T tot beleidsuitdagingen

Beleidsplanning
Van SWOT tot beleidsuitdagingen
1 maart 2016
1
2
Blik achteruit
3
Blik achteruit
• Gegevensverzameling  situatie verfijnen
4
En nu…
5
Van gegevens naar beleidsuitdagingen
• Welke uitdagingen zitten in de verzamelde gegevens
vervat?
• Analyse-instrument nodig
1. SWOT confrontatiematrix
2. SOAR analyse
3. SWO-ART inspiratierooster
 In kaart brengen gegevens volgens categorieën
 Analyseren
6
1. In kaart brengen / ordenen van gegevens
•
•
•
•
Laatste stap van de gegevensverzameling
Massa aan gegevens structureren / synthese
Vraagt interpretatie!
Afhankelijk van instrument verzamelen je lijsten van
– Sterktes
– Zwaktes
– Kansen
– Bedreigingen
– Aspiraties
– Resultaten
SWOT
SWO-ART
SOAR
7
1.1 SWOT: interne sterktes en zwaktes
• Sterktes?
– Waarin is de organisatie goed?
– Welke eigenschappen / gegevens van de organisatie
zijn een sterkte…
• … in het kader van het voortbestaan van de organisatie?
• … in functie van het realiseren van de missie?
• … voor het behalen van goede resultaten?
• Zwaktes?
– Waarin is de organisatie minder goed?
– Wat kan beschouwd worden als een zwakte…
• … in het kader van het voorbestaan van de organisatie?
• … in functie van het realiseren van de missie?
• … voor het behalen van goede resultaten?
8
1.1 SWOT: interne sterktes en zwaktes
• Sterktes en zwaktes?
– Interne gegevens = gegevens over de organisatie
– Wat is een relevante sterkte of zwakte?
– Sterkte en/of zwakte?
• Koppel aan missie en kansen en bedreigingen in de argumentatie
• Discussieer
• Probeer te kiezen
– Aantal? Beperkt tot 10
– Selectie maken in sterktes en zwaktes?
• Via overleg en gesprek
• Binnen het planningsteam of ruimer
• Verschillende methodes: brainstorming, bevraging van medewerkers,
opstellen van een prioriteitenmatrix binnen het planningsteam, enz.
• Tip: duid de 3 of 5 belangrijkste aan met een (*)
– Creëer een “fietsenrek”
9
1.1 SWOT: externe kansen en bedreigingen
• Kansen?
– Welke kansen doen zich voor in de externe omgeving die de
organisatie toelaten haar doelstellingen / de missie beter,
gemakkelijker, sneller te realiseren?
– Bv. de vergrijzingstrend is een kans voor een
seniorensportorganisatie gezien de markt vergroot
• Bedreigingen?
– Welke bedreigingen doen zich voor in de externe omgeving die
de organisatie bemoeilijken om haar doelstellingen / missie te
bereiken?
– Bv. de beperkte vrije ruimte in Vlaanderen is een bedreiging voor
de uitbreiding van sporten die veel recreatieruimte nodig hebben
10
1. SWOT: externe kansen en bedreigingen
• Kansen en bedreigingen?
– Externe trends zeggen op zich niet voldoende om ze op te
nemen in het beleidsplan.
– Relevante trends  omvormen tot kans of bedreiging
(scherp afbakenen, duidelijk omschrijven)
– Kans of bedreiging?
– Extra kansen of bedreigingen in discussies?  meenemen
– Aantal? Beperkt tot 10
– Selectie maken in kansen en bedreigingen?
 fietsenrek
11
Werkblad: SWOT analysetabel
Intern
Extern
Sterktes +
1.
2.
3.
4.
5.
…
Kansen +
1.
2.
3.
4.
5.
…
Zwaktes 1.
2.
3.
4.
5.
…
Bedreigingen 1.
2.
3.
4.
5.
…
12
1.2 SOAR - analyse
• Interne sterktes en aspiraties
– Wat zijn onze grootste sterktes?
– Welke toekomst willen we voor onszelf als medewerker,
professional? Wat zijn onze aspiraties? Waar krijgen we energie
van? Wat doet onze motor draaien?  droombeelden  motivatie
• Externe kansen en resultaten
– Wat zijn onze grootste kansen?
