FUNCTIEPROFIEL - Gemeente Schiedam

FUNCTIEPROFIEL
ADVISEUR INFORMATIEBELEID
GEMEENTE SCHIEDAM
A. Inleiding
Gemeente Schiedam
Schiedam (76.000 inwoners) is een veelzijdige stad met een rijk verleden, een boeiend
heden en een kansrijke toekomst. De stad, wereldberoemd door de jeneverproductie,
beschikt over prachtige monumenten waaronder de vijf stadsmolens en de historische
binnenhavens. Alhoewel de stad in de kern oer-Hollands gezellig en nostalgisch is, staat
de gemeente met 'beide benen' in de huidige tijd. Schiedam werkt aan de groei en bloei
van de stad; niet door vergroting van de omvang van de gemeente maar door bewust te
kiezen voor kwalitatieve groei in al haar facetten.
Pagina -1-
Organogram organisatie
Directie
Staf
- Strategie & Beleidscontrol
- Onderzoek & Statistiek
- Besluitvorming B&W
Intern verzelfstandigde
onderdelen
Berckenrodegroep
Schiedam (BGS)
Maatschappelijke Ontwikkeling
Educatie & Welzijn
Ondernemingsraad
-Gemeentesecretaris / Algemeen
Directeur
-Directeur
Stedelijke Ontwikkeling
Projectbureau
Wijkontwikkeling
Dienstverlening
Bestuursondersteuning
-Team Juridische Zaken
-Team Educatief Beleid
Middelen
Personeel & Organisatie
-Team Personeelsbeheer
-Team Educatief Beheer
Ruimtelijke Ontwikkeling, Vastgoed en
Grondzaken
Archief
-Team Welzijn
Informatiebeleid &
Automatisering
-Team Vastgoed
Sport & Recreatie
Gemeentelijke Belastingen
-Team DIV
-Team RO Beleid
Werk
Financiën & Ondersteuning
-Team Aanvraag
Museum
-Team Klantmanagement
Ruimtelijk Gebruik
Facilitaire Zaken
Control
-Team Wonen en Milieu
-Team EZ, Toerisme & Cultuur
Inkomen
-Team Bedrijfsvoering
-Team Inkomensmanagement
Vergunningen en Handhaving
-Team Uitkeringsadministratie
-Team Schuldhulpverl. & Vrijw.werk
Beheer Openbare Ruimte
-Team Handhaving & Invordering
-Team Verkeer & Landmeten
Veiligheid
-Team Handhaving & crisisbeheer
Frontoffice (Stadswinkel)
-Team Directe Klantcontacten
-Team Indirecte Klantcontacten
Pagina -2-
B. Samen Schiedam
De maatschappelijke ontwikkelingen vragen een steeds groter aanpassingsvermogen en
een meer permanente ontwikkeling van de kwaliteit van de gemeentelijke organisatie en
haar medewerkers. Verandering van cultuur en werkwijze is hier onlosmakelijk mee
verbonden. Daartoe is na een periode van planvorming medio 2006 een ontwikkeling
van de organisatie in gang gezet onder het motto ‘Samen Schiedam’. Dit houdt in dat de
vernieuwde organisatie zichtbaar en voelbaar anders gaat werken. Scherpere sturing en
meer samenhang. Een organisatie die werkt van buiten naar binnen. In Schiedam
spreekt men in deze context liever over rollen dan over taken. In Schiedam onderscheidt
men vier managementrollen:
 Directie
 Clustermanager
 Afdelingsmanager
 Teamleider
C. Profiel van de functie
De functie van adviseur informatiebeleid is in het cluster Dienstverlening ondergebracht.
Het cluster Dienstverlening (135 fte) bestaat uit de afdelingen Bestuursondersteuning
(BO), Informatiebeleid en Automatisering (IA) en Facilitaire Zaken (FAC).
