WERKBLAD Interne analyse via zelfevaluatie

Beleidsplanningsproces: FASE 3 – interne analyse via kwaliscoop
WERKBLAD Interne analyse via zelfevaluatie-instrument gebaseerd op
kwaliscoop (PDCA-cirkel)
Legende van de scores
Fase en Score
Benaming
Omschrijving
Geen score
Weet het niet
O
Score 0
Nog niet gestart
P
Score 1
Fase van planning
D
Score 2
Fase van uittesten,
proberen
C
Score 3
Fase van
evalueren
A
Score 4
Fase van
integreren,
aanpassen
Ik weet het niet.
Ik begrijp de stelling niet.
Ik heb een vermoeden, maar weet het niet.
Neen,
We hebben dit niet of zijn er niet mee gestart.
We hebben hierover nog niet planmatig nagedacht.
We weten niet of we hieraan kunnen verbeteren.
Neen,
We hebben reeds plannen voor een verbeterproject
uitgewerkt (intentie).
Dit kan aangetoond worden.
Ja,
We hebben of we doen dit en dit proces loopt goed en
blijft onder de aandacht. We willen de afgesproken criteria
bereiken. De uitvoering van dit proces is in volle
ontwikkeling of is net gedaan. De resultaten gaan de
goede richting uit (resultaat).
Dit kan aangetoond worden.
Ja,
We hebben of we doen dit en het is reeds (intern of
extern) geëvalueerd. Resultaten van bestaande
processen worden regelmatig herzien tegenover nieuwe
elementen. Resultaten van een verbeterproject geven
input naar een nieuw project of naar een bestaand proces
(evaluatie).
Dit kan aangetoond worden.
Ja,
We hebben of we doen dit en de werking en/of het aanbod
worden verbeterd aan de hand van de verkregen
resultaten. De constante verbeteringscyclus is
systematisch ingevoerd. De organisatie meet constant de
resultaten en behaalt de vooropgestelde criteria. Dit is
routine (proces).
Dit kan aangetoond worden.
Vlaamse Sportfederatie vzw
Zuiderlaan 13 – 9000 Gent tel.: +32 9 243 12 90 fax: +32 9 243 12 99 [email protected] www.vlaamsesportfederatie.be
1/10
Beleidsplanningsproces: FASE 3 – interne analyse via kwaliscoop
Stappenplan
2.1 Stap 1: directie stelt een evaluatieteam samen.
Het team moet divers samengesteld zijn uit medewerkers met verschillende verantwoordelijkheden.
2.2 Stap 2: presentatie zelfevaluatie
De informatie wordt grondig doorgenomen. Het is van essentieel belang dat de deelnemers heel goed weten wat
een zelfevaluatie is, hoe ze moeten scoren, wat het belang en de doelstelling van een zelfevaluatie is.
Het woordgebruik wordt afgesproken.
2.3 Stap 3: individueel invullen zelfevaluatie
Bij het invullen moeten de deelnemers vooral nadenken over de bewijsstukken voor hun score. Ze moeten deze
nu niet meebrengen maar wel gebruiken als argument tijdens de consensus.
2.4 Stap 4: de consensusvergadering
De consensusvergadering wordt best gemodereerd door een buitenstaander. De deelnemers moeten tot een
consensus komen. De verslaggever noteert de consensusscore en de argumentatie die gebruikt werd om tot
deze score te komen. De consensusscore wordt ook ingevuld op de zelfevaluatie, door de moderator.
2.5 Stap 5: aan de slag met de zelfevaluatie
Nu de zelfevaluatie geijkt is op de organisatie, kan ermee gewerkt worden tot de volgende beleidsperiode.
 Bespreek samen met het team wat onmiddellijk aangepast kan worden. Sommige stellingen kunnen
immers zeer snel verbeterd worden. Na de verbetering kan de nieuwe score ingeschreven worden en de
nieuwe argumentatie erbij gevoegd worden.
 Het verslag wordt samen met de argumentatie in een zelfevaluatiemap bewaard voor verdere
verbeterprojecten .
 Samen met het evaluatieteam wordt nu een prioriteitenlijst opgesteld van verbeterprojecten.
Na het beëindigen van een project wordt de nieuwe score in de samenvatting ingeschreven.
