Projectopdracht 2

Toelichting sjabloon informatieplan
INFORMATIEPLAN
Leeswijzer
In dit informatieplan worden de volgende onderdelen toegelicht:
- informatiebeheersysteem: afspraken betreffende codering, indeling en vormgeving, versiebeheer, wijze van
vrijgeven, wijzigen en distribueren van (het inhoudelijke deel van) de op te stellen beslisdocumenten
- opzet documentatie- en archiefsysteem van beslisdocumenten
- informatieplanning: bij welke inhoudelijke activiteit ontstaan welke beslisdocumenten en wat moet daar op
welke wijze mee gebeuren (codering, vrijgave, distributie, archivering en wijzigingenverwerking).
Pagina: 1 van 6
Toelichting sjabloon informatieplan
Informatiebeheersysteem
- in het informatiebeheersysteem dienen de volgende afspraken te zijn gemaakt met betrekking tot de
documentatie:
1. codering
2. indeling en vormgeving
3. versiebeheer
4. wijze van goedkeuren/vrijgeven/autoriseren
5. wijzigingsprocedure
6. distributie.
Onderstaand wordt elk van deze punten nader toegelicht.
Ad 1: codering
- zorg ervoor dat de codering aansluit op het gehanteerde documentatie - en archiefsysteem van het project.
Een voorbeeld voor een te hanteren codering is als volgt:
. projectnaam en –nummer
. documentnaam en –nummer
. datum
. versie (status), bijvoorbeeld concept, definitief goedgekeurd.
. blz/blzn
Voorbeelden van een volledige code voor documenten zijn:
- 20080511/1609 Projectopdracht Slingerland - definitief goedgekeurd
Ad 3: versiebeheer
- Door versiebeheer wordt duidelijk wat de 'laatst geldende waarheid' is. Een versie wordt weergegeven door
middel van een nummering die aangeeft dat een document is gewijzigd. Een document dient hierbij een
versienummer te krijgen op het moment dat er aan een document begonnen wordt. Nieuwe versienu mmers
worden toegekend elke keer als het document 'naar buiten' gaat en een inhoudelijke wijziging heeft
ondergaan ten opzichte van de vorige versie. Op de volgende bladzijde wordt een tabel weergegeven met
een voorbeeld van een mogelijke versienummering.
Pagina: 2 van 6
Toelichting sjabloon informatieplan
Informatiebeheersysteem (vervolg)
Voorbeeld van documentstatus
Versie
0.1
0.2
0.3
0.4
0.5
0.6
1.0
1.1
1.2
1.3
2.0
Status
in ontwikkeling
(intern)
in ontwikkeling
(intern)
concept (intern)
Toelichting
document verlaat het projectteam voor de eerste keer
het gewijzigde document verlaat het projectteam voor de tweede
keer
document verlaat formeel het projectteam en is voorzien van de
paraaf van de opsteller en de controleur
in ontwikkeling het document is opnieuw gewijzigd (op/aanmerkingen verwerkt)
(intern)
en verlaat het projectteam
concept (intern) document verlaat formeel het projectteam en is voorzien van de
paraaf van de opsteller
definitief
document verlaat het projectteam en is voorzien van de paraaf
(intern)
van de opsteller, controleur, etc
vrijgegeven
document verlaat project en is voorzien van de paraaf van de
(extern)
opsteller, controleur, etc. en een toelichtende brief van de
projectleider
in ontwikkeling document is opnieuw gewijzigd en verlaat het projectteam
(intern)
concept (intern) document verlaat het projectteam en is voorzien van de paraaf
van de opsteller en de controleur
definitief
document verlaat het projectteam en is voorzien van de paraaf
(intern)
van de opsteller, controleur, etc
vrijgegeven
document verlaat het project en is voorzien van de paraaf van de
(extern)
opsteller en de controleur, etc hebben het register geparafeerd en
de brief is getekend door de projectleider.
- Bij de distributie van een nieuwe versie moet duidelijk aangegeven worden welke documenten vervallen.
Ad 4: wijze van vrijgeven
- De wijze van vrijgeven valt uiteen in twee delen:
1. het vrijgeven gedurende het project
2. het vrijgeven aan het eind van het project, als de resultaten geaccordeerd zijn / moeten worden.
De eerste wijze hangt sterk samen met het versiebeheer zoals hierbove n is aangegeven. Bij de tweede
wijze dient ervoor gezorgd te worden dat alle betrokken partijen het eens zijn met de resultaten en de
projectleider hun goedkeuring hiervoor geven (= vrijgeven). Deze goedkeuring dient in een lijst te worden
opgenomen en geparafeerd door de betrokkenen. De lijst wordt vervolgens in het projectarchief
opgenomen. Hieronder is een voorbeeld van een dergelijke lijst weergegeven:
Datum
Naam
Rol binnen het
project
Paraaf
Pagina: 3 van 6
Toelichting sjabloon informatieplan
Informatiebeheersysteem (vervolg 2)
Ad 5: wijzigingsprocedure
- Wijzigingsprocedures worden vaak aangeduid met de term ‘Verzoek tot Wijziging’ of ‘Change Request’.
