Verbeter uw organisatie volgens deze 20 stappen

Verbeter uw organisatie volgens deze 20 stappen
Zelfevaluatie is een goed instrument om uw organisatie bij te schaven. Door de volgende 20 eenvoudige
stappen uit te voeren zal er in uw organisatie sprake zijn van een verbeterdynamiek. Op dit elan kan dan
worden voortgebouwd, zodat de organisatie in haar geheel beter zal werken.
Een zelfevaluatie kan ook bijdragen tot het creëren van bewustzijn, motivatie en betrokkenheid bij de
medewerkers om actief deel te nemen aan het verbetertraject dat er uit volgt. Hierdoor kunnen
medewerkers aangespoord worden om mee te werken aan het verbeteringsproces van hun organisatie.
Bovendien is een zelfevaluatie een middel om te voldoen aan de bepalingen over interne controle die in het
Gemeentedecreet 1 en het OCMW-decreet 2 zijn opgenomen.
Aarzel dus niet om uw eigen plan op te stellen, het is gemakkelijker dan u denkt!
Fase 1. Voorbereiding en communicatie
1. Kies een methodiek.
Bv. leidraad organisatiebeheersing voor lokale besturen, model van VVSG, CAF, …
2. Bespreek met de raad of dit een geschikte methodiek is als kader om te werken aan
interne controle/organisatiebeheersing.
3. Stel een trajectverantwoordelijke aan.
4. Laat de trajectverantwoordelijke zich verdiepen in de gekozen zelfevaluatiemethodiek.
5. Maak een plan van aanpak voor het uitvoeren van de zelfevaluatie op.
6. Bepaal hoe je over het traject gaat communiceren.
7. Stel een zelfevaluatieteam samen.
Let op volgende aandachtspunten:
-
Zorg voor een organisatiebrede vertegenwoordiging
Zorg dat de medewerkers van het zelfevaluatieteam voldoende zicht hebben op de onderzochte
thema’s
Zorg dat er medewerkers met voldoende expertise over de onderzochte thema’s in het
zelfevaluatieteam zitten
Maak het zelfevaluatieteam niet te groot
8. Laat het zelfevaluatieteam kennismaken met de methodiek.
1
2
Artikels 99, 100 en 101 van het Gemeentedecreet
Artikels 98, 99 en 100 van het OCMW-decreet
1
Fase 2. Uitvoeren van de zelfevaluatie
9. Bepaal met het zelfevaluatieteam per thema/domein uit de methodiek de sterke punten,
de verbeterpunten en de verbeteracties.
10. Stel een verslag op van de zelfevaluatie op basis van de punten waarover consensus
bestaat.
Fase 3. Keuze verbeteracties
11. Bepaal de verbeteracties.
12. Zet de verbeteracties op een rijtje. Herformuleer ze en voeg er eventueel samen.
13. Bepaal de quick wins (met andere woorden: de doelstellingen waarvan de realisatie
binnen de 3 maanden waarschijnlijk is) en realiseer ze.
14. Bepaal aan welke verbeteracties prioritair gewerkt wordt, op basis van:
o het meerjarenplan
o de grootste risico’s
(financiële impact, fraudegevoeligheid, continuïteit dienstverlening in gedrang,…)
o de impact op de belanghebbenden
o de moeilijkheidsgraad
o de benodigde middelen
o de realisatietermijn
o …
15. Kies een 10-tal verbeteracties waar de volgende 2 à 3 jaar zal worden op ingezet.
2
Fase 4. Implementeren van de verbeteracties
16. Stel een actieplan op met de verbeteracties.
-
Houd rekening met de principes van projectmanagement (zie verder)
Koppel verbeteracties aan het meerjarenplan
17. Communiceer over hoe de verbeteracties van het actieplan zullen geïmplementeerd
worden.
18. Voer het actieplan uit.
19. Volg de realisatie van het actieplan op.
20. Rapporteer jaarlijks aan de raad over de stand van zaken van de realisatie van het
actieplan 3.
Belangrijk om mee te nemen!
•
Een zelfevaluatie moet de organisatie in principe zelf kunnen uitvoeren. Het kan voor
sommige organisaties zinvol zijn om beroep te doen op een facilitator (iemand die een
groep mensen helpt hun doelstellingen te bereiken), maar in principe moet het met de
eigen medewerkers mogelijk zijn.
•
De zelfevaluatie moet op een relatief korte termijn afgerond worden (bv. 2 à 6 maanden).
•
De zelfevaluatie moet voor iedereen van het zelfevaluatieteam begrijpbaar zijn:
o Het doel van de zelfevaluatie moet duidelijk zijn;
o De te volgen werkwijze moet begrijpelijk zijn;
o De gehanteerde terminologie moet door iedereen op een uniforme manier begrepen
worden;
o De gehanteerde methodiek moet voor iedereen helder zijn.
3
Zoals weergegeven in artikel 101 van het Gemeentedecreet en artikel 100 van het OCMW-decreet.
3
•
De trajectbegeleider moet voldoende expertise hebben over:
o De methodiek die gevolgd wordt;
o Het zelfevaluatieproces dat men wenst te volgen;
o De organisatie.
•
Een zelfevaluatie heeft een subjectieve component. Het aanvoelen van medewerkers
speelt vaak een grote rol. Daarom moet er zeker getracht worden om zoveel mogelijk
objectief te blijven door te werken met concrete bewijsvoering.
•
De zelfevaluatie moet aansluiten met wat er in het verleden binnen de organisatie reeds
ontwikkeld is op het vlak van interne controle / organisatiebeheersing, kwaliteits- of
verbetermanagement. Integreer zoveel mogelijk.
•
Om de zelfevaluatie zo organisatiebreed mogelijk te laten zijn, kan het zinvol zijn dat
medewerkers van het zelfevaluatieteam onderdelen voorbereiden met medewerkers, zoals
bijvoorbeeld verzorgenden van thuisdiensten, arbeiders van de groendienst, …
•
Het is zinvol om de principes van projectmanagement voor ogen te houden
– Wat willen we bereiken?
– Welk tijdspad hebben we voor ogen?
– Wie is waarvoor verantwoordelijk?
– Wat mag dit kosten?
– Welke inzet van mensen zal dit vragen?
– Welke communicatie-initiatieven zijn nodig?
– Hoe gaan we opvolgen of alles volgens plan verloopt?
– …
4