Collegebesluit Collegevergadering: 19 december 2016

Collegebesluit
Collegevergadering: 19 december 2016
ONDERWERP
Het Spoorboekje planning en control 2017.
SAMENVATTING
In het Spoorboekje wordt een beschrijving van de planning en controlcyclus 2017 op
hoofdlijnen gegeven. Elk onderdeel (document) wordt kort toegelicht. Daarnaast wordt de
planning aangegeven waarop aan de raad zal worden gevraagd over deze documenten te
besluiten.
BESLUIT B&W
1. Het Spoorboekje 2017 voor kennisgeving aan te nemen;
2. Dit collegebesluit ter kennisname te brengen van de commissie Middelen (C-stuk).
INLEIDING
A. Het Spoorboekje 2017
In deze notitie informeren wij u over de planning en controlcyclus inclusief documenten die in
2017 aan de raad worden voorgelegd. Deze documenten zijn:





de jaarstukken 2016;
de Voorjaarsnota 2017;
de Kadernota 2018-2021;
de Najaarsnota 2017;
de Programmabegroting 2018.
In 2017 geldt het volgende:
1. In de begrotingsraad van 4 november 2016 (Programmabegroting 2017) is de motie
“Consistente begrotingsopzet” aangenomen. De raad verzoekt het college:
-de uniforme begrotingsindeling versneld en volledig in te voeren bij gelegenheid van de
begroting 2018,
-daarbij éénmalig de relatie aan te geven tussen de informatie oude stijl en nieuwe stijl.
Dit betekent dat met ingang van 2018 wordt overgegaan naar de landelijk uniforme
indeling van 9 programma’s en circa. 50 wettelijke taakvelden. Ook de begrotingskolom
2017 wordt in de Programmabegroting 2018 omgezet naar de wettelijke indeling.
Hiermee wordt bewerkstelligd dat een cijfermatig vergelijk mogelijk is tussen
de jaren 2017 en 2018.
2. De jaarrekening 2016 wordt -overeenkomstig de jaarrekening 2015- in juni 2017 aan de
raad aangeboden. Met ingang van 1 januari 2015 zijn de taken van het sociaal domein
overgeheveld naar gemeenten. Dit heeft administratief als consequentie dat de
jaarrekening van de gemeente Heemstede pas kan worden afgerond als de
jaarverantwoordingen inclusief accountantsrapporten van zorgaanbieders en SVB
(Sociale Verzekeringsbank) zijn ontvangen. In overleg met onze accountant is besloten
de controle van de jaarrekening 2016 te splitsen. Dit betekent eind maart/begin april
2017 de controle van de jaarrekening 2016 exclusief Wmo en Jeugdwet en in mei 2017
de controle van Wmo en Jeugdwet. Dit heeft de volgende consequenties voor de
bestuurlijke behandeling van de jaarrekening 2016. In de commissie Middelen van mei
2017 wordt de jaarrekening 2016 gemeente Heemstede met voorlopige cijfers sociaal
domein (Wmo en Jeugdwet) en een accountantsrapport exclusief sociaal domein ter
behandeling voorgelegd. Vervolgens wordt in de raad van juni 2017 (en eventueel de
commissie Middelen van juni 2017) de jaarrekening 2016 met definitieve cijfers sociaal
domein (Wmo en Jeugdwet) en het definitieve accountsrapport inclusief sociaal domein
behandeld.
684001
1/5
Collegebesluit
Collegevergadering: 19 december 2016
3.
4.
Conform de eerder gemaakte afspraken in de commissie Samenleving wordt in 2017
per halfjaar een bestuurlijke rapportage over de drie decentralisaties aangeboden aan
de raad. Eventuele budgettaire consequenties/verschuivingen, welke leiden tot
aanpassing van de Programmabegroting 2017, worden in de Najaarsnota 2017
meegenomen ter besluitvorming.
De stuurgroep GBKZ (Gemeentebelastingen Kennemerland-Zuid), waarin de
verantwoordelijke portefeuillehouders van de deelnemende gemeenten zitting hebben,
heeft besloten het aantal rapportages terug te brengen van vier naar drie rapportages
(bedrijfsplan, managementrapportage en de jaarrekening) per jaar. Uit
efficiencyoverwegingen is besloten met ingang van 2017 niet twee maar één
managementrapportage op te stellen.
