voor lokale besturen werkboek

WERKBOEK
Organisatiebeheersing
VOOR LOKALE BESTUREN
1
WERKBOEK
Organisatiebeheersing
VOOR LOKALE BESTUREN
3
4
Inleiding
Wat is dit werkboek?
Dit werkboek hoort bij de leidraad organisatiebeheersing voor lokale besturen. Het is een document
dat kan ingevuld worden bij het uitvoeren van een zelfevaluatie organisatiebeheersing. Per thema van
de leidraad zijn de doelstellingen weergegeven met ruimte om de sterke punten en de verbeterpunten
weer te geven.
Waarom een zelfevaluatie op basis van de leidraad organisatiebeheersing voor lokale
besturen?
Door het uitvoeren van een zelfevaluatie weet u waar uw organisatie staat op het vlak van
organisatiebeheersing. De resultaten geven u immers een beeld van waar het goed zit en waar verder
op moet worden ingezet. Door een zelfevaluatie uit te voeren en met de werkpunten aan de slag te
gaan kan uw organisatie verder groeien tot een efficiënte, effectieve, integere en kwaliteitsvolle
organisatie.
Door een zelfevaluatie op basis van de leidraad organisatiebeheersing voor lokale besturen te doen,
kan u bovendien voldoen aan de bepalingen over interne controle in het Gemeentedecreet1, OCMWdecreet2 en Provinciedecreet3.
De leidraad organisatiebeheersing voor lokale besturen is opgemaakt aan de hand van een
participatief traject. Voor de opmaak van deze leidraad zijn tal van gesprekken gevoerd met
secretarissen, financieel beheerders, stafmedewerkers, … uit lokale besturen. Het is een instrument
dat zoveel mogelijk op maat van de lokale besturen is gemaakt.
Hoe kan u een zelfevaluatie op basis van de leidraad aanpakken?
Voor de aanpak van een zelfevaluatie heeft Audit Vlaanderen samen met VVSG een stappenplan
uitgewerkt4.
Fase 1. Voorbereiding en communicatie
1. U kiest voor de leidraad organisatiebeheersing voor lokale besturen
2. Bespreek met de raad of dit een geschikte methodiek is als kader om te werken aan interne
3.
4.
5.
6.
7.
controle/organisatiebeheersing.
Stel een trajectverantwoordelijke aan.
Laat de trajectverantwoordelijke zich verdiepen in de gekozen zelfevaluatiemethodiek.
Maak een plan van aanpak voor het uitvoeren van de zelfevaluatie op.
Bepaal hoe je over het traject gaat communiceren.
Stel een zelfevaluatieteam samen.
Let op volgende aandachtspunten:
- Zorg voor een organisatiebrede vertegenwoordiging
- Zorg dat de medewerkers van het zelfevaluatieteam voldoende zicht hebben op
de onderzochte thema’s
- Zorg dat er medewerkers met voldoende expertise over de onderzochte thema’s
in het zelfevaluatieteam zitten
- Maak het zelfevaluatieteam niet te groot
8. Laat het zelfevaluatieteam kennismaken met de methodiek.
1
Artikel 100 Gemeentedecreet
Artikel 99 OCMW-decreet
3
Artikel 96 Provinciedecreet
4 www.auditvlaanderen.be/leidraad
2
5
Fase 2. Uitvoeren van de zelfevaluatie
9. Bepaal met het zelfevaluatieteam per thema de sterke punten en de verbeterpunten.
10. Schrijf de sterke punten en verbeterpunten per doelstelling uit, op basis van de gegevens
waarover consensus bestaat.
Fase 3. Keuze verbeteracties
11. Bepaal op basis van de werkpunten verbeteracties.
12. Zet de verbeteracties op een rijtje, herformuleer ze en voeg er eventueel samen.
13. Bepaal de quick wins (met andere woorden: de doelstellingen waarvan de realisatie binnen
de 3 maanden waarschijnlijk is) en realiseer ze.
14. Bepaal aan welke verbeteracties prioritair gewerkt wordt, op basis van:
o
o
o
o
o
o
o
het meerjarenplan
de grootste risico’s
(financiële impact, fraudegevoeligheid, continuïteit dienstverlening in gedrang,…)
de impact op de belanghebbenden
de moeilijkheidsgraad
de benodigde middelen
de realisatietermijn
…
15. Kies een 10-tal verbeteracties waar de volgende 2 à 3 jaar zal worden op ingezet.
Fase 4. Implementeren van de verbeteracties
16. Stel een actieplan op met de verbeteracties.
- Houd rekening met de principes van projectmanagement (zie verder)
- Koppel verbeteracties aan het meerjarenplan
17. Communiceer over hoe de verbeteracties van het actieplan zullen geïmplementeerd worden.
18. Voer het actieplan uit.
19. Volg de realisatie van het actieplan op.
20. Rapporteer jaarlijks aan de raad over de stand van zaken van de realisatie van het actieplan 5.
Waarom stimuleert Audit Vlaanderen lokale besturen om een zelfevaluatie uit te voeren?
Audit Vlaanderen heeft als opdracht de interne controlesystemen van de lokale besturen en de
Vlaamse administratie te evalueren. Voor het uitvoeren van organisatie-audits gebruikt Audit
Vlaanderen de leidraad organisatiebeheersing als referentiekader. Door de opmaak van een
zelfevaluatie kunnen lokale besturen zich dus voorbereiden op een audit.
Audit Vlaanderen heeft bovendien als opdracht de lokale besturen en de Vlaamse administratie te
ondersteunen om aan interne controle/organisatiebeheersing te werken. In haar missie is immers
opgenomen dat Audit Vlaanderen een toegevoegde waarde wil creëren bij de uitbouw van een
efficiënte, effectieve, ethische en kwaliteitsvolle organisatie 6. In het kader van deze opdracht stelt
Audit
Vlaanderen
instrumenten
ter
beschikking
om
te
werken
aan
interne
controle/organisatiebeheersing.
5
Zoals weergegeven in artikel 101 van het Gemeentedecreet en artikel 100 van het OCMW-decreet.
6
www.auditvlaanderen.be/missie
6
Waarom ligt de focus op de doelstellingen rond organisatiebeheersing en niet op de
beheersmaatregelen?
In de leidraad organisatiebeheersing voor lokale besturen staan voor elk van de 10 thema’s
doelstellingen rond organisatiebeheersing weergegeven. Dit zijn doelstellingen waaraan een
organisatie moet voldoen om het geheel afdoende te beheersen. Per doelstelling zijn risico’s
omschreven die zich kunnen voordoen indien er onvoldoende op de doelstellingen wordt ingezet. De
voorgestelde risico’s zijn slechts voorbeelden. De lijst kan dus zeker nog worden uitgebreid. Naast de
risico’s zijn de beheersmaatregelen weergegeven. Dit zijn mogelijke maatregelen om de risico’s af te
dekken. Als hierop wordt ingezet, zullen een aantal risico’s zich niet voordoen of wordt de kans dat ze
zich voordoen en hun mogelijke impact kleiner. De risico’s zijn dan beheerst of onder controle. De
beheersmaatregelen zijn dus ook maatregelen waarop kan worden ingezet om de doelstellingen rond
organisatiebeheersing te bereiken. Het woord ‘kan’ is hierbij belangrijk. De beheersmaatregelen
mogen niet beschouwd worden als een afvinklijst. Een zelfevaluatie wordt steeds op het niveau van
de doelstellingen uitgevoerd en niet op het niveau van de beheersmaatregelen. Dit zijn immers
slechts mogelijke maatregelen om de doelstellingen te bereiken.
7
8
1
d
.