- Een goede wijzigingsprocedure is van wezenlijk belang binnen een project. Hiervoor zijn de volgende
redenen aan te geven:
. het kunnen bepalen van de consequenties van een wijziging voor een project
. het structureren van alle voorgestelde wijzigingen
. het dwingen om mogelijke wijzigingen, zelfs de kleinste, via een formele procedure af te ha ndelen, dit
voorkomt onplezierige verrassingen aan het eind!
. het communiceren van door te voeren wijzigingen.
- De procedure voor het doorvoeren van wijzigingsverzoeken kan er als volgt uitzien:
. laat alle wijzigingsverzoeken ingediend worden via een apart daartoe opgestel d wijzigingsformulier. Op
de volgende pagina staat een voorbeeld van een dergelijk formulier.
- Bespreek alle ingediende wijzigingen op een reguliere basis (bijvoorbeeld eens per twee weken) met de
betrokkenen.
- Communiceer alle goed- èn afgekeurde wijzigingen, bijvoorbeeld via de voortgangsrapportage of als onderdeel
van de communicatielijnen zoals overeengekomen in het communicatieplan (bijvoorbeeld via een nieuw sbrief).
- Zorg voor de doorvoering van alle wijzigingen.
- Documenteer alle afgeronde wijzigingen en neem deze op in het overdrachtsdocument aan het eind van het
project.
Vaak is wijzigingsbeheer zodanig groot en complex dat er een aparte wijzigingsbeheerder binnen het
project is.
Pagina: 4 van 6
Toelichting sjabloon informatieplan
Informatiebeheersysteem (vervolg 3)
Verzoek Tot Wijziging-formulier
Naam project
- Nummer
- Status
- Projectcode
Korte omschrijving aanleiding
Algemene gegevens
- Naam indiener
- Bedrijfsonderdeel / afdeling / functie
- Telefoonnummer
- Datum
Korte omschrijving voorgestelde wijziging
Huidige situatie
- Beschrijving probleem
Symptoom:
Oorzaak:
- Oplossing
Gewenste situatie
Beschrijving
Uitwerking alternatief /
alternatieven:
Kosten
Kosten van de oplossing(en) in uren
Opbrengst
- Wie hebben baat bij de oplossing
- Tijdsbesparing
- Kostenbesparing
- Kwalitatieve voordelen
Afhankelijkheden
- Deelprojecten
- Andere projecten / programma’s
Motivatie om de wijziging door te voeren
Pagina: 5 van 6
Toelichting sjabloon informatieplan
Informatiebeheersysteem (vervolg 4)
Ad 6: distributie
- Inventariseer welke betrokkenen welke documentatie dienen te ontvangen. Er zal namelijk verschil zijn in
wie de voortgangsrapportages moeten hebben, wie versie 0.1 en verder van documenten en wie
bijvoorbeeld pas versie 1.0. Deel de betrokkenen derhalve in volgens de VERI-indeling:
. (verantwoordelijk voor) uitvoering van documenten
. eindverantwoordelijk (goedkeuren)
. raadpleeg- / klankbordfunctie
. informeren.
Documentatie- en archiefsysteem
- Vaak wordt er gebruik gemaakt van een digitaal archief naast een papieren archief. Ten aanzien het
digitale archief gelden de volgende aandachtspunten:
. maak gebruik van een vaste mappenstructuur op het centrale netwerk
. hanteer een structuur in niveaus, bijvoorbeeld op het hoogste niveau de algemene documenten van het
project (niveau 1) en vervolgens afdalend in niveaus naar deelprojecten (niveau s 2, 3, enzovoort)
. maak twee mensen verantwoordelijk voor het doorvoeren van wijzigingen in deze structuur en scherm dit
af voor overigen
. verzoeken tot aanpassing of uitbreiding van de mappenstructuur dienen schriftelijk ingediend te wo rden
. het verdient aanbeveling onderscheid te maken tussen een werkarchief en een definitief archief. In het
werkarchief kunnen alle betrokkenen documenten plaatsen (lees- en schrijfrechten), in het definitief
archief alleen diegenen die daartoe autorisatie hebben (alle anderen hebben alleen lee srechten)
. het papieren archief bestaat enkel uit documenten die digitaal geplaatst zijn in het definitieve archief.
Pagina: 6 van 6