Toelichting per document volgt hierna.
Jaarstukken 2016
De jaarstukken 2016 vormen het instrument waarmee het college van B&W verantwoording
aflegt aan de raad over het in de Programmabegroting 2016 vastgestelde beleid en beheer.
De jaarstukken bestaan uit het jaarverslag (de programmaverantwoording, de paragrafen en
de jaarrekening) en het bijlagenboek. De Jaarstukken 2016 worden samengesteld conform
de Programmabegroting 2016. De presentatie vindt schriftelijk plaats (en niet digitaal). Zoals
eerder aangegeven vindt de bestuurlijke behandeling van de jaarrekening 2016 (minimaal)
op twee momenten plaats.
Bestuurlijke planning:
-Behandeling jaarstukken met voorlopige cijfers sociaal domein
(Wmo en Jeugdwet) + accountantsrapport excl. sociaal domein
in college van B&W
-Behandeling jaarstukken met voorlopige cijfers sociaal domein
(Wmo en Jeugdwet) + accountantsrapport excl. sociaal domein
in Auditcommissie
-Behandeling jaarstukken met voorlopige cijfers sociaal domein
(Wmo en Jeugdwet) + accountantsrapport excl. sociaal domein
in Commissie Middelen
-Behandeling jaarstukken met definitieve cijfers sociaal domein
(Wmo en Jeugdwet) + definitief accountantsrapport
in college van B&W
-Behandeling jaarstukken met definitieve cijfers sociaal domein
(Wmo en Jeugdwet) + definitief accountantsrapport
in commissie Middelen
-Behandeling jaarstukken met definitieve cijfers sociaal domein
(wmo en Jeugdwet) + definitief accountantsrapport
in Auditcommissie
-Behandeling jaarstukken in raad met voorstel de jaarstukken 2016
vast te stellen.
25 april 2017
nog te bepalen
17 mei 2017
juni 2017
14 juni 2017
nog te bepalen
29 juni 2017
Voorjaarsnota 2017
De Voorjaarsnota 2017 betreft de 1e voortgangsrapportage 2017. Er wordt gerapporteerd
over (financiële) afwijkingen van het vastgestelde beleid. De gegevens op de peildatum
(1 mei 2017) zijn (mede) basis voor een prognose voor geheel 2017. Naast deze
signaleringsfunctie heeft de Voorjaarsnota ook een bijsturingsfunctie. Ook wordt
gerapporteerd over de voortgang van de in de begroting 2017 opgenomen
bezuinigingsmaatregel. Het format (c.q. de wijze van presentatie) van de Voorjaarsnota 2017
wijzigt niet ten opzichte van de Voorjaarsnota 2016.
Aan de raad wordt voorgesteld de Voorjaarsnota (jaarschijf 2017) vast te stellen.
684001
2/5
Collegebesluit
Collegevergadering: 19 december 2016
Bestuurlijke planning:
-Behandeling Voorjaarsnota in college van B&W
-Behandeling Voorjaarsnota in commissie Middelen
-Behandeling Voorjaarsnota in raad
30 mei 2017 *)
14 juni 2017
29 juni 2017
*) De doelstelling is de effecten van de meicirculaire 2017 mee te nemen in de Voorjaarsnota. Vandaar
dat voorgesteld wordt de Voorjaarsnota in de laatste week van mei vast te stellen in het college van
B&W. Indien dit niet mogelijk blijkt te zijn wordt de raad geïnformeerd via een addendum.
Kadernota 2018-2021
In de Kadernota 2018-2021 worden de relevante beleidsmatige ontwikkelingen (w.o. de
effecten rijksbeleid) aangegeven die van invloed zijn op de gemeente Heemstede voor de
komende periode. Deze ontwikkelingen worden vertaald in een financieel meerjarenbeeld.
