Reader Organisatie principes-mm - ST

Organisatie Principes
Organisatie principes
Een overzicht van organisatie principes die als richtsnoer dienen bij
het vormgeven van flexibele, innovatieve organisaties. Deze principes
zijn gebaseerd op de Moderne Sociotechniek.
In de organisatie vormgeving worden voorwaarden geschapen voor
excellente prestaties op het terrein van:
§
Kwaliteit van de organisatie: klanttevredenheid, flexibiliteit,
productiviteit, procesbeheersing, etc.
§
Kwaliteit van de arbeid: zinvol werk, betrokkenheid,
leermogelijkheden, creativiteit, etc.
§
Kwaliteit van de arbeidsverhoudingen en de onderlinge
relaties: effectieve samenwerking, vertrouwen, resultaatgerichtheid, etc.
Resultaten
organisatiegedrag
structuur systemen mensen cultuur
leiderschap
Organisatie principes
Notities
leidende principes
strategische keuzes
visie
missie
1
Organisatie Principes
Het overzicht van de principes biedt een raamwerk om binnen de
eigen specifieke organisatie context te komen tot eigen organisatie
principes.
Een dergelijke vertaling vergt een intensieve dialoog in de organisatie,
echter deze investering verdient zich terug omdat door deze dialoog
de ‘neuzen’ gericht zijn en er sprake is van een gezamenlijk kompas
voor het visie gedreven veranderingsproces.
Leidende principes worden tijdens de reis continu verfijnd en
aangevuld, aangescherpt en vertaald naar het ‘hier en nu’ van de lokale
situaties en zijn vanuit dit gezichtspunt ‘levendig’ te noemen.
Leidende principes hebben als functie de concretisering van de missie,
visie en strategie op het gebied van de organisatie vormgeving. Als de
principes door iedereen begrepen en geaccepteerd zijn, dan kunnen
tijdens het veranderingsproces gemakkelijker beslissingen genomen
worden. De principes vorme n een belangrijk fundament bij
organisatie vernieuwing.
leidende
principes
Organisatie principes
Notities
2
Organisatie Principes
Principe1
Dominantie van waarde toevoegende processen in een
eenvoudige en transparante organisatie
Notities
§
De definitie hoofdprocessen is een afgeleide uit de
strategische keuze van de organisatie en sluit aan bij de
zogenaamde ‘core business’.
§
De processen kunnen zo soepel mogelijk verlopen, met het
doorlopen van een minimum aantal afdelingsgrenzen.
§
De verschillende processen kruizen elkaar zo min mogelijk
zodat er sprake is van minimale complexiteit.
§
De voor de klant waarde toevoegende activiteiten staan
centraal, overige activiteiten worden zoveel als mogelijk
geëlimineerd.
§
Het organisatorisch eigenaarschap van processen is eenduidig
en transparant. Dit zorgt voor een goede uitgangsbasis voor
interne en externe samenwerking en een klantgerichte cultuur.
Ook het aantal medewerkers in een team stimuleert
samenwerking.
§
De organisatie vormgeving schept gunstige condities voor het
creëren van complete en gevarieerde en betekenisgevende
taken voor mensen, interne en externe regelmogelijkheden en
de mogelijkheden om te leren door middel van feedback.
Principe 1 Processen centraal
De organisatie vormgeving is gebaseerd op de groepering van mensen en afdelingen
aan complete transformatie processen, waarin vanuit de klant bezien waarde wordt
toegevoegd. De koppeling naar klanten staat centraal. Het opknippen van de
organisatie in bouwstenen met een complete taak, gebeurt zo min mogelijk.
3
Organisatie Principes
Principe2
Zelfsturing en integraal management
De bouwstenen van de organisatie zijn zelfsturend ten aanzien van alle relevante
aspecten en binnen gezamenlijk overeengekomen kaders. De organisatie is
opgebouwd uit een minimum aantal organisatorische niveaus.
§
Variatie en verstoringen worden oplost op de plek waar ze
ontstaan of zichtbaar zijn.
§
Elk organisatorisch niveau voegt een specifieke waarde toe
aan het geheel: operatie en handhaven, verbeterproject
management en strategisch management.
§
Coördinatie geschiedt in horizontale dwarsverbanden.
§
Mensen hebben voldoende regelcapaciteit om hun taken
zelfstandig en in direct overleg uit te kunnen voeren.
§
Lijnmanagement- en stafactiviteiten zijn geïntegreerd en
centrale stafdiensten hebben een adviserende rol. De support
activiteiten, die niet kritisch zijn voor de voortgang van het
transformatieproces worden georganiseerd in service centra.
management
proces teams
Principe 2 Zelfsturing
Notities
Operationele
teams
Operationele besturing en coördinatie
Voorwaarden voor procesketen coördinatie e
projectmatig verbeteren
Innovatie: strategisch beleid
§
Leiderschap is niet exclusief voor management functies, maar
wordt gezien als een rol die door meerdere medewerkers,
afhankelijk van de persoonlijke kwaliteiten, opgepakt kan
worden.
4
Organisatie Principes
§
Leiderschap is een combinatie van de rollen Managen, leiden
en coachen.
• doel stellen
• monitoring
• probleem oplossen
manager
leider
coach
• visie
• lef
• passie
• integer
• inspirerend
• team- organisatie ontwikkeling
• individuele ontwikkeling
• faciliteren
• barrières doorbreken
Principe 2 Zelfsturing
Notities
5
Organisatie Principes
Principe3
Teamwerk
Op alle organisatorische niveaus wordt in effectieve teams gewerkt
§
Teams vormen de bouwsteen van de organisatie. Er is daarbij
sprake van een gezamenlijke doelstelling en verantwoordelijkheid,
gezamenlijk overeengekomen taak- en rolverdeling, door iedereen
geaccepteerde teamspelregels ten aanzien van de samenwerking.
§
Teams komen voor op het management niveau, op niveau van de
gehele keten in het transformatieproces, binnen de operatie en
binnen de service-eenheden.
§
De teams zijn zelfsturend binnen het toegewezen werkgebied en
focus en zijn resultaatverantwoordelijk.
§
Afhankelijk van het werkproces zijn er verschillende soorten
teams, variërend van een lichte tot een sterke
samenwerkingsnoodzaak (zoa ls tennisteams, honkbalteams,
basketball teams, voetbalteams).
§
Tijdelijke samenwerkingsverbanden vinden plaats in tijdelijke
projectteams.
§
Teams hebben coaches die gericht zijn op de ontwikkeling van
individuen en teams.
management
team
proces
teams
Principe 3 Teamwerk
Notities
tijdelijke teams
operationele
teams
6
Organisatie Principes
Principe4
Horizontale coördinatie
Coördinatie vindt plaats op basis van horizontale dwarsverbanden, die georganiseerd
zijn als onderlinge klant-leverancier relaties.
§
De coördinatie tussen de bouwstenen wordt, in plaats van
verticaal, op een horizontale wijze vormgegeven. Daarbij staat de
directe afstemming en besluitvorming centraal
§
Op horizontale wijze vindt coördinatie plaats in het
transformatieproces en tussen het transformatieproces en het
ondersteuningsproces, het strategie ontwikkelingsproces en het
innovatieproces.
§
De horizontale verbanden werken samen op basis van onderlinge
klant – leverancier relaties. Daarbij worden afspraken gemaakt
over de onderlinge dienstverlening (service niveau, prijsstelling
etc.).
§
De dwarsverbanden binnen een marktgebied maken jaarplannen
met doelstellingen en verbeteracties.
§
De leiding heeft een belangrijke rol bij het faciliteren van de
horizontale samenwerkingsverbanden en wordt, indien nodig,
betrokken bij de conflicthantering.
Principe 4 Horizontale coördinatie
Notities
faciliteren, conflict regulering
Feed forward
K/ L
Feed back
K/ L
K/ L
service eenheden (L)
K = klant
L = leverancier
7
Organisatie Principes
Principe5
Besluitvorming
Besluitvorming vindt plaats op basis van partnership.
§
Besluitvorming vindt plaats op grond van de optimalisatie van de
toegevoegde waarde voor de klant, medewerkers en
aandeelhouders.
§
De proceseigenaren organiseren participatie in de besluitvorming
met degenen die door een mogelijke beslissing geraakt worden, en
degenen die waarde aan de besluitvorming toevoegen door kennis
en vaardigheden.
§
Partnership in de besluitvorming vergroot het emotioneel
eigenaarschap en de betrokkenheid.
§
Partnership gaat uit van openheid, gelijkwaardigheid en respect
voor de verschillende belangen.
§
Besluitvorming vindt plaats op grond van dialoog, waarin gezocht
wordt naar overeenkomsten in plaats van verschillen van
opvattingen, meningen en ervaringen.
Principe 5 Besluitvorming
Notities
8
Organisatie Principes
Principe 6
Resultaat sturing
De sturing van de organisatorische eenheden vindt plaats door gezamenlijk
overeengekomen resultaten.
§
De resultaten worden inzichtelijk met eenvoudige instrumenten
openlijk weergegeven.
§
De resultaten zijn een belangrijke basis voor feedback en
bewaking van de prestatie.
§
De gezamenlijk vastgestelde doelen vormen een belangrijke basis
voor de richting van de verbeteracties.
§
Alleen de kritische proces activiteiten worden vastgelegd en
bewaakt.
gezamenlijke doelbepaling & monitoring
faciliteren, conflict regulering
K/ L
K/ L
K/ L
Principe 6 Resultaat sturing
Notities
service eenheden (L)
K = klant
L = leverancier
9
Organisatie Principes
Principe7
Systemen ondersteunen en stimuleren
Notities
§
De technische systemen en geografische indeling, zoals lay out en
kantoor indeling, staan de procesdominantie niet in de weg en
versterken de samenwerking.
§
De informatie systemen sluiten aan bij zelfsturing en zorgen voor
de benodigde informatie om beslissingen op verschillende
organisatieniveaus te nemen.
§
De systemen faciliteren de het verminderen van verspilling, het
bereiken van kwaliteit, de gewenste flexibiliteit en onzekerheid en
stimuleren het continu verbeteren en innovatie.
§
Personele systemen, zoals selectie & werving, training,
beoordeling en beloning, carrière paden zijn aangepast aan de
organisatie principes en stimuleren de resultaatgerichte
samenwerking.
§
Financiële systemen zijn doorzichtig stimuleren het
ondernemerschap binnen de organisatie.
§
De ontwikkeling van systemen, regels en procedures wordt
door betrokkenen gestuurd. Ze ontwikkelen ze zelf of geven
een opdracht aan specialisten.
10
Principe 7 Systemen ondersteunen en stimuleren
De technische systemen, regels en procedures faciliteren de gewenste samenwerking
tussen mensen, afdelingen en klanten en worden in overleg met gebruikers vastgesteld
en zijn gebaseerd op minimale kritische specificatie.