Vlaamse Sportfederatie vzw
Zuiderlaan 13 – 9000 Gent tel.: +32 9 243 12 90 fax: +32 9 243 12 99 [email protected] www.vlaamsesportfederatie.be
2/10
Beleidsplanningsproces: FASE 3 – interne analyse via kwaliscoop
Zelfevaluatie-instrument
1
BELEID EN STRATEGIE
1.1
De organisatie vertaalt op basis van objectieve analyses en gegevens haar missie in heldere
algemene doelstellingen en plant haar werking op middellange termijn.
De algemene doelen worden vertaald in concrete doelen, kortetermijnplannen en budgetten om
aan de verwachtingen van de doelgroep te voldoen.
De organisatie evalueert voortdurend haar strategie en werking en stuurt bij.
De organisatie heeft een duidelijke missie.
Jouw argumentatie van de score komt hier:
1.2
O
P
D
C
A
Sterktes/ Zwaktes
De organisatie beschikt over een beleidsplan over middellange termijn (3-5 jaar).
Sterktes/ Zwaktes
1.3
Het beleid en de algemene doelstellingen vloeien voort uit de wensen van de doelgroep en houden
rekening met interne en externe sterke en zwakke punten.
Sterktes/ Zwaktes
1.4
De missie en doelstellingen stemmen overeen met de waarden van de organisatie.
Sterktes/ Zwaktes
1.5
In welke mate vloeien de concrete doelstellingen voort uit de algemene doelstellingen en vormen zij een
samenhangend geheel met de missie.
Sterktes/ Zwaktes
1.6
De concrete doelstellingen van de kernactiviteiten zijn vertaald in termen van meetbare eindresultaten met
duidelijke resultaatsindicatoren en normen.
Sterktes/ Zwaktes
Vlaamse Sportfederatie vzw
Zuiderlaan 13 – 9000 Gent tel.: +32 9 243 12 90 fax: +32 9 243 12 99 [email protected] www.vlaamsesportfederatie.be
3/10
Beleidsplanningsproces: FASE 3 – interne analyse via kwaliscoop
2
BESTUUR EN BEHEER
Het bestuur bepaalt de koers van de organisatie en verzekert dat de organisatie effectief en
verantwoord wordt bestuurd. Het bestuur legt rekenschap af aan de aangewezen instanties. Het
heeft de nodige informatie en vaardigheden om de overeengekomen strategie en doelstellingen
te realiseren en in wisselende omstandigheden te vernieuwen.
2.1
De bestuurders/beheerders tonen een actieve betrokkenheid bij de werking van het bestuur.
Jouw argumentatie van de score komt hier:
2.2
O
P
D
C
A
Sterktes/ Zwaktes
De bestuurders/beheerders krijgen informatie en vorming over de werking van de organisatie.
Sterktes/ Zwaktes
2.3
De bestuurders/beheerders ontvangen tijdig de nodige stukken, zoals uitnodigingen, dossierstukken en
verslagen.
Sterktes/ Zwaktes
2.4
De bestuurders/beheerders zijn verantwoordelijk voor de opmaak en bijsturing van de financiële
planning.
Sterktes/ Zwaktes
2.5
De bestuurders/beheerders nemen hun verantwoordelijkheid ten overstaan van het medewerkerbeleid.
Sterktes/ Zwaktes
3
DIRECTIE EN STAF
De directie vaart de uitgestippelde koers van de organisatie. Zij legt verantwoording af aan de
bestuurders/beheerders en de aangewezen instanties. Zij neemt de leiding van de
werkzaamheden, motiveert de professionele en vrijwillige medewerkers, stimuleert voortdurend
vernieuwing en verbetering en bevordert een effectieve interne en externe communicatie. Deze
communicatie is steeds een tweerichtingsverkeer.
3.1
De directie vertaalt de visie van de organisatie en communiceert waar zij met de organisatie naar toe wil.
Jouw argumentatie van de score komt hier:
3.2
O
P
D
C
A
Sterktes/ Zwaktes
De directie voert, in opdracht van de raad van bestuur, de evaluatie van het beleidsplan uit.
Vlaamse Sportfederatie vzw
Zuiderlaan 13 – 9000 Gent tel.: +32 9 243 12 90 fax: +32 9 243 12 99 [email protected] www.vlaamsesportfederatie.be
4/10
Beleidsplanningsproces: FASE 3 – interne analyse via kwaliscoop
Sterktes/ Zwaktes
3.3
De directie heeft voor haar professionele en vrijwillige medewerkers een medewerkerbeleid uitgewerkt.
