bijlage 13: financieel beleid - VCO Midden- en Oost-Groningen

Financieel beleid
1. Reserves en voorzieningen
31-12-2010
31-12-2010
VCO Oost-G
VCOMG
algemene publieke reserve -bovenschools-
2.733.347
294.094
bestemmingsreserve personeel bovenschools
2.302.019
bestemmingsreserve onderhoud bovenschools
442.144
RESERVES
algemene publieke reserve -schoolgebonden-
algemene reserve privaat
algemene reserve privaat -schoolgebonden-
2.586.015
149.537
264.525
VOORZIENINGEN
voorziening spaarverlof
3.749
voorziening jubileum
voorziening onderhoud
160.352
14.218
141.512
2. Weerstandsvermogen en kapitalisatiefactor
Het weerstandsvermogen omvat alle vrij besteedbare reserves, uitgedrukt in verhouding tot de totale
exploitatiebaten van de vereniging. Bij een laag risicoprofiel dient dit weerstandsvermogen tussen de
7% en 10% te bedragen, bij een gemiddeld risicoprofiel tussen de 10% en 15% en bij een hoog
risicoprofiel tussen de 15% en 20%
De kapitalisatiefactor wordt bepaald door het totale kapitaal minus de gebouwen en terreinen te delen
door de totale baten inclusief de financiële baten. Dit kengetal wordt gebruikt om te signaleren of
onderwijsinstellingen misschien een deel van hun kapitaal niet of inefficiënt benutten voor de
vervulling van hun taken. De signaleringsgrens is gesteld tussen de 35-60%. Voor grotere besturen
(begroting > 8 milj.) is de bovengrens 35% voor kleinere besturen is de bovengrens 60%
Het weerstandsvermogen en de kapitalisatiefactor bedraagt per 31-12-2010:
eigen
totale baten Weerstands Kapitalisatie Materiele
vermogen
vermogen
factor
Vaste activa
VCO
8.328.050 13.607.188 61%
74%
741.924
VCOMG 443.630
3.295.793
13,4%
27,4%
317.579
VCO
8.771.680 16.902.981 51,8%
63,9%
1.059.503
Liquide
middelen
8.338.184
323.067
8.661251
Middenen OostGroningen
Beleidsuitgangspunt is, bij ongewijzigd risicoprofiel, het weerstandsvermogen minimaal op het niveau
van 25% te behouden.
3. De begroting




Per kalenderjaar wordt er een begroting opgesteld bestaande uit een begroting van de
schoolexploitatie m.i. per school, een bovenschoolse begroting voor de personele kosten, ABB,
personeels- en arbeidsmarktbeleid, professioneel onderhoudsbeheer en de verenigingsuitgaven
De begroting wordt in november opgesteld door de bovenschools directeur financiën m.b.t. de
begroting voor de schoolexploitatie m.i. worden de gegevens aangeleverd door de schooldirecties
In de vergadering van het bestuur wordt de begroting vastgesteld (november / december)
De gemeenschappelijke medezeggenschapsraad heeft m.b.t. de begroting een adviesrecht

De begroting van de schoolexploitatie
 de baten bestaan uit de vergoedingen materiele instandhouding van de school (ict € 15,- per lln. + de internetvergoeding bij gebruik van de gratis kpn internetverbinding) minus
de vergoedingen voor ARBO / BGZ / professioneel onderhoudsbeheer / middelen voor
Administratie Beheer en Bestuur / middelen voor medezeggenschap / middelen voor de
tussenschoolse opvang
 voor het meerjarenonderhoud wordt 75% van de vergoeding voor
onderhoud begroot (op basis onderhoudsrapport)
 de meerjarenuitgaven onderwijsleerpakket maken onderdeel uit van de
exploitatiebegroting
 voor de jaarlijkse uitgaven ict is € 15,-- per leerling beschikbaar + de internetvergoeding bij
niet deelname in het contract van PICTO, de rest van de ict vergoeding wordt opgenomen
in de bovenschoolse exploitatiebegroting
 voor het meubilair wordt in de begroting lineair afgeschreven over een periode van 20 jaar
(voor investeringen > € 1000,- meerjarenuitgaven voor onderhoud worden begroot conform het onderhoudsplan (wordt
jaarlijks / tweejaarlijks geactualiseerd)
 meerjarenuitgaven > 2500,-- voor onderwijsleerpakket worden lineair afgeschreven over
een periode van 8 jaar
 meerjarenuitgaven voor onderwijsleerpakket worden begroot vanuit de
meerjarenbegroting (5 jaar – wordt jaarlijks geactualiseerd)
 meerjarenuitgaven voor meubilair worden begroot vanuit de meerjarenbegroting (5 jaar –
wordt jaarlijks geactualiseerd)
 voor ict wordt afgeschreven over een periode van 5 jaar in de bovenschoolse
exploitatiebegroting
 uitgaven conform de begroting kunnen door de schooldirecties worden gedaan door
insturen van originele nota’s ,voorzien van twee handtekeningen, naar Metrium
 uitgaven voor meerjarenonderhoud vinden plaats conform jaarlijks gemaakte afspraken
per school (nota’s naar de bovenschools directeur financiën)
 de directeur van de school kan online de stand van de exploitatie raadplegen
 de begroting is taakstellend – de meerjarenbegroting is in hoofdlijn taakstellend
 budgetbewaking vindt plaats door de directeur / bovenschools directeur financiën
 uitgangspunt is een sluitende begroting
 niet begrote uitgaven kunnen slechts plaatsvinden na overleg met de bovenschools
directeur financiën