Daarnaast wordt het financieel meerjarenbeeld ook beïnvloed door bijstellingen in het
gemeentelijk investeringsplan. Met het meerjarenbeeld krijgt de raad, voorafgaand aan het
samenstellen van de Programmabegroting 2018, vroeg in het jaar inzicht in de financiële
knelpunten en mogelijkheden. Bij de Kadernota maakt de raad haar standpunt kenbaar over
de te maken (financiële) beleidskeuzes (bijv. ontwikkeling woonlasten). De raad geeft
hiermee aan het college de opdracht deze keuzes nader uit de werken in de
Programmabegroting. Het format van de Kadernota is –gezien de doelstelling- minder strak
omlijnd. De opzet c.q. inhoud van de Kadernota wordt immers elk jaar bepaald door actuele
beleidsmatige ontwikkelingen en de uitkomst van het financieel meerjarenbeeld en daarmee
samenhangend de richting van de te maken (financiële) beleidskeuzes.
Aan de raad wordt voorgesteld de Kadernota voor kennisgeving aan te nemen en
richtinggevende uitspraken te doen met als doel het realiseren van een sluitende
(meerjaren)begroting 2018-2021. Daarnaast wordt voorgesteld de technische
(begrotings)uitgangspunten vast te stellen.
Bestuurlijke planning:
-Behandeling Kadernota in college van B&W
-Behandeling Kadernota in commissie Middelen
-Behandeling Kadernota in raad
30 mei 2017 *)
14 juni 2017
29 juni 2017
*) De doelstelling is de effecten van de meicirculaire 2017 mee te nemen in de Kadernota. Vandaar dat
voorgesteld wordt de Kadernota in de laatste week van mei vast te stellen in het college van B&W.
Indien dit niet mogelijk blijkt te zijn wordt de raad geïnformeerd via een addendum.
Najaarsnota 2017
De Najaarsnota 2017 betreft de 2e voortgangsrapportage en geeft -evenals de Voorjaarsnota
2017- een actueel overzicht van de stand van zaken met betrekking tot de financiële
afwijkingen van het vastgestelde beleid. De gegevens op de peildatum (1 september 2017)
zijn (mede) basis voor een prognose voor geheel 2017. Voor een nadere beschrijving wordt
verwezen naar de tekst bij de Voorjaarsnota 2017. Het format (c.q. de wijze van presentatie)
van de Najaarsnota 2017 wijzigt niet ten opzichte van de Najaarsnota 2016. Aan de raad
wordt voorgesteld de Najaarsnota (jaarschijf 2017) vast te stellen.
Bestuurlijke planning:
-Behandeling Najaarsnota in college van B&W
-Behandeling Najaarsnota in commissie Middelen
-Behandeling Najaarsnota in raad
12 sept 2017 *)
4 okt 2017
19 okt 2017
*) Gezien de bestuurlijke planning is het niet mogelijk de effecten van de septembercirculaire 2017
mee te nemen in de Najaarsnota. De septembercirculaire verschijnt na Prinsjesdag (20-9-2017), de
derde dinsdag van september. De effecten van de septembercirculaire voor de jaarschijven 2018 t/m
684001
3/5
Collegebesluit
Collegevergadering: 19 december 2016
2021 worden meegenomen in het raadsvoorstel “Eerste begrotingswijziging 2018”. De effecten voor
de jaarschijf 2017 worden verwerkt in een addendum bij de Najaarsnota 2017.
Programmabegroting 2018
De Programmabegroting 2018 geeft de budgettaire kaders aan voor de komende vier jaar
(2018-2021). De Programmabegroting wordt opgesteld binnen de richtinggevende kaders
zoals door de raad bij de Kadernota 2018-2021 zijn aangegeven. In de Programmabegroting
zijn deze richtinggevende kaders nader uitgewerkt in concrete voorstellen waarover de raad
besluiten neemt.
In de Programmabegroting 2018 wordt een besluit gevraagd over de eerste jaarschijf 2018
en de investeringen voor 2018, opgenomen in het investeringsplan. Het (financiële)
meerjarenbeeld 2019-2021 wordt ter kennisname aangeboden.
