Maakt u het soms ook mee dat vergaderingen

Het voorzitten op de terugkomdag.
Wat kan je doen om je vergadering efficiënt en effectief te houden. Als voorbereiding zijn de
korte filmpjes ‘Voorbereiding’ en ‘Leiding geven aan de vergadering’ prettig en leerzaam.
‘Lastige types’ is voor iets meer gevorderden. .
http://www.medischevervolgopleidingen.nl/rubrieken/algemene-competentiescanbetter/medisch-leiderschap-in-de-vervolgopleiding/onderwerpen-medischleiderschap/vergaderingen-voorzitten/
De volgende 7 aspecten van een vergadering zijn voor de voorzitter belangrijk in de gaten te
houden. Voor de terugkomdag is dat net zo, al zijn sommige punten minder belangrijk door de
hoge frequente en het veelal vastliggende doel van de tkdagen.
Context.
Voor gast docenten is dit soms niet duidelijk. Zorg ook dat de deelnemers van de vergadering
aan elkaar voorgesteld worden moest niet iedereen elkaar kennen.
Objectief.
Leg, voor ieder onderdeel, kort maar duidelijk aan alle deelnemers uit wat het doel is van de
verschillende onderdelen van de dag. Zorg dat alle neuzen in dezelfde richting staan aan het
begin van de bijeenkomst.
Als je degene bent die een onderdeel organiseert, zorg dan dat de context en het al mee in de
uitnodiging verwerkt zijn. Daardoor zal iedereen met dezelfde verwachtingen binnenkomen
en vermijdt je misverstanden. En ook al had je de context en het doel in de uitnodiging
verwerkt, leg ze toch nog eens kort uit in het begin aan het begin van dit deel.
Rollen.
Zorg dat iedereen zijn rol binnen de vergadering kent. Voorzitter, presentatie, verslag.
Procedures.
Als de dag een bepaalde procedure volgt, zorg dan dat alle deelnemers die procedure kennen
en hou je ook aan die procedure. Het wordt minder efficiënt als eindeloos uitgeweid wordt
over irrelevante zaken of als onderdelen ver buiten de vooropgestelde tijd gaan.
Interactie.
Houd tijdens elke vergadering de interactie tussen de verschillende deelnemers in de gaten.
Door niet alleen bewust bezig te zijn met wat er allemaal gezegd wordt, maar ook met hoe dat
gezegd wordt, zal je je collega’s en de onderlinge relaties veel beter begrijpen. En zo kunt je
beter inspelen op elkaar en bereikt je sneller en beter oplossingen waar iedereen achter kan
staan.
Conclusie.
Kijk aan het einde van de dag even terug op de onderdelen. Herhaal conclusies en afspraken.
Vraag aanwezigen of het klopt.