sjabloon voor redactioneel artikel 1 – waarom

Toelichting
Dit document biedt een sjabloon voor een redactioneel artikel waarin de resultaten
van de Personeelspeiling voor de medewerkers van uw organisatie voorgesteld
worden (algemene vragen en eventueel maatwerkvragen).
Het artikel is bedoeld om zo snel mogelijk te publiceren in het tijdschrift,
nieuwsbrief, magazine… van uw organisatie, zodra de resultaten bekend zijn én er
een eerste analyse is gebeurd binnen uw organisatie.
Het verdient aanbeveling om de tekst te beperken tot maximaal 3 (gedrukte) A4
pagina’s. Eventueel kunt u meerdere teksten publiceren in opeenvolgende
nummers, waarin u telkens één bepaald thema behandelt.
De groene tekst in het document is commentaartekst, die een aantal
aanwijzingen geeft over hoe een bepaald onderdeel kan worden ingevuld.
De zwarte tekst is een voorbeeldtekst op basis van fictieve resultaten. U kunt
vertrekken van deze tekst om de resultaten voor uw eigen organisatie te
formuleren. Waar mogelijk zijn voorbeeldparagrafen uitgewerkt voor verschillende
situaties: veel/weinig deelnemers, zwakke/goede scores, …
We geven met haakjes de plaatsen aan waar nog gegevens ingevuld moeten
worden (naam organisatie, cijfers, …).
De blauwe tekst is facultatieve of minder belangrijke tekst.
Resultaten Personeelspeiling 2008 voor (NAAM
ORGANISATIE) zijn bekend.
Tijd om werk te maken van uw mening!
Meer dan (xx )procent van de medewerkers van (NAAM ORGANISATIE)
liet zijn stem horen en vulde de Personeelspeiling 2008 in. Ondertussen
zijn de resultaten bekend en weten we wat er leeft bij (NAAM
ORGANISATIE). We geven in dit artikel de krachtlijnen weer. Uiteraard
bespreekt elke leidinggevende met zijn medewerkers de resultaten in de
loop van de komende maanden. En gaat hij of zij nadien samen met de
medewerkers aan de slag om waar nodig verbeteracties op te zetten.
Deelnamegraad
Voorbeeldtekst bij hoge respons:
Bijzonder positief is het feit dat het overgrote deel van onze medewerkers (xx %)
een kwartiertje de tijd nam om de Personeelspeiling in te vullen. Dankzij die hoge
graad van deelname zijn de resultaten inderdaad een betrouwbare afspiegeling van
wat er leeft binnen (onze organisatie).
We scoren met dit deelnamepercentage aanzienlijk hoger dan het gemiddelde voor
de hele Vlaamse overheid, dat op xx % ligt.
Opvallend is ook dat de deelnamegraad voor onze organisatie hoger/lager ligt dan
in het verleden.
Voorbeeldtekst bij lage respons:
Slechts (Xx) van de (xx) medewerkers (of xx %) van (onze organisatie) vulde de
Personeelspeiling in.
Dit aantal is voldoende voor statistisch relevante resultaten. Maar het blijft
uiteraard jammer dat niet meer medewerkers van de gelegenheid gebruikmaakten
om hun stem te laten horen. Bij de dialoog tussen leidinggevenden en
medewerkers zal alleszins getracht worden om meer duidelijkheid te krijgen over
de oorzaken van de eerder lage deelname.
We scoren met dit deelnamepercentage aanzienlijk lager dan het gemiddelde voor
de hele Vlaamse overheid, dat op (xx ) % ligt. Opvallend is ook dat de
deelnamegraad voor onze organisatie hoger/lager ligt dan in het verleden.
Hoe dan ook gaan we met de resultaten aan de slag, en maakt (onze organisatie)
werk van de mening van de medewerkers die de tijd namen om de peiling in te
vullen.
De resultaten
Commentaar:
De weergave van de resultaten gebeurt in aansluiting op de analyse die reeds
binnen de organisatie werd gemaakt, en volgens de afspraken die gemaakt zijn
inzake rapportering.
Voor meer toelichting inzake analyse en rapportering: zie de Actiegids
Personeelspeiling!
Er zijn verschillende mogelijkheden om de resultaten weer te geven, in functie van
het beleid dat hierover werd afgesproken:
-
-
enkele thema’s specifiek uitdiepen:
o gerelateerd aan de prioritaire actiepunten die tijdens de analyse
naar voren kwamen
o gelinkt aan de prioritaire doelstellingen van de organisatie
Eventueel kan dit ook in een reeks van meerdere artikels, die telkens aan
één thema gewijd zijn.
de resultaten voor alle thema’s overlopen, maar tegelijk situeren waar de
prioritaire actiepunten liggen
structureren volgens sterke punten/zwakke punten
ofwel resultaten geven voor de hele organisatie
ofwel detailleren per afdeling
o met eventueel vermelding van afwijkende resultaten voor bepaalde
afdelingen)
o met eventueel situering van de resultaten voor de organisatie t.o.v.
het geheel van de Vlaamse overheid
o met eventueel een aantal punten waarop belangrijke evoluties te
constateren vallen (vergeleken in de tijd)
Interpreteer elk resultaat (geef aan of een bepaalde score “goed” of “slecht” is), en
waar de “benchmark” ligt om dit te bepalen. Geef waar mogelijk ook reeds een
“verklaring” voor de resultaten.
Voorbeeld: XX % van de medewerkers van (onze organisatie) geeft aan dat ze niet
tevreden zijn over xxx. Dit percentage ligt veel hoger dan het gemiddelde van de
Vlaamse overheid. Het feit dat….. zal vermoedelijk niet vreemd zijn aan dit
resultaat.
Besteed evenveel aandacht aan sterke en zwakke punten.
Geef de voornaamste resultaten ook grafisch weer, maar let op voor te sterke
vereenvoudigingen of weergaven die aanleiding kunnen geven tot foutieve
interpretatie (het correct lezen van grafieken, diagrammen… is niet voor iedereen
even eenvoudig).
In de voorbeeldtekst werkten we één thema beknopt uit, aan de hand van fictieve
resultaten.
Uw werk
Meer dan 87% van onze medewerkers zegt dat ze over het algemeen (eerder)
tevreden zijn met hun werk. Dit is een prima score, die in de lijn ligt van het
gemiddelde voor de hele Vlaamse overheid.
Twee sterke punten komen duidelijk naar voren: de (onze organisatie)medewerkers zijn in hoge mate tevreden over (voorbeelden: de inhoud van hun
werk (score xx) en de kansen die hun job hen biedt om hun werk en privéleven op
elkaar af te stemmen (score xx).
Daarmee zitten onze medewerkers op het gemiddelde niveau van de hele Vlaamse
overheid. In vergelijking met de peilingen van 2006 is de tevredenheid over deze
punten er nog op vooruitgegaan.
Onze organisatie blijkt echter erg zwak te scoren op werksfeer, en heel wat
medewerkers voelen zich niet aanvaard zoals ze zijn.
Er zijn weliswaar grote verschillen tussen de afdelingen, maar over het geheel
genomen scoren we aanzienlijk lager dan het gemiddelde van de Vlaamse
overheid.
Deze zwakten zullen prioritaire actiepunten vormen. De opdracht van (onze
organisatie) bestaat er immers in om snel en flexibel in te spelen op de vragen van
onze klanten, en dit dikwijls onder grote tijdsdruk. Een prima werksfeer en een
gevoel van aanvaarding door collega’s zijn basisvoorwaarden om te slagen in onze
veeleisende opdracht.
Erg positief is dan weer dat de medewerkers veel tevredener zijn over hun kansen
om bij te leren dan bij de vorige peiling in 2006. De tevredenheidsscore op dit punt
steeg van xx naar xx.
De inspanningen die (onze organisatie) de voorbije twee jaar leverde om haar
medewerkers meer vormingsmogelijkheden te bieden, hebben tot een voelbare
verbetering geleid en worden duidelijk gewaardeerd.
Aan de slag met de resultaten
Commentaar
Duidelijk weergeven hoe binnen de organisatie met de resultaten zal worden
omgesprongen.
Stap 1: communicatie:
- hoe gaan de leidinggevenden over de resultaten communiceren met hun
medewerkers?
o alle resultaten integraal/een selectie/een samenvatting…?
o door middel van een presentatie/ een geschreven brief, folder,
online rapportje?
o welke inbreng/actie wordt hierbij van de medewerkers verwacht?
- wanneer wordt dit voorzien?
Stap 2: actie
- welke stappen zullen ondernomen worden om de resultaten om te
zetten in concrete verbeteracties?
- Wie gaat dit doen?
- Wat wordt van de medewerkers verwacht?
- Welke timing wordt hiervoor gehanteerd?
- Hoe worden de medewerkers op de hoogte gehouden van de
vorderingen op dit vlak?
De resultaten van de peiling voor de hele organisatie zijn beschikbaar.
En op www2.vlaanderen.be/personeelsbeleid/personeelspeiling/index.htm kunt u
de resultaten raadplegen voor de hele Vlaamse overheid (alle organisaties die
reeds deelnamen).
In dit artikel presenteren we u enkel de krachtlijnen van de resultaten van de
peiling voor onze hele organisatie.
In de loop van de komende weken worden de resultaten (per afdeling?)
gedetailleerd aan alle medewerkers voorgesteld.
Tussen (datum) en (datum) organiseert elke afdeling een presentatie van de
resultaten. De presentatie neemt ongeveer één uur in beslag. Ze biedt de
medewerkers een overzicht van de voornaamste resultaten op het niveau van hun
afdeling. De medewerkers ontvangen bij die gelegenheid ook een overzicht met de
resultaten van de peiling, zowel op het niveau van hun afdeling, als voor heel
(onze organisatie).
Uw afdelingshoofd stelt tijdens de presentatie niet enkel de resultaten voor, maar
geeft ook al de prioritaire actiepunten aan.
Deze actiepunten worden in de loop van de komende maanden ingevuld samen
met de afdelingsmedewerkers. In kleinere werkgroepen worden de resultaten
verder geanalyseerd en worden de verbeteracties op punt gesteld.
Om de drie maanden worden de medewerkers op de hoogte gehouden van de
vorderingen (via een overzicht in dit magazine/via het afdelingsoverleg/via een
opvolgingsnota…)
Conclusie
Over de hele lijn genomen zijn veruit de meeste medewerkers van (NAAM
ORGANISATIE) tevreden met hun werk.
Als sterke punten van onze organisatie springen vooral in het oog: …………..
Zwakkere punten zijn dan weer……………………………….
De resultaten van de Personeelspeiling 2008 vormen een belangrijk instrument om
de koers van onze organisatie te evalueren en acties te onderbouwen.
De resultaten bieden een platform om de problemen en de sterke punten van onze
organisatie te bespreken, in een dialoog tussen leidinggevenden en medewerkers.
En vooral: ze zijn de basis voor concrete actieplannen. En we rekenen ook op uw
inzet om deze actieplannen in praktijk om te zetten!