Onthaalbeleid

ONTHAALBELEID
IN DE GEMEENTE SINT-LIEVENS-HOUTEM
I. Wettelijk kader ___________________________________________________________ 1
II. Situering huidig onthaalbeleid ______________________________________________ 2
Belang van een goede introductie ______________________________________________ 2
Wat is er nu? _______________________________________________________________ 2
III. Waar willen we naartoe ? Opzet ? ___________________________________________ 3
Probleemstelling huidig systeem __________________________________________________ 3
Nieuwe introductieprocedure- opzet _______________________________________________ 3
Nieuwe introductieprocedure- Fasen ______________________________________________ 3
1. Entreefase ______________________________________________________________________ 3
2. Socialisatiefase __________________________________________________________________ 4
3. Fase van wederzijdse acceptatie _________________________________________________ 4
IV. Middelen _______________________________________________________________ 5
1. Introductiemap ______________________________________________________________ 5
Inhoud ____________________________________________________________________________ 5
2. Introductiegesprek ___________________________________________________________ 5
3. Vakinhoudelijke introductie ___________________________________________________ 6
4. Peterschap __________________________________________________________________ 6
5. Evaluatie ___________________________________________________________________ 7
6. Vorming en Opleiding ________________________________________________________ 7
7. Aandacht ___________________________________________________________________ 7
V. Actoren _________________________________________________________________ 7
VI. Evaluatie _______________________________________________________________ 8
BRONNEN ________________________________________________________________ 9
BIJLAGEN _______________________________________________________________ 10
Bijlage I – wetgeving. __________________________________________________________ 11
Bijlage II - Onthaal nieuwe medewerkers SLH- checklist ____________________________ 12
Bijlage III – Interview peter/meter over onthaal met nieuwe werknemers _______________ 19
2
KRACHTLIJNEN Onthaalbeleid
gemeente SINT-LIEVENS-HOUTEM
I. Wettelijk kader
Arbeidsovereenkomstenwet van 3 juli 1978
Art. 20. De werkgever is verplicht:
6° de nodige zorg en aandacht te wijden aan het onthaal van de werknemers en van de
jeugdige werknemers in het bijzonder;
Welzijnswet van 4 augustus 1996
Belast het Comité voor Preventie en Bescherming op het Werk met de uitwerking van
onthaalmaatregelen op het vlak van het welzijn op het werk.
KB Onthaal en begeleiding van werknemers
Op 10 mei 2007 verscheen in het Belgisch Staatsblad het koninklijk besluit van 25 april 2007
betreffende het onthaal en de begeleiding van werknemers i.v.m. de bescherming van het
welzijn bij de uitvoering van hun werk.
Dit KB bevat wijzigingen die aangebracht moeten worden in :


Het KB Welzijnsbeleid (artikel 13, alinea 2, 8° toegevoegd; titel van afdeling III
gewijzigd; artikel 16 bis toegevoegd)
Het KB Interne Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk (artikel 5, alinea 2, 9°
gewijzigd; artikel 7, §1, 6° toegevoegd)
Voortaan heeft de werkgever of een lid van de hiërarchische lijn dat door hem werd
aangeduid de verplichting om gepaste maatregelen te nemen voor de organisatie van het
onthaal van elke werknemer. Daarvoor moet een ervaren werknemer worden aangeduid
die ermee belast wordt de nieuwe werknemer te begeleiden. De werkgever of het lid van de
hiërarchische lijn dat door hem werd aangeduid moet een document tekenen dat bewijst
dat de nodige informatie en instructies werden gegeven i.v.m. welzijn op het werk. Dat
document moet worden bewaard door de preventieadviseur.
De IDPB heeft niet enkel als taak om voorstellen te doen voor het onthaal, het informeren, de
opleiding en de sensibilisering van de werknemers m.b.t. maatregelen betreffende het welzijn
van werknemers bij de uitvoering van hun werk, maar ook voor de begeleiding van die
werknemers. Het doen van voorstellen rond de begeleiding van nieuwe werknemers is
opgenomen in de opdrachten van de preventiedienst.
Het nieuwe KB is in werking getreden op 20 mei 2007.
Naar aanleiding van dit koninklijk besluit zal de CAO nr 22 van 26 juni 1975 betreffende het
onthaal en de aanpassing van de werknemers in de onderneming, waarin minimale
voorwaarden bepaald worden waaraan het onthaal moet voldoen, geactualiseerd worden
binnen de Nationale Arbeidsraad.
II. Situering huidig onthaalbeleid
De gemeente Sint-Lievens-Houtem werft sinds een twaalftal jaren ‘objectief’ aan : d.w.z. dat
de gemeente een volledige selectieprocedure uitwerkt en doorloopt vooraleer iemand
aangeworven wordt. Deze procedure wordt georganiseerd voor de aanwerving van alle
personeelsleden die voor een langere duur ingezet worden : zowel statutairen als
contractuelen van onbepaalde duur.