Sterke punten:
Verbeterpunten:
10
Sterke punten:
Verbeterpunten:
11
Sterke punten:
Verbeterpunten:
12
Sterke punten:
Verbeterpunten:
13
Sterke punten:
Verbeterpunten:
14
Sterke punten:
Verbeterpunten:
15
16
17
Sterke punten:
Verbeterpunten:
18
Sterke punten:
Verbeterpunten:
19
Sterke punten:
Verbeterpunten:
20
Sterke punten:
Verbeterpunten:
21
Sterke punten:
Verbeterpunten:
22
Een monitoringsysteem voor lokale besturen dat
goed functioneert, voldoet aan de deze
doelstellingen rond organisatiebeheersing:
1. De organisatie weet over welke rapporten ze wil
beschikken om haar beleidsdoelstellingen te
realiseren en haar dienstverlening te optimaliseren.
2. De meetsystemen voor het opstellen van rapporten
zijn op een correcte en kwaliteitsvolle wijze opgesteld.
3. De organisatie volgt de realisatie van de
beleidsdoelstellingen degelijk op en beschikt over
accurate rapporten om de dienstverlening op te volgen.
4. De organisatie stuurt haar werking op basis van
de rapporten.
5. De organisatie evalueert regelmatig de kwaliteit en
de betrouwbaarheid van de meet- en
rapportagesystemen en stuurt bij waar nodig.
3
Monitoring
2
3
Sterke punten:
Verbeterpunten:
24
Sterke punten:
Verbeterpunten:
25
Sterke punten:
Verbeterpunten:
26
Sterke punten:
Verbeterpunten:
27
Sterke punten:
Verbeterpunten:
28
Een goed werkende organisatiestructuur voldoet
aan deze doelstellingen rond
organisatiebeheersing:
1. Het organogram is opgemaakt met het oog op de
realisatie van de beleidsdoelstellingen en de optimalisatie
van de dienstverlening.
2. De nodige coördinatiekanalen zijn ingebouwd,
zodat
beslissingen
van
verschillende
diensten/afdelingen op elkaar zijn afgestemd.
3. De organisatiestructuur wordt wanneer nodig en
minstens op regelmatige basis geëvalueerd en zo
nodig geoptimaliseerd.
4. Projecten worden uitgewerkt
haalbare methodologie.
volgens
een
4
Organisatiestructuur
2
9
Sterke punten:
Verbeterpunten:
30
Sterke punten:
Verbeterpunten:
31
Sterke punten:
Verbeterpunten:
32
Sterke punten:
Verbeterpunten:
33
34
Een goed functionerend personeelsbeleid voldoet aan
deze doelstellingen rond organisatiebeheersing:
1. De organisatie heeft eigen beleidskeuzes gemaakt voor
haar personeelsbeleid zodat de beleidsdoelstellingen
gerealiseerd worden en de dienstverlening
geoptimaliseerd wordt.
2. De organisatie zet haar medewerkers in voor de
realisatie van de beleidsdoelstellingen en de
optimalisatie van de dienstverlening.
3. Medewerkers presteren volgens de
vooropgestelde verwachtingen en krijgen
voldoende kansen om zich verder te ontwikkelen.
4. Het leidinggeven gebeurt op alle niveaus op een
kwaliteitsvolle manier.
5. De organisatie investeert in goede werkomstandigheden
en in het welzijn van de medewerkers.
6. De personeelsadministratie verloopt correct en
personeels-vragen worden juist beantwoord.
7. Personeelsuitgaven blijven binnen het budget en
rapporten over het personeel worden grondig opgevolgd.
8. Het personeelsbeleid en de personeelsinstrumenten die
hiervoor worden ingezet, worden regelmatig
geëvalueerd en bijgestuurd.
5
Personeelsbeleid
3
5
Sterke punten:
Verbeterpunten:
36
Sterke punten:
Verbeterpunten:
37
Sterke punten:
Verbeterpunten:
38
Sterke punten:
Verbeterpunten:
39
Sterke punten:
Verbeterpunten:
40
Sterke punten:
Verbeterpunten:
41
Sterke punten:
Verbeterpunten:
42
Sterke punten:
Verbeterpunten:
43
44
Wanneer er op een goede manier wordt ingezet op de
organisatiecultuur, wordt er voldaan aan deze
doelstellingen rond organisatiebeheersing:
1. De organisatie heeft haar belangrijkste waarden bepaald
en past ze toe in de dagelijkse werking.
