Toon gehele stuk - Gemeente Heemstede

Collegebesluit
Collegevergadering: 6 januari 2015
ONDERWERP
Het Spoorboekje planning en control 2015.
SAMENVATTING
In het Spoorboekje 2015 wordt een beschrijving van de planning en controlcyclus 2015 op
hoofdlijnen gegeven. Elk onderdeel (document) wordt kort toegelicht. Daarnaast wordt de
planning aangegeven waarop aan de raad zal worden gevraagd over deze documenten te
besluiten.
BESLUIT B&W
1. Het Spoorboekje 2015 voor kennisgeving aan te nemen;
2. Dit collegebesluit ter informatie versturen aan de commissie Middelen (C-stuk).
INLEIDING
A. Het Spoorboekje 2015.
In deze notitie informeren wij u over de planning en controldocumenten die in 2015 aan de
raad worden voorgelegd. Deze documenten zijn:





de jaarstukken 2014;
de Voorjaarsnota 2015;
de Kadernota 2016-2019;
de Najaarsnota 2015;
de Programmabegroting 2016-2019.
In 2015 wijzigt het volgende:
1. Naar aanleiding van de behandeling van de Programmabegroting 2015 in de
begrotingsraad van 6 en 7 november zijn o.a. twee moties aangenomen, namelijk de
motie “Grip op decentralisaties” en “Motie over de structuur van de begroting”. De raad
verzoekt de auditcommissie om een evaluatie van de begroting voor te bereiden, waarin
in ieder geval de uitwerking van deze twee moties wordt meegenomen. In de
auditcommissie van 27 november 2014 is besloten een werkgroep “Evaluatie begroting”
in te stellen, bestaande uit raadsleden en ambtelijke ondersteuning. De werkgroep
rapporteert aan de commissie Middelen. De aanbevelingen worden verwerkt in de
Programmabegroting 2016-2019.
2. De werkgroep “Evaluatie begroting” zal eveneens een advies uitbrengen over de wijze
waarop (bv. mondeling en/of schriftelijk) raadsleden vragen kunnen stellen over de
planning en controldocumenten ter voorbereiding van de behandeling in de commissie
Middelen en de Raad. In afwachting van dit advies wordt in deze notitie hier niet nader
op ingegaan.
3. Het Beleidsplan Sociaal domein 2015 t/m 2018 is 30 oktober 2014 vastgesteld door de
raad. Conform dit beleidsplan wordt met ingang van 2015 per kwartaal separaat een
bestuurlijke rapportage over elk van de drie decentralisaties aangeboden aan de raad.
Dit proces loopt dus parallel aan de reguliere planning- en controlcyclus.
642432
1/5
Collegebesluit
Collegevergadering: 6 januari 2015
Toelichting per document:
Jaarstukken 2014.
De jaarstukken 2014 vormen het instrument waarmee het college van B&W verantwoording
aflegt aan de raad over het in de Programmabegroting 2014 vastgestelde beleid en beheer.
De jaarstukken bestaan uit het jaarverslag (de programmaverantwoording, de paragrafen en
de jaarrekening) en het bijlagenboek. De Jaarstukken 2014 worden samengesteld conform
de Programmabegroting 2014. De presentatie vindt op de “oude wijze” plaats, dus schriftelijk
(en niet digitaal).
Aan de raad wordt voorgesteld om de jaarstukken vast te stellen.
Bestuurlijke planning:
-Behandeling jaarstukken in college van B&W
-Behandeling in Auditcommissie
-Behandeling jaarstukken in commissie Middelen
-Behandeling jaarstukken in raad
21 april 2015
23 april 2015
13 mei 2015
28 mei 2015
Voorjaarsnota 2015.
De Voorjaarsnota 2015 betreft de 1e voortgangsrapportage 2015. Er wordt gerapporteerd
over (financiële) afwijkingen van het vastgestelde beleid. De gegevens op de peildatum
(1 mei) zijn (mede) basis voor een prognose voor geheel 2015. Naast deze
signaleringsfunctie heeft de Voorjaarsnota ook een bijsturingsfunctie. In geval er sprake is
van een (geprognosticeerd) nadeel, worden bijsturingsmaatregelen voorgelegd ter
besluitvorming. In deze rapportage wordt ook gerapporteerd over de voortgang van de in de
begroting 2015 opgenomen bezuinigingsmaatregelen. Het format (c.q. de wijze van
presentatie) van de Voorjaarsnota 2015 wijzigt niet ten opzichte van de Voorjaarsnota 2014.
Aan de raad wordt voorgesteld om de Voorjaarsnota vast te stellen en kennis te nemen van
de voortgang van de realisatie van de bezuinigingsmaatregelen in de begroting 2015.
