Diest

Beheers je informatie en je
organisatie
Getuigenis vanuit een
lokale overheid
Petra Vanhoutte
Stad Diest
Kennisnetwerk informatiemanagement 19/05/2015
Diest
• Kleine stad in
Vlaams-Brabant
• 23.329 inwoners
(situatie op 1/9/2013)
• 236 medewerkers
(192 VTE’s)
Diest
• Missie
“Diest is een zorgzame, veilige en solidaire stad
met een vrijetijdsleven in groei en bloei, een
evenwichtige woon- en handelsmix,
ondersteund door een toegankelijke
transparante en professionele organisatie”
Stadsarchief
• Tot 2005: hoofdzakelijk
erfgoedfunctie
• Vanaf 2007: combinatie
van erfgoedfunctie en
hedendaags
documentbeheer
• Digitaal werken
• Selectie
• Archiveren van email
• Personeelsbezetting: 1
VTE, verdeeld over 2
halftijdse medewerkers
Organisatiebeheersing
in Diest
• aanzet:
• Wetgeving/BBC
• Samengaan van
ondersteunende
diensten in Stad en
OCMW
• Invoer van het
ontwikkeltraject
• Uitvoering:
• MAT
• Tot nu toe gezette
stappen:
• Omgevingsanalyse
• Meerjarenplan
• Opleidingen proces- en
projectmanagement
• Zelfevaluatie
Omgevingsanalyse
• Swot per cluster
• Cluster: groepering van verwante diensten die een gemeenschappelijk
of overlappend werkterrein beslaan
• Interne afstemming
• Gekozen clusters:
•
•
•
•
Bestuur: interne diensten
Omgeving: grondgebonden diensten
Vrije tijd: sport, cultuur, jeugd en bibliotheek
Burger en Welzijn: burgerzaken en welzijn
• Participatietraject bij de adviesraden
Meerjarenplanning
• Strategische en operationele
doelstellingen
• Open communicatie
• overleg tussen en in de clusters
• Nieuw organogram
Opleiding
procesmanagement
• Gericht op het aanleren van procesmatig
werken als competentie (voorjaar 2014)
• 7 opleidingsdagen met externe lesgever
• Focus op microniveau van procedures
• Leren om proces te documenteren, te analyseren en
verbetervoorstellen te formuleren
• Voorjaar 2015: voortzetting methodiek
procesmatig werken
• Uittekenen en analyseren van een nieuwe reeks bestaande
processen
• Formuleren van verbetervoorstellen
• Betrekken van nieuwe medewerkers tbv kennisoverdracht
• Opstellen van een procedure voor overdracht
van documenten naar het stadsarchief
Opleiding
projectmanagement
• Zelfde aanpak als de
opleiding
procesmanagement
• Uitwerken van een
aantal projecten
• 1 project met een luik
rond
documentbeheer:
ontwikkeling van een
digitaal loket voor
sociale dienstverlening
Plan
Act
Do
Check
Zelfevaluatie
• Zowel door OCMW
als door de stad
• 1 dag per organisatie
• Voorbereid door de
diensten
• Breed gedragen:
• 20 mensen voor de stad,
• 13 voor het OCMW
• Aan de hand van de
leidraad interne
controle
Zelfevaluatie
• Concrete acties als resultaat:
• Publieksenquête bij de gebruikers van het archief
• Uitschrijven van visie op het digitaal klassement
• Uitwerken en implementeren van digitale mappenstructuren voor
bepaalde diensten
• Opstellen actieplan behandeling van emails
• Online ter beschikking stellen van overdrachtslijsten semistatisch en statisch archief
Informatiebeheerorganisatiebeheer
• Organisatiebeheer helpt om een
helicopterview over de organisatie op te
bouwen
• Informatiebeheerder heeft kennis van de processen nodig
• Documenten/archief als procesgebonden informatie
• mogelijkheden tot samenwerking
Informatiebeheerorganisatiebeheer
• Organisatie-beheersing als hefboom voor
veranderingen
• Grote en kleine veranderingen
• Kans om zaken op de agenda te plaatsen
Informatiebeheer –
organisatiebeheer
• Organisatiebeheer als
aanleiding voor het
neerschrijven en
registreren van het
verloop van processen
• Bevordert de
kennisoverdracht in kleine
diensten
• Schept vertrouwen
• Professioneler overkomen
• Reflectie: PDCA
Valkuilen
• Organisatiebeheersing kost tijd
• Organisatiebeheersing is niet de kerntaak van
een informatiebeheerder
• Organisatiebeheersing staat niet los op
zichzelf
Vragen?
Petra Vanhoutte
Stadsarchief Diest
Grauwzustersstraat 10
3290 Diest
013 327 009
[email protected]