De afdeling Informatiebeleid en Automatisering (43 fte) is verantwoordelijk voor de
volgende product- en resultaatgebieden:







Informatiebeleid
Systeembeheer
Applicatiebeheer
Servicedesk voor organisatie
Archief
Registratuur
DIV
De afdeling Informatiebeleid en Automatisering wordt aangestuurd door een
afdelingsmanager. Tevens is ook het Team DIV bij de afdeling Informatiebeleid en
Automatisering ondergebracht. De afdelingsmanager stuurt rechtstreeks de afdeling
aan, met uitzondering van Team DIV, welke een eigen teamleider kent. De afdeling
bestaat daarnaast uit de volgende onderdelen: Informatiebeleid, Servicedesk,
Netwerkbeheer, Ontwikkeling en Advies, Operationeel Systeembeheer en Centraal
Functioneel Applicatiebeheer.
Pagina -3-
D. Profiel van de functie
Algemeen beeld van de functie
De adviseur informatiebeleid levert vanuit meerdere specifieke (deel)beleidsterreinen
bijdragen aan het ontwikkelen en initiëren van beleid in samenhang met het totale
gemeentelijke beleid, rekening houdend met het collegeprogramma, maatschappelijke
ontwikkelingen en relevante wet- en regelgeving. De adviseur informatiebeleid
participeert in diverse overlegsituaties namens de gemeente. Hierbij is het zaak om het
standpunt van de gemeente in de betreffende beleidsterreinen zo goed mogelijk te
vertegenwoordigen en er tevens draagvlak voor te creëren. De overige betrokkenen in
het overleg hebben elk eigen belangen, posities en standpunten en van de adviseur
informatiebeleid wordt verwacht dat hij in staat is deze tot één (gedragen) advies en
standpunt te brengen of standpunten zodanig te verhelderen dat besluitvorming mogelijk
wordt. Daarbij moet het ontwikkelen en behouden van goede relaties voor de lange
termijn niet uit het oog worden verloren. Van de adviseur informatiebeleid wordt
verwacht goed aan te voelen welke koers politiek, bestuur en/of management wil varen
en vanuit dit standpunt het veld benaderen. De adviseur informatiebeleid zorgt er voor
goed gevoed te worden met signalen uit de samenleving. Het is belangrijk aan te voelen
wanneer iets wel of niet van belang is. Daarbij moet de afweging worden gemaakt
tussen de inhoudelijk (in overeenstemming met de eigen professionaliteit) beste
oplossing en de politiek best haalbare oplossing.
De adviseur informatiebeleid is in staat het eigen netwerk te gebruiken, andere wegen te
zoeken en indien nodig leidinggevenden of andere contacten in te schakelen.
Regisseert, coördineert complexe multidisciplinaire en bestuursgevoelige projecten van
strategische aard of programma’s met een groot afbreukrisico.
Bij het (doen) uitvoeren van projecten is de adviseur informatiebeleid mede afhankelijk
van bijdragen door medewerkers van andere afdelingen/organisaties. Hij geeft vanuit die
rol of zijn diepgaande inhoudelijke deskundigheid inhoudelijke aanwijzingen/adviezen
aan de medewerkers in de afdeling. Daarnaast heeft de adviseur informatiebeleid bij de
uitvoering van zijn functie met veel verschillende externe partijen te maken. De belangen
van die partijen kunnen zeer uiteenlopen. Omdat hij in grote mate afhankelijk is van hun
bereidheid tot participatie nu en in de toekomst moet hij hiermee zorgvuldig omgaan.
De adviseur informatiebeleid legt verantwoording af aan de afdelingsmanager van de
afdeling Informatiebeleid en Automatisering. Hij geeft aanwijzingen en inhoudelijk advies
aan medewerkers van de afdeling.