– Welke (meetbare) resultaten moeten we volgens onze
belanghebbenden bereiken? Waar moet de organisatie volgende
hen naartoe?  verwachtingen  draagvlak
• Instrument met positieve focus “wat willen we?”
• Negeer zwaktes, problemen of bedreigingen niet
 herformuleer
13
Werkblad: SOAR analysetabel
Intern
Extern
Sterktes
1.
2.
3.
4.
5.
…
Kansen
1.
2.
3.
4.
5.
…
Aspiraties
1.
2.
3.
4.
5.
…
Resultaten
1.
2.
3.
4.
5.
…
14
1.3 SWO-ART - analyse
• Combinatie SWOT – SOAR
– SWOT te negatief – te grote interne focus (secundaire processen)
– SOAR te grote focus op voluntarisme, geen rekening met Z en B
• Intern
– Wat zijn onze grootste sterktes?
– Wat zijn onze belangrijkste zwaktes?
– Welke toekomst willen we voor onszelf als medewerker,
professional? Wat zijn onze aspiraties/droombeelden?
• Extern
– Wat zijn onze grootste kansen?
– Wat zijn grote bedreigingen?
– Welke (meetbare) resultaten moeten we volgens onze
belanghebbenden bereiken? Wat zijn de verwachtingen?
15
2. Interpreteren van gegevens
Tot nu toe
• Gegevens verzamelen in elke categorie
– Interpreteer je onderzoeksgegevens
– Haal dubbels er uit.
• Maak genummerde prioriteitenlijstjes.
– Beperk het aantal tot een werkbaar aantal door met je ploeg
prioriteiten aan te brengen. Categoriseer ze als sterkte,
zwakte, aspiratie, kans, bedreiging of resultaat.
– Longlist of shortlist?
En nu?
• Kruisen van de interpretaties
• Ordenen en kiezen in beleidsuitdagingen
16
2.1 SWOT confrontatiematrix
1.
2.
3.
4.
Sterktes x Kansen  INVESTEREN
Sterktes x Bedreigingen  VERDEDIGEN
Zwaktes x Kansen  BESLISSEN / KIEZEN
Zwaktes x Bedreigingen  SCHADE BEHEERSEN
• Vooral het gesprek / de discussie is waardevol
17
2.1 SWOT confrontatiematrix
Kansen
Bedreigingen
Sterktes
Investeer
Verdedig
Zwaktes
Beslis
Beheers de schade
18
2.1 SWOT confrontatiematrix
• Sterkte x Kans : Investeer.
– Speel sterktes uit om aangereikte kansen te benutten.
– Wanneer een organisatie in iets goed is (interne sterkte) en het ligt
bovendien ook nog goed in de markt (externe kans) dan zal de
organisatie hierin investeren. M.a.w. de overeenkomsten tussen interne
sterktes en externe kansen leiden tot een voordeel, tot een versteviging
van de organisatie: de organisatie zal er voor gaan.
– De vraag die hier gesteld wordt, is: kan de organisatie sterkte 1, 2, 3,…
in de toekomst (nog beter) aanwenden door optimaal gebruik te maken
van kans 1, 2, 3,…?
– Hoe maken we gebruik van sterkte x om in te spelen op kans y?
19
2.1 SWOT confrontatiematrix
• Sterkte x Kans : Investeer.
VOORBEELD
– S: Uitgebreid aanbod voor senioren
– K: Vergrijzing
– S x K:
Verder investeren in onze seniorenwerking
20
2.1 SWOT confrontatiematrix
• Sterkte x Kans : Investeer.
VOORBEELD
– S: Regelmatige contactmomenten met de clubs
– K: Mensen hechten in deze digitale tijden meer belang aan
persoonlijk contact
– S x K:
Nog meer inzetten op het organiseren van contactmomenten
met de clubs
21
2.1 SWOT confrontatiematrix
• Zwakte x Kans: Beslis. Kies.
– Wend kansen aan om zwaktes in te perken.
– Wanneer een organisatie in iets minder goed is (interne zwakte) maar
het ligt niettemin goed in de markt (externe kans) dan moet de
organisatie beslissen wat zij gaat doen. Afbouwen (omdat de organisatie
het niet goed kan) of daarentegen investeren (omdat er enorme externe
kansen zijn en het zonde zou zijn om er niet van te profiteren)?
