#informatieplan

Het informatieplan:
instrument voor een succesvolle omgang met je digitale
collecties en archieven
#informatieplan
Het informatieplan:
instrument voor een succesvolle omgang met je digitale collecties en archieven
#informatieplan
Simon Smessaert (KMSKA) en Rony Vissers (PACKED vzw)
PACKED vzw
- 2006 - 2010: Platform voor Archivering en Conservering van Kunst op
Elektronische en Digitale dragers
- 2011 - heden: expertisecentrum digitaal erfgoed
- Werking gericht op bieden van ondersteuning m.b.t. allerlei ICT-processen, maar ook beleid
hierrond
- Centraal aspect: duurzaamheid
Koninklijk Museum voor Schone Kunsten Antwerpen
- 2011: gesloten voor publiek
- 2019: heropening
- Collectiebeherende instelling van de Vlaamse Gemeenschap
- Beheert collectie schone kunsten van 14e eeuw tot late 20e eeuw van internationaal niveau,
met focus op Vlaamse en Belgische kunstenaars (meer dan 8.000 werken)
- Vlaamse Wetenschappelijke Instelling
KMSKA: activiteiten tijdens sluiting
- Structurele partnerships onder de vlag “Dicht, maar dichtbij”
- Co-producties
- Reizende tentoonstellingspakketten
- Kort- en langlopende bruiklenen
KMSKA: nieuw beleidsplan / voorbereiding heropening
- Unieke kans om museum te herdenken
- Nieuw(e) gebouw, collectiepresentatie, scenografie, publiekswerking,... stroomlijning interne
werking,...
- Planning op lange termijn
- Beleidsplan
- Collectieplan, Conservatieplan, Tentoonstellingsplan, Onderzoeksplan, Publicatieplan,
Marketingplan,...
- Informatiebeleid
Samenwerking PACKED vzw / KMSKA
- Digitale informatie is centraal gegeven, steeds meer digitale dienstverlening
- Hoe digitale informatie / collecties & archieven op duurzame manier beheren
en vindbaar / zichtbaar maken?
-
Project ‘Persistente identificatie’ (2013 – 2014)
Projecten ‘Hoe word ik datauitgever?’ & ‘Event-based objectbeschrijving’ (2014 – 2015)
Project ‘Linked Open Data (LOD) publicatie via Wikidata’ (2015)
Project ‘Duurzame koppelingen tussen kunstwerken, archieven en publicaties’ (2016)
Implementatie van een datahub voor musea (2016)
Blauwdruk voor gedistribueerd beeldbeheer (2016-2017)
- Hoe dit verankeren in beleid van collectiebeherende instelling?
Informatiebeleid / digitaliseringsbeleid / duurzaamheidsbeleid
- Drie-eenheid: informatiebeleid / digitaliseringsbeleid / duurzaamheidsbeleid
- Bepaalt o.a.
- hoe je beheer van je digitale informatie / collecties & archieven én digitale dienstverlening wil
organiseren;
- hoe je werkprocessen wil inrichten en welke ICT-systemen je daarvoor wil gaan inzetten.
