Toon gehele stuk - Gemeente Heemstede

Collegebesluit
Collegevergadering: 29 januari 2013
ONDERWERP
Het Spoorboekje planning en control 2013.
SAMENVATTING
In het Spoorboekje 2013 wordt een beschrijving van de planning en controlcyclus 2013 op hoofdlijnen
gegeven. Elk onderdeel (document) wordt kort toegelicht. Daarnaast wordt de planning aangegeven
waarop aan de raad zal worden gevraagd over deze documenten te besluiten.
BESLUIT B&W
1. Het Spoorboekje 2013 voor kennisgeving aan te nemen.
2. Dit collegebesluit ter informatie versturen aan de commissie Middelen (C-stuk).
INLEIDING
A. Het Spoorboekje 2013.
In deze notitie informeren wij u over de planning en controldocumenten die in 2013 aan de raad worden
voorgelegd. Deze documenten zijn:





de jaarstukken 2012;
de Voorjaarsnota 2013;
de Kadernota 2014-2017;
de Najaarsnota 2013;
de Programmabegroting 2014-2017.
De planning- en controlcyclus 2013 wijzigt op een aantal punten, namelijk:
1. Naar aanleiding van de behandeling van de Kadernota 2012 is door het college voorgesteld om de
Kadernota vanaf 2013 te splitsen in twee afzonderlijke documenten. In de Najaarsnota 2012 blz 3 is
de raad hierover geïnformeerd.
2. Volgtijdig zal in 2013 eerst een Voorjaarsnota 2013 worden opgesteld, die inzicht geeft in de
financiële positie van het lopende begrotingsjaar. Vervolgens zal een Kadernota 2014-2017 worden
opgesteld, die inzicht geeft in de financiële positie voor de komende jaren en de voorstellen van het
college aan de raad om tot een sluitende meerjarenbegroting te komen. De splitsing biedt de raad de
mogelijkheid om eerst een standpunt in te nemen over de financiële positie van het lopend jaar en
de eventueel gewenste bijsturingen van het vastgestelde beleid, om vervolgens de financiële positie
voor de komende jaren te bepalen.
3. De Kadernota 2014-2017 krijgt een meer beleidsmatig karakter. In de Kadernota wordt o.a. de zgn.
Agenda voor de Toekomst gepresenteerd. Hierin worden de relevante (beleids)ontwikkelingen die de
komende jaren op de gemeente afkomen beschreven. Vervolgens worden de financiële implicaties
die deze ontwikkelingen hebben voor de financiële positie van de gemeente Heemstede voor de
komende jaren aangegeven.
4. In de planning & controlcyclus 2013 zijn twee voortgangsrapportages 2013 opgenomen, namelijk de
Voorjaarsnota en de Najaarsnota. In deze documenten wordt inzicht gegeven in de financiële positie
van het lopend begrotingsjaar. Extra aandacht zal worden besteed aan de voortgang van de
realisatie van de bezuinigingsmaatregelen en aan bijsturingsvoorstellen in geval er sprake is van een
dreigend (aanvullend) tekort 2013. Voor het sluitend maken van de jaarschijf 2013 is rekening
gehouden met een onttrekking aan de algemene reserve van € 675.000 (incl. amendement “minder
bezuinigen” en effect september-circulaire 2012).
593984
1/4
Collegebesluit
Collegevergadering: 29 januari 2013
Toelichting per document:
Jaarstukken 2012.
De jaarstukken 2012 vormen het instrument waarmee het college van B&W verantwoording aflegt aan de
raad over het in de Programmabegroting 2012 vastgestelde beleid en beheer. De jaarstukken bestaan uit
het jaarverslag (de programmaverantwoording, de paragrafen en de jaarrekening) en het bijlagenboek.
Aan de raad wordt voorgesteld om de jaarstukken vast te stellen.
Bestuurlijke planning:
-Behandeling jaarstukken in college van B&W
-Behandeling in Auditcommissie
-Behandeling jaarstukken in commissie Middelen
-Behandeling jaarstukken in raad
23 april 2013
25 april 2013
15 mei 2013
30 mei 2013
De raad wordt in de gelegenheid gesteld om –voorafgaand aan de commissie Middelen- schriftelijk
technische vragen te stellen over de jaarstukken 2012.