Bestuurlijke planning:
-Behandeling voorjaarsnota in college van B&W
-Behandeling voorjaarsnota in commissie Middelen
-Behandeling voorjaarsnota in raad
26 mei 2015 *)
10 juni 2015
25 juni 2015
*) De doelstelling is om de effecten van de mei-circulaire 2015 mee te nemen in de Voorjaarsnota.
Vandaar dat voorgesteld wordt de voorjaarsnota in de laatste week van mei vast te stellen in het
college van B&W. Indien dit niet mogelijk blijkt te zijn worden de effecten meegenomen in de
Najaarsnota 2015. Bij substantiële afwijkingen wordt de raad uiteraard direct geïnformeerd.
Kadernota 2016-2019
In de Kadernota 2016-2019 worden de relevante beleidsmatige ontwikkelingen (w.o. de
effecten rijksbeleid) aangegeven die van invloed zijn op de gemeente Heemstede voor de
komende periode. Deze ontwikkelingen worden vertaald in een financieel meerjarenbeeld.
Daarnaast wordt het financieel meerjarenbeeld ook beïnvloed door bijstellingen in het
gemeentelijk investeringsplan. Met het meerjarenbeeld krijgt de raad, voorafgaand aan het
samenstellen van de Programmabegroting 2016-2019, vroeg in het jaar inzicht in de
financiële knelpunten en mogelijkheden. Bij de Kadernota maakt de raad haar standpunt
kenbaar over de maken (financiële) beleidskeuze’s (bv. in de afgelopen jaren, de richting
van de nog op te stellen heroverwegingsmaatregelen). De raad geeft hiermee aan het
college de opdracht deze keuze’s nader uit de werken in de Programmabegroting. De
doelstelling van de Kadernota 2016-2019 wijzigt niet. Het format van de Kadernota is –
gezien de doelstelling- minder strak omlijnd. De opzet c.q. inhoud van de Kadernota wordt
immers elk jaar bepaald door actuele beleidsmatige ontwikkelingen en de uitkomst van het
642432
2/5
Collegebesluit
Collegevergadering: 6 januari 2015
financieel meerjarenbeeld en daarmee samenhangend de richting van de te maken
(financiële) beleidskeuze’s (bv. al dan niet bezuinigen).
Aan de raad wordt voorgesteld de Kadernota voor kennisgeving aan te nemen en
richtinggevende uitspraken te doen met als doel het realiseren van een sluitende
(meerjaren)begroting 2016-2019.
Bestuurlijke planning:
-Behandeling kadernota in college van B&W
-Behandeling kadernota in commissie Middelen
-Behandeling kadernota in raad
26 mei 2015 *)
10 juni 2015
25 juni 2015
*) De doelstelling is om de effecten van de mei-circulaire 2015 mee te nemen in de kadernota. Vandaar
dat voorgesteld wordt de kadernota in de laatste week van mei vast te stellen in het college van B&W.
Indien dit niet mogelijk blijkt te zijn zal separaat een erratum op de kadernota 2016-2019 worden
opgesteld.
Najaarsnota 2015
De Najaarsnota 2015 betreft de 2e voortgangsrapportage en geeft –evenals de
Voorjaarsnota 2015- een actueel overzicht van de stand van zaken met betrekking tot de
financiële afwijkingen van het vastgestelde beleid. De gegevens op de peildatum (1
september) zijn (mede) basis voor een prognose voor geheel 2015. Voor een nadere
beschrijving wordt verwezen naar de tekst bij de Voorjaarsnota 2015 (de 1e
voortgangsrapportage 2015). Het format (c.q. de wijze van presentatie) van de Najaarsnota
2015 wijzigt niet ten opzichte van de Najaarsnota 2014.
Aan de raad wordt voorgesteld om de Najaarsnota (inclusief eventuele
bijsturingsmaatregelen) vast te stellen en kennis te nemen van de voortgang van de
realisatie van de bezuinigingsmaatregelen 2015.
Bestuurlijke planning:
-Behandeling najaarsnota in college van B&W
-Behandeling najaarsnota in commissie Middelen
-Behandeling najaarsnota in raad
29 sept 2015 *)
14 okt 2015
29 okt 2015
*) De doelstelling is om de effecten van de september-circulaire 2015 mee te nemen in de najaarsnota.
De september-circulaire verschijnt na Prinsjesdag, de derde dinsdag van september. Vandaar dat
voorgesteld wordt de najaarsnota in de laatste week van september vast te stellen in het college van
B&W.
Programmabegroting 2016-2019.
De programmabegroting geeft de budgettaire kaders aan voor de komende vier jaar
(2016-2019). De programmabegroting wordt opgesteld binnen de richtinggevende kaders
zoals door de raad bij de Kadernota 2016-2019 zijn aangegeven. In de programmabegroting
zijn deze richtinggevende kaders nader uitgewerkt in concrete voorstellen waarover de raad
besluiten neemt.
