Aanvraagformulier evenementen - Sint

Datum ontvangst:
Bevoegde dienst:
Dossierbeheerder:
AANVRAAGFORMULIER - ORGANISATIE VAN EVENEMENTEN
Minstens 8 weken vooraf bezorgen aan TruFest (12 weken bij grote evenementen)
GEGEVENS EVENEMENT
Naam van het evenement:
Datum(s) evenement
Startuur
Einduur
Datum(s) op/afbouw
Startuur
Einduur
Buurtgebeuren
…..
Doel evenement
Commercieel
Goed doel
Aankruisen welke rubrieken van toepassing zijn. Meerdere rubrieken zijn mogelijk.
Bal
Festival (plan bijvoegen)
Optreden
Straatfeest
Markt
Doortocht (plan bijvoegen)
Kampvuur/verbrandingen
Vuurwerk
Eetfestijn/BBQ
Tentoonstelling
Kermis/Circus
Beurs
Kienavond
Modeshow
Optocht (plan bijvoegen)
Opening/opendeur
Sportmanifestatie:
Andere:
NAAM VAN DE ORGANISATIE + IDENTITEIT EINDVERANTWOORDELIJKE(N) (+18 jaar)
Organisatie:
Contactpersoon:
Adres:
GSM:
E- mail:
LOCATIE
Naam + adres locatie:
Soort domein:
privé
openbaar
Soort locatie:
tent
gebouw
Gebruikte oppervlakte:
Binnen:
openlucht
Buiten:
IMPACT EVENEMENT
Verwacht aantal deelnemers/dag
Vorige editie
Verwacht aantal bezoekers/dag
Vorige editie
Totaal aantal medewerkers
Maximum capaciteit/dag
Toegang
betalend / tickets
vrije toegang zonder controle
vrije toegang met controle
VERKEER / PARKEREN / MOBILITEIT (mobiliteitsplan bijvoegen vanaf 1000 bezoekers)
Dient een deel van het openbaar domein ingenomen te worden?
*verder invullen
AUTOVRIJ
(plan bijvoegen)
PARKEERVERBOD
(plan bijvoegen)
Huisnummer van … tot …
straatnaam
Hebt u (aparte) parkeerfaciliteiten voor…
Zijn er pendelbussen?
Ja
ja*
Nee
auto’s bezoekers
Opstapplaats(en)
nee
Datum en uur van … tot …
auto’s medewerkers
auto’s vips
fietsers
gratis
Gewaarborgde aanrijroute veiligheidsdiensten:
TruFest – Truiense evenementendienst, Capucienessenstraat 8, 3800 Sint-Truiden, [email protected]
DRANKVERGUNNING
Zijn er tijdens het evenement sterke dranken (> 21 % vol) verkrijgbaar?
ja
nee
VEILIGHEIDSMAATREGELEN – RISICOANALYSE (aanduiden wat van toepassing is)
Welke hulp/veiligheidsdiensten zijn er aanwezig tijdens het evenement? Zet het aantal personen erachter.
Brandweer
Politie
Bemande EHBO-post
Vergunde securityfirma
Security vrijwilligers
Andere:
Gegevens beveiligingsfirma:
Locatie:
Gebruikelijke vaste feestlocatie, gekeurd door de brandweer
Voldoende nooduitgangen per zone (2 vanaf 100 personen, 3 vanaf 500 personen)
Voldoende meter nooduitgangen aanwezig (1cm per persoon; bv 5m voor 500 personen)
Voldoende noodverlichting
Voldoende en gekeurde blusapparaten aanwezig per zone (1 blusapparaat per 150m²)
Er is brandbaar materiaal of brandbare versiering aanwezig of aangebracht
Gebruik van een tijdelijke gasinstallatie voor de catering
Er is een extra, tijdelijke verwarming (binnen en/of buiten)
Er zijn extra, tijdelijke stroomgeneratoren (keuringsattesten voorzien!)
Er zijn speciale toestanden tijdens het evenement (vuur-act, vuurwerk, water-act, andere:
)
Is er commandopost tijdens het evenement?
ja
nee
Verzamelpunt evacuatie:
Verzamelpunt hulpdiensten (evacuatie):
Over welke verzekeringen beschikt u (als organisator) of uw locatie?
Objectieve aansprakelijkheid tegen brand en ontploffing (verplicht)
Polis brand (verplicht)
Polis burgerlijke aansprakelijkheid (verplicht)
Polis burgerlijke aansprakelijkheid tent
Polis ongevallen (bv. vrijwilligers…)
Rechtsbijstandsverzekering
Polis contractuele aansprakelijkheid (bv. materialen…)
Polis slecht weer
Verzekering alle risico’s
Evenementenpolis
GELUIDSNORMEN
TIP! Vergeet je SABAM & Billijke vergoeding niet aan te vragen!
Standard toestemming muziek: openlucht + tent: tot 00.30 uur / in gebouw: tot 04:00 uur
Het maximumvolume van de muziek is nooit luider dan 85dB(A) (achtergrondmuziek)
Het maximumvolume van de muziek is 95dB(A) (muziekcafé; kleine fuiven; dansoptredens…)
Het maximumvolume van de muziek is 100dB(A) (grote fuiven, muziekoptredens, festivals…)
Is er een soundcheck?
ja
nee
Datum + uur:
PROMOTIE
toestemming stad om eigen borden langs gewestwegen te plaatsen (u dient ook zelf ‘bruggen & wegen’ aan te schrijven)
opname in stedelijk infoblad via UiT-databank (zelf invoeren via www.uit-in-sint-truiden.be)
de organisatie wenst het logo van de stad Sint-Truiden te gebruiken in haar promotie
TruFest – Truiense evenementendienst, Capucienessenstraat 8, 3800 Sint-Truiden, [email protected]