opzet fusie onderzoek LZ1886 en de Zijl Zwemsport (juni 2017)

LZ 1886 en de Zijl Zwemsport
‘Getting along with others is the essence of getting ahead’
1
Inhoud
pag.
Context
3
Onderzoeksopzet
3
Opdrachten werkgroepen
4
Opdrachtformulering werkgroep Juridisch
5
Opdrachtformulering werkgroep Organisatorisch
6
Opdrachtformulering werkgroep Sportief
7
Opdrachtformulering werkgroep Administratief
8
Opdrachtformulering werkgroep Financieel
9
Opdrachtformulering werkgroep Elementair zwemmen
10
Rol van de besturen
12
Bezetting werkgroepen
13
2
Context
De besturen van LZ 1886 en De Zijl Zwemsport organiseren een onderzoek naar fusie van beide verenigingen
en, zo nodig en mogelijk, aanhangende rechtspersonen. Dit gebeurt vanuit de gezamenlijke visie dat dit in het
belang van beide verenigingen, en de sportbeoefening door hun leden, is en wel om een aantal redenen:

beide verenigingen willen in het belang van hun leden en de sportbeoefening in Leiden e.o. hun
zorgvuldig opgebouwde positie in de breedte- en de topsport gezamenlijk behouden en versterken;

beide verenigingen hebben dusdanige sterke en zwakke punten, dat ze in sportief opzicht
complementair aan elkaar zijn en samen sterker en aantrekkelijker kunnen worden;

door samenvoeging en fusie ligt in operationeel en bestuurlijk opzicht synergie in het verschiet;

het nieuwe combi bad De Vliet vraagt om een sterk aanspreekpunt voor de gemeente, omdat deze
meer aan de gebruikers wil overlaten;

het beleid van de gemeente ten aanzien van sport en sportaccommodaties bevat uitdagingen die de
verenigingen het beste gezamenlijk kunnen aangaan;

in deze situatie moeten beide verenigingen zich bestuurlijk en operationeel op de externe
uitdagingen kunnen concentreren en niet op onderlinge discussies.

De financiële verplichtingen en de eisen qua bestuurskracht die vanuit de gemeente aan de
verenigingen zullen worden gesteld bij beheer en exploitatie van het nieuwe zwembad.
Het fusieonderzoek is erop gericht om de algemene ledenvergaderingen van beide verenigingen en mogelijk
de besturen van naburige rechtspersonen in de gelegenheid te stellen in het eerste kwartaal van 2018 een
goed gefundeerd besluit te nemen over een fusie.
Onderzoeksopzet
Om de opzet van dit onderzoeksproces en de besluitvorming helder te krijgen is een plan van aanpak gemaakt
door de beide besturen. Besloten is tot het instellen van een 6-aantal werkgroepen die ieder op een bepaald
gebied een onderzoeks- en adviesopdracht krijgen:
1.
De werkgroep juridisch met als aandachtsgebieden: de ontbinding van de bestaande rechtspersonen
en daaraan gerelateerde (eventuele) bestuursaansprakelijkheden, de oprichting van de nieuwe
rechtsvorm, het opstellen van nieuwe statuten en reglementen etc.
2.
De werkgroep organisatie met als aandachtsgebieden: inrichting van de nieuwe vereniging in relatie
tot bestuur en commissies alsmede de bezetting en taken, verantwoordelijkheden, mandaten en
budgetten wat ligt aan takenpakket bij het bestuur en wat bij de commissies;
3.
De werkgroep sportief met als aandachtsgebieden: m.u.v. het elementair zwemmen (aparte
werkgroep); de roostering (tijden, locaties trainingen), de indeling trainers, coaches en/of
begeleiders, de samenstelling van teams, de seizoensopbouw tbv het wedstrijdzwemmen etc.
Daarnaast op hoofdlijnen een chets van de sportieve doelstellingen van alle disciplines (m.u.v.
elementair zwemmen) op middellange termijn;
4.
De werkgroep administratief met als aandachtsgebieden: het fysiek samengaan van de
ledenadministratie, de verenigingsadministratie (correspondentie, postadressen etc.), het borgen
van oude archieven, en de correcte ledenaanmelding bij de KNZB per 1 mei 2018.
3
5.
De werkgroep financieel met als aandachtsgebieden: het fysiek samengaan van de financiële
boekhouding, de uniformiteit in contributies alsmede het innings- en incassobeleid, de opzet van de
financiële verslaglegging van het gebroken boekjaar 2018, de ontbinding en/of samengaan van
lopende betaalrekening etc.;
NB: de werkgroep financieel heeft ook een speciale opdracht om te komen met bevindingen van een
boekenonderzoek bij beide verenigingen, en tevens onderbouwd advies rondom de financiële posities van
LZ 1886 en De Zijl Zwemsport.
6.
De werkgroep elementair zwemmen met als aandachtsgebieden: het samengaan van elementair
zwemafdelingen van LZ en de Zijl en de externe stichting Stizol, de roostering (tijden, locaties
elementair zwemmen), de indeling trainers, instructeurs en/of begeleiders, de kwaliteit en
kwantiteit van het leszwemkader, het (eventuele) wachtlijstenbeleid, de uniformering in tarieven
van het elementair zwemmen etc.;
Opdrachten werkgroepen
In het eerste kwartaal van 2018 wordt door de ALV van LZ-1886 en de Zijl Zwemsport een besluit genomen over
mogelijke fusie per 1 mei 2018. Om een zo’n compleet mogelijk beeld te geven van de gevolgen van dit besluit
onderzoeken 6 werkgroepen -op hoofdlijnen (!) en aan de hand van de onderstaande opdrachtformuleringenwelke consequenties dit fusiebesluit met zich meebrengt en welke gevolgen dit vervolgens heeft voor de nieuwe
vereniging ná 1 mei 2018.
Voorbeelden: werkgroep Juridisch constateert dat er 2 huishoudelijke reglementen zijn en geeft aan dat dit tot
één reglement moet komen. Werkgroep Organisatie brengt de huidige commissies van de verenigingen in kaart
en geeft aan hoe één nieuwe vereniging wordt bestuurd. Werkgroep Sportief inventariseert de trainingsuren en
trainers en geeft hoe een nieuwe roostering hieromtrent eruit komt te zien. De werkgroep Administratief
constateert dat er verschillende applicaties en administraties zijn en geeft aan hoe te komen tot één nieuwe
administratie. De werkgroep Financiën inventariseert de verschillen in contributies en adviseert hoe en wanneer
dit gelijk wordt getrokken. De werkgroep Elementair zwemmen inventariseert de verschillen in het leszwemmen
en geeft aan hoe te komen tot één uniform aanbod van lesonderricht. Naast deze werkgroepen worden er door
de besturen LZ-1886 en de Zijl Zwemsport onderzoeken gedaan en adviezen gegeven m.b.t. de aanpak te komen
tot een nieuwe verenigingsnaam, de huidige en toekomstige financiële situatie, het nieuwe bestuur etc.
Het in kaart brengen van de consequenties en gevolgen van het fusiebesluit op uiteenlopende onderwerpen,
moeten alle leden van LZ-1886 en de Zijl Zwemsport een optimaal beeld verstrekken van de nieuwe vereniging;
aan de hand van dit beeld kan er in de ALV van LZ-1886 en de Zijl Zwemsport besloten worden over een fusie.
De werkgroepen gaan op 1 juli 2017 van start en kennen ondersteuning van de bestuursleden voortkomend uit
beide verenigingen in elke werkgroep. De bevindingen van de werkgroepen worden uiterlijk 1 januari 2018
opgeleverd welke worden samengevoegd tot één document t.b.v. de ALV.
4
Juridisch
aanspreekpunt vanuit besturen: Fons Dalmijn (de Zijl), Marjolein Hoogeveen (LZ)
Toelichting:
De werkgroep juridisch doet onderzoek en geeft advies over de juridische vorm voor de bundeling van de beide
verenigingen en hun hulpstichtingen, de juridische weg daar naartoe en de afwikkeling van de bestaande
situatie. Ze let daarbij op zaken als randvoorwaarden vanuit de omgeving, de aard en omvang van de nieuwe
organisatie en haar activiteiten, eenvoud in de besturing, participatie en controle.
1. huidige juridische situatie in beeld brengen
Dit betreft niet alleen LZ 1886 en De Zijl Zwemsport, maar ook andere rechtspersonen die verbonden zijn
aan een/beide verenigingen, qua doelstelling en/of bestuur samenstelling. Denk hierbij in elk geval aan
Stizol, de stichting Rijnzicht, de stichting evenementen LZ en de stichting TWL; hoe luiden de actuele
statuten, huishoudelijke reglementen; welke afspraken bestaan er tussen de verenigingen onderling en
met de verbonden rechtspersonen; wie zijn vertegenwoordigingsbevoegd; randvoorwaarden vanuit de
sportbonden waarbij de verenigingen zijn aangesloten. (KNZB, NTB).
Breng tevens de huidige (bestuurs)aansprakelijkheden in kaart en ook hoe deze situatie is na een fusie.
2. dwarsverbanden tussen werkgroepen traceren
welke beslissingen/stukken/informatie van de andere 5 werkgroepen of 2 besturen heeft de juridische
werkgroep nodig voor haar werk? Welke verbanden ziet de werkgroep met het werk van de andere
werkgroepen? Welke adviezen heeft de werkgroep daar eventueel over?
3. toekomstige juridische opties traceren
geef aan welke juridische opties A, B of C er zijn die de fusie daadwerkelijk gestalte geven. Geef daarbij
een onderbouwd advies over de te maken keuze uit deze opties (welke optie is het meest voor de hand
liggend en waarom?).
4. geef de juridische weg aan
welke stappen moeten qua tijdpad, te produceren stukken, te nemen besluiten etc. gezet worden
wanneer de geadviseerde weg A, B of C wordt genomen. Denk hierbij ook aan een nieuwe statuten, hoe
een nieuw bestuur te formeren, etc.
5. breng de juridische voordelen in beeld
doe voorstellen voor quick wins, laaghangend fruit, waarmee de geesten bij LZ1886 en de Zijl Zwemsport
(alvast) warm worden gemaakt voor integratie (‘de voordelen in beeld’).
Beperk daarbij tot de juridische voordelen.
NB: de werkgroep onderzoekt en tekent op. Wat zij bijvoorbeeld niet doet is:
- fysiek juridische mutaties aanbrengen (bijvoorbeeld wijziging in KvK- register)
- contracten beëindigen
- eigen suggesties en/of adviezen (alvast) uitvoeren
J
u
r
i
d
i
s
5
Organisatorisch
aanspreekpunt vanuit besturen: Frans Pot (de Zijl), Marnix Cornelisse (LZ)
Toelichting:
de werkgroep organisatorisch doet onderzoek en geeft gestalte aan de toekomstige organisatie. Van twee
huidig opererende verenigingen volgt een voorstel voor één organisatie. Daarbij is ‘organisatie’ een containerbegrip. Op hoofdlijnen wordt gekeken naar structuur en werkwijzen en worden voorstellen gedaan hoe deze in
de nieuwe vereniging van toepassing te laten zijn.
1. huidige organisatorische situatie in beeld brengen
breng de bestuursstructuur in kaart (wel/niet vice voