Opleidings- en begeleidingstraject organisatiebeheersing

Opleidings- en begeleidingstraject
organisatiebeheersing door PIVO
- 5 sessies van een halve dag (3 achter de rug)
- zeer kleine groep
- deelnemers gevarieerd: provincie, politie,
gemeente- & OCMW-secretaris met
beleidsmedewerkster van een gemeente, twee
gemeentesecretarissen, drie OCMWsecretarissen, …
- laagdrempelig
- eenvoudige woordenschat
pragmatische aanpak
- telkens opdracht tegen volgende sessie
- intervisie: ‘tour de table’
hoe ging het?
wat was moeilijk? obstakels?
veel hangt af van collega-deelnemers…
- voorbeeld: stad Scherpenheuvel-Zichem
hoe pakte stafmedewerker het aan?
documenten op website
http://www.auditvlaanderen.be/leidraad
de leidraad voor lokale besturen (pdf)
en
het werkboek (word)
deelnemers traject ontvingen ook
- document projectplan zelfevaluatie
= opdracht 1
- licht aangepaste versie van het werkboek
= opdrachten 2 & 3 is uitvoeren zelfevaluatie o.b.v.
vragen
fase 1: projectplan zelfevaluatie
zeer zinvol document ter voorbereiding
pragmatische ‘projectmanagement’-aanpak
stappenplan met te beantwoorden startvragen
uiteindelijk weet je
- waar je naartoe wil
- waarom je zelfevaluatie uitvoert
- wanneer je eraan zal werken: tijdspad/mijlpalen
- met wie? zelfevaluatieteam
- kennisverwerving / communicatie-aanpak
- risico’s en beheersmaatregelen betreff. dit project
- rapportering, evaluatie etcetera
de leidraad organisatiebeheersing
elk van jullie heeft die wellicht al bestudeerd…
auditoren baseren zich er naar verluid op
is de ‘handleiding’
- doelstellingen organisatiebeheersing per
thema (10 thema’s)
- mogelijke risico’s indien doelstellingen niet
behaald (als voorbeeld)
- beheersmaatregelen (als voorbeeld)
10 thema’s, indeelbaar in drie clusters:
I.BBC
1. doelstellingen, proces- en risicomanagement
2. belanghebbendenmanagement
3. monitoring
8. financieel management
II. ‘mensen’
4. organisatiestructuur
5. HRM
6. organisatiecultuur
III. ‘middelen’
7. informatie en communicatie
9. facilitaire middelen
10. ICT
fase 2: het werkboek (word-doc.)
per cluster & thema vul je werkboek in
met je zelfevaluatieteam:
- aan de hand van eenvoudige
vragen/suggesties
welke beheersmaatregelen zijn reeds
aanwezig of welke nog niet?
welke sterke punten zijn er reeds?
welke verbeterpunten bedenken we?
fase 3
- verbeteracties kiezen o.b.v.
verbeterpunten
- verbeteractieplan opstellen
- quick wins aanduiden
hoe kiezen we verbeteracties?
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
bepaal op basis van de werkpunten verbeteracties.
zet de verbeteracties op een rijtje, herformuleer ze en voeg er eventueel samen.
bepaal de quick wins (met andere woorden: de doelstellingen waarvan de
realisatie binnen de 3 maanden waarschijnlijk is) en realiseer ze.
bepaal aan welke verbeteracties prioritair gewerkt wordt, op basis van:
het meerjarenplan
de grootste risico’s
(financiële impact, fraudegevoeligheid, continuïteit dienstverlening in gedrang,…)
de impact op de belanghebbenden
de moeilijkheidsgraad
de benodigde middelen
de realisatietermijn
…
kies een 10-tal verbeteracties waar de volgende 2 à 3 jaar zal worden op ingezet.
uitvoering gekozen verbeteracties… !?!
ennie kwestjens?