De bovenschoolse begroting
 de baten bestaan uit lumpsumvergoeding voor personele kosten, de vergoedingen voor
administratie beheer en bestuur, medezeggenschap, BGZ , tussenschoolse opvang,
personeels- en arbeidsmarktbeleid, vergoeding m.i. ict minus € 15,-- per lln.,
huuropbrengsten, leden-/donateursbijdrage, rente en vergoeding formatieve (=personele)
kosten
 uitgaven conform begroting kunnen alleen worden gedaan door de bovenschools
directeur financiën
 de begroting is taakstellend
 niet begrote uitgaven kunnen slechts plaatsvinden na overleg met de penningmeester

Algemene reserve –schoolgebonden


iedere school heeft een eigen algemene reserve, een exploitatieoverschot wordt
toegevoegd aan deze reserve, een exploitatietekort wordt onttrokken aan deze reserve
overschrijdingsuitkeringen worden toegevoegd aan de algemene exploitatiereserves
bovenschools
iedere school bezit een meerjarenbegroting onderwijsleerpakket, meubilair en ict (5 jaar)
die jaarlijks wordt geactualiseerd

bestemmingsreserve meerjarenonderhoud
 de bestemmingsreserve meerjarenonderhoud is een bovenschoolse reserve
 iedere school doteert 75% van de jaarlijkse vergoeding voor onderhoud voor deze reserve
 de begroting voor uitgaven meerjaarlijks onderhoud wordt gemaakt op basis van een
meerjarenonderhoudsplan (10 jaar) –jaarlijks/tweejaarlijks wordt dit plan geactualiseerd het meerjarenonderhoudsplan wordt opgesteld door het onderhoudsadviesbureau , in
overleg met de schooldirecties en de bovenschools directeur financiën

Bestemmingsreserve ict
 de bestemmingsreserve ict is toegevoegd aan de algemene reserve publiek en is een
bovenschoolse exploitatiereserve
 na een afschrijvingstermijn van 5 jaar, vinden de vervangingen van hardware voor alle
scholen tegelijkertijd plaats, gebaseerd op 1:10 leerlingen (uitgaande van de dan meest
recente teldatum) de hardware wordt vervolgens bovenschools afgeschreven
 vanuit de bovenschoolse exploitatiebegroting worden de kosten voor systeembeheer
(PICTO-KEI groep), internetaansluiting en algemene licentiekosten bekostigd

Personeels- en arbeidsmarktbeleid
 het budget personeels- en arbeidsmarktbeleid is een bovenschoolse bestemmingsreserve
 aan het budget worden de vergoedingen voor BGZ, VBM en vergoeding
vervangingskosten toegevoegd

in de begroting wordt begroot voor:
 betaald ouderschapsverlof (op basis van ervaringscijfers en
prognoses)
 kosten voor ARBO
 Nascholings- en schoolbegeleidingskosten op basis van een
begroting per cursusjaar
 IPB
 Overige personele lasten w.o. Malus VF
 bovenschools management
 onderwijsondersteunend personeel
 kantoorkosten VCO
 organisatie tussenschoolse opvang

De jaarrekening
 De jaarrekening (EFJ) wordt gemaakt door het administratiekantoor
 Het concept wordt door Metrium besproken met de bovenschools directeur financiën
 De bovenschools directeur maakt het financieel gedeelte van het bestuursverslag
 De jaarrekening wordt voor de bespreking en vaststelling in en door de ledenraad
besproken in een vergadering van het bestuur
 De jaarrekening wordt vastgesteld in de jaarlijkse ledenraadsvergadering