2. De organisatie biedt ondersteuning aan medewerkers
die terechtkomen in deontologisch gevoelige situaties.
3. De organisatie gaat regelmatig na of de waarden die
ze vooropstelt ingang vinden.
6
Organisatiecultuur
4
5
Sterke punten:
Verbeterpunten:
46
Sterke punten:
Verbeterpunten:
47
Sterke punten:
Verbeterpunten:
48
Een degelijk informatiebeheer en een goede interne en
externe communicatie voldoen aan deze doelstellingen
rond organisatiebeheersing:
1. De organisatie weet hoe ze haar interne
communicatie, externe communicatie en
informatiebeheer wil inzetten om de
beleidsdoelstellingen te realiseren en haar
dienstverlening te optimaliseren.
2. De interne communicatie focust op de realisatie
van de beleidsdoelstellingen en de optimalisatie
van de dienstverlening.
3. De externe communicatie focust op de realisatie
van de beleidsdoelstellingen en de optimalisatie
van de dienstverlening.
4. De organisatie beschikt over een efficiënt en
betrouwbaar informatiebeheer.
5. De organisatie evalueert regelmatig haar interne
communicatie, externe communicatie en
informatiebeheer en stuurt bij waar nodig.
7
Informatie en communicatie
4
9
Sterke punten:
Verbeterpunten:
50
Sterke punten:
Verbeterpunten:
51
Sterke punten:
Verbeterpunten:
52
Sterke punten:
Verbeterpunten:
53
Sterke punten:
Verbeterpunten:
54
Een goed financieel management voldoet aan deze
doelstellingen rond organisatiebeheersing:
1. De financiële planning op lange en korte termijn wordt
tijdig opgemaakt en is gericht op de realisatie van de
beleidsdoelstellingen en de optimalisatie van de
dienstverlening.
2. De organisatie zet in op een degelijke (dagelijkse)
financiële werking.
3. De organisatie zet in op het correct innen van haar
mogelijke inkomsten en een degelijke financiering.
4. De organisatie beschikt over controlemaatregelen voor
het maximaal nastreven van de betrouwbaarheid van
financiële gegevens.
5. De organisatie beschikt over relevante financiële rapporten.
6. De organisatie evalueert regelmatig de financiële
processen en stuurt bij waar nodig.
8
Financieel management
5
5
Sterke punten:
Verbeterpunten:
56
Sterke punten:
Verbeterpunten:
57
Sterke punten:
Verbeterpunten:
58
Sterke punten:
Verbeterpunten:
59
Sterke punten:
Verbeterpunten:
60
Sterke punten:
Verbeterpunten:
61
62
63
Sterke punten:
Verbeterpunten:
64
Sterke punten:
Verbeterpunten:
65
Sterke punten:
Verbeterpunten:
66
Sterke punten:
Verbeterpunten:
67
Sterke punten:
Verbeterpunten:
68
Sterke punten:
Verbeterpunten:
69
Sterke punten:
Verbeterpunten:
70
71
Sterke punten:
Verbeterpunten:
72
Sterke punten:
Verbeterpunten:
73
Sterke punten:
Verbeterpunten:
74
Sterke punten:
Verbeterpunten:
75
Sterke punten:
Verbeterpunten:
76
Sterke punten:
Verbeterpunten:
77
78
Colofon
Uitgave april 2014
Depotnummer: D/2014/3241/115
Uitgever: Eddy Guilliams, administrateur-generaal Audit Vlaanderen, Boudewijnlaan 30, 1000 Brussel
Deze publicatie is beschikbaar op www.auditvlaanderen.be
79