Informatiebeleid Gemeente Middelburg

Informatiebeleid Gemeente Middelburg.
Versie 0.4, Concept.
Aanleiding.
Informatie is belangrijk, niet op zichzelf, maar vanwege haar waarde voor onze processen (en die
van anderen), zowel bij de uitvoering als voor het afleggen van verantwoording en het tonen van
transparantie. Een gemeente is dan ook wat wel genoemd wordt een informatie-intensieve
organisatie, en de manier waarop de beschikbaarheid en andere kwaliteitsaspecten van deze
informatie zijn geregeld, de informatievoorziening, is van wezenlijk belang voor de organisatie.
Een goede informatievoorziening komt niet vanzelf tot stand. Dit gaat gepaard met inspanningen
en investeringen, incidenteel en structureel. Dus naast onmisbaar is de informatievoorziening ook
kostbaar. Bovendien is met name de kwaliteit van informatie kwetsbaar, een korte periode van
onzorgvuldigheid bij het gegevensbeheer bijvoorbeeld kan de inspanning van jaren teniet doen of
nog jaren negatief doorwerken in de processen.
Het leveren van de juiste informatie is ook complex. Meestal moet informatie van diverse bronnen
worden gecombineerd, waarbij eigenschappen als betekenis en actualiteit sterk kunnen verschillen
waardoor de informatie onbruikbaar kan worden.
Onmisbaar, kostbaar, kwetsbaar, complex.... Het mag duidelijk zijn dat onze informatievoorziening
vraagt om een zorgvuldige benadering, zowel voor de ontwikkeling als het beheer er van.
Op dit moment heeft de gemeente geen informatiebeleid. Bij het stellen van prioriteiten en het
maken van keuzes voor oplossingen komt een aantal principes en uitgangspunten wel vaak terug.
Uitgangspunten die elke keer weer ter discussies gesteld worden in de organisatie. Dit
informatiebeleid is bedoeld om de gehanteerde principes en uitgangspunten te formaliseren zodat
er meer eenduidigheid in de benadering van de informatievoorzienig ontstaat en het (onnodig)
herhalen van deze discussies kan worden verminderd.
Veranderende omgeving.
Vergaande klant- en ketenoriëntatie (outside-in denken, transparant handelen), gecombineerd met
veranderende wetgeving en de roep om meer sturingsinstrumenten (resultaatgerichtheid en
werken in regie) dwingen tot een eenduidige en betrouwbare informatiehuishouding bij de
gemeente Middelburg. Dit is alleen mogelijk als er concernbrede, principiële afspraken worden
gemaakt. Dit vraagt om een concernbreed kader voor informatievoorziening: het informatiebeleid
Informatiebeleid.
Een veel gebruikte omschrijving voor informatiebeleid is “het geheel van doelstellingen,
uitgangspunten en richtlijnen voor het omgaan met informatie en informatietechnologie binnen een
organisatie”.
Het doel van het informatiebeleid is dus vooral om doelstellingen en principes neer te leggen die
toegepast dienen te worden bij het inrichten en aanpassen van de informatievoorziening.
Gebaseerd op de missie, visie en cultuur van de gemeente hebben deze doelstellingen en
principes een duurzaam karakter. Om die redenen wordt het informatiebeleid dan ook los
beschreven van meer dynamische of tijdelijke zaken die hun plaats kunnen vinden in bijvoorbeeld
het informatieplan. Op deze manier wordt het mogelijk om duurzame principes (informatiebeleid)
te benoemen naast (boven) flexibele realisatiemogelijkheden (informatieplan).
Doelstellingen Informatiebeleid.
Het informatiebeleid van de gemeente Middelburg is gericht op:

Het inrichten van een complete en integrale informatiehuishouding die voldoet aan, en zoveel
mogelijk anticipeert op, de eisen en wensen van de organisatie.

De organisatie in de gelegenheid stellen uitvoering te geven aan wet- en regelgeving.

Het organiseren van efficiënte en effectieve informatiestromen die horen bij een professionele
en kennisintensieve organisatie.

Het bieden van een betrouwbare informatie infrastructuur als ondersteuning voor de uitvoering
van taken door de organisatie.

Het organisatorisch en technisch in de pas laten lopen van de gemeentelijke
informatiehuishouding bij de gangbare norm. We willen geen koploper zijn, maar ook niet
achterlopen.