Voorjaarsnota 2013.
De Voorjaarsnota 2013 betreft de 1e voortgangsrapportage 2013. Er wordt gerapporteerd over
(financiële) afwijkingen van het vastgestelde beleid. De gegevens op de peildatum (1 mei) zijn (mede)
basis voor een prognose voor geheel 2013. Naast deze signaleringsfunctie heeft de Voorjaarsnota ook
een bijsturingsfunctie. In geval er sprake is van een (geprognosticeerd) nadeel, worden
bijsturingsmaatregelen voorgelegd ter besluitvorming. In deze rapportage wordt ook gerapporteerd over
de voortgang van de in de begroting 2013 opgenomen bezuinigingsmaatregelen.
Aan de raad wordt voorgesteld om de Voorjaarsnota (inclusief eventuele bijsturingsmaatregelen) vast te
stellen en kennis te nemen van de voortgang van de realisatie van de bezuinigingsmaatregelen 2013.
Bestuurlijke planning:
-Behandeling voorjaarsnota in college van B&W
-Behandeling voorjaarsnota in commissie Middelen
-Behandeling voorjaarsnota in raad
28 mei 2013 *)
12 juni 2013
27 juni 2013
*) De doelstelling is om de effecten van de mei-circulaire 2013 mee te nemen in de Voorjaarsnota. Vandaar dat
voorgesteld wordt de voorjaarsnota in de laatste week van mei vast te stellen in het college van B&W.
Kadernota 2014-2017
In de Kadernota 2014-2017 wordt de Agenda van de Toekomst gepresenteerd. Hierin worden de
relevante beleidsmatige ontwikkelingen (w.o. de effecten van het nieuwe Regeerakkoord) aangegeven
die van invloed zijn op de gemeente Heemstede voor de komende periode. Deze ontwikkelingen worden
vertaald in een financieel meerjarenbeeld. Met het meerjarenbeeld krijgt de raad, voorafgaand aan het
samenstellen van de Programmabegroting 2014-2017, vroeg in het jaar inzicht in de financiële
knelpunten en mogelijkheden. Tenslotte wordt het financieel meerjarenbeeld beïnvloed door bijstellingen
in het gemeentelijk investeringsplan. Het college doet bij de Kadernota 2014-2017 voorstellen voor een
sluitende meerjarenbegroting. Bij de Kadernota maakt de raad haar standpunt kenbaar over deze
voorstellen en de te maken keuzes (bv. de richting van de nog op te stellen heroverwegingsmaatregelen).
De raad geeft hiermee aan het college de opdracht deze keuze’s nader uit de werken in de
Programmabegroting.
Aan de raad wordt voorgesteld de Kadernota voor kennisgeving aan te nemen en richtinggevende
uitspraken te doen met als doel het realiseren van een sluitende (meerjaren)begroting 2014-2017.
593984
2/4
Collegebesluit
Collegevergadering: 29 januari 2013
Bestuurlijke planning:
-Behandeling kadernota in college van B&W
-Behandeling kadernota in commissie Middelen
-Behandeling kadernota in raad
28 mei 2013 *)
12 juni 2013
27 juni 2013
*) De doelstelling is om de effecten van de mei-circulaire 2013 mee te nemen in de kadernota. Vandaar dat
voorgesteld wordt de kadernota in de laatste week van mei vast te stellen in het college van B&W.
Najaarsnota 2013
De Najaarsnota 2013 betreft de 2e voortgangsrapportage en geeft –evenals de Voorjaarsnota 2013- een
actueel overzicht van de stand van zaken met betrekking tot de financiële afwijkingen van het
vastgestelde beleid. De gegevens op de peildatum (1 september) zijn (mede) basis voor een prognose
voor geheel 2013. Voor een nadere beschrijving wordt verwezen naar de tekst bij de Voorjaarsnota 2013
(de 1e voortgangsrapportage 2013).
Aan de raad wordt voorgesteld om de Najaarsnota (inclusief eventuele bijsturingsmaatregelen) vast te
stellen en kennis te nemen van de voortgang van de realisatie van de bezuinigingsmaatregelen 2013.
