Social Media Protocol

Social Media Protocol
Facebook, LinkedIn, Hyves, MySpace, Twitter, Flickr en andere soortgelijke Social Media geven de
werknemer en werkgever de mogelijkheid om te laten zien dat je trots bent op je werkgever. Indien
een werknemer een positief beeld schetst van zijn of haar werkgever dan kan dat bijdragen aan een
beter imago bij, klanten, leden, leveranciers en vakcollega’s. Het delen van kennis en informatie met
mensen waarmee op traditionele wijze nauwelijks communicatie mogelijk was kan leiden tot een
beter beeld van de omgeving waarin de organisatie zich bevindt. De service aan klanten en de relatie
met klanten kan hierdoor verbeteren.
Wat doen Social Media met de arbeidsproductiviteit?
De impact van Social Media op de arbeidsproductiviteit kent verschillende meningen. De Universiteit
van Melbourne heeft dit onderzocht. Het onderzoek heeft aangetoond dat werknemers die tijdens
werktijd actief zijn met Social Media, 9 % productiever zijn (productie output gericht). Een Brits
onderzoek heeft juist het tegenovergestelde aangetoond. Het Brits onderzoek legt de nadruk op
“verloren” arbeidsuren (werktijd gericht). Volgens het Brits onderzoek is de productiviteit juist lager,
door het gebruik van Social Media.
In de tijd van de opkomst van e-mail en internet zijn er in het bedrijfsleven nieuwe vragen ontstaan
over hoe men hier in organisaties mee om moet gaan. Met de opkomst van de mobiele telefonie en
de smart Phone zijn er ook weer nieuwe vragen ontstaan over het gebruik van Social Media in
organisaties. Privé gerelateerde zaken en werkgerelateerde zaken zijn niet zo gemakkelijk te
scheiden. Uitgangspunt bij het gebruik van Social Media op het werk is dat Social Media een
waardevolle bijdrage aan de organisatie leveren, zoals internet en e-mail dat ook hebben gedaan en
dat nog steeds doen. Zodra er nieuwe ontwikkelingen zijn op het gebied van media en tools zie je
vaak dat een aantal werkgevers en een aantal werknemers vooral bedreigingen zien waar anderen
vooral de kansen zien.
Jongeren:
Met name voor jongeren is een Social Media protocol een richtlijn. Deze millennial- generatie,
jongeren tussen de 14 en 27 jaar, doet namelijk waar zij zin in heeft op gebied van Social Media. Dit
komt doordat zij de gebruiken gewoonten vanuit hun studie en privé leven meenemen naar het
werk. Organisatie hebben vaak wel regels omtrent software en informatiebeveiliging. Voorbeelden
hiervan zijn; vervoer de laptop niet in de kofferbak van de auto, laat de laptop niet onbeheerd achter
in de auto, vervoer geen gevoelige informatie op een USB stick. Er zijn vaak geen regels omtrent het
downloaden van applicaties op systemen van de werkgever. Ook zijn er vaak geen regels omtrent het
installeren van randapparatuur waarmee millennials hun Social Network kunnen onderhouden. Het
gevaar hiervan is dat de “jonge” werknemers het netwerk van de werkgever openstellen en dat
vormt een gevaar. Het is niet zo dat de millennials recalcitrant willen zijn.
HR5
01-01-2014
Doel van het Social Media protocol
Er zijn verschillende opvattingen over het gebruik van Social Media in organisaties. Om deze
opvattingen niet te laten leiden tot misverstanden is dit protocol ontwikkeld. Hieronder staan enkele
voorbeelden van misverstanden die zijn ontstaan doordat mensen verschillende opvattingen hebben
over het gebruik van Social Media tijdens werktijd.





Op het werk ontstaat een discussie over het feit dat collega X tijdens het werk, tijd besteedt
aan sociaal netwerken. Dit terwijl informatie zoeken op het internet en het onderhouden van
contacten per e-mail geen discussie opleveren.
Een werknemer profileert zich te veel via Social Media. Dit is de direct leidinggevende
opgevallen en hij/ zij besluit de werknemer in kwestie hierop aan te spreken.
Tijdens een vertrouwelijke bijeenkomst twittert werknemer X hierover zodat de
buitenwereld mee kan lezen. Werknemer X laat zich ook nog eens kritisch uit over de eigen
organisatie.
Werknemer X houdt een privé-blog bij. Nu wil hij/ zij daar werkgerelateerde zaken op
plaatsen maar weet eigenlijk niet of dat wel is toegestaan?
Werknemer X geeft via twitter en via een blog kritiek op een leverancier die fouten heeft
gemaakt. Op dat zelfde moment is de werkgever in onderhandeling over een
schadevergoeding.