In een kleine gemeente met 86 personeelsleden en een aantal externe diensten, is het niet
zo moeilijk om snel ingeburgerd te geraken : meestal zijn de personeelsleden ook burgers van
de gemeente en kennen ze toch al hier en daar een paar mensen. Toch is het nog iets heel
anders burger te zijn dan personeelslid…
Met de start van het moderne personeelsbeleid, 12 jaar terug, is heel wat aandacht besteed
aan het nieuwe personeelsstatuut. Er werd een nieuw organogram opgemaakt, een
beoordelingsysteem met evaluaties werd geïntroduceerd, een vormingsreglement werd
opgemaakt. In 2002 werd een nieuwe elektronische tijdsregistratie ingevoerd. In de laatste
jaren werd, o.i.v. de respectievelijke wetten, werk gemaakt van een arbeidsreglement en
een beleid rond pestgedrag.
Met het beleid, werd ook een aanzienlijke paperflow gecreëerd. Deze papierstroom dekt
een aanzienlijke hoeveelheid informatie. Deze ontsluiten voor de nieuwelingen (en zelfs voor
diegenen die reeds –zelfs al een hele tijd- in dienst zijn) is o.a. het opzet van het
onthaalbeleid dat onze gemeente op poten wil zetten.
Belang van een goede introductie
Naast het laten renderen van de hoge investering in de aanwerving, en het daarbij horende
idee dat de inrijperiode zo kort mogelijk moet gehouden worden, waardoor de medewerker
snel en volledig inzetbaar wordt, heeft een goede introductie nog een aantal voordelen :
- bevordert de integratie : proces van kennismaking met de organisatie, de dienst en
het werk
- bevordert de socialisatie : het proces dat een nieuwe medewerker doormaakt
voordat hij in staat is zijn arbeidsorganisatorische rol adequaat te vervullen
- Het gaat hierbij om
o Het zich eigen maken van vaardigheden voor het vervullen van de
toegewezen rol;
o Het verwerven en eigen maken van normen en verwachtingen, die binnen de
organisatie t.a.v. de desbetreffende rol bestaan;
o Het zich eigen maken van de organisatiecultuur.
Wat is er nu?
In onze gemeente, krijgt iedere werknemer die voor langere duur onze organisatie vervoegt,
een eerste onthaaluurtje : de nieuwe medewerker wordt eerst ontvangen door de
gemeentesecretaris die hem/haar rondleidt en voorstelt aan de andere personeelsleden. De
gemeentesecretaris maakt bijna altijd deel uit van de selectiecommissie, zodat beide
partijen elkaar reeds hebben leren kennen. De gemeentesecretaris is diegene die na de
eigenlijke beslissing tot aanwerving door het bevoegde gemeentelijk orgaan (college of
2
gemeenteraad naargelang het geval) en vooraleer de medewerker effectief in dienst komt,
ook reeds tijd heeft uitgetrokken om een aantal eerste praktische afspraken te maken rond
het uurrooster, tijdsregistratie, mogelijkheden tot glijden, loon, indiensttreding, enz.
Op de eerste werkdag, krijgt het nieuwe personeelslid, na de korte rondleiding en de stop bij
de personeelsdienst, een badge en een hele reeks papieren, waaronder een aantal
reglementen : arbeidsreglement, tijdsregistratiereglement, ziektecontrolereglement,
ziekteboekje, heel wat interne nota’s…zeker zijn we nooit dat de witte enveloppe waarin al
die documenten huizen, ooit geopend wordt om effectief aandachtig gelezen te worden…
Na het bezoek aan de personeelsdienst, wordt het personeelslid uiteindelijk toevertrouwd
aan het diensthoofd van de dienst waartoe hij of zij zal behoren. Ook het diensthoofd heeft
een rol gespeeld in de selectieprocedure, zodat het ook hier gaat om een tweede
kennismaking. Het diensthoofd is verantwoordelijk voor de verdere dagindeling en de
verdere integratie van het nieuwe personeelslid.
Na 6 maanden is een tussentijdse functioneringsevaluatie voorzien. Voor het verstrijken van
de stageperiode bij vastbenoemden (1 jaar) is nog een evaluatie voorzien.
III. Waar willen we naartoe ? Opzet ?
Probleemstelling huidig systeem
Hoewel de nieuwe werknemer ‘onthaald’ wordt, is dit heden ten dage, hoewel steeds
volgens dezelfde structuur, niet echt ‘gericht’ te noemen. We hopen de nieuwe werknemer
met het onthaaluurtje en de enorme papierstroom, een stuk op weg te helpen, maar wellicht
tonen we hem/haar alleen onze vijver met zowat alles er op en er aan, met de hoop dat hij
of zij heel snel zelf gaat zwemmen en wel liefst in de goede richting met de stroom mee …
Hoewel er zeker informeel overleg is tussen de gemeentesecretaris en het diensthoofd over
het functioneren van de nieuwe medewerker, is er naast de tussentijdse evaluatie na 6
maanden en voor het verstrijken van 1 jaar bij vastbenoemden geen formeel moment
waarop zowel werknemer als chef even stilstaan bij het functioneren van de nieuwe
medewerker en het vorderen van het integratieproces.
Anderzijds, heeft het direct toevertrouwen, na de zeer korte algemene introductie door de
gemeentesecretaris als directe vertegenwoordiger van de gemeente, aan de dienst als
nadeel dat de nieuwe werknemer wellicht eerder vertrouwd wordt met de cultuur van de
dienst eerder dan met de volledige organisatiecultuur.