Pagina -4-
E. Functie-eisen
Kennis- en ervaring



HBO+ werk- en denkniveau op het gebied van bedrijfs- of bestuurskunde met
een belangrijk accent op informatisering
Kennis van:
o Het vakgebied en ontwikkelingen
o Leiden van beleidsprocessen
o Projecten en projectmanagement
o Politiek bestuurlijke processen
o Functiegebonden beleidsgebieden
o Zo mogelijk relevante wet- en regelgeving (waaronder de Algemene wet
bestuursrecht)
5-7 jaar ervaring in een soortgelijke functie
RESULTAATGEBIEDEN
I. BELEIDSONTWIKKELING
Dit resultaatgebied leidt tot beleidsproducten die concreet en doelmatig effect sorteren
voor de gemeente en de burgers.
Vanuit een projectmatige en/of multidisciplinaire aanpak wordt inhoud gegeven aan
gewenste beleidsontwikkeling vanaf de initiatieffase tot en met de evaluatiefase. De
adviseur informatiebeleid initieert en ontwikkelt integraal korte- tot lange termijn beleid,
rekeninghoudend met de kaders van relevante wet- en regelgeving en bestuurlijke
context. Hij verricht onderzoek, analyseert bevindingen en definieert financiële,
kwantitatieve en kwalitatieve kaders. Daarnaast is er sprake van het monitoren en
bewaken van de uitvoering van beleid alsmede het verzorgen en afstemmen van
gedefinieerd beleid met relevante instanties en samenwerkingspartners. Tevens worden
ontwikkelingen op middellange tot lange termijn vanuit een brede blik (het beleidsterrein
overstijgend) gevolgd, bestudeerd en geanalyseerd. Voorts zorgt hij voor de vertaling
van landelijk beleid naar de gemeente en toetst het toegepaste beleid op doelmatigheid,
rechtmatigheid, efficiency en uitvoerbaarheid.
Pagina -5-
II. BELEIDSADVIEZEN
Dit resultaatgebied richt zich op het vervaardigen van (strategische) adviesscenario’s
waarbij doelmatige oplossingen worden aangereikt en consequenties op de korte en
(middel)lange termijn inzichtelijk worden gemaakt.
Adviseren van bestuur en management over strategische, tactische en operationele
keuzemogelijkheden binnen de geldende (juridische) kaders en maatschappelijke
context. Stelt nota’s, adviezen en rapportages op, integreert standpunten van
betrokkenen en hoofdelementen van andere beleidsterreinen. Adviseert over en verzorgt
de programmatische input in vernieuwingsplannen en andere vernieuwingsproducten.
Vertegenwoordigt de gemeente in externe overleggen en levert tijdig antwoorden op
(complexe) vragen van het gemeentebestuur.
III. (BELEIDS)PROJECTEN
Dit resultaatgebied richt zich op het regisseren, coördineren van (strategische)
multidisciplinaire projecten d.m.v. een projectenplan waarin tijd, inzet van middelen,
deelnemers, informatie en communicatie, kwaliteit, risico’s en resultaten staan vermeld.
De adviseur informatiebeleid treedt incidenteel op als projectleider van politiek
bestuurlijk omvangrijke en/of complexere beleidsvraagstukken en is eerste
aanspreekpunt voor toegewezen projecten of programma’s. Hij stelt het projectplan op
en is budgetbeheerder voor de toegewezen budgetten van toegewezen
beleidsprojecten. De adviseur informatiebeleid geeft vanuit zijn rol en/of inhoudelijke
diepgaande deskundigheid inhoudelijke aanwijzingen/adviezen aan toegevoegde
(beleids-) medewerkers.
IV. BEGROTINGSCYCLUS EN WERKPLANNING
Dit resultaatgebied leidt tot een transparante, realistische en doelmatige planvorming
van de afdeling en de gemeente. De adviseur informatiebeleid levert een bijdrage aan
de begroting, rekening en voortgangsrapportage. Hij bereidt bestuurlijke besluitvorming
voor, bewaakt kwaliteit en actualiteit van planningsgegevens alsmede de kwaliteit en
tijdige aanlevering van producten en informatie i.h.k.v. de planning- en control cyclus. Hij
stemt af met andere afdelingen, het management en andere relevante betrokkenen.