- Vormt onmisbare schakel in voorbereiding op je digitale dienstverlening: door
beleidskeuzes vast te leggen is het gemakkelijker om deze te evalueren en
waar nodig, bij te stellen
Informatiebeleid / digitaliseringsbeleid / duurzaamheidsbeleid
- Geeft digitalisering en ICT plaats in algemene beleid van organisatie
- Management van organisatie wordt direct betrokken bij discussies over
belang en aard van nieuwe dienstenontwikkeling
- Digitalisering, en daarmee ICT-praktijk, is niet incident-gedreven, maar komt
voort uit beleidskeuzes
- Organisatie legt afspraken vast over duurzaamheid van digitale data en
kennis over collectie & archief
Van beleid naar plan
- Informatieplan
- Legt informatiebeleid vast;
- Geeft aan op welke wijze ICT zal bijdragen aan uitvoering van missie en doelstellingen van je
organisatie, met name voor collecties & archieven
- Digitaliseringplan
- Legt digitaliseringbeleid vast
- Geeft aan hoe je digitalisering en digitale dienstverlening zal realiseren
- (Duurzaamheidsplan:
- Legt duurzaamheidsbeleid vast
- Geeft aan op welke wijze digitale dienstverlening voor lange termijn zal verzekeren)
Van beleid naar plan
- Vlaanderen: opstellen en publiceren van dergelijke plannen is zeldzaamheid
- Nederland: subsidieprogramma ‘Digitaliseren met beleid’ (2006-2012)
-
171 informatieplannen en 57 innovatieve projecten
Per jaar een bedrag van 2 tot 3 miljoen euro beschikbaar
Plannen en projecten werden geregistreerd
Sinds laatste ronde in 2009 geen landelijke subsidieregeling meer voor digitalisering van
cultureel erfgoed
- Plannen niet meer geactualiseerd / geen opmaak nieuwe plannen / aantal van gemaakte
plannen niet meer online (linkrot)
Inhoud informatieplan
- Inleiding:
- aanleiding / samenvatting
- Instelling:
- missie & visie / omvang organisatie / (kern)taken / expertise / budget / relatie doelgroepen /
ICT-budget / beknopte planning
- Visie informatievoorziening:
- bijdrage ICT aan hoofddoelstellingen / hoe moet digitale informatievoorziening verlopen / hoe
aansluiten bij bestaande initiatieven
- Beschrijving huidige informatievoorziening:
- aard & omvang informatiediensten / achterliggende technische voorzieningen en beheer ervan
Inhoud informatieplan
- Sterkte-zwakte analyse:
- Knelpunten in huidige informatievoorziening in relatie tot gewenste informatievoorziening
- Wat is nodig aan middelen, materiaal en personele inzet om gewenste doelen te bereiken
- Uitwerking gewenste informatievoorziening:
- Data en diensten / doelgroepen / toegang / onderhoud / aanpassing infrastructuur
- Vervolgtraject:
- Implementatie van informatieplan
- Aansluiting bij algemeen ICT-beleid van organisatie:
- Verhouding van gekozen inzet van ICT tot gebruikte en in toekomst te gebruiken ICT in rest
van organisatie
Gezamelijk traject: informatieplan KMSKA
- ‘Pre-fase’
- Draagvlak binnen directie en verschillende afdelingen
- Samenwerkingsvereenkomst KMSKA - PACKED vzw
- Informatieplan StaVaZa
- Omschrijving instelling
- Visie informatievoorziening
- Beschrijving huidige informatievoorziening + kosten
Gezamelijk traject: informatieplan KMSKA
- Wat loopt er goed?
-
Plan als middel en niet enkel als doel
Verbeterde afstemming intern
Verduidelijking keuzes
Meer gefundeerde beslissingen
- Wat kan er beter?
-
Blijft moeilijk om overzicht te bewaren
Korte termijn - lange termijn
Tijd
Wie wanneer betrekken
Afstemming met andere plannen (inhoudelijk / chronologisch)
Gezamenlijk traject: informatieplan KMSKA
- Toekomstige uitdaging
-
Hoe informatieplan actueel houden?
Concretisering naar budgetten
Nu momentum van heropening en nieuw beleidsplan, maar wat in toekomst?
Vragen?
Vragen?
- Is informatieplan nuttig voor andere cultuurorganisaties?
- Hoe kan Vlaamse overheid als voogdijoverheid of als subsidiërende overheid
opmaak én actueel houden van informatieplannen bevorderen?
- Veel cultureel-erfgoedorganisaties (maar ook andere cultuurorganisaties) zijn
m.b.t. ‘digitalisering’ aangewezen op andere spelers (bv. provincies, VKC,
LUKAS, PACKED vzw, VIAA, Cultuurconnect, Cultuurnet). Wat met het
overkoepelende beleid hierrond?