Toelichting Besluitformulier 2014 22430 Scopewijzigingen

Openbaar
Besluit
Projectmanagement
Registratienummer
: 2014/22430
Datum
: 8 mei 2014
Opgesteld door : U. Klene-Wolswijk
Onderwerp:
Scopewijzigingen huisvesting Callcenter en de afdeling Veiligheid, Toezicht en Handhaving en de Griffie(r)
TOELICHTING op het Besluitformulier - Voorstel met registratienummer 2014/22371.
Besloten is

Kennis te nemen van de scopewijzigingen huisvesting Callcenter en de afdeling
Veiligheid, Toezicht en Handhaving en de Griffie(r).

Akkoord te gaan met de scopewijzigingen

Akkoord te gaan met het voorstel de kosten voor deze wijzigingen te dekken via de
kadernota.
Publiekssamenvatting
De nieuwe gemeente Alphen aan den Rijn is gehuisvest in het verbouwde en heringerichte
stadhuis van de voormalige gemeente. Tijdens de uitvoering van de verbouwing in aanloop
van de fusie en na ingebruikname zijn nieuwe eisen ontstaan. Deze betreffen de huisvesting
van de Griffie(r) en de huisvesting van het Callcenter en de afdeling Veiligheid, Toezicht en
Handhaving.
Kerngegevens
Inleiding
Door de fusie van de gemeente Alphen aan den Rijn, Boskoop en Rijnwoude per 1 januari
2014 is er een gemeentelijke organisatie ontstaan van meer dan 850 medewerkers. Om de
medewerkers van de binnendienst te kunnen huisvesten is het gehele stadhuis verbouwd tot
het nieuwe gemeentehuis. Deze verbouwing heeft plaatsgevonden binnen budget en
planning. Op 2 januari waren alle medewerkers en het bestuur onder één dak gehuisvest en
kon de dienstverlening aan de burgers geboden worden.
Tijdens de uitvoering van het project en na ingebruikname is op sommige onderdelen het
programma van eisen gewijzigd of is men tot nadere inzichten gekomen. Deze betreffen de
huisvesting van de Griffie(r) en de huisvesting van het Callcenter en de afdeling Veiligheid,
Toezicht en Handhaving. Vanwege de planning was het niet mogelijk deze onderdelen nog
mee te nemen en uit te voeren voor de deadline van 2 januari 2014. In dit besluit worden
deze scopewijzigingen beschreven inclusief de financiële consequenties.
Beoogd maatschappelijk resultaat
Doel van deze besluitvorming is het komen tot een gewenste situatie voor de Griffie(r), het
Callcenter en Veiligheid, Toezicht en Handhaving.
versie d.d. 19 juli 2017
1
Kader
n.v.t.
Argumenten
Eerste etage achterbouw (huisvesting callcenter en Veiligheid, Toezicht en Handhaving)
Tijdens de uitvoering van het project is het programma van eisen voor de eerste etage van
de achterbouw gewijzigd (in plaats van 12 werkplekken voor het callcenter zijn er 20 nodig).
Door deze wijziging was het niet mogelijk op tijd een nieuw inrichtingsplan te ontwikkelen
voor deze etage.
Het DT heeft haar voorkeur uitgesproken voor de volgende optie : herinrichten 2e etage
achterbouw voor de huisvesting van het callcenter en de afdeling Veiligheid, Toezicht en
Handhaving met de vraag te kijken naar versobering waar dat mogelijk is.
Griffie
De nieuwe werkgeverscommissie heeft een aantal basisvereisten geformuleerd voor de
huisvesting van de griffie.
Het voorstel is om de griffier en de griffie te huisvesten op 0+ (spreekkamer 0.11 en 0.12) .
De huidige griffiekamer op de 1e etage wordt hierbij geschikt gemaakt voor algemene