Het Protocol:
(Waar nu HR5 staat kunt u de naam van uw eigen onderneming ingevuld worden)
1. Werknemers proberen kennis en andere waardevolle informatie te delen, mits die
informatie niet vertrouwelijk is en het HR5 niet schaadt.
2. HR5 ondersteunt de open dialoog en de uitwisseling van ideeën en het delen van
kennis. Dit gebeurt op persoonlijke titel, bij werkgerelateerde onderwerpen met
vermelding van organisatie en functie. Er wordt steeds geschreven in de eerste
persoon.
3. Werknemers zijn persoonlijk verantwoordelijk voor de inhoud die ze, voor zover dat
niet tot hun functie behoort, publiceren op blogs, wiki’s, fora en andere media die
gebaseerd zijn op user-genarated content. Zij zijn zich ervan bewust dat wat zij
publiceren voor langere tijd openbaar zal worden, met gevolgen voor hun privacy.
4. Werknemers die publiceren op een website anders dan die van HR5 over een
onderwerp dat wel te maken kan hebben met HR5 maken kenbaar of zij op
persoonlijke titel publiceren. Eventueel aangevuld met een disclaimer waarin staat
dat het persoonlijke standpunt niet overeen hoeft te komen met dat van de
organisatie (m.n. bij blogs).
5. Werknemers respecteren het beeld-, auteurs- en citaatrecht.
6. Werknemers publiceren niet ongevraagd vertrouwelijke of andere merkgebonden
informatie. Voor het publiceren van interne gesprekken wordt eerst toestemming
gevraagd aan de leidinggevende of de daarvoor verantwoordelijke afdeling of
persoon.
HR5
01-01-2014
7. Werknemers mogen geen vertrouwelijke en/of schadelijke informatie verstrekken
over klanten, partners of leveranciers zonder hun goedkeuring. Hierin wordt
onderscheid gemaakt tussen informatie over het product en de persoon of het
bedrijf.
8. Werknemers respecteren degene tot wie zij zich richten. Etnische laster, persoonlijke
beledigingen en obsceniteit zijn niet geoorloofd. De privacy van anderen wordt
gerespecteerd. Als je publiceert over een concurrent zorg je ervoor dat wat je zegt
feitelijk en juist is, zonder een concurrent in diskrediet te brengen. Vermijd daarbij
onnodige of onproductieve argumenten, die leiden tot niets. Gooi geen olie op het
vuur in debatten, maar blijf feitelijk.
9. Werknemers van HR5 mogen actief zijn op social media mits het werk er niet onder
lijdt. Afhankelijk van de functie van een medewerker kan het gebruik van social
media meer of minder gewenst zijn. Leidinggevende en medewerker maken hierover
afspraken.
10. Werknemers zijn zich bewust van hun relatie met HR5 in online sociale netwerken.
Als je actief bent als werknemer voor de organisatie waarvoor je werkt zorg je ervoor
dat het profiel en de inhoud in overeenstemming is met hoe je je in tekst, beeld en
geluid zou presenteren ten overstaan van collega's en klanten.
11. Probeer de eerste te zijn om je eigen fouten te corrigeren, zonder eerdere berichten
te wijzigen of te verwijderen. Vermeld daarbij dat jij degene bent die het bericht
wijzigt.
12. HR5 wil eerlijk en transparant zijn. Dit betekent dat er geen pr of marketing onder
een andere naam plaatsvindt, maar dat altijd de organisatie en functie wordt
bekendgemaakt.
13. Bestuurders, managers, leidinggevenden en degene die namens de organisatie het
beleid en de strategie uitdragen hebben een bijzondere verantwoordelijkheid bij het
bloggen. Op grond van hun positie moeten zij nagaan of zij op persoonlijke titel
kunnen publiceren. Zij zijn zich bewust dat medewerkers lezen wat zij schrijven.
14. Blogs en sociale netwerken die worden gehost door HR5 moeten worden gebruikt op
een manier die waarde toevoegt aan de bedrijfsdoelstellingen van HR5. Het moet
eraan bijdragen dat jijzelf, collega’s, klanten en partners hun werk beter kunnen
doen en helpen bij het oplossen van problemen en het verbeteren van vaardigheden
en kennis.
15. Bij de geringste twijfel over een publicatie of over de raakvlakken met HR5 is het
verstandig contact te zoeken met je leidinggevende of daarvoor verantwoordelijke
afdeling/persoon. Uiteindelijk is het helemaal je eigen verantwoordelijkheid wat je
post of publiceert. Het kan echter geen kwaad advies in te winnen.
HR5
01-01-2014