In de Programmabegroting 2016-2019 wordt een besluit gevraagd over de eerste jaarschijf
2016 en de investeringen voor 2016, opgenomen in het investeringsplan. Het
meerjarenbeeld 2017-2019 wordt ter kennisname aangeboden.
In de Programmabegroting 2016-2019 worden de aanbevelingen van de raad, naar
aanleiding van de evaluatie van de begroting, verwerkt. De Programmabegroting 2016 zal
wederom in digitale vorm verschijnen.
642432
3/5
Collegebesluit
Collegevergadering: 6 januari 2015
Bestuurlijke planning:
-Behandeling programmabegroting in college van B&W
-Behandeling programmabegroting in commissie Middelen
-Behandeling progammabegroting in raad
15 sept 2015
14 okt 2015
5 en 6 nov 2015
RECAPITULATIE PLANNING RAAD:
Jan
Jaarstukken 2014
Voorjaarsnota 2015
Kadernota 2016-2019
Najaarsnota 2015
Feb
Mrt
Apr
Mei
Jun
Jul
Aug
Sep
Okt
25
juni
25
juni
29
okt
Programmabegroting 2016-2019
5 en
6
nov
B. Intergemeentelijke samenwerkingsverbanden.
Daarnaast wordt in deze notitie kort ingegaan op de kwartaalrapportages welke verschijnen
van o.a. de twee intergemeentelijke samenwerkingsverbanden, namelijk de
intergemeentelijke afdeling sociale zaken (IASZ) en Gemeentebelastingen Kennemerland
Zuid (GBKZ).
Er is een Intergemeentelijke samenwerkingsverband sociale zaken (IASZ), waarbij de
gemeente Heemstede als centrumgemeente fungeert, en een intergemeentelijke afdeling
belastingen Kennemerland Zuid (GBKZ), waarbij de gemeente Bloemendaal als
centrumgemeente fungeert.
Voor de intergemeentelijke afdeling sociale zaken worden jaarlijks vier bestuurlijke
rapportages opgesteld. Deze kwartaalrapportages geven inzicht in de voortgang van de
realisatie van de specifieke budgetten sociale zaken (voor de gemeente Heemstede,
Bloemendaal en Haarlemmerliede). Met ingang van 2015 wordt ook gerapporteerd over de
nieuwe Participatiewet als gevolg van de decentralisatie in het sociaal domein. Mede
hierdoor wordt met ingang van 2015 de inhoud van de rapportages van IASZ vernieuwd. De
kwartaalrapportages worden ter kennisname aangeboden aan B&W en ter informatie
aangeboden aan de commissie Samenleving.
Toegevoegd wordt dat conform het beleidsplan sociaal domein door de afdeling Welzijn ook
een bestuurlijke kwartaalrapportage t.b.v. de raad wordt opgesteld voor de andere twee
decentralisaties in het sociaal domein, namelijk de nieuwe WMO 2015 en de Jeugdwet.
Voor de intergemeentelijke afdeling belastingen Kennemerland (GBKZ) worden jaarlijks 3
rapportages opgesteld. De 3 managementrapportages, waaronder de jaarrekening, geven
inzicht in de voortgang van de realisatie van de belastinginkomsten en overige relevante
belastingindicatoren zoals aantal bezwaarschriften. Daarnaast wordt inzicht gegeven in de
bedrijfsvoering van het GBKZ. De managementrapportages worden ter kennisname
aangeboden aan B&W en ter informatie aangeboden aan de commissie Middelen.
Daarnaast wordt een bedrijfsplan voor het komende jaar uitgebracht dat eveneens ter
kennisname wordt aangeboden aan B&W en ter informatie aangeboden aan de commissie
Middelen.
642432
Nov
28
mei
4/5
Dec
Collegebesluit
Collegevergadering: 6 januari 2015
De raad heeft 30 oktober 2014 ingestemd met de intergemeentelijke samenwerking van de
gemeenten Bloemendaal en Heemstede op het gebied van ICT-infrastructuur, waarbij
Heemstede wordt aangewezen als centrumgemeente. In de eerste helft van 2015 wordt in
de vorm van een bedrijfsplan nadere afspraken gemaakt over de wijze van invulling en
uitvoering van de opgedragen taken aan de centrumgemeente. Hierin zal ook worden
opgenomen de wijze waarop verantwoording wordt afgelegd over o.a. de financiën aan de
raad.
De informatie uit de bestuurlijke-/managementrapportages die betrekking hebben op de
gemeente Heemstede worden –voor zover relevant- ook opgenomen in de (hierboven
beschreven) documenten van de planning & controlcyclus van de gemeente Heemstede.
642432
5/5