flexwerkplekken. De locatie van raadsleeszaal blijft ongewijzigd.
Het aantal werkplekken dat gerealiseerd kan worden voor de medewerkers van de griffie is
naar verwachting niet op alle momenten van de week voldoende, waardoor een deel zal
moeten flexen. Om dit mogelijk te maken worden op de bureaus in het atrium vaste pc’s
aangebracht.
Met het uitwerken van deze optie komen er permanent twee vergaderkamers te vervallen.
De betreffende aanpassingen zijn scopewijzigingen waarvoor aanvullende financiële dekking
nodig is.
Financiële consequenties
Omschrijving
Huisvesting Callcenter en Veiligheid, Toezicht en Handhaving
Wens
€ 185.000
Dekking
Aanvullende
Nog te
Huisvesting
dekking
dekken
€ 50.000
€0
€ 135.000,-
(herinrichten 2e etage achterbouw)
Huisvesting Griffie
€ 25.000,-
Kamer voor griffier en griffie op 0+
versie d.d. 19 juli 2017
2
Gespecificeerde kosten eerste etage achterbouw (huisvesting callcenter en Veiligheid,
Toezicht en Handhaving)
Onderdeel
Aantal
Prijs/eenheid
Prijs
Totaal
Bouwkosten
€ 91.000,00
ICT Kosten
€ 15.000,00
Meubels
€ 37.000,00
LK-100 4 set bureaus 4
7
€ 1.282,60
€ 8.978,20
4
€ 383,90
€ 1.535,60
32
€ 63,80
€ 2.041,60
32
€ 31,90
€ 1.020,80
LK18 lage tafel
1
€ 388,31
€ 388,31
LK02A overlegtafel
1
€ 4.200,43
€ 4.200,43
LK09B vergaderstoel
8
€ 491,14
€ 3.929,12
LK03C hoge rug bank
2
€ 1.520,70
€ 3.041,40
LK19 akoestisch schot
20
€ 570,96
€ 11.419,20
stuks
LK-100 vrij bureaus
vrijstaand
LK-100 inbouw
stekkerdoos
LK-100 pc-beugel
Verhuiskosten
€ 7.000,00
Begeleidingskosten
€ 20.000,00
10% onvoorzien
€ 15.000,00
Totaal
€ 185.000,00
Initieel beschikbaar vanuit
€ 50.000,00
project Huisvesting
Totaal
€ 135.000,00
Het projectteam Huisvesting heeft gekeken naar mogelijke versobering. De 20 werkplekken
voor het callcenter kunnen ingericht worden met bestaand meubilair, dit levert een
besparing op van € 6.413,-. In de vorige raming waren de pc-beugels en kabelkleppen niet
mee geraamd, de kosten hiervoor zijn € 3.062,40. Totaal kan er € 3.350,60 versoberd.
Eventueel is het mogelijk om het representatief meubilair te laten vervallen. De totale
besparing die dit oplevert is € 11.559,26. Vanuit het projectteam Huisvesting wordt dit niet
geadviseerd, omdat dit een onderdeel betreft van het gehele inrichtingsconcept. Daarnaast
moet wanneer dit meubilair geschrapt wordt er wel meubilair aangeschaft worden om de
ruimten in te richten.
Binnen het budget van het project Huisvesting is voor de huisvesting van het callcenter en de
afdeling Veiligheid, Toezicht en Handhaving € 50.000,- initieel beschikbaar.
Gespecificeerde kosten verhuizen en aanpassen spreekkamer voor Griffie(r)
De kosten voor de aanpassing van de Griffie(r) komen op ongeveer € 25.000,00. Dit is
inclusief kosten voor de benodigde ICT aanpassingen.
Bouwkundige aanpassingen
€ 18.000,-
Verhuizing
€ 1.000,-
Meubilair (4 bureaus en stoelen)
€ 6.000,-
versie d.d. 19 juli 2017
3
Totaal
€ 25.000,-
Voorstel is de raad te laten besluiten op welke wijze het budget dat nog beschikbaar is
worden ingezet en of er eventueel aanvullende middelen via de kadernota beschikbaar
worden gesteld.
Locatiegegevens
Stadhuisplein 1, Alphen aan den Rijn
Realisatie
Na akkoord bevinden B&W en Raad zal de verbouwing van de genoemde onderdelen in gang
gezet worden.
versie d.d. 19 juli 2017
4