Bestuurlijke planning:
-Behandeling najaarsnota in college van B&W
-Behandeling najaarsnota in commissie Middelen
-Behandeling najaarsnota in raad
1 okt 2013 *)
16 okt 2013
31 okt 2013
*) De doelstelling is om de effecten van de september-circulaire 2013 mee te nemen in de najaarsnota. De
september-circulaire verschijnt na Prinsjesdag, de derde dinsdag van september. Vandaar dat voorgesteld wordt de
najaarsnota in de eerste week van oktober vast te stellen in het college van B&W.
Programmabegroting 2014-2017.
De programmabegroting geeft de budgettaire kaders aan voor de komende vier jaar (2014-2017). De
programmabegroting wordt opgesteld binnen de richtinggevende kaders zoals door de raad bij de
Kadernota 2014-2017 zijn aangegeven. In de programmabegroting zijn deze richtinggevende kaders
nader uitgewerkt in concrete voorstellen waarover de raad besluiten neemt.
In de Programmabegroting 2014-2017 wordt een besluit gevraagd over de de eerste jaarschijf 2014 en
de investeringen voor 2014, opgenomen in het investeringsplan. Het meerjarenbeeld 2015-2017 wordt ter
kennisname aangeboden.
Bestuurlijke planning:
-Behandeling programmabegroting in college van B&W
-Behandeling programmabegroting in commissie Middelen
-Behandeling progammabegroting in raad
17 sept 2013
16 okt 2013
7 en 8 nov 2013
De raad wordt in de gelegenheid gesteld om –voorafgaand aan de commissie Middelen- schriftelijk
technische vragen te stellen over de Programmabegroting 2014-2017.
593984
3/4
Collegebesluit
Collegevergadering: 29 januari 2013
RECAPITULATIE PLANNING RAAD:
Jan
Jaarstukken 2012
Voorjaarsnota 2013
Kadernota 2014-2017
Najaarsnota 2013
Programmabegroting 2014-2017
Feb
Mrt
Apr
Mei
Jun
Jul
Aug
Sep
Okt
Nov
Dec
30
mei
27
juni
27
juni
31
okt
7 en
8
nov
B. Intergemeentelijke samenwerkingsverbanden.
Daarnaast wordt in deze notitie kort ingegaan op de managementrapportages welke verschijnen van de
twee intergemeentelijke samenwerkingsverbanden, namelijk de intergemeentelijke afdeling sociale zaken
(IASZ) en Gemeentebelastingen Kennemerland Zuid (GBKZ).
Er is een Intergemeentelijke samenwerkingsverband sociale zaken (IASZ), waarbij de gemeente
Heemstede als centrumgemeente fungeert, en een intergemeentelijke afdeling belastingen
Kennemerland Zuid (GBKZ), waarbij de gemeente Bloemendaal als centrumgemeente fungeert.
Voor de intergemeentelijke afdeling sociale zaken worden jaarlijks vier managementsrapportages
opgesteld. De managementrapportages geven inzicht in de voortgang van de realisatie van de specifieke
budgetten sociale zaken (voor de gemeente Heemstede, Bloemendaal en Haarlemmerliede). De
managementrapportages worden ter kennisname aangeboden aan B&W en ter informatie aangeboden
aan de commissie Samenleving.
Voor de intergemeentelijke afdeling belastingen Kennemerland (GBKZ) worden jaarlijks 3 rapportages
opgesteld. De 3 managementrapportages, waaronder de jaarrekening, geven inzicht in de voortgang van
de realisatie van de belastinginkomsten en overige relevante belastingindicatoren zoals aantal
bezwaarschriften. Daarnaast wordt inzicht gegeven in de bedrijfsvoering van het GBKZ. De
managementrapportages worden ter kennisname aangeboden aan B&W en ter informatie aangeboden
aan de commissie Middelen. Daarnaast wordt een bedrijfsplan voor het komende jaar uitgebracht dat ter
kennisname wordt aangeboden aan B&W en ter informatie aangeboden aan de commissie Middelen.
De informatie uit de managementrapportages die betrekking hebben op de gemeente Heemstede worden
–voor zover relevant- ook opgenomen in de (hierboven beschreven) documenten van de planning &
controlcyclus van de gemeente Heemstede.
593984
4/4