Projectcharter

Projectcharter
Zelfevaluatie van het
gemeentebestuur en AGB ihkv de
externe audit
De aanleiding voor dit zelfevaluatieproject is terug te
vinden in twee grote onderwerpen:

noodzaak tot professionalisering van de eigen
organisatie;

invoering van de externe audit.
Een essentieel element voor organisaties op hun weg naar
professionalisering is het beschikken over een nodige dosis
“kritische zelfreflectie”. Als organisaties moeten we
periodiek even de tijd nemen om op een kritische manier
de interne en externe signalen te kunnen plaatsen en
verwerken.
Dit project zal een volledige zelfevaluatie van heel de
organisatie uitvoeren op basis van handboek “Verbeteren
door zelfevaluatie”.
1 Doelstelling
De projectgroep dient een zelfevaluatie van de volledige organisatie en AGB uit te voeren en dit op
basis van het handboek “verbeteren door zelfevaluatie”.
Het eindrapport van deze zelfevaluatie is een geprioriteerd verbeteractieplan waarin op basis van
de zelfevaluatie verschillende verbeteracties opgenomen worden. Voor deze verbeteracties wordt
de trekker, het nodige budget en de timing vastgelegd.
De concrete verdere uitwerking van deze verbeteracties behoren in eerste instantie niet tot dit
project, maar zullen vanaf 2015 jaarlijks verder worden uitgewerkt. Hiervoor zal, indien dit nodig
blijkt, een werkgroep of projectgroep ingericht worden.
2 Structurering
2.1 Betrokkene partijen
Intern: heel de organisatie. De zelfevaluatie wordt uitgevoerd voor heel de organisatie met
inbegrip van het AGB. Het OCMW wordt niet mee behandeld.
Extern: geen externe partijen zijn betrokken bij deze zelfevaluatie.
(Audit Vlaanderen voert wel de externe audit uit)
Laatste wijziging: 23-7-2017 09:50:00
Document1
1
Projectcharter
2.2 Opbouw van het project
1. Aanduiden van een interne projectverantwoordelijke die het
zelfevaluatietraject moet trekken, sturen en coördineren binnen de organisatie.
2. Communiceren van de opstart van het zelfevaluatietraject: waarom, doel,
aanpak, meerwaarde voor de organisatie…
Er dient een communicatieplan te worden opgemaakt dat weergeeft wat wanneer
aan wie op welke manier met welk doel moet worden gecommuniceerd. Dit met
als doel het creëren van een breed draagvlak bij én medewerking van de
medewerkers
3. Samenstellen van een representatieve zelfevaluatiegroep. (voorstel zie 3.1.)
4. Voorzien van een goede opleiding over de leidraad van kwaliteitsmanagement en
bijhorend zelfevaluatiemodel.
De interne projectleider en de zelfevaluatiegroep moeten een grondige kennis
hebben van:
o de inhoud van het zelfevaluatiemodel, zodat ze duidelijk weten wat er met
elk onderdeel van het model exact bedoeld wordt;
o de aanpak die moet gevolgd worden;
o het gebruik van het zelfevaluatie-verbeterinstrument;
o het gehanteerde begrippenkader.
5. Individueel voorbereiden van deel 1 van de zelfevaluatie door de
deelnemers aan de zelfevaluatiegroep.
Aan de hand van het werkboek moeten de leden van de zelfevaluatiegroep de
vragen individueel voorbereiden. Aangewezen is om de voorbereiding telkens per
onderdeel van het zelfevaluatiemodel uit te voeren in functie van wat gaat
besproken worden op de volgende (consensusvergadering) van de
zelfevaluatiegroep.
De 60 vragen zullen zo opgesplitst worden in 5 grote onderdelen: management,
middelen, dienstverlening, meten en verbeteren en
kwaliteitsmanagementsysteem.
De voorbereiding zal dus in 5 delen gebeuren. De resultaten worden besproken in
5 consensusvergaderingen.
6. De voorzitter en de verslaggever van de zelfevaluatiegroep verwerken de
individuele voorbereidingen van de deelnemers tot een gemeenschappelijk
discussiekader dat zal ingebracht worden tijdens de consensusvergadering van
de zelfevaluatiegroep.
Het opmaken van een gemeenschappelijk discussiekader heeft als doel de
consensusvergadering gestructureerd, systematisch en vlot te laten verlopen.
Het is aangewezen (zie stap 5) om dit per onderdeel van het zelfevaluatiemodel te
laten verlopen. Zo dienen niet alle 60 vragen in één beweging in een
discussiekader gegoten worden.
7. Uitvoeren van deel 1 én deel 2 van de zelfevaluatie door de zelfevaluatiegroep
tijdens de consensusvergaderingen.
De voorzitter brengt het gemeenschappelijk discussiekader (zie stap 6) in de
groep met als doel, na discussies, per bevraagd item consensus te bereiken over
de:
o sterke punten
o verbeterpunten
o concrete verbetervoorstellen
o beoordeling van de bevraagde aspecten
Laatste wijziging: 23-7-2017 09:50:00
Document1
2
Projectcharter
Deel 2 van de zelfevaluatie heeft als doel de prioriteiten te bepalen aan de hand
van een aantal overwegingscriteria. De zelfevaluatiegroep moet in consensus de
concrete verbetervoorstellen die per vraag geformuleerd zijn, beoordelen op de
onderstaande overwegingscriteria:
o impact op klanten,
o impact op medewerkers,
o impact op andere belanghebbenden,
o impact op resultaten,
o moeilijkheidsgraad,
o benodigde middelen,
o realisatietermijn.
Na afloop van deel 2 van de zelfevaluatie krijgt de organisatie een goed zicht op
de globale evaluatiescore per bevraagd item.
Hoe hoger de score, hoe hoger de prioriteit. Dat wil zeggen dat de organisatie
eerst deze verbeteracties moet realiseren die behoren tot de bevraagde items met
hoogst globale evaluatiescore.
Zoals eerder besproken is het de bedoeling om 1 consensusvergadering per
onderdeel te laten plaatsvinden, dat wil zeggen 5 consensusvergaderingen (van
maximaal een halve dag) in totaal.
Dit maakt het mogelijk om volgend “realistisch” stramien te volgen:
o onderdeel per onderdeel individueel voorbereiden,
o onderdeel per onderdeel in een discussiekader gieten,
o onderdeel per onderdeel bespreken in de zelfevaluatiegroep (deel 1
zelfevaluatie),
o onderdeel per onderdeel bepalen van de prioriteiten (deel 2 zelfevaluatie).
8. Opmaken van een verbeteractieplan, waarin de verbeteracties opgenomen
worden die behoren tot die bevraagde items met de hoogste globale
evaluatiescore (stap 7).
In het verbeteractieplan dienen volgende elementen bepaald te worden voor de op
te nemen verbeteracties:
o aanduiding van het onderdeel van het zelfevaluatiemodel waartoe de
verbeteractie behoort;
o omschrijving van de verbeteractie;
o aanduiding van een verantwoordelijke voor de uitvoering;
o aanduiding van een uitvoeringstermijn;
o aanduiding van een eventueel benodigd budget;
o aanduiding van een meetbare indicator of resultaat dat moet bereikt
worden met de verbeteractie.
9. Uitvoeren en opvolgen van het verbeteractieplan.
10. Plannen van een volgende zelfevaluatie.
Omschrijf (per fase) hoe het project gestructureerd is. Bij aanvang van het project wordt een
eerste oplijsting van de werken en taken gevraagd. Later wordt dit in een apart projectplan
gedetaileerd.
Laatste wijziging: 23-7-2017 09:50:00
Document1
3
Projectcharter
2.3 Budget
Nvt.
3 Project Planning
Start datum: 27/02/2014
Eind datum: december 2014
Stappenplan:
Vergadering
Startvergadering
Deel 1: Management
Deel 2: Middelen
Deel 3: Dienstverlening
Deel 4: Meten en verbeteren
Deel 5:Kwaliteitsmanagement
Opmaak verbeteractieplan
Datum inleveren
antwoorden
/
27/03/2014
30/04/2014
19/06/2014
28/08/2014
25/09/2014
30/10/2014
Datum vergadering
27/02/2014
4/04/2014
8/05/2014
26/06/2014
4/09/2014
2/10/2014
6/11/2014
4 Samenwerking & afspraken
4.1 Project organisatie
4.1.1 Stuurgroep
P-team
4.1.2 Projectleider
Projectleider: Jan Van Bogaert
Rol:





Projectleider is eindverantwoordelijke van dit project.
zorgt voor de uitwerking van de methodiek die zal gebruikt worden bij de uitvoering van
deze zelfevaluatie
Belegd en leidt de verschillende vergaderingen
Bewaakt de tijdslijn
Zorgt voor de nodige communicatie naar de organisatie, DHP en stuurgroep (P-team)
4.1.3 Projectgroep
Naam & rol:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Stefan Tack
Ann Frans
Gery Janssens
Wenda Schellemans
Anja Houtmeyers
Kurt Verlooy
Laatste wijziging: 23-7-2017 09:50:00
Document1
4
Projectcharter
7. Ellen Buelens
8. Sigrid Depoorter
9. Ann Van Looy
4.1.4 Deskundigen
nvt
4.2 Afspraken
Vaste vergaderdag: Donderdagvoormiddag?
Verslaggever: afwisselend of projectleider?
5 Communicatie
Wordt afgesproken tijdens startvergadering op 27/02/2014
6 Instrumenten
Projectbibliotheek: R:\data\Projecten\Afgeschermd gedeelte\zelfevaluatie en externe audit





Projectcharter
Agenda’s
Verslagen
Projectplan
Noodzakelijke toegangsbeperking “enkel voor de projectleden”  doorgeven aan ICT
Laatste wijziging: 23-7-2017 09:50:00
Document1
5
Projectcharter
7 Aandachtspunten
kritische punten:

tijdsindeling: is de voorgestelde timing haalbaar voor alle projectleden?

Methodiek: is de voorgestelde methodiek aangewezen voor het uitvoeren van deze
zelfevaluatie?
Subsidies: nvt
8 Leren & groeien
Op het einde van elke vergadering zal een korte evaluatie gehouden van de vergadering: wat kan
beter, is dit de juiste manier van werken, hoe en waar kan het beter,…
De feedback wordt meegenomen naar de verschillende vergaderingen.
Laatste wijziging: 23-7-2017 09:50:00
Document1
6