In de Programmabegroting 2018 worden de aanbevelingen van de raad, naar aanleiding van
de evaluatie van de begroting 2017, verwerkt. Conform de motie “Consistente
begrotingsopzet” wordt de Programmabegroting 2018 ingedeeld naar 9 landelijk uniforme
programma’s en circa 50 wettelijk voorgeschreven taakvelden. De Programmabegroting
2018 verschijnt in schriftelijke en digitale vorm.
Bestuurlijke planning:
-Behandeling Programmabegroting in college van B&W
-Behandeling Programmabegroting in commissie Middelen
-Behandeling Progammabegroting in raad
12 sept 2017
16 okt 2017
2 en 3 nov 2017
RECAPITULATIE PLANNING RAAD
Jan
Jaarstukken 2016
Voorjaarsnota 2017
Kadernota 2018-2021
Najaarsnota 2017
Feb
Mrt
Apr
Mei
Jun
Jul
Aug
Sep
Okt
Nov
29
juni
29
juni
29
juni
19
okt
Programmabegroting 2018
2/3
nov
B. Intergemeentelijke samenwerkingsverbanden
Daarnaast wordt in deze notitie kort ingegaan op de bestuurlijke rapportages welke
verschijnen van o.a. de drie intergemeentelijke samenwerkingsverbanden, namelijk de
intergemeentelijke afdeling sociale zaken (IASZ), de intergemeentelijke afdeling belastingen
Kennemerland-Zuid (GBKZ) en de intergemeentelijke afdeling automatisering (GRIT).
Voor de IASZ en GRIT fungeert de gemeente Heemstede als centrumgemeente. Voor de
GBKZ fungeert de gemeente Bloemendaal als centrumgemeente.
Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Sociale Zaken( IASZ)
Door IASZ wordt een jaarplan en jaarrekening opgesteld voor de drie deelnemende
gemeenten. Deze documenten worden ter kennisgeving aangeboden aan B&W en ter
informatie aangeboden aan de commissie Samenleving. Daarnaast wordt voor elk van de
verantwoordelijk portefeuillehouders van de drie gemeenten iedere maand een
684001
4/5
Dec
Collegebesluit
Collegevergadering: 19 december 2016
budgetoverzicht m.b.t. de Participatiewet opgesteld. Er verschijnen in 2017 -conform 2016geen separate rapportages van IASZ (Participatiewet). Deze rapportages maken integraal
onderdeel uit van de bestuurlijke rapportages sociaal domein.
Gemeenschappelijke Regeling Gemeentebelastingen Kennemerland-Zuid (GBKZ)
Door GBKZ worden drie rapportages opgesteld. Deze rapportages, waaronder een
jaarrekening en een managementrapportage, geven inzicht in de realisatie van de
belastinginkomsten en overige relevante belastingindicatoren zoals aantal bezwaarschriften.
Daarnaast wordt inzicht gegeven in de bedrijfsvoering van de GBKZ. De jaarrekening en de
managementrapportage worden ter kennisname aangeboden aan B&W en ter informatie
aangeboden aan de commissie Middelen. Daarnaast wordt een bedrijfsplan voor het
komende jaar uitgebracht dat eveneens ter kennisname wordt aangeboden aan B&W en ter
informatie aan de commissie Middelen (C-stuk).
Gemeenschappelijke Regeling Informatie Technologie (GRIT)
De raad heeft 30 oktober 2014 ingestemd met de intergemeentelijke samenwerking van de
gemeenten Bloemendaal en Heemstede op het gebied van ICT-infrastructuur, waarbij
Heemstede is aangewezen als centrumgemeente. In het college van B&W van 3 november
2015 is de GRIT vastgesteld: ingangsdatum 1 januari 2016. In de GRIT is opgenomen dat
elk jaar een jaarplan wordt opgesteld en twee managementrapportages. Deze documenten
worden ter kennisname aangeboden aan het college van B&W.
De informatie uit de bij dit onderdeel “B” genoemde bestuurlijke-/managementrapportages
die betrekking hebben op de gemeente Heemstede worden -voor zover relevant- ook
opgenomen in de bij onderdeel “A” beschreven documenten van de planning & controlcyclus
van de gemeente Heemstede.
684001
5/5