:
Initiatief
Definitie
Start:
Start:
[datum]
Eind:
[datum]
[datum]
Eind:
[datum]
Ontwerp
Start:
[datum]
Eind:
[datum]
Voorbereiding
Start:
[datum]
Eind:
[datum]
Uitvoering
Start:
[datum]
Eind:
[datum]
Evaluatie
Start:
[datum]
Eind:
[datum]
4. Beheersfactoren
Binnen iedere projectfase wordt gestuurd op een aantal beheersfactoren: geld, organisatie, kwaliteit,
faciliteiten, informatie en tijd. Hieronder wordt een korte beschrijving gegeven van de
beheersfactoren. Een uitgebreide checklist met betrekking tot de beheersfactoren is te downloaden.
Om te zorgen dat alle beheersfactoren aan bod komen, kan de afkorting KOFTIG onthouden worden.
KOFTIG staat voor: Kwaliteit, Organisatie, Facilitair, Tijd, Informatie en Geld
4.1. Kwaliteit
Het evenement moet het resultaat voortbrengen wat de organisatie ervan verwacht. Kwaliteit is dan
ook van toepassing op veel onderdelen van een project. Hoe gaan de betrokkenen met elkaar om en
hoe wordt er gecommuniceerd? In dit onderdeel over het kwaliteitsplan zijn twee aspecten van
belang:
 Aan welke kwaliteitseisen (bij voorkeur gekwantificeerd) moet het eindresultaat en/of de
deelresultaten voldoen?
 Welk instrumenten worden ingezet om de kwaliteit gedurende het project te beheersen?
In dit stuk worden dus de kwaliteitseisen gedefinieerd aan processen, producten en dienstverlening
en de wijze waarop hiermee wordt omgegaan. Het vasthouden en/of loslaten aan bepaalde
kwaliteitseisen kan van grote invloed zijn op de planning of de kosten van de evenementorganisatie.
4.2. Organisatie
Bij de projectorganisatie zijn twee elementen van belang.
 De interne projectorganisatie: opzet en samenstelling van het projectteam, eventuele
deelprojecten, de relatie met subcontractors, enzovoort.

De externe projectorganisatie: de structuur rondom het opdrachtgeverschap, stuurgroepen,
klankbordgroepen, afstemmingsoverleg met andere projecten, enzovoort.
De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de belangrijkste spelers in het project
(opdrachtgever, projectleider, projectteamleden) zijn beschreven.
4.3. Facilitair
Voor de organisatie van een evenement zijn veel faciliteiten nodig. Daarom is het van belang om de
facilitaire eisen te formuleren.
 Maak een inventarisatie van wat er nodig is op facilitair gebied voor het evenement:
 onderzoek het kwaliteitsniveau van wat er beschikbaar is en kijk of dit kwaliteitsniveau
geschikt, onvoldoende of te hoog is voor wat je wilt.
 Stel vast welke faciliteiten intern aanwezig zijn en welke je extern kunt vinden.
 Stel vast welke kosten aan het project zijn verbonden en of je daarbij keuzes kunt maken.
 Bepaal de planning van de faciliteiten
 Maak een risicoanalyse. Denk bijvoorbeeld aan brandgevaar, aansprakelijkheid voor schade,
uitstraling en financiële risico’s
4.4. Tijd
Binnen evenementenorganisatie is tijd een beperkt stuurbare factor, de startdatum van het
evenement is vastgesteld en hiermee valt niet te schuiven. Op de gedetailleerde planning kan wel
gestuurd worden. Voor alle activiteiten wordt weergegeven wat de doorlooptijd is, wanneer ze
beginnen en eindigen, van welke andere activiteiten deze afhankelijk zijn, of ze op het kritieke pad
liggen, wie eraan werken en voor welk deel van hun tijd, enzovoort. Zo wordt de voortgang van de
activiteiten bewaakt. Bovendien staan de procedures beschreven die ervoor moeten gaan zorgen dat
de planning ook wordt gehaald.
4.5. Informatie
Elk project heeft te maken met interne informatiebeheersing, zoals de informatievoorziening, de
overlegstructuur en de wijze van communiceren binnen het team en met betrokkenen in de directe
omgeving, de opzet van het projectdossier of -archief, aspecten rondom geheimhouding en
beveiliging van informatie, enzovoort. Bovendien staan de procedures beschreven die ervoor moeten
gaan zorgen dat de planning ook wordt gehaald.
4.6. Geld
De projectbegroting vormt de kern voor het beheersen van de geldstromen. Naast de (gedetailleerde)
begroting zijn de mandaten van deelprojectleiders, verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor de
besteding van geld van belang bij het beheersen van de geldplannen. Het beheersen van de
projectbegroting wordt nader besproken bij het onderdeel planning & control in de modelaanpak. Op
het opstellen van een begroting wordt nader ingegaan bij het onderdeel begroting. Het sturen op geld
is goed mogelijk binnen een evenementenorganisatie. Wanneer de factor tijd in het gedrang komt kan
bijvoorbeeld worden besloten meer geld in te zetten op het inhuren van personeel om de planning te
kunnen blijven garanderen.
Alle beheersfactoren beïnvloedden elkaar. Het is belangrijk om de consequenties van het sturen op
een van de beheersfactoren te kunnen overzien.
5. Beslisdocumenten
Elke fase (met uitzondering van de laatste fase) wordt afgesloten met een beslisdocument waarin de
uitkomsten van zowel de inhoudelijke- als de beheersactiviteiten zijn vastgelegd. Deze documenten
zijn van belang omdat het plan of de activiteiten gekoppeld worden aan de missie van het
evenementen. In hoeverre draagt het plan en de activiteit bij aan de realisatie van de missie? Als
duurzaamheid een onderdeel is van de missie dan heeft dat invloed op de frequentie van de
buspendels of het soort vervoersmiddelen dat ten behoeve van de organisatie wordt ingezet. Op
basis van het beslisdocument worden eventuele aanpassingen doorgevoerd en wordt de voortgang
van het project besproken.
Een beslisdocument bevat verschillende onderdelen:
 de kerngegevens van het project
 beschrijving van het product of project
 projectaanpak
 communicatie
 beschrijving van de beheersaspecten (KOFTIG)
In de Modelaanpak Evenementen zijn verschillende voorbeelden opgenomen van beslisdocumenten.
Deze zijn per projectfase te vinden in het blok downloads aan de rechterzijde van de pagina van de
betreffende projectfase uit de Modelaanpak Evenementen.