Nieuwe introductieprocedure- opzet
Onze gemeente wil een nieuwe introductieprocedure starten die meer doordacht en
volgens een structuur verloopt die er expliciet op gericht is
1. de werknemer zo snel mogelijk eigen te maken met de organisatie en haar cultuur : missie,
doelstellingen, normen en waarden, afspraken
2. de werknemer eigen te maken met zijn dienst, zijn taken en bevoegdheden
Nieuwe introductieprocedure- Fasen
1. Entreefase
Deze fase omvat de wervings- en selectieprocedure en de feitelijke beslissing om tot de
organisatie toe te treden.
3
Zoals reeds aangehaald, spelen zowel de gemeentesecretaris als het diensthoofd een
cruciale rol in de aanwervingsprocedure : op die manier kunnen kandidaten –zeker in de
fase van het selectie-interview- gekozen worden die ‘volgens een eerste beoordeling’
passen in de organisatiecultuur. Tijdens de selectieprocedure kunnen de kandidaten proeven
van de omgangsvormen binnen de organisatie : tijdens het mondeling gedeelte worden
zowel gemeentesecretaris als diensthoofd expliciet voorgesteld aan de kandidaten. Deze
kunnen meteen vaststellen of het ‘klikt’ met hun directe oversten. Vanuit de vraagstelling
kunnen de kandidaten toetsen of de verwachtingen van de organisatie –weliswaar op het
eerste gezicht- beantwoorden aan zijn/haar verwachtingen over de job.
2. Socialisatiefase
Tijdens deze fase leren de nieuwe medewerkers ‘on the job’ hoe ze zich in de organisatie
moeten gedragen, wat van hen wordt verwacht en welke standaarden op hun werk van
toepassing zijn.
De nieuwkomer ziet zich geconfronteerd met de realiteit (en niet meer met de verwachting)
binnen de organisatie en moet deze aanvaarden. Deze opgave bestaat uit :
- het leren omgaan met weerstanden tegen verandering;
- het leren omgaan met te veel of te weinig organisatie in het werk en
onduidelijkheden m.b.t. de eigen rol;
- een plek verwerven in de organisatie en het ontwikkelen van een eigen identiteit.
Om deze fase goed te doorlopen wordt binnen de organisatie ‘gemeente Sint-LievensHoutem’ het meter/peterschap geïntroduceerd (zie ‘5’).
3. Fase van wederzijdse acceptatie
Deze fase omvat de verschillende processen waarin het individu tot volledig lid van de
organisatie kan uitgroeien :
- de werknemer beheerst zijn taken
- de werknemer kent de waarden en normen van de organisatie en werkt loyaal mee aan
□
de missie
van de gemeente
art. 2 van het gemeentedecreet schrijft als algemene missie van de gemeenten :
De gemeenten beogen om op het lokale niveau bij te dragen tot het welzijn van de burgers
en tot de duurzame ontwikkeling van het gemeentelijk gebied. Overeenkomstig artikel 41
van de Grondwet zijn ze bevoegd voor de aangelegenheden van gemeentelijk belang voor
de verwezenlijking waarvan ze alle initiatieven kunnen nemen.
Art. 3 voegt daaraan toe :
De gemeenten verzekeren een burgernabije, democratische, transparante en doelmatige
uitoefening van de gemeentelijke bevoegdheden.
Vertaling missie naar personeel : onze organisatie moet een gemeenschap van
gemotiveerde werknemers worden die voor alles het welzijn van de burgers in de gemeente
betrachten
De onthaalprocedure moet de werknemer gedurende 1 jaar eigen maken met de
organisatiewaarden zodat bovenstaande missie van de gemeente in het algemeen en de
4
vertaling ervan naar de opdracht van het gemeentepersoneel in het bijzonder,
daadwerkelijk van theorie naar praktijk kan omgezet worden.
IV. Middelen
1. Introductiemap
De introductiemap of de onthaalbrochure moet voor de nieuwe werknemer een instrument
zijn dat een systematisch overzicht biedt van de globale organisatie, de dienst en de functie.
De onthaalbrochure van de gemeente Sint-Lievens-Houtem moet de werknemer toelaten
wegwijs te geraken in de organisatie.
Dit document zal hem/haar de mogelijkheid geven de misschien overweldigende ervaringen
van de eerste dagen in alle rust op een rijtje te zetten, en eventuele leemten in het globale
introductieproces in te vullen. Het document zal, wanneer het zelf van bepaalde
reglementen geen inhoudelijke bepalingen heeft opgenomen, ten minste verwijzen naar de
plaats waar men het document kan raadplegen.
De introductiemap en alle relevante documenten (personeelsstatuut, arbeidsreglement,
tijdsregistratiereglement, ziektecontrolereglement, vormingsreglement, evaluatiereglement)
worden permanent aangepast en ontsloten via het intranet van de gemeente. Zo kan
iedereen steeds de laatste info ophalen wanneer nodig, zonder meteen overdonderd te
worden.
Inhoud
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
opdrachtverklaring en algemeen/strategisch beleid
organogram en structuur van de gemeente Sint-Lievens-Houtem
samenstelling bestuursorganen
telefoonlijst
arbeidsreglement (integraal en verwijzing naar vindplaats op intranet)
preventie en bescherming op het werk
anti-pestbeleid
administratief en geldelijk statuut (verwijzing naar vindplaats op intranet)
extra-statutaire reglementen (verwijzing naar vindplaats op intranet)
de uitwerking van de introductiemap vormt een specifiek onderdeel van huidige opdracht
(zie deel onthaalbrochure).
