Uitvoering evenementen nieuwe stijl

Uitvoering evenementen nieuwe stijl
Inleiding
Jaarlijks vinden er binnen de gemeente diverse evenementen plaats. Hierbij wordt een
beroep gedaan op inzet van buitendienstmedewerkers. Om tot een efficiëntere organisatie te
komen en om de regiefunctie tijdens evenementen in te vullen zullen
evenementenorganisaties meer zelf moeten doen om hun evenement te organiseren.
Het gebruik van materialen zal door de evenementenorganisaties zelf geregeld moeten
worden. Er zal binnen de gemeente nog slechts één
contactpersoon(evenementencoördinator) fungeren tussen de evenementenorganisatie en de
gemeente.
Inzet buitendienst medewerkers
Tijdens evenementen wordt gebruik gemaakt van buitendienstmedewerkers voor het brengen
en halen van dranghekken, afvalbakken en het openen en sluiten van de stroomkasten. Ook
worden afvalbakken in het weekend geledigd door buitendienstmedewerkers.
Om de inzet van buitendienstmedewerkers in het weekend te reduceren, zal vooraf met
evenementenorganisaties doorgenomen worden wat de kosten bedragen om gebruik te
maken van buitendienstmedewerkers. Hiervoor zal door de buitendienst een offerte worden
opgesteld. Op die manier kan een evenementenorganisatie zelf beoordelen of ze hier gebruik
van wil maken. Men kan er voor kiezen om taken die door de buitendienstmedewerkers
worden verzorgd zoals het op locatie plaatsen en brengen van de materialen, zelf uit te
voeren of door een ander te laten verrichten.
Gebruik materialen
Een evenementenorganisatie wordt door de gemeente gefaciliteerd in de ruimte, door het
beschikbaar stellen van een terrein waar men het evenement kan organiseren. Voor het
uitvoeren van een evenement wordt gebruik gemaakt van diverse materialen om het
evenemententerrein in te richten. Voorheen werd door de gemeente de nodige materialen
aangeleverd zoals dranghekken, zwerfkasten en afvalbakken.
Als een evenementenorganisatie materialen nodig heeft voor een evenement, dan kan een
offerte aangevraagd worden voor de materialen die men wenst te gebruiken en het leveren
daarvan. Mocht een evenementenorganisatie elders goedkoper terecht kunnen, is de
evenementenorganisatie vrij om dit elders te betrekken.
Stroom- en watergebruik
Bij het overdragen van het evenemententerrein krijgt de evenementenorganisatie de
verantwoordelijkheid over de stroom- en watervoorzieningen, zodat niet elke dag een
medewerker van de gemeente naar het evenemententerrein moet om dit te verzorgen. Na
afloop van een evenement wordt het geheel weer overdragen aan de gemeente. Op deze
overdrachtsmomenten worden de meterstanden opgenomen en het verbruik wordt aan de
evenementenorganisatie doorberekend. Wel zal door de gemeente voor aanvang van een
evenement de watervoorziening worden aangesloten.
Vooraf wordt besproken wat de evenementenkasten aan vermogen leveren, zodat een
evenementenorganisatie zelf kan berekenen of men hier voldoende aan heeft. Mocht een
evenementenorganisatie meer vermogen nodig hebben, zal zij zelf moeten zorgen voor extra
vermogen door middel van een aggregaat.
Gebruik terrein
Binnen de gemeente zijn twee evenemententerreinen de Kasteelweide en het Prins
Mauritsplein. Daarnaast vinden er evenementen plaats in de wijken op de openbare weg en
op gemeentelijk groen. De evenementenlocaties op groen, zoals de Kasteelweide en het
Prins Mauritsplein zullen voor en na het evenement beoordeeld moeten worden. Hiervoor zal
er een opdracht verstrekt worden aan de groenspecialisten binnen Infra.
Als zij na een evenement schade constateren aan het terrein, zal de evenementenorganisatie
in de gelegenheid worden gesteld de schade te herstellen. Bij het niet nakomen van herstel of
als men aangeeft dat de gemeente dit zelf moet herstellen, zullen de herstelkosten aan de
evenementenorganisatie worden doorbelast.
Verkeer
Bij diverse evenementen vinden er verkeersomleidingen plaats. De evenementenorganisatie
dient bij de aanvraag een verkeersplan aan te leveren. Dit verkeersplan zal door de afdeling
Infra getoetst worden. Als in het verkeersplan een wettelijke taak van de gemeente staat,
zullen de kosten voor dat deel van het verkeersplan voor rekening van de gemeente zijn.
Bij een wettelijke taak valt te denken aan het instellen van een parkeerverbod of een
eenrichtingsroute. De afdeling Infra beoordeeld aan de hand van het verkeersplan of het een
wettelijke taak is of niet.
Eén loketfunctie
Door het invoeren van een één loketfunctie, weten evenementenorganisaties met wie ze
contact op kunnen nemen.
Door invoering hiervan, wordt één afdeling verantwoordelijk voor het gehele proces vanaf het
moment van aanvraag tot het moment van uitvoering van een evenement. Door de
verantwoordelijke afdeling worden de contacten in- en extern onderhouden. Ook word vanuit
deze afdeling aansturing gegeven voor het opleveren van evenemententerreinen.
Toezicht
Tijdens evenementen kan er gecontroleerd worden op de naleving van de vergunning. Dit zijn
taken die de gemeente toebehoren en niet bij een evenementenorganisatie neergelegd
kunnen worden.
Inzet van toezichthouders op de naleving van voorschriften, blijven binnen de gemeentelijke
organisatie. Toezicht op evenementen kan in het G O A plan en het Handhavingsbeleidsplan
worden opgenomen.
Uitzonderingen
Traditioneel feesten die zonder sponsoring door het gehele volk worden gevierd
(volksfeesten), zijn uitgezonderd van de voorgestelde nieuwe werkwijze(Sinterklaas,
carnaval, Koninginnedag en 5 mei vieringen). Ook de 4 mei herdenking behoudt de
ondersteuning vanuit de gemeente.