Treasurybeleid
 (zie bijlage)
4. Bankrekeningen
 De VCO beschikt over een betaalrekening, een internetspaarrekening en een
betaalrekening voor leden- en donateursbijdragen
 Iedere school beschikt over een betaalrekening en een spaarrekening, vallend onder het
verenigingspakket telebankieren
 De bankrekeningen van de scholen worden gebruikt voor het betalingsverkeer van de
geldstromen die buiten de verenigings- en schoolexploitatie vallen (ouderraad,
ouderbijdrage, overblijfgeld, zending, acties e.d.)
 Van alle geldstromen wordt een kasboek bijgehouden waarvoor de directeur van de
school verantwoordelijk is
 1 x per kwartaal wordt een overzicht van dit kasboek ter verantwoording voorgelegd aan
de schoolcommissie
 na afloop van een kalenderjaar wordt begin- en eindsaldo van de verschillende
geldstromen alsmede een afschrift van de laatste bankafschriften ingeleverd bij de
bovenschoolse directeur financiën
 het kasboek inclusief betalingsbewijzen is op school aanwezig

Leden- en donateursbijdragen
 De leden- en donateursbijdrage worden geïnd door de schoolcommissies, de aanmaak
van de acceptgirokaarten gebeurt centraal
 De leden- en donateursadministratie wordt centraal bijgehouden door secretariaat VCO, wijzigingen
moeten door de scholen worden doorgegeven
 De binnengekomen leden- en donateursbijdragen worden in juni na opdracht door de
bovenschools directeur financiën overgemaakt aan de schoolcommissies
 De gelden kunnen vrijelijk worden besteed
5. Financiële afspraken
















Voor schoolactiviteiten (van de ouderraad) € 2,50 per leerling (november)
Voor kerstpakketten € 25,-- per personeelslid (november)
Voor contacten personeel – schoolcommissie € 25,-- per deelnemend personeels- / commissielid (1 x per
kalenderjaar na indiening schriftelijk verzoek)
Bij huwelijk personeels- / commissielid / ab-lid € 40,-Bij geboorte zoon / dochter van personeels- / commissielid / ab-lid € 20,-Bij 25 jarig jubileum maximaal € 500,-- voor een bijeenkomst in kleine kring + een cadeau voor €
20,-Bij 40 jarig jubileum maximaal € 700,-- voor een bijeenkomst receptie of
Bij afscheid door pensionering of FPU maximaal € 700,-- voor een bijeenkomst receptie
Afscheid bij tussentijds vertrek uit een vast dienstverband € 35,-- + € 5,-- per dienstjaar bij de
vereniging
Afscheid bij tussentijds vertrek uit een tijdelijk dienstverband van > 3 mnd. € 20,-Afscheid ab-lid € 25,-In andere voorkomende gevallen zal het bestuur van geval tot geval bepalen of een attentie op
z,n plaats is
Er is een regeling voor het vieren van een jubileum van een school (zie bijlage)
Verzoeken om vergoeding voor bovengenoemde activiteiten moeten worden gericht aan de
bovenschools directeur financiën
Bij de vaststelling begroting 2012 is er een korting op bbovenstaande bedragen vastgesteld van
25%
Reiskosten
 Reiskosten voor woon- werkverkeer worden aan het personeel vergoed conform CAO afspraken
 Declaraties voor de vergoeding van reiskosten woon- werkverkeer moeten worden ingediend bij
Metrium, ondertekend door de directeur van de school
 Reiskosten i.v.m. werkzaamheden voor de school of de schoolvereniging worden aan
personeelsleden / commissieleden / ab-leden vergoed
 Voor dienstreizen wordt een vergoeding van € 0,28 gegeven







Bijlage:
De vergoeding voor dienstreizen van personeelsleden verloopt via de PSA, op de vergoeding
boven de € 0,19 zal belasting worden ingehouden
Personeelsleden en commissieleden kunnen de dienstreizen declareren bij de directeur van de
school
schooldirecties declareren dienstreizen bij de bovenschools directeur financiën
Ab-leden kunnen de dienstreizen declareren bij de bovenschools directeur financiën
Voor het declareren van de dienstreizen moet het juiste formulier “Declaratieformulier
dienstreizen” worden gebruikt (zie website)
Schoolgebonden dienstreizen worden vergoed op basis van de afstand school – plek van
werkzaamheden
Niet schoolgebonden reiskosten worden vergoed op basis van de daadwerkelijke afstand
financiering jubileum van een school
Beleid m.b.t. de financiering van een “verjaardag” van een school:





De regelingen gelden bij een 25-, 50-. 75-, 100jarig bestaan enz.
Activiteiten voor anderen dan de schoolgaande kinderen, team en schoolcommissie moeten
zichzelf bekostigen –wel is een regeling voor voorfinanciering te treffen, mits voldoende garanties
voor terugbetaling overeengekomen kunnen wordenOp basis van een begroting wordt, na goedkeuring door de bovenschools directeur financiën, een
krediet verleend van € 30,-- per lln. met een minimum van € 1500 per school.
Naast eerder genoemd krediet kan binnen de schoolexploitatie een bedrag gelijk aan het
beschikbaar gesteld krediet worden begroot
De begroting dient tezamen met de exploitatiebegroting te worden ingediend