Project Portfolio Management

Project Portfolio
Management
IT Governance Solutions
type
hier
datum
vrijdag
12de
mei
2006
1
IT Governance raamwerk en PPM
IT principles & architecture
Application
portfolio
Infrastructure
portfolio
Performance & risks
Business alignment
Project
portfolio
IT services
© Ordina
2
Herkent u dit?
• Er is meer vraag naar ICT-capaciteit dan aanbod: Wie moet ik nu
voorrang geven? We geven nu elke divisie een gelijk budget, maar
of dat optimaal is?
Of: We moeten soms projecten stoppen omdat andere
projecten een hogere prioriteit hebben gekregen.
• Hoe kan dat nou? Zoveel werk en dan hoor ik toch weer dat er
ICT'ers met de armen over elkaar zitten?!?
Of: het is hier ook altijd hollen of stil staan…
• De projectmanager meldt dat zijn project uitloopt … omdat
een ander project niet op tijd klaar is!
3
Oorzaken
• De bijdrage van een project aan de bedrijfsdoelen is niet inzichtelijk
gemaakt.
•
•
•
•
Er is geen goede resourceplanning.
Er is onvoldoende zicht op de samenhang tussen projecten.
De projecten zijn te sterk van elkaar afhankelijk.
Geen overall inzicht in projecten v.w.b.:




Planning
Budget
Risico’s
Afhankelijkheden
4
Complexiteit in Portfolio Management:
Geld, bemensing en tijd, afhankelijkheden
5
De oplossing
Pr ject
P rtf li
Management
Project Portfolio Management is het plannen, organiseren, controleren
en sturen van alle projecten binnen een organisatie met als doel een zo
optimaal mogelijke bijdrage te leveren aan de businessdoelstellingen.
Gartner:
Project Portfolio Management is the ability that streamlines outward functions and inward processes of project-intensive
departments, industries and organisations.
6
De oplossing
Pr ject
P rtf li
Management
PPM zorgt voor:
• Inzicht in de bijdrage aan de bedrijfsdoelen van ieder project.
• Objectivering van de keuzes, transparantie
• Projectenkalender op, rekening houdend met resources.
• Inzicht in de afhankelijkheden tussen projecten.
7
Project Portfolio Management
CollectInvoeren PPM cycle
vergaren van relevante project
initiatieven en project data
Implement
Analyse
PPM cycle
implementeren van beslissingen
in het portfolio
analyseren van portfolio
scenario’s
Decide
Projecten in organisatie
besluiten welk scenario
te effectueren
8
PPM Life Cycle Process - detail
budget
corporate
strategy
Collect
collected data from
active projects and
project initiatives
project
initiatives
collected
overall
project data
resource
data
trends
business trends
and ICT trends
capacity
planning
Collect Project
Data
Audit criteria
5
1
project
operation data
Audit
Criteria
A1
A5
PP0
incl.
escalations
Analyse Project
Data
actual project
portfolio
analysis
report
Decide
2
Analyse
A2
PP
portfolio
scenario’s
PP1
PP2
PP3
Atc
Decide & Adapt
Project Portfolio
project
calendar
Knooppunt A1
Titel
resource
data
3
A3
Project
Office
Project Portfolio Management
project
direction
Implement
Adapted
Project Portfolio
4
A4
Implement
Project (execution)
Management
adapted
project
portfolio
C&O
Resource
manager
project
kill
go / no
go
organisational
actions
NR
1
9
Project Portfolio Management
Invoeren PPM cycle
PPM cycle
(De goede projecten doen)
Projecten in organisatie
(De projecten goed doen)
10
Het invoeren van Project Portfolio Management
Scenario’s:
Structurele oplossing: PP + organisatorische aspecten/inrichting
1. De organisatie heeft in zekere mate een PPM-methodiek
operationeel maar wil deze implementatie toetsen en eventueel
herzien.
2. De organisatie heeft geen (expliciete) PPM-methodiek operationeel
en wil een passende methodiek implementeren.
Probleemgerichte oplossing: PP
Korte termijn: orde op zaken stellen in huidige Projecten Portfolio: scan
+ advies
11
Invoeren PPM-cycle: de Ordina Solution
Assess
Analyse Project
Portfolio current
situation
Define
solutions
Implement
Project
Portfolio
Management
12
Invoeren PPM-cycle: Assess
Assess
Analyse Project
Portfolio current
situation
Define
solutions
Implement
Project
Portfolio
Management
13
Assess
Verkennen en inventariseren
Strategie/
doelstellingen
Huidige projecten
en-initiatieven
Huidige werkwijze
en procedures
Kwal. aspecten
Symptomen en
knelpunten
Tools
Analyseren data
Rekening
houdend met
relevante
externe factoren.
Bepalen vervolgstappen
Portfolio
Opstellen Business
Case
Inrichting TVB
Risico's
Business-trends
ICT-trends
Knelpunten
Wet- en
regelgeving
Beoordelingsmodel
Opstellen (globale)
roadmap
Besturingsproces
Aanpak:
Deliverables:
Aanpak:
Interviews/workshops/documentatie
Analyserapportage met:
• beschrijving eisen en wensen
• beschrijving oplossingsrichting
• PI’s & toetsingscriteria
• knelpuntanalyse van het
huidig projectenportfolio
Ordina aanpak voor het opstellen
van business cases
Ordina Template voor roadmap
Deliverables:
Beschrijving huidige situatie
Deliverables:
Business case
Roadmap (Globaal)
14
Invoeren PPM-cycle: Define solutions
Assess
Analyse Project
Portfolio current
situation
Define
solutions
Implement
Project
Portfolio
Management
15
Define solutions
bijdrage aan bedrijfsdoelstellingen
• Strategisch
• bijdrage aan bedrijfsdoelstellingen
Ontwerpen PPM
Opstellen
Optioneel:
Opstellen
Project Portfolio
• samenwerking
in keten
processen
beoordelingsmodel
Selecteren PPM-tool implementatieplan
Software Asset Management
hoog
• Economisch
2do
2guard
Integratieproject 2006
upgrade
• kostenbesparing SAP
Huisstijl
Upgrade ontwikkelomgevingen
Selecteren
• winstmarge
Ontwerpen PPM processen en
Webstore
Opstellen
gerelateerde processen (bijv.
•PPM-tool
Klantperspectief
implementatieplan
Bepalen
of
resourcemanagement)
• vermindering klachten
beoordelingscriteria
•Uitvoeren
Technisch
en vaststellen
Impactanalyse
Definiëren taken,
Voorleggen t.b.v.
beoordelingsmodel
• past in architectuur
verantwoordelijkheden en
bestaande
4fun
2kill performanceBesluitvorming
• verbeterde
bevoegdheden
PPM-tool
hoog
• Organisatorisch
risico
• tevredenheid medewerkers
Aanpak:
Aanpak:
Aanpak:
Aanpak:
•
beschikbaarheid/bezetting resources
Ordina PPM
Ordina checklist
Ordina aanpak voor
Ordina aanpak voor
standaardblauwdruk
beoordelingscriteria
pakketselectie
PPM- factoren
implementaties
• Exogene
tool
Ordina templates voor bijv.
MD-tool voor verificatie
• voldoen aan wet en regelgeving
projectprofielen
Interactieve sessies
criteria
Interactieve sessies
Deliverables:
Aanpak:
Deliverables:
Deliverables:
Procesblauwdruk
Beoordelingscriteria en
beoordelingsmodel
Alternatieven
oplossingen PPM-tool
Implementatieplan
16
Invoeren PPM-cycle: Implement
Assess
Analyse Project
Portfolio current
situation
Define
solutions
Implement
Project
Portfolio
Management
17
Implement
Transitie naar structurele
PPM-cycle
Implementeren solutions
Ondersteunen en begeleiden
uitvoering PPM processen
Inrichting PPM proces in
de organisatie
Beoordelingsmodel en -proces
borgen in planning & control
cyclus
PPM-cycle
Implementeren of bijstellen
PPM-tool
Aanpak:
Aanpak:
Training
Voorlichting
Coaching
Deliverables:
Deliverables:
Organisatie gereed voor PPM
Operationele PPM-cycle
Geoptimaliseerde projectenportfolio
18
Het invoeren van PPM
Scenario’s:
Structurele oplossing: PP + organisatorische aspecten/inrichting
1. De organisatie heeft in zekere mate een PPM-methodiek
operationeel maar wil deze implementatie toetsen en eventueel
herzien.
2. De organisatie heeft geen (expliciete) PPM-methodiek operationeel
en wil een passende methodiek implementeren.
Probleemgerichte oplossing: PP
Korte termijn: orde op zaken stellen in huidige Projecten Portfolio:
scan + advies
19
Project Portfolio Management
Verkennen en inventariseren
+ kt oplossingen
Projecten in organisatie
20
Nog te doen…
•
•
•
•
•
•
vullen gereedschapskist
ontwikkelen standaards/ templates/ checklists
globale tijdsplanning bij diverse onderdelen
globale kostenplanning bij diverse onderdelen
referenties
etc.
21
ORDINA N.V.
Ringwade 1
3439 LM Nieuwegein
Tel: +31 30 6637000
Fax: +31 30 6637099
www.ordina.nl
e-mail: [email protected]
Project Portfolio Management Life Cycle Process
Collect
vergaren van relevante project
initiatieven en project data
Implement
Analyse
implementeren van beslissingen
in het portfolio
analyseren van portfolio
scenario’s
Decide
besluiten welk scenario
te effectueren
23