Voorts levert hij bijdragen aan het genereren van managementinformatie op afdelingsen gemeentelijk niveau en zorgt daartoe voor een betrouwbaar proces van
gegevensverzameling m.b.t. reguliere- en projectmatige- en afdelingsgebonden
activiteiten.
Pagina -6-
U bent voor ons een heel aantrekkelijke kandidaat als de bovengeschetste gewenste
resultaatgebieden u uitdagen. Wij willen u graag als collega als u klantgericht bent,
graag wilt samenwerken, resultaatgericht bent en voor uw team een visie kunt
ontwikkelen en die ook kunt uitdragen. Wij willen dat u het vanzelfsprekend vindt dat u
het goede voorbeeld geeft. U moet er plezier in hebben uw medewerkers te motiveren
en te coachen.
Onderstaand treft u het vastgestelde persoons- en competentieprofiel aan.
F. Persoons- en competentieprofiel
De organisatie groeit naar een andere rol: de organisatie staat niet meer centraal, maar
het probleem of het vraagstuk. De organisatie beweegt naar een andere manier van
werken, van communiceren en naar een andere manier van leidinggeven. Dit vraagt
andere competenties van mensen; minder focus op regelgeving, beter luisteren, kunnen
loslaten, denken over de grenzen van het bestaande beleidssysteem, nieuwsgierig zijn.
De generieke competenties voor alle medewerkers zijn:
Klantgerichtheid:
Onderzoeken van de wensen en behoeften van de (interne c.q. externe) klant en laten
zien vanuit dat perspectief te denken en te handelen.
Samenwerken:
Pro-actief bijdragen aan samenwerking voor gemeenschappelijke doelen en resultaten,
ook wanneer dat geen direct persoonlijk belang dienst. De onderlinge communicatie
daartoe bevorderen.
Resultaatgerichtheid:
Handelingen en besluiten richten op het daadwerkelijk realiseren van vooraf
vastgestelde resultaten.
Omgevingsbewustzijn:
Laten blijken goed geïnformeerd te zijn over maatschappelijke en politieke
ontwikkelingen of andere omgevingsfactoren. Deze kennis effectief benutten voor de
eigen functie of organisatie.
Voor leidinggevenden zijn specifieke competenties opgesteld:
Visie vormen en uitdragen:
Een inspirerend toekomstbeeld voor de gemeente Schiedam/het organisatie onderdeel
ontwikkelen en uitdragen. Afstand kan nemen van de dagelijkse praktijk en kunnen
reflecteren op eigen handelen. Conceptueel en beleidsmatig denken met daarbij de
lange termijn voor ogen.
Pagina -7-
Motiveren en coachen:
Op stimulerende wijze richting en begeleiding geven aan medewerkers. Stijl van leiding
geven aanpassen aan betrokken individuen, open staat voor hen en de samenwerking
stimuleren. Medewerkers helpen om hun ontwikkelingsmogelijkheden in beeld te krijgen
en te benutten.
Voorbeeld geven:
Actief de generieke competenties uitdragen als rolmodel voor de medewerkers. Integer
handelen en doen wat je zegt.
F. Arbeidsvoorwaarden
De functie is indicatief gewaardeerd in schaal 12 (maximaal € 4768, - bruto per maand),
bij een volledige werkweek van 36 uur.
G. Contact en informatie procedure
Voor nadere informatie over deze functie kunt u contact opnemen met mevrouw
M.J. Diependaal, Clustermanager Dienstverlening a.i., telefoonnummer 010-2465810.
Voor nadere informatie over de procedure kunt u contact opnemen met mevrouw
B. Veer, P&O-adviseur, telefoonnummer 010-2465386.
Heeft u belangstelling voor deze functie, dan kunt u voor 3 november 2007 een
gemotiveerde reactie met CV sturen naar de afdeling Personeel en Organisatie, ter attentie
van mevrouw B. Veer, Postbus 1501, 3100 EA te Schiedam.
Per e-mail reageren kan ook: [email protected], o.v.v. adviseur informatiebeleid.
Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.
Pagina -8-