Uitwerking middagsessie OTO bijeenkomst 13

Uitwerking middagprogramma OTO-bijeenkomst 13 maart 2012
GGD Nederland en GHOR Nederland
In het middagdeel van de bijeenkomst zijn de deelnemers in zes werkgroepen met elkaar aan de
slag gegaan. De onderwerpen die aan bod kwamen waren:
1) Met gebruik van de BOB-methodiek bespreking van de vier GGD-processen in relatie tot
OTO;
2) De samenwerking tussen GHOR en GGD volgens de 3 P’s: Professionaliseren, Profileren en
Positioneren;
3) GROP en GRIP in relatie tot de basisvereisten crisisbeheersing.
Hieronder een korte terugkoppeling per onderwerp:
1) BOB en de vier GGD-processen in relatie tot OTO
BOB staat voor Beeld- Oordeel en Besluitvorming. Hierbij kun je denken aan:
Beeld:

Waarom opleiden, trainen, oefenen?

Wie gaan we opleiden, trainen, oefenen?

Wat gaan we opleiden, trainen, oefenen?

Welke processen betreft het?

Wat is regulier en wat is ‘opgeschaald’?

Wie doet wat?
Oordeel:

De juiste volgorde: O-T-O

Van simpel naar complex, van individu naar team

Zijn er processen te clusteren?

Welke betrokkenen zijn er nog meer? Bijv. RIVM (MOD, Botmi), LCI, GAGs, Veterinair

Hoe past het in het geheel?
Besluitvorming:

Maken van een meerjaren oefenbeleidsplan

Maken van een OTO-jaarplan

We gaan Opleiden, Trainen, Oefenen
In de werkgroepen is gesproken over bovenstaande, in relatie tot de vier GGD-processen MMK,
GOR, PSH en IZB. Een belangrijke constatering was dat er veel landelijke verschillen zijn tussen de
GGD’en in hoe ze de processen en OTO aanpakken. Verder is er wel een helder beeld van wie er
opgeleid, getraind en geoefend zou moeten worden. Maar hoever moet je daarin gaan? En welke
opleidingen zijn er en hoe zijn de ervaringen daarmee? En zijn er functieprofielen en OTO-kaarten
beschikbaar? Bij PSH spelen ook nog vragen als ‘wie is verantwoordelijk?’ en ‘hoe lopen de lijnen?’.
De beleidsdiscussie is nog niet ver genoeg om een uitgebalanceerde OTO-cyclus voor op te zetten.
Een vraag die in meerdere groepen terugkwam was wanneer je van regulier naar opgeschaald
gaat. Waar zit het schakelpunt? Maar ook: hoe kan je de link maken met de dagelijkse praktijk?
1
Een ander punt was hoe je de koppeling kan maken van beleid naar OTO en andersom. Welke
beleidsinhoud stop je bijvoorbeeld in de OTO-cyclus? Hoe vertaal je de uitkomsten van oefeningen
in beleid?
In de GOR-groep is verder gesproken over de noodzaak van registratie. Wat registreer je en
waartoe? Registratie kan onder meer nodig zijn om als GGD OTO cyclisch te kunnen toepassen.
Maar ook is dit van belang bij de evaluatie van een ramp, zodat je als GGD kan laten zien dat
medewerkers vakbekwaam zijn. Dilemma’s bij de registratie zijn welk systeem je hiervoor het
beste kan gebruiken, en hoe voorkom je dubbelregistratie?
De meerwaarde van de GHOR werd door de deelnemers vooral gezien in de regie, coördinatie en
aansluiting. Bijvoorbeeld door de GGD-processen in oefenscenario’s mee te nemen. De GHOR
wordt gezien als een adviesorgaan, die de GGD kan adviseren op het gebied van planvorming en
OTO. De GGD kan leren van oefeningen van de GHOR. In de IZB-groep werd voorgesteld om duo’s
te maken tussen GGD en GHOR.
2) 3 P’s: Professionaliseren, Profileren en Positioneren
Professionaliseren:
Opbouwen en behouden van een krachtige missie, visie en strategie die het fundament vormen van
het GROP en OTO.
Vertaald: Een serieuze en daadkrachtige aanpak voor een functioneel GROP.
Belangrijk hierbij is het inbedden in de organisatie. Een randvoorwaarde is dat men moet willen. Er
is commitment en draagvlak nodig, zowel van management als van medewerkers, maar ook
awareness. En geld is een belangrijke randvoorwaarde.
De kennis die nodig is, is kennis van het GROP. Het ‘kunnen’ is gedrag, en hoe je dit gedrag
toepast in een crisissituatie.
Verder is gesproken over het leggen van een relatie tussen OTO en de planvorming. Dit kan door
middel van de Plan-Do-Check-Act cyclus. Vanuit beleid is van belang dat aan plannen/
beleidsstukken een hoofdstuk implementatie wordt toegevoegd door de beleidsmaker. In overleg
met OTO moet daaruit besproken worden welke zaken er op gebied van OTO opgepakt moeten
worden. Vanuit OTO dient terugkoppeling naar beleid plaats te vinden over de stand van zaken en
over aanbevelingen die uit OTO zijn gekomen waarbij beleid aangepast dient te worden.
Profileren:
De inzet van de juiste strategie en middelen voor implementatie om het verhaal van een GROP en
OTO te leven en te laten leven.
Vertaald: Gebruik OTO om het plan functioneel te maken, te toetsen en te onderhouden, GROP en
OTO horen immers bij elkaar.
De werkgroep maakte hier onderscheid in intern en extern profileren. Bij intern profileren gaat het
erom dat het GROP blijvend onder de aandacht is bij medewerkers. Hier kan je aan bijdragen door
2
successen te vieren en terug te koppelen na evaluaties. Bij extern profileren moet je externe
partijen betrekken bij OTO-trajecten. Zorg er hierbij voor dat rollen en verwachtingen helder zijn:
“Neem niets voor vanzelfsprekend aan.”
Positioneren :
Met een doordacht beleid kan de GROP-beheerder de dialoog aangaan met de
directie/management en medewerkers/collega’s en/of deze informeren; offensief waar het kan,
defensief waar het moet.
Vertaald: Het moet geen speeltje zijn van de betreffende GROP-beheerder, het gaat iedereen in de
organisatie aan.
Belangrijk hierbij is de overtuiging van nut en noodzaak van de GGD als crisisorganisatie. Hierbij
spelen legitimering, erkenning en het nemen van verantwoordelijkheid. OTO kan 1) een middel zijn
om een bepaalde GGD positie als crisisorganisatie te verhelderen (mate van
vordering/tekortschieten); en 2) een katalysator zijn om GGD positionering als 24/7 organisatie te
verbeteren bij het openbaar bestuur.
3) GROP en GRIP
In de werkgroep GROP en GRIP is gesproken over de raakvlakken en overeenkomsten bij de GHOR
en GGD in het kader van het GROP, aan de hand van de basisvereisten van crisisbeheersing:
Alarmering, Opschaling, Leiding en Coördinatie en Informatiemanagement.
Alarmering
Het verschil tussen GROP en GRIP is dat GRIP = multi en GROP = mono. De overeenkomst is dat
bij beide gefaseerd wordt opgeschaald. De GGD is betrokken bij de vier processen uit het GROP. Bij
andere processen gaat het om de GHOR.
Opschaling
Voor de GGD is opschalen: het inzetten van vooraf afgesproken procedure(s) ten behoeve van
gezondheidskundige hulpverlening. Deze procedures dienen (eventueel in fasen) omschreven te
staan in het GROP. Een vraag die hierbij speelt is; Wie bepaalt communicatie? En hoe?
Als tip wordt meegegeven om regulier gebruik te maken van je crisisorganisatie. Verder zijn
implementatie en borging van belang.
Leiding + Coördinatie
Wie de leiding en coördinatie heeft hangt aan de procedures in de opschalingsfase. Wie heeft
beslissingsbevoegdheid? Denk hierbij ook aan communicatie met externe teams en netcentrisch
werken.
3