Sterktes/ Zwaktes
De directie stimuleert de professionele en vrijwillige medewerkers in hun persoonlijke ontplooiing door
hun initiatieven en ideeën gelijke kansen te geven.
3.4
Sterktes/ Zwaktes
3.5
De directie zorgt voor een interne communicatie met de professionele en vrijwillige medewerkers.
Sterktes/ Zwaktes
3.6
De directie voor een externe communicatie met de doelgroep en de externe partners
Sterktes/ Zwaktes
4
KLANTGERICHT AANBOD
De organisatie waardeert haar doelgroep en bouwt een goede relatie met haar op. De organisatie
wil voldoen aan de verwachtingen van haar doelgroep en zal haar betrekken bij het ontwerpen,
leveren en evalueren van de eigen dienstverlening. De doelgroep wordt aangemoedigd om een
positieve bijdrage te leveren aan de organisatie. De organisatie ontwikkelt een cultuur van
klantgerichtheid.
4.1
A
De doelgroep is geïnformeerd over de verschillende diensten en producten van de organisatie.
Jouw argumentatie van de score komt hier:
4.2
O
P
D
C
Sterktes/ Zwaktes
De organisatie meet welke mensen uit de doelgroep van haar aanbod gebruik maken.
Sterktes/ Zwaktes
Vlaamse Sportfederatie vzw
Zuiderlaan 13 – 9000 Gent tel.: +32 9 243 12 90 fax: +32 9 243 12 99 [email protected] www.vlaamsesportfederatie.be
5/10
Beleidsplanningsproces: FASE 3 – interne analyse via kwaliscoop
4.3
Klachten van mensen uit de doelgroep worden beantwoord.
Sterktes/ Zwaktes
4.4
Het aanbod wordt afgestemd op de verwachtingen en behoeften van de doelgroep.
Sterktes/ Zwaktes
4.5
De organisatie meet of de bereikte doelgroep tevreden is van haar aanbod.
Sterktes/ Zwaktes
5
PROFESSIONELE EN VRIJWILLIGE MEDEWERKERS
De organisatie rekruteert de juiste professionele en vrijwillige medewerkers. Zij leidt, stimuleert en
waardeert hen om haar doelstellingen te realiseren. De organisatie wil tevreden medewerkers, wat
ten goede komt aan de organisatie, de werking en het doelpubliek. De professionele en vrijwillige
medewerkers zijn betrokken bij het voortdurend proces van verbetering.
5.1
A
De organisatie beschikt over geschreven afspraken waarin de rechten en plichten van de vrijwilligers zijn
omschreven.
Jouw argumentatie van de score komt hier:
5.2
O
P
D
C
Sterktes/ Zwaktes
De organisatie vertrekt bij het aantrekken van nieuwe professionele en vrijwillige medewerkers van
uitgeschreven behoeften van de organisatie.
Sterktes/ Zwaktes
5.3
De professionele en vrijwillige medewerkers kennen hun taak (functie), weten zij wat van hen verwacht
wordt en kennen zij hun verantwoordelijkheden en bevoegdheden.
Sterktes/ Zwaktes
Vlaamse Sportfederatie vzw
Zuiderlaan 13 – 9000 Gent tel.: +32 9 243 12 90 fax: +32 9 243 12 99 [email protected] www.vlaamsesportfederatie.be
6/10
Beleidsplanningsproces: FASE 3 – interne analyse via kwaliscoop
De organisatie begeleidt, stimuleert en evalueert het functioneren van haar professionele en vrijwillige
medewerkers.
5.4
Sterktes/ Zwaktes
De organisatie stimuleert en ondersteunt de creatieve inzet van de professionele en vrijwillige
medewerkers bij het opzetten van verbeterprojecten.
5.5
Sterktes/ Zwaktes
De organisatie bepaalt welke kennis, vaardigheden en houdingen de professionele en vrijwillige
medewerkers nodig hebben om goed te kunnen werken.
5.6
Sterktes/ Zwaktes
De professionele en vrijwillige medewerkers hebben een individueel opleidingsplan in functie van de eigen
behoeften en de noden van de organisatie.
5.7
Sterktes/ Zwaktes
6
FINANCIEEL BEHEER
De organisatie trekt voldoende kapitaal aan om de werking mogelijk te maken en beheert haar
financiën effectief en spaarzaam. Beleid en strategie worden vertaald in financiële termen. De
organisatie voert tevens een strenge interne controle uit. De organisatie houdt haar werking in
overeenstemming met de subsidievoorwaarden.