2. Introductiegesprek
Tijdens de eerste werkdagen en –weken van een nieuwe medewerker, moet er tijd
uitgetrokken worden voor kennismakingsgesprekken.
Deze kennismakingsgesprekken gebeuren met :
- de gemeentesecretaris
- het diensthoofd (peter/meter)
- de dienst : dienstoverleg
- met andere diensthoofden indien het een diensthoofd betreft : diensthoofdenoverleg
- college als dagelijks bestuur indien het een diensthoofd betreft
5
Naast deze ‘structureel vastgelegde’ gesprekken, moet er ook voldoende aandacht gaan
naar de informele contacten.
3. Vakinhoudelijke introductie
Het is heel belangrijk om het eerste jaar het jaar rond de werknemer voor te houden wat de
verwachtingen zijn van de organisatie over welke taken moeten opgenomen worden en
(soms nog belangrijker) over de manier van uitvoeren ervan. Meestal is het werk onderhevig
aan jaarcyclische bewegingen zodat eens het jaar rond, toch een vrij goed idee gevormd
kan worden van hoe de functie in de praktijk werkt. Het is dan ook belangrijk dit eerste jaar
een volledig jaar aandacht te hebben voor de begeleiding van de werknemer.
De verantwoordelijkheid voor deze fase berust voor 20% bij de gemeentesecretaris die tevens
als personeelsverantwoordelijke verantwoordelijk is voor de opmaak van de functieprofielen
(en bewaker is van de socialisatiefase) en voor 80% bij het directe diensthoofd, dat er op
moet toezien dat de taken, attitudes en profielvereisten ook daadwerkelijk in de praktijk
zichtbaar worden.
Heel belangrijk in deze fase is ook het aankaarten van opleidingsbehoeften en het
gezamenlijk opstellen van een individueel opleidingsplan. Ook daarin spelen dezelfde
actoren een rol : het diensthoofd/meter-peter en de nieuwe werknemer bespreken samen
het opleidingsplan. Hun voorstel wordt voorgelegd aan de gemeentesecretaris die hen, als
gemeentelijk vormingsverantwoordelijke, ondersteunt in hun vraag.
4. Peterschap
Het nieuwe KB betreffende het onthaal en de begeleiding van de werknemers is zeer
belangrijk voor de werkgevers, de leden van de hiërarchische lijn en de interne
preventieadviseurs. Het onthaal moet niet alleen georganiseerd worden, er moet ook
begeleiding zijn door een ervaren werknemer.
Om aan deze verplichting te voldoen duiden organisaties een peter of meter aan voor de
begeleiding van de nieuwe werknemer.
Een meter of peter is iemand die een nieuwe medewerker inwerkt en begeleidt. Hij of zij is
mentor en medeverantwoordelijk voor het onthaal en de introductie van de nieuweling. De
mentor legt de formele en informele regels van de organisatie uit. In die zin vervult hij vooral
een rol om die aspecten te belichten die zich moeilijk laten vatten in brochures en formele
introductiemomenten. De mentors begeleiding is in die zin ook gericht op sociale integratie
via het aanmeten van de organisatiecultuur- zie boven ‘socialisatiefase.
Om deze socialisatiefase goed te doorlopen wordt binnen de organisatie ‘gemeente SintLievens-Houtem’ enerzijds het meter/peterschap geïntroduceerd : de gemeentesecretaris
wordt daarbij aangeduid als bewaker van het proces en ondersteuner van de peter of
meter. Peter- of meterschap wordt in onze vlakke organisatie toegewezen aan de direct
leidinggevende (de huidige structuur/personeelsbezetting laat momenteel geen andere
mogelijkheid, in de toekomst kan dit aangepast worden) : op die manier wordt deze in de
eerste plaats een echte begeleider : hij of zij wordt echt verantwoordelijk voor de integratie
van de normen en waarden van de organisatie, die hij/zij wordt verondersteld zelf te kennen
en te onderschrijven : op die manier is de chef zeer betrokken bij het halen van de
doelstellingen van de organisatie in het algemeen en zijn/haar dienst in het bijzonder.
Gezien de gemeentesecretaris bewaker is van het proces, is hier eveneens een garantie op
meer betrokkenheid.
6
5. Evaluatie
Elke nieuwe medewerker heeft nood aan toetsing van het door hem/haar verrichtte werk.
In de gemeente Sint-Lievens-Houtem is een tussentijdse evaluatie momenteel voorzien na 6
maanden dienst. Na 1 jaar en voor de vaste benoeming volgt dan nog een evaluatie.
Toch ondervinden we dat de eerste evaluatie in het belang van de medewerker beter op
een kortere termijn gebeurt : bij de invoering van het nieuw onthaalbeleid zullen de
evaluatieperiodes genomen worden op 1 maand, 3 maanden, 6 maanden en 1 jaar dienst.
Kapstokken voor deze gesprekken vormen de bestaande formulieren voor fuctionering en
evaluatie. De evaluatieformulieren zijn opgesteld aan de hand van functiecriteria die voor
de organisatie in het algemeen van belang zijn (dus conform met en ondersteunend t.a.v.
de organisatiecultuur) maar die geïndividualiseerd worden per functie.
De toetsing gebeurt aan de hand van een formeel gesprek. Gezien het om een formeel
gesprek gaat, wordt de weerslag daarvan in een verslag gegoten (standaardmodel voor
functionering en evaluatie). Het verslag wordt door beide partijen ter kennisneming
ondertekend en in het persoonlijk dossier van de nieuwe werknemer bewaard.
6. Vorming en Opleiding
Voor iedere nieuwe werknemer moet een geïndividualiseerd opleidingsprogramma
opgesteld worden. Hierbij moet rekening gehouden worden met het vormingsreglement en
de daarin opgenomen groepen van opleidingspakketten ingedeeld volgens niveau van de
functie. Met het vormingsreglement als basis moet vervolgens rekening gehouden worden
met het functieprofiel en reeds genoten relevante opleidingen van de nieuwe medewerker.
Eens die zaken in kaart gebracht zijn, moet nog voldoende ruimte open gehouden worden
voor inbreng van de door de nieuwkomer ervaren opleidingsnoden en voor tussentijdse
bijsturing. Deze opleidingsnoden kunnen naar boven komen n.a.v. bovenvermelde
evaluaties.
7. Aandacht
Een niet altijd vanzelfsprekend introductiemiddel in tijden waarin iedereen elkaar voorbij rent
wegens druk, druk, druk…
Een nieuwe medewerker voor wie alles en iedereen nieuw is, kan zeer onzeker zijn. Het is
belangrijk dat iedereen in de organisatie daar gevoelig voor is en voldoende aandacht
besteedt aan het introduceren van de nieuweling in de taken, de praktische zaken, de wie is
wie-vragen, de regels, waarden en normen van de organisatie.
Af en toe een vrijblijvend praatje kan bijdragen tot het zich goed voelen in de organisatie en
geeft tegelijk de kans om de nieuwe medewerker beter te leren kennen.
Een aangenaam tijdverdrijf en bovendien met nut voor de hele organisatie!
V. Actoren
Het onthaal en introductie van de nieuwe medewerkers is een zaak van de hele organisatie.
Zowel het bestuur, de leidinggevenden (met de secretaris voorop), de personeelsdienst als
de medewerkers zijn verantwoordelijk voor dit proces.
De wetgever heeft weliswaar zelf ook een aantal hoofdrolspelers aangeduid :
- de werkgever (moet zelf het onthaal organiseren of een ervaren werknemer
aanduiden om het onthaal in de onderneming voor zijn/haar rekening te nemen)
7
-
de ondernemingsraad (informatieplicht i.v.m. voorgenomen maatregelen van
onthaal)
het comité voor preventie en bescherming op het werk (uitwerking
onthaalmaatregelen op het vlak van het welzijn op het werk)
de syndicale delegaties (recht op eigen syndicaal onthaal te organiseren; dit gebeurt
aan de hand van de lijst met nieuw aangeworven werknemers)
VI. Evaluatie
Nieuwe medewerkers goed onthalen, legt een belangrijke basis voor hun motivatie,
tevredenheid en functioneren op lange termijn. Begeleiden van nieuwkomers kost tijd en
energie maar heeft positieve gevolgen voor de organisatie. De motivatie stijgt, de
inburgering verloopt sneller en de werksfeer is prettiger.
Net wegens het geschetst belang ervan, moet de totale aanpak van het onthaal en de
introductie van nieuwe personeelsleden op regelmatige tijdstippen geëvalueerd en
bijgestuurd worden. Dit zal al automatisch dienen te gebeuren door de veranderingen
binnen de organisatie zelf, maar gestuurde reflectie is eveneens nodig.
De nieuwkomers kunnen zeker ook een bijdrage leveren : op basis van een peiling kunnen
nieuwkomers ervaringen met goede zaken en knelpunten doorgeven (peiling : zie bijlage). Bij
ieder evaluatiemoment kan een bepaald aspect van het onthaalbeleid bevraagd worden.
Op dat moment kunnen zelfs nog een aantal behoeften bij de nieuwkomer op het vlak van
het onthaal gedetecteerd worden.
8
BRONNEN
E. Laga (red.), Praktisch handboek personeelsmanagement.
Diversity Kit, SERR West-Vlaanderen.
HR Today van 15 mei 2007
E-brief Provikmo 2e helft mei 2007
9
BIJLAGEN
10
Bijlage I – wetgeving.
In het Belgisch Staatsblad van 10.05.2007 is het KB van 25.04.2007 betreffende het onthaal en de
begeleiding van werknemers met betrekking tot de bescherming van het welzijn bij de
uitvoering van hun werk, verschenen.
Dit KB wijzigt twee reeds bestaande KB's:
1) Artikel 13, tweede lid, van het KB van 27.03.1998 betreffende het beleid inzake het welzijn
van de werknemers bij de uitvoering van hun werk, wordt aangevuld als volgt :
« 8° het onthaal van elke beginnende werknemer organiseren en een ervaren werknemer aanduiden
die ermee belast is deze te begeleiden. Het door de werkgever aangeduid lid van de hiërarchische
lijn, belast met het verzekeren van het onthaal, tekent onder zijn naam een document waaruit blijkt
dat in het kader van zijn taken bedoeld onder 6° en 7° de nodige inlichtingen en instructies werden
verstrekt met betrekking tot het welzijn op het werk. »
Noot: artikel 13 bevat de taken van de leden van de hiërarchische lijn. Een 8ste taak is nu
toegevoegd.
Het opschrift van de afdeling III van hetzelfde besluit wordt vervangen als volgt :
« Verplichtingen van de werkgever inzake onthaal, begeleiding, informatie en vorming van de
werknemers ».
(6° waken over de naleving van de instructies die in toepassing van de wetgeving inzake het welzijn
van de werknemers bij de uitvoering van hun werk moeten worden verstrekt;
7° zich ervan vergewissen dat de werknemers de inlichtingen die zij gekregen hebben in toepassing
van de wetgeving inzake het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk goed
begrijpen en in praktijk brengen.)
Noot: Vroeger was het opschrift: "Verplichtingen van de werkgever inzake informatie en vorming van
de werknemers". De woorden "onthaal" en "begeleiding" zijn nu toegevoegd.
In afdeling III van hetzelfde besluit, wordt een artikel 16bis ingevoegd, luidende :
« Art. 16bis. De werkgever neemt de gepaste maatregelen voor de organisatie van het onthaal van
elke werknemer en vertrouwt die organisatie in voorkomend geval toe aan een lid van de
hiërarchische lijn.
Ingeval de werkgever zelf instaat voor de organisatie van het onthaal, tekent hijzelf het document
als bedoeld in artikel 13, tweede lid, 8°.
De werkgever of, in voorkomend geval, een lid van de hiërarchische lijn neemt eveneens de gepaste
maatregelen om een ervaren werknemer aan te duiden om de werknemer te begeleiden. De
werkgever kan eventueel zelf die begeleiding op zich nemen.
2) In artikel 5, tweede lid, 9° van het KB van 27.03.1998 betreffende de interne dienst voor
preventie en bescherming op het werk, worden de woorden « de begeleiding » ingevoegd tussen
de woorden « het onthaal, » en « de informatie, ».
Noot: vroeger stond er "voorstellen doen voor het onthaal, de informatie, de vorming en de
sensibilisering van de werknemers inzake de maatregelen in verband met het welzijn van de
werknemers bij de uitvoering van hun werk van toepassing in de onderneming of instelling en
medewerken aan de maatregelen en de uitwerking van propagandamiddelen die in dat verband
worden vastgesteld door het Comité".
Dit is nu aangevuld als volgt: "voorstellen doen voor het onthaal, de begeleiding, de informatie, de
vorming en de sensibilisering van de werknemers inzake de maatregelen in verband met het welzijn
van de werknemers bij de uitvoering van hun werk van toepassing in de onderneming of instelling en
medewerken aan de maatregelen en de uitwerking van propagandamiddelen die in dat verband
worden vastgesteld door het Comité".
Artikel 7, § 1, van hetzelfde besluit wordt aangevuld als volgt :
« 6° bijhouden van het document bedoeld in artikel 13, tweede lid, 8°, van het koninklijk besluit van
27 maart 1998 betreffende het beleid inzake het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van
hun werk. »
Noot: artikel 7 bevat de taken van de preventieadviseurs (van de interne dienst) die nu eveneens
het document van de hiërarchische lijn (8ste taak) of van de werkgever (indien hij zelf instaat voor
de organisatie van het onthaal ¿ cf. het nieuwe art. 16bis) moeten bijhouden.
11
Bijlage II - Onthaal nieuwe medewerkers SLH- checklist
Naam van de nieuwe medewerker : ……………………………………………..
Naam van de peter/meter: …………………………………………………………
Voor de 1e werkdag
Wat moet de nieuwe
medewerker op de dag van de
aanwerving weten
1. duidelijke uitleg over de
inhoud van de job/functie
2. het precieze loon dat men
ontvangt +wijze van uitbetaling
Door wie
wordt de info
gegeven ?1
4
1
documenten2
√ Ja
functiebeschrijving
□
□
Loonberekening
Geldelijk statuut
+ arbeidsreglement
Personeelsstatuut
+
Arbeidsreglement
(tekenen voor
ontvangst)
Arbeidsovereenkomst
+
Tijdsregistratiereglement
Onthaalprocedure+
-brochure
3. arbeidsvoorwaarden
1
4. exacte uurregeling
1
5. uitleg voor de eerste dag
- datum aanmelding
- uur aanmelding
- plaats aanmelding
- persoon bij wie introductie
gebeurt
4
6. parkeergelegenheid
Wagen-fiets
7. eetgelegenheid
1
/
1
Onthaalbrochure
1
1 = Personeelsdienst; 2 = peter/meter; 3 = direct leidinggevende; 4 = gemeentesecretaris; 5 = interne
preventieadviseur; 6 = ICT
2
Alle documenten zijn ter beschikking via het intranet van de gemeente : ims.sint-lievenshoutem.be/documentenmanager;
12
□
□
□
□
□
1e werkdag
Wat moet de nieuwe medewerker
op de eerste dag vernemen?
Door wie
wordt de
info
gegeven ?
documenten
√ Ja
□
□
□
□
3
1. voorstellen peter/meter
4
Organogram
2. voorstellen direct leidinggevende
4
Organogram
3. voorstellen aan de rechtstreekse
collega’s
4. rondleiding in de
onderneming/afdeling
3
Organogram
2
Organogram/voorstelling
organisatie in
onthaalbrochure/bedrijfsdvd
5. toelichting bij de job (taken en
verwachtingen)
6. toelichting bij de regels inzake
veiligheid en gezondheid
- gevaarlijke producten
- specifieke risico’s op de dienst
3
functieomschrijving
5
Introductiebrochure
veiligheid
(+ tekenen voor ontvangst)
7. waar is de eerste
hulppost/brandblussers/nooduitgang
8. wie waarschuwen bij een
arbeidsongeval
9. waar zijn de toiletten ?
5
2
Introductiebrochure
veiligheid
Introductiebrochure
veiligheid
/
10. waar zijn de kleedkamers +
persoonlijke kast?
11. gebruik van telefoon/internet en
e-mail
12. informatie over prikklok
2
/
2
arbeidsreglement
2
tijdsregistratiereglement
13. hygiënevoorzorgen
5
14. werkkledij overhandigen en
toelichting bij gebruik en onderhoud
15. werkmateriaal overhandigen en
toelichting bij gebruik en onderhoud
16. overlopen ondersteunende
diensten waar de werknemer mee
te maken zal hebben
17. waar kan men warme/koude
dranken halen/wat zijn de gebruiken
terzak
18. bereikbaarheid peter/meter
5
Introductiebrochure
veiligheid
Introductiebrochure
veiligheid
/
5
3+5
□
□
□
□
□
□
□
□
□
□
2
Organogram + telefoonlijst +
onthaalbrochure
2
/
□
2
/
□
3
1 = Personeelsdienst; 2 = peter/meter; 3 = direct leidinggevende; 4 = gemeentesecretaris; 5 = interne
preventieadviseur; 6 = ICT
13
□
□
1e werkweek
Wat moet de nieuwe medewerker
gedurende de eerste werkweek
vernemen
1. gebruik
communicatiekanalen/kopiemachine
2. nadere toelichting bij de uit te
voeren job
3. wat bij ziekte
- wie moet je verwittigen
- tegen wanneer moet je die persoon
verwittigen
- wat als je overdag ziek wordt
4. verlof
- aan wie moet je verlof aanvragen?
- welke formulieren moeten worden
gehanteerd?
- hoeveel verlof kan je
achtereenvolgens opnemen?
- hoelang op voorhand kan je verlof
aanvragen?
5. verplaatsingen naar het werk: hoe
is dit geregeld naar vergoedingen
toe?
6. hoe zit het met de
personeelsadministratie (ook naar
afsluiting bij vorige werkgever toe)?
7. toelichting
opleidingsmogelijkheden
8. toelichting bij functionerings/evaluatiegesprekken
9. opstellen opleidingsplan
Door wie?
documenten
√ Ja
2
/
3
/
1
ziektecontrolereglement
□
□
□
1
personeelsstatuut
arbeidsreglement
formulieren verlofaanvraag
□
1
/
□
1
/
□
4
vormingsreglement
4
evaluatiereglement
(3+4)+2
/
10. computergebruik
- inloggen (+ beveiliging)
- mail
- intranet
- internet
- PC-problemen
11. correspondentie
- huisstijl
- postbedeling en verzending
6
Richtlijnen beveiliging
computernet
□
□
□
□
3
Richtlijnen externe
communicatie
□
12. nagaan of nieuwe medewerker
met vragen zit over taakinhoud
13. voorstellen aan
vertrouwenspersoon (OGGW) +
toelichting antipest/discriminatiebeleid
2
Functieprofiel
2
Arbeidsreglement
□
□
4
4
1 = Personeelsdienst; 2 = peter/meter; 3 = direct leidinggevende; 4 = gemeentesecretaris; 5 = interne
preventieadviseur; 6 = ICT
14
2e werkweek
Wat moet de nieuwe medewerker
gedurende de tweede werkweek
vernemen?
1. peilen naar vragen en indrukken bij
de nieuwe medewerker
2. zaken die de eerste week niet (of
onvoldoende) werden toegelicht nu
bespreken
3. hoe materiaal bestellen
4. nakijken welke opleidingen al
kunnen gevolgd worden en
voorleggen aan het college ter
goedkeuring
5
1 = Personeelsdienst;
2 = peter/meter
3 = direct leidinggevende
4 = gemeentesecretaris
5 = interne preventieadviseur
6 = ICT
15
Door wie?
Documenten
√ Ja
2
/
2
/
□
□
2
bestelbonprocedure
2
opleidingsplan
5
□
□
Na 1e werkmaand
Wat moet de nieuwe medewerker na
de eerste werkmaand vernemen?
1. nagaan of er zaken niet duidelijk
zijn voor de nieuwe medewerker
2. reeds gevolgde opleidingen
evalueren en eventueel bijsturen
3. bespreken noden andere
ondersteuning
6
Door wie?6
2
Documenten
/
2
Opleidingsplan
2
/
De meter/peter zal, naargelang, moeten terugkoppelen met de verantwoordelijke in de organisatie voor dat
aspect waar eventueel moet bijgestuurd worden : de gemeentesecretaris, de direct leidinggevende, de
preventieadviseur, de vertrouwenspersoon, …
16
√ Ja
□
□
□
Na 3e-6e werkmaand
Wat moet de nieuwe medewerker
gedurende de volgende maanden
vernemen?
1. bespreken hoe de inwerkperiode
verloopt en nagaan of er bijkomende
acties nodig zijn zoals technische
opleiding, uitleg, …
2. nagaan of alles uit de onthaalfiche
werd meegedeeld. Indien er zaken
zijn die over het hoofd gezien zijn,
moet de juiste persoon gevraagd
worden het nodige te doen
Door wie?7
Documenten
√ Ja
2
/
□
2
/
□
3. evaluatie onthaal
2
3. evaluatie peter-/meterschap. De
nieuwe medewerker geeft feedback
over de voorbije periode
4. de relevante vragen en
opmerkingen die in de loop van het
peterschap naar boven zijn
gekomen, worden doorgegeven aan
de personeelsdienst (o.a. hiaten in
onthaal/reglementen/documenten)
5. functioneringsgesprek/evaluatie
nieuwe medewerker
2
Vragenlijst
onthaalprocedure
/
□
□
2
/
□
3 (+ 4)
Functioneringsformulier
Evaluatiereglement
□
7
De meter/peter zal, naargelang, moeten terugkoppelen met de verantwoordelijke in de organisatie voor dat
aspect waar eventueel moet bijgestuurd worden : de gemeentesecretaris, de direct leidinggevende, de
preventieadviseur, de vertrouwenspersoon, …
17
Na 1e werkjaar
Wat moet de nieuwe medewerker na
verloop van 1 jaar vernemen?
Door wie?
Documenten
√ Ja
3
Functioneringsformulier
Evaluatiereglement
/
□
□
3
/
□
8
1. functioneringsgesprek/evaluatie
nieuwe medewerker
2. evaluatie verhouding nieuwe
medewerker binnen de volledige
organisatie (match bedrijfscultuur)
3. evaluatie peter-/meterschap. De
nieuwe medewerker geeft feedback
over de voorbije periode
8
1 = Personeelsdienst;
2 = peter/meter
3 = direct leidinggevende
4 = gemeentesecretaris
5 = interne preventieadviseur
6 = ICT
18
3+4
Bijlage III – Interview peter/meter over onthaal met nieuwe
werknemers
Naam nieuwe medewerker :
……………………………………………………………………………………………….
Naam meter/peter :
……………………………………………………………………………………………….
Datum:
……………………………………………………………………………………………….
Dienst:
……………………………………………………………………………………………….
Man 0 Vrouw 0
Hoelang werk je op de dienst?
……………………………………………………………………………………………….
Welk soort contract?
……………………………………………………………………………………………….
Vooraf
- heb je voor je eerste werkdag contact gehad met je dienst/diensthoofd?
……………………………………………………………………………………………….
- had je een bureau, PC, e-mailadres, werkkledij ?
……………………………………………………………………………………………….
- indien niet, wie heeft daarvoor gezorgd na je aankomst?
……………………………………………………………………………………………….
- wisten je collega’s af van je komst?
……………………………………………………………………………………………….
- wist je vooraf wat je opdracht zou zijn en waar je terecht zou komen?
……………………………………………………………………………………………….
Eerste werkdag
Wie ontving je?
……………………………………………………………………………………………….
19
Wie stelde je voor aan je collega’s (of gebeurde dit niet?)
……………………………………………………………………………………………….
Kreeg je een rondleiding door het gemeentehuis/dienstgebouw? Van wie?
……………………………………………………………………………………………….
Maakte je kennis met je diensthoofd?
……………………………………………………………………………………………….
Wat was je eerste indruk van je dienst/diensthoofd/collega’s
……………………………………………………………………………………………….
Werd uitgelegd wat je opdrachten waren? Wie legde dat uit?
……………………………………………………………………………………………….
Kreeg je documenten/draaiboek over de dienst?
……………………………………………………………………………………………….
Contact met de Personeelsdienst? Welke uitleg gekregen/welke info ontvangen?
……………………………………………………………………………………………….
Uitleg over vorming?
……………………………………………………………………………………………….
Medisch onderzoek. Welke ervaringen ?
……………………………………………………………………………………………….
Eerste weken
Wie maakte je wegwijs in de opdracht?
……………………………………………………………………………………………….
Wie legde praktische zaken uit?
……………………………………………………………………………………………….
Kreeg je makkelijk sociaal contact met je collega’s?
……………………………………………………………………………………………….
Hoe was de houding van je collega’s t.o.v jou
0 positief 0 neutraal 0 ongeïnteresseerd 0 vijandig
Hoe was de houding van je diensthoofd t.o.v. jou
20
0 beschermend 0 positief 0 neutraal 0 negatief 0 ongeïnteresseerd
Aan wie kon je vragen stellen?
……………………………………………………………………………………………….
Algemene indruk van het onthaal op je dienst
……………………………………………………………………………………………….
Algemeen
Wat is je indruk van de eerste dagen?
……………………………………………………………………………………………….
Hoe is de relatie met je collega’s nu?
……………………………………………………………………………………………….
Weet je waar je collega’s mee bezig zijn?
……………………………………………………………………………………………….
Weten je collega’s waar jij mee bezig bent?
……………………………………………………………………………………………….
Ken je je collega’s (privé)?
……………………………………………………………………………………………….
Voel je je aanvaard op je dienst?
……………………………………………………………………………………………….
Kun je je job al zelfstandig uitvoeren?
……………………………………………………………………………………………….
Klopt je opdracht met wat men je voorspiegelde
……………………………………………………………………………………………….
Wanneer en hoe maakte je kennis met de schepen?
……………………………………………………………………………………………….
Hoe is de relatie met je diensthoofd nu?
……………………………………………………………………………………………….
Algemene opmerkingen en suggesties:
……………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………….
21