De organisatie ondersteunen in het efficiënt en effectief gebruik maken van de ingezette ICT
middelen.

Het ondersteunen bij het doelgericht en doelmatig (her)inrichten van processen vanuit de
mogelijkheden die ICT biedt, en die passen bij de doelstellingen van gemeente.
Met deze doelstellingen geven we aan welke eigenschappen wij belangrijk vinden in onze
informatievoorziening.
Positionering van het informatiebeleid.
Om een gerichte groei van de informatievoorziening mogelijk te maken zijn meer instrumenten
nodig dan allen het informatiebeleid. De minimaal ingerichte instrumentenkist bevat naast het
informatiebeleid ook nog een beschrijving van de (gewenste) informatiearchitectuur en een
informatieplanning.
Informatiearchitectuur.
Informatiebeleid wordt tegenwoordig vaak in één adem genoemd met informatiearchitectuur. De
meest compacte omschrijving van informatiearchitectuur luidt: Een samenhangende visie op
bestaande en gewenste informatiehuishouding. Hiermee wordt beschreven waarvoor (straks)
welke informatie nodig is, waar die vandaan moet komen, wie die gaat leveren, wie er mee gaat
werken, hoe de aansturing wordt geregeld, welke informatiesystemen worden ingezet en de
relaties daartussen, welke infrastructuur er bij nodig is etc.
Het belangrijkste doel van informatiearchitectuur is om een groeipad naar de gewenste, op de
toekomstige bedrijfsvoering afgestemde, informatievoorziening uit te kunnen stippelen. Een
randvoorwaarde daarbij is, dat een redelijk concreet beeld van deze toekomstige situatie (3-5 jaar,
de zgn. Bedrijfsvisie) moet zijn. Is die er niet, dan is het “werken onder informatiearchitectuur” niet
mogelijk. De gemeente Middelburg heeft op dit moment alleen op het gebied van de
dienstverlening een visie die concreet genoeg is om een gewenste informatiearchitectuur bij te
ontwerpen.
Een informatiearchitectuur is onder andere gestoeld op zgn. architectuurprincipes die in feite een
concretisering zijn van de algemene bedrijfsprincipes en al meer richting een oplossingsrichting
(gemaakte keuzes) gaan. Een deel van deze architectuurprincipes vindt haar oorsprong in het
informatiebeleid.
Informatieplan(ning).
Genoemd groeipad van huidige naar gewenste situatie van de informatievoorziening (gewenste Iarchitectuur) kan worden opgedeeld in fasen en projecten, zeg maar een soort werk- of
realisatieplan. Een dergelijk plan wordt Informatieplan genoemd. Bij het uitvoeren van het
informatieplan wordt rekening gehouden met de relevante principes en kaders in het
Informatiebeleid.
Bedrijfsvisie (3-5 jaar)
Producten en
Processen
Organisatie
en Personeel
Kapitaal en
Goederen
Informatievoorziening
(over 3-5
jaar)
Informatiebeleid
Huidige
Informatievoorziening
Informatieplanning
Gewenste
Informatiearchitectuur
Schema: Positionering Informatiebeleid.
Je zou deze onderdelen als volgt kunnen samenvatten:
informatiebeleid: wat willen we bereiken (doel).
informatiearchitectuur: welke oplossing kiezen we daarbij (middel).
informatieplanning: hoe gaan we die oplossing realiseren (aanpak).
Principes.
Bij het nastreven van de doelstellingen gaan we uit van een aantal principes. Deze principes
vinden hun oorsprong in deze doelstellingen of in principes en doelstellingen die op een hoger
niveau voor onze organisatie gelden, zoals werken in regie, het directiemodel en integraal
management.
Principe 1. Sturing van ontwikkelingen.
Principe:
De directie bepaalt prioriteiten, planning en voorwaarden (kaders)
indien er ontwikkelingen in de informatievoorziening noodzakelijk
of gewenst zijn.
Aanleiding:



Uitwerking:
Informatie en gegevens hebben meestal een breder
toepassingsgebied dan 1 afdeling, waardoor er
afdelingsoverschrijdende, integrale afwegingen gemaakt
moeten worden.
Het veranderingspotentieel van de organisatie (of een deel er
van) is beperkt. De keuze waar dat potentieel het beste kan
worden ingezet, vraagt daarom een concernbreed blikveld.
Informatievoorziening is kostbaar. Alleen op directieniveau
kan worden overzien waar de investeringen (mensen en
middelen) het meest gewenst zijn.
De directie laat zich adviseren door het Concern Informatisering
Overleg (CIO). Het CIO is het orgaan waar veranderingswensen
worden ingediend en onderzocht.
Aan de hand van de z.g. CIO-lijst stelt de directie regelmatig een
prioriteitenlijst en (globale) informatieplanning vast.
Principe 2. Verantwoordelijkheid.
Principe:
De verantwoordelijkheid voor een passende informatievoorziening
ligt bij het management.
Aanleiding:



Uitwerking:





Binnen de gemeente is gekozen voor integraal management.
Zorg voor de informatievoorziening is ook onderdeel van
integraal management.
De gemeente is een zeer gevarieerd bedrijf, en managers zijn
(als proceseigenaar of eindverantwoordelijke) in de juiste
positie om (mogelijke) wijzigingen binnen hun taakgebieden
als eerste te onderkennen.
Informatiestromen bewegen zich tussen en over taakvelden,
afdelingen en zelfs organisaties. Alleen het management is in
een positie om dit te sturen.
Een manager draagt er zorg voor dat de informatievoorziening
binnen hun domein zich ontwikkelt volgens de doelstellingen
en principes van dit beleid.
De directie beslist wanneer het nakomen van dit beleid botst
met andere belangen.
De manager van een proces of kanaal dat als bron dient voor
bepaalde informatie of gegevens binnen de organisatie, is
verantwoordelijk voor een passende beschikbaarheid en
kwaliteit hiervan voor processen in andere domeinen, binnen
of buiten de organisatie.
Managers informeren het CIO over verwachte ontwikkelingen
binnen of buiten hun domein.
Plannen of ontwikkelingen op het gebied van de
informatievoorziening worden opgenomen in directie- of
afdelingplan.
Principe 3. Werken in regie.
Principe:
Bij het onderzoeken of realiseren van veranderingen in de
informatievoorziening doet de organisatie (o.a.) een beroep of
interne of externe I&A deskundigen.
Aanleiding:


Uitwerking:


Bij het realiseren van de doelstellingen is de inzet van
professionele I&A deskundigheid onontbeerlijk.
Alleen door actieve inzet bij ontwikkelingen kunnen de interne
deskundigen de benodigde kennis en ervaring actueel
houden.
Bij de afdeling POA zijn de vakgroepen Informatisering en
Automatisering ondergebracht. Deze moeten in een zo vroeg
mogelijk stadium bij ontwikkelingen (ook die door externen
worden ondersteund) betrokken worden.
Een incidentele behoefte aan zeer specialistische I&A-kennis
wordt bij voorkeur door het inschakelen van externe
specialisten ingevuld. Dit moet altijd onder regie van de
interne I&A deskundigen.
Principe 4. Werken onder architectuur.
Principe:
Bij de ontwikkeling van de informatievoorziening wordt toegewerkt
naar de gewenste informatiearchitectuur.
Aanleiding:
Een bij de bedrijfsdoelstellingen passende informatievoorziening
kan alleen ontstaan als er bewust toegewerkt wordt naar een
gezamenlijk beeld van hoe die informatievoorziening er uit moet
gaan zien.
Uitwerking:



Voor zover mogelijk1 moet de gewenste
informatiearchitectuur worden beschreven. Aan de hand
van deze beschrijving (en de verschillen met de huidige
situatie) kunnen projecten van prioriteit, planning en
kaders worden voorzien.
Bij het ontbreken van een organisatiebrede bedrijfsvisie
wordt er gewerkt met deelarchitecturen, bijvoorbeeld
zoals voor “dienstverlening”.
De beschrijving van de (deel)architectuur moet regelmatig
getoetst worden op geschiktheid (“fit”) voor de (meest
actuele) bedrijfsvisie. Periodieke herijking.
Principe 5. Alle informatie is informatie.
Principe:
Het Informatiebeleid is van toepassing op alle in de organisatie
voorkomende informatie, ongeacht vorm, herkomst of inhoud.
Aanleiding:
Traditioneel wordt er vaak onderscheid gemaakt tussen
verschillende soorten informatie zoals documenten of databases,
geo- of administratieve data, analoog (op papier) of digitaal,
schriftelijk of multimedia etc. Omdat al deze soorten informatie
1
Bij het ontbreken van een complete bedrijfsvisie kunnen alleen die onderdelen die wel concreet in een visie zijn
vastgelegd, worden vertaald naar een passende informatie(deel)architectuur. Dit heeft het risico in zich dat deze
deelarchitecturen later niet goed op elkaar aansluiten.
elkaar aanvullen en gezamenlijk de informatiehuishouding vormen,
vallen ze allemaal onder dit informatiebeleid.
Uitwerking:
Dit informatiebeleid wordt vormgegeven in goed overleg tussen de
afdelingen die taken hebben op genoemde gebieden van
informatie. Dat zijn in elk geval FaZa (DIV), IB (geo-informatie),
Communicatie (website/multimedia), POA (ondersteuning I&A) en
het CIO.
Principe 6. Informatiebeveiliging.
Principe:
We gaan op een verantwoorde wijze om met de informatie die wij
in onze organisatie gebruiken en beheren. We besteden specifieke
aandacht aan de risico’s op het gebied van misbruik, beschadiging
en verlies.

Aanleiding:

De gemeente werkt met grote hoeveelheden informatie
en gegevens die om bepaalde redenen niet voor
“iedereen” toegankelijk hoort te zijn.
De door ons verzamelde en gebruikte informatie
vetregenwoordigt een flinke investering en ook het niet
beschikbaar hebben van (betrouwbare) informatie kan tot
aanzienlijke kosten (direct en indirect) leiden.
Het is dus zaak dat we ons wapenen tegen misbruik, beschadiging
en verlies. Vaak wordt gedacht dat informatiebeveiliging alleen
betrekking heeft op digitale gegevens, terwijl ook de andere
vormen van informatie (en de manier waarop er mee wordt
omgegaan) in de praktijk voor aanzienlijke beveiligingsrisico’s
zorgen.
Uitwerking:
De gemeente heeft een informatiebeveiligingsbeleid dat zich
expliciet richt op het voorkomen van misbruik, beschadiging en
verlies van informatie en gegevens.
Principe 7. Aansluiten op bestaande standaarden.
Principe:
Waar mogelijk wordt bij de realisatie van de informatievoorziening
gebruik gemaakt van bestaande standaarden of veelgebruikte
oplossingen.
Aanleiding:
Op dit moment heeft ons land ca. 440 gemeenten, die in principe
dezelfde taken uitvoeren. Wat goed is voor de overige 439
gemeenten, is ook goed voor Middelburg. Het aansluiten op
standaarden bevordert interoperabiliteit, vermindert
kwetsbaarheden en afhankelijkheden en ondersteunt een gezonde
(door)ontwikkeling van deze standaarden.
Uitwerking:



We ontwikkelen geen eigen software, maar gebruiken
bestaande oplossingen.
Voor de functionaliteiten waar Open Standaarden of
algemeen geaccepteerde (de facto) standaarden voor
beschikbaar zijn, zullen wij onze oplossingen (in die volgorde)
aan deze standaarden conformeren.
Voor functionaliteiten waar Open Source oplossingen voor
beschikbaar zijn, verdienen deze de voorkeur tenzij er
zwaarwegende, fundamentele nadelen aan verbonden zijn.
Principe 8. Generieke oplossingen.
Principe:
Voor gelijksoortige toepassingsgebieden wordt gekozen voor één
generieke oplossing.
Aanleiding:
Het kiezen voor een generieke (in tegenstelling tot een specifieke)
oplossing heeft de volgende doelen:
 Het optimaliseren van de investeringen in een bepaalde
oplossing.
 Het voorkomen van uitwisselingsproblemen.
 Het bevorderen van de continuïteit van het gebruik van de
oplossing.
 Het bevorderen van employability van medewerkers in de
organisatie.
Uitwerking:
In feite gaat het om het selecteren en benoemen van interne
standaards voor toepassingen waar nog geen (externe)
standaarden voor bestaan. Het gaat hierbij om een breed scala
van toepassingen. Denk bijvoorbeeld aan projectaanpak,
methodiek voor procesbeschrijven,
tekstverwerkingsprogrammatuur, bestandformaat van
documenten, netwerkprotocol, manier van kostenraming,
inkoopcontracten, systeemdocumentatie, tijdschrijven etc.
Principe 9. Samenhang.
Principe:
Ontwikkelingen worden altijd in samenhang met hun omgeving
opgepakt.
Aanleiding:
Ontwikkelingen in de informatievoorziening hebben meestal
gevolgen voor andere gebieden dan het gebied waar de
ontwikkeling zijn oorsprong heeft. Voorkomen moet worden dat
een gekozen oplossingsrichting nieuwe problemen veroorzaakt op
andere gebieden.
Uitwerking:
Bij elk ontwikkeling moeten alle raakvlakken en afhankelijkheden,
zowel binnen als buiten de organisatie in beeld worden gebracht
en worden aangegeven hoe hiermee kan worden omgegaan.
Principe 10. Dynamiek.
Principe:
Technische componenten (hard- en software) van de
informatievoorziening worden minimaal eens in de 5 jaar, maar bij
voorkeur binnen 4 jaar vervangen.
Aanleiding:
Om binnen een acceptabele termijn in te kunnen spelen op de
veranderende behoefte van de organisatie en om in de pas te
kunnen blijven lopen met de “rest van de wereld” mogen we niet
belemmerd worden door componenten die (technisch, functioneel
of financieel) een te lange afschrijvingstermijn hebben, of waarvan
de implementatie een te laag tempo heeft.
Uitwerking:

Aanschaf en implementatie van nieuwe of vervangende
componenten dient zeer voortvarend uitgevoerd te worden.
Zowel tijdens de implementatie- als de beheerfase dient al
rekening gehouden te worden met, en vooruitgedacht over, de

volgende vervangingsronde.
Voor de verschillende componenten van de
informatievoorziening moeten standaard vervangingstermijnen
worden afgesproken, met daarbij een uitwerking van de
financiële en personele consequenties.
Principe 11. Kostentoedeling.
Principe:
De kosten die gemoeid zijn met ontwikkelen, realiseren en
beheren van componenten van de informatiehuishouding worden
gedragen door de eigenaar van het primaire proces waar de
component het meest intensief voor wordt ingezet.
Aanleiding:
Dit vloeit voort uit <comptabiliteitsbeginsel>.
Dit vergroot de kans dat er een acceptabele verhouding blijft
bestaan tussen de kosten en de baten.
Uitwerking:
Proceseigenaren moeten de informatievoorziening een integraal
onderdeel hun exploitatierekening maken.
Omgaan met informatiebeleid.
”Principes zijn er om overboord te gooien.” is een bekende kreet. Het is echter geen goed idee om
dat te vaak te doen als bepaalde doelstellingen gehaald moeten worden. Dat wil niet zeggen dat
het informatiebeleid altijd naar de letter moet worden gevolgd. In voorkomende gevallen kan er
bewust, goed toegelicht, gedocumenteerd, en met toestemming van de directie van bepaalde
richtlijnen worden afgeweken. Belangrijk daarbij is dat de consequenties voor het behalen van het
doel van het informatiebeleid goed in beeld worden gebracht.
Samenvatting.
Wij als gemeente zijn een informatie-intensieve organisatie en dus voor een groot deel afhankelijk
van de informatievoorziening. Voor een goede informatievoorziening is een integrale coördinatie
en sturing vanuit een concernbreed perspectief noodzakelijk. Het streven is naar een concrete en
kordate invulling van een visie met een horizon op 3 tot 5 jaar in de toekomst.
Dit informatiebeleid is, naast informatiearchitectuur en informatieplanning, één van de
instrumenten die kan helpen de gewenste informatievoorzienig te realiseren. Hiertoe zijn in het
informatiebeleid door middel van uitgangspunten en principes de doelstellingen van de
informatievoorziening vastgelegd.
~~~~~~~~~~~~~~~~~~
Het vervolg (opnemen in directienota).
Op basis van deze doelstellingen en principes is het wenselijk om de huidige informatievoorziening
tegen het licht te houden en waar nodig aan te passen, te concretiseren of aan te vullen. De ICTbeheerorganisatie en de (deel)informatiearchitectuur van de gemeente vervullen daarbij een
centrale rol in dienen met voorrang te worden aangepakt en (verder) ingevuld. Belangrijk daarbij
is, dat het “goede” wat we al hebben wordt behouden op de juiste manier en plaats wordt ingepast
in het geheel.