6.1
A
De organisatie trekt financiële middelen aan om de werking van de organisatie veilig te stellen en de
doelstellingen te realiseren.
Jouw argumentatie van de score komt hier:
6.2
O
P
D
C
Sterktes/ Zwaktes
De organisatie beschikt over een transparante boekhouding, met o.m. de balans, de winst- en
verliesrekening en regelmatig kasoverzicht .
Vlaamse Sportfederatie vzw
Zuiderlaan 13 – 9000 Gent tel.: +32 9 243 12 90 fax: +32 9 243 12 99 [email protected] www.vlaamsesportfederatie.be
7/10
Beleidsplanningsproces: FASE 3 – interne analyse via kwaliscoop
Sterktes/ Zwaktes
Er wordt voor de jaarlijkse projecten een financieel plan opgesteld dat voorziet in financiële middelen.
6.3
Sterktes/ Zwaktes
De organisatie beschikt over een financieel plan dat gebaseerd is op de doelstellingen van het
beleidsplan.
6.4
Sterktes/ Zwaktes
De huisvesting is geschikt voor de opdrachten van de organisatie en voldoet aan minimum de lokale
gezondheids- en veiligheidsnormen.
6.5
Sterktes/ Zwaktes
De middelen, zoals gebouwen, producten, goederen, grondstoffen beheerd en onderhouden.
6.6
Sterktes/ Zwaktes
7
DE ORGANISATIE VAN HET WERK
De organisatie identificeert haar kernactiviteiten en ontwikkelt processen en maatstaven om ze te
verbeteren of te vernieuwen. Bij deze aanpassingen en verbeteringen zijn de professionele en
vrijwillige medewerkers, de doelgroep en de rechtstreeks betrokkenen nauw betrokken.
7.1
De kernactiviteiten zijn gekend en omschreven.
Jouw argumentatie van de score komt hier:
7.2
Sterktes/ Zwaktes
De kernactiviteiten van de organisatie zijn afgestemd op de algemene doelstellingen uit het beleidsplan.
Vlaamse Sportfederatie vzw
Zuiderlaan 13 – 9000 Gent tel.: +32 9 243 12 90 fax: +32 9 243 12 99 [email protected] www.vlaamsesportfederatie.be
8/10
Beleidsplanningsproces: FASE 3 – interne analyse via kwaliscoop
Sterktes/ Zwaktes
De kernactiviteiten zijn beschreven met duidelijke vastlegging van individuele taken,
verantwoordelijkheden en bevoegdheden.
7.3
Sterktes/ Zwaktes
8
EINDRESULTATEN
De organisatie is in staat haar financiële en niet-financiële (operationele) doelstellingen te
realiseren en bereikt de geplande resultaten. Zij leert uit ervaring. De resultaten vertonen een
positieve evolutie in de richting van de missie. De organisatie streeft naar algemene tevredenheid.
8.1
De financiële situatie van de organisatie gezond.
Jouw argumentatie van de score komt hier:
8.2
Sterktes/ Zwaktes
De inkomsten leveren de nodige middelen om de geplande werking met succes te ontplooien.
Sterktes/ Zwaktes
8.3
De doelgroep van de organisatie is bereikt.
Sterktes/ Zwaktes
8.4
De doelstellingen uit het beleidsplan worden gerealiseerd.
Sterktes/ Zwaktes
8.5
De professionele en vrijwillige medewerkers voelen zich gewaardeerd en zijn zij tevreden over de gang
Vlaamse Sportfederatie vzw
Zuiderlaan 13 – 9000 Gent tel.: +32 9 243 12 90 fax: +32 9 243 12 99 [email protected] www.vlaamsesportfederatie.be
9/10
Beleidsplanningsproces: FASE 3 – interne analyse via kwaliscoop
van zaken in de organisatie.
Sterktes/ Zwaktes
De doelgroep is tevreden over de diensten/producten van de organisatie.
8.6
Sterktes/ Zwaktes
Visualiseren via spinnenweb
Zet de scores uit op een spinnenweb voor een visueel overzicht per persoon.
8
1
7
2
3
6
5
4
Vlaamse Sportfederatie vzw
Zuiderlaan 13 – 9000 Gent tel.: +32 9 243 12 90 fax: +32 9 243 12 99 [email protected] www.vlaamsesportfederatie.be
10/10