– De vraag die hier gesteld wordt is: is zwakte 1, 2, 3,… in de toekomst een
obstakel om ten volle gebruik te kunnen maken (te kunnen profiteren) van
kans 1, 2, 3,…? Als de kans voldoende belangrijk is, moet men investeren
om de zwakte op te heffen. Is de opportuniteit niet zo belangrijk of niet zo
uitgesproken, dan kan de organisatie de zwakte op het huidige niveau
aanhouden of afbouwen.
– Hoe versterken / verbeteren we zwakte x om in te spelen op kans y?
22
2.1 SWOT confrontatiematrix
• Zwakte x Kans: Beslis. Kies.
VOORBEELD
– Z: We hebben te weinig beleidsbeïnvloedend gewicht
– K: Regelmatige uitnodiging van beleidsintanties om op (extern)
overleg aanwezig te zijn
– Z x K:
Inzetten op het versterken van onze beleidsbeïnvloeding door op
de juiste plaatsen deel te nemen aan overleg en
vertegenwoordigingsorganen
23
2.1 SWOT confrontatiematrix
• Zwakte x Kans: Beslis. Kies.
VOORBEELD
– Z: We communiceren onvoldoende over onze inspanningen en
resultaten
– K: Sociale media winnen aan belang
– Z x K:
Uitwerken van een sociale mediastrategie om onze inspanningen
en resultaten beter te communiceren
24
2.1 SWOT confrontatiematrix
• Sterkte x Bedreiging: Verdedig.
– Wend bedreigingen af door sterktes in te zetten.
– Wanneer een organisatie in iets goed is (interne sterkte) maar het
ligt niet zo goed in de markt (externe bedreiging), of er is nauwelijks
vraag naar, dan zal de organisatie zich verdedigen. M.a.w. bedreigingen
die overlappen met sterktes geven een nood tot verdedigen, tot
mobilisatie van middelen aan, alleen of met de hulp van derden.
– De vraag die hier gesteld wordt is: kan sterkte 1, 2, 3,… in de toekomst
wat betekenen in functie van het verdedigen van de organisatie en het
realiseren van haar doelstellingen tegen bedreiging 1, 2, 3,…? Een sterk
aspect van de organisatie waarmee men een bedreiging zou kunnen
weerstaan, overleven,… moet men ondersteunen, meer ruimte geven.
– Hoe maken we gebruik van sterkte x om bedreiging y af te weren?
25
2.1 SWOT confrontatiematrix
• Sterkte x Bedreiging: Verdedig.
VOORBEELD
– S: Wil om sportaanbod op maat uit te werken
– B: Grote drop-out bij jongeren in de sportclub vanaf 16 jaar
– S x B:
Inzetten om jongeren te blijven boeien door een sportaanbod op
maat uit te werken
26
2.1 SWOT confrontatiematrix
• Sterkte x Bedreiging: Verdedig.
VOORBEELD
– S: Vrijwilligersbeleid
– B: Vergrijzing bij de scheidsrechters
– S2 x B3:
Actief inzetten op verjonging van de scheidsrechters
27
2.1 SWOT confrontatiematrix
• Zwakte x Bedreiging: Beheers de schade.
– Reduceer zwaktes om niet ten onder te gaan aan bedreigingen.
– Wanneer een organisatie in iets niet goed is (interne zwakte ) en het
ligt bovendien ook niet zo goed in de markt (externe bedreiging),
of er is nauwelijks vraag naar, dan kan de organisatie best de schade
beperken en afbouwen. M.a.w., bedreigingen die overlappen met
zwaktes vragen om schadebeheersing.
– De vragen die hier gesteld worden zijn: maakt zwakte 1, 2, 3, … in de
toekomst de organisatie extra kwetsbaar gezien bedreiging 1, 2, 3, …?
Stemt een interne zwakte overeen met een externe bedreiging, dan
moet de organisatie op zoek gaan naar maatregelen die de schade
kunnen beperken.
– Hoe versterken we zwakte x om bedreiging y af te weren?
28
2.1 SWOT confrontatiematrix
• Zwakte x Bedreiging: Beheers de schade
VOORBEELD
– Z: Geen doordacht vrijwilligersbeleid
– B: Vrijwilligers willen minder grote engagementen aangaan
 Z x B:
Vrijwilligersbeleid ontwikkelen, aangepast aan de verwachtingen
van de “nieuwe vrijwilliger”
29
2.1 SWOT confrontatiematrix
• Zwakte x Bedreiging: Beheers de schade
VOORBEELD
– Z: We hebben een uitgebreide werking maar met onvoldoende
focus
– B: We worden overbevraagd door derden (die niet rechtstreeks
tot onze doelgroep behoren)
 Z x B:
Vragen gemotiveerd en klantgericht durven afstoten
30
2.1 SWOT confrontatiematrix
Kansen
Bedreigingen
Sterktes Investeer
Duidelijke overeenkomsten tussen
sterktes en kansen leiden tot een
voordeel, versteviging van de
organisatie: hier moet men 'voor
gaan'.
Verdedig
Bedreigingen die overlappen met
sterktes geven een nood tot
mobilisatie van middelen aan, alleen
of met de hulp van derden.
Zwaktes Beslis
Kansen die overeenkomen met een
gebied van zwakte vragen om een
beslissing: investeer, desinvesteer of
werk samen.
Beheers de schade
Bedreigingen die overlappen met
zwaktes vragen om
schadebeheersing
31
2.1 SWOT confrontatiematrix: werkblad Word
32
2.1 SWOT confrontatiematrix: werkblad Excel
33
2.2 SOAR
•
•
•
•
•
•
Na de gegevensverzameling vatten we de positieve kern van de
organisatie samen: het geheel van unieke sterktes, middelen,
capaciteiten en pluspunten.
We identificeren aspiraties en ambities die een uitdagend beeld
van de toekomst schetsen, gebaseerd op het beste, de sterktes
uit het verleden van de organisatie.
Beslis welke kansen of opportuniteiten het meeste potentieel
hebben om resultaten te behalen.
Formuleer uitdagingen bij deze strategische opportuniteiten en
herformuleer ze als strategische doelstellingen.
Denk na en overleg welke interventies of acties nodig zijn om de
strategische doelen te realiseren en hoe je de resultaten zult
vaststellen. Dit brengt je bij de operationele doelstellingen en de
indicatoren.
Meer informatie? http://blogs.scw.be/beleidsplanning/soar/
34
2.3 SWO-ART inspiratierooster
Extern
Intern
SWOT
Draagvlak
Kansen
Bedreigingen
Resultaten
Sterktes
Investeer
Verdedig
Inzetten
Zwaktes
Beslis / kies
Beheers de schade
Herbevragen
Aspiraties
Realiseren
Omdenken
Riskeren
Motivatie / drijfveren
35
2.3 SWO-ART inspiratierooster
• Sterkte x Resultaat: Inzetten.
– We zijn er goed in en onze belanghebbenden willen bepaalde resultaten
behalen (verwachtingen)
– We dagen de bestaande toestand uit door onze sterktes in te schakelen
en zo stappen te zetten in de realisatie van waar we echt naar toe willen:
onze gewenste resultaten in onze gedroomde toekomst.
– We zetten dus de sterktes en slagkracht van de organisatie in om
ambities van onze betrokkenen waar te maken en positieve verandering
te realiseren.
36
2.3 SWO-ART inspiratierooster
• Sterkte x Resultaat: Inzetten.
VOORBEELD
– S: Netwerken en samenwerken
– R: Brede samenwerking met actoren in het sportveld
– S x R:
Inzetten op brede en intensieve samenwerkingen
37
2.3 SWO-ART inspiratierooster
• Sterkte x Resultaat: Inzetten.
VOORBEELD
– S: Zeer actieve commissies
– R: De sporttak op een democratische manier organiseren met
voldoende inspraak
– SxR:
Voldoende ruimte en autonomie geven aan de commissies
38
2.3 SWO-ART inspiratierooster
• Zwakte x Resultaat: Herbevragen
– Wanneer een vastgestelde interne zwakte ons verhindert om naar
onze gewenste of gedroomde resultaten toe te werken, verdient
het aanbeveling om die zwakte grondig te onderzoeken. Zowel de
formulering, de feiten en hun interpretatie als zwakte dienen we
opnieuw te bevragen.
– Van waar komt die zwakte? Kunnen we de oorzaak / oorzaken
benoemen? Kunnen we die oorzaak uiteenrafelen tot afzonderlijke
aspecten en via die aspecten de situatie aanpakken?
– We kunnen de positieve energie en de motivatie van onze
gewenste resultaten aanwenden om de zwakte uit te schakelen.
39
2.3 SWO-ART inspiratierooster
• Zwakte x Resultaat: Herbevragen
VOORBEELD
– Z: Te weinig leden uit een bepaalde doelgroep
– R: Meer inzetten op die bepaalde doelgroep
– S x R:
Onderzoek specifiek gericht op die doelgroep opstarten
40
2.3 SWO-ART inspiratierooster
• Zwakte x Resultaat: Herbevragen
VOORBEELD
– Z: Geen goede samenhang en afspraken tussen personeelsleden
– R: Sterke beroepskrachten om vrijwilligers te kunnen
ondersteunen
– S x R:
In kaart brengen van elementen in de organisatie die
teamsamenhang kunnen bevorderen en daarop inzetten
41
2.3 SWO-ART inspiratierooster
• Aspiratie x Kans: Realiseren
– Wanneer aspiraties van medewerkers of organisatiegenoten
samen sporen met kansen uit de maatschappelijke omgeving
– Positieve ‘drive’ valoriseren met het uitzicht die aspiraties tot
realiteit te maken.
– De kansen zijn een argument voor welke aspiraties je
daadwerkelijk wil realiseren
42
2.3 SWO-ART inspiratierooster
• Aspiratie x Kans: Realiseren
VOORBEELD
– A: Inzetten op sociale media
– K: Sociale media winnen aan belang
– A x K:
Actief (actiever) worden op sociale media met de organisatie
43
2.3 SWO-ART inspiratierooster
• Aspiratie x Kans: Realiseren
VOORBEELD
– A: Nieuwe samenwerkingen aangaan
– K: Nieuw decreet op de sportfederaties
– A x K:
Zoeken naar interessante nieuwe organisaties voor
samenwerking en verbanden aangaan
44
2.3 SWO-ART inspiratierooster
• Aspiratie x Bedreiging: Omdenken
– De wil om iets te bereiken is hoog, maar het zit niet goed in de
samenleving / er is geen vraag naar in de samenleving
– Omdenken is denken in termen van kansen en niet van problemen.
Het is een manier van denken waarbij je kijkt naar de werkelijkheid
zoals ze is en wat je daarmee zou kunnen. Je gebruikt de energie van
het probleem voor iets nieuws.
– Omdenken bestaat uit twee stappen:
• Eerst deconstrueren. Van het probleem een feit maken. Je neemt een
probleem, haalt eraf wat-er-zou-moeten-zijn en houdt dat-wat-er-is over;
• Vervolgens construeren. Dat is het transformeren van bestaande feiten
tot een nieuwe mogelijkheid. Je start met een feit en kijkt wat je daarmee
zou kunnen doen.
45
2.3 SWO-ART inspiratierooster
• Aspiratie x Bedreiging: Omdenken
– Zie ook:
• http://blogs.scw.be/beleidsplanning/omdenken/
46
2.3 SWO-ART inspiratierooster
• Aspiratie x Bedreiging: Omdenken
VOORBEELD
– A: Meer expertise in huis brengen
– B: Financiële druk op de clubs kan ervoor zorgen dat ze zich
beperken tot de kerntaken
– A x B:
Terugplooien naar kerntaken en in dit domein meer expertise
ontwikkelen
47
2.3 SWO-ART inspiratierooster
• Aspiratie x Resultaat: Riskeren
– Wanneer de individuele of persoonlijke aspiraties gecombineerd
kunnen worden met de resultaten die men van de organisatie
verwacht, kan een krachtige, energierijke mix ontstaan die tegelijk
uitdagend en wervend is om de komende beleidsjaren een verschil
te maken. Meer nog dan het pure investeren bij sterktes en kansen
kan men hier echt voor gaan.
– Dit krachtige potentieel biedt draagvlak om (liefst beredeneerde)
risico’s te nemen en beleidsuitdagingen met innoverende
praktijken op te zetten. De ploeg wil immers met extra motivatie de
gedroomde resultaten waar maken.
48
2.3 SWO-ART inspiratierooster
• Aspiratie x Resultaat: Riskeren
VOORBEELD
– A: Experimenteren met nieuwe initiatieven
– R: Meer leden in de clubs
– A x R:
Nieuw innovatief aanbod creëren voor bepaalde subgroepen
49
2.3 SWO-ART inspiratierooster
• Aspiratie x Resultaat: Riskeren
VOORBEELD
– A: Blijven inzetten op thema’s die minder evident zijn voor de
sportclubs
– R: Brede, open sportclubs creëren
– A x R:
De clubs ondersteunen op vlak van doelgroepen
50
2.3 SWO-ART inspiratierooster
Kansen
Bedreigingen
Resultaten
Sterktes
Zwaktes
Aspiraties
51
2.2 Werkblad SWO-ART inspiratierooster Excel
52
2.2 Werkfiches handelingsperspectieven SWO-ART
53
2.3 SWO-ART inspiratierooster: tips
• Niet alle handelingsperspectieven zijn even
gemakkelijk in te vullen
– Vooral “herbevragen” en “omdenken” moeilijk
• Volgorde: vrije keuze
– Ervaren organisatie?  begin met de “zure appels”
– Onervaren organisatie?  begin met de gemakkelijkere /
positieve velden
• Inspiratierooster! Helder formuleren + kiezen 
later
54
Tips gegevensanalyse
•
•
•
•
•
Durf verschillende elementen combineren
Dubbels in de uitdagingen zijn geen probleem
Actiegericht denken?
Helder formuleren
Deel een onderzoeksgegeven maar bij één vak in
– Er kan discussie over zijn, maar maak een gedragen keuze
• Shortlist of longlist?
• Denk aan je fietsenrek!
55
3. Formuleren beleidsuitdagingen
• Waar moet de organisatie, gezien de conclusies
van de gegevensanalyse, prioritair “voor gaan”
om ze goed mogelijke resultaten te behalen
en/of het voortbestaan veilig te stellen?
– “voor gaan”  op inzetten, realiseren, in investeren, beslissing
in nemen, schade beheerden, riskeren,…
• Wat – vraag (niet hoe?)
– Opsplitsen in doel en middel
• Sommige concreet, andere minder
56
3. Formuleren prioritaire beleidsuitdagingen
• Hoe kiezen?
• Discussie en gesprek
• Tool: prioriteitenmatrix (zie doc)
Criterium 1
Criterium 2
Criterium 3
Criterium 4
Criterium 5
Gewicht
1
10
5
4
3
Keuze 1
+
+
+
+
∑
18
Keuze 2
+
Keuze 3
+
+
8
+
++
13
Keuze 4
++
Keuze 5
++
Keuze 6
+
++
5
+
26
+
3
57
3. Vertalen in beleidsopties
• Per algemene beleidsuitdaging nadenken…
–
–
–
–
Hoe kunnen we voor de uitdaging gaan?
Hoe kunnen we investeren in de uitdaging?
Hoe kunnen we ons verdedigen tegen…
Enz.
• Evenwicht tussen creativiteit out-of-the-box en
gekende paden
• Meningsverschillen grondig doorpraten
58
3. Vertalen in beleidsopties
• Volgende fase: doelstellingen formuleren
– Algemene beleidsuitdagingen  strategische doelstellingen
– Concrete beleidsopties
 operationele doelstellingen
Waar wil je voor gaan?
Hoe wil je dit gerealiseerd zien?
59
Blik vooruit
• Dinsdag 12 april  doelstellingen formuleren
60
Continuïteit
• Nieuw beleidsplan ≠ breuk oude werking
• Vóór formuleren doelstellingen:
– Welke elementen van de werking moeten sowieso
doorlopen?
– Terugkomende acties?
– Doelstellingen vorig beleidsplan evalueren en aftoetsen
aan nieuw kader van beleidsuitdagingen
 Passen deze nog in het nieuwe kader of niet?
 Eventueel extra doelstelling formuleren
61
Meer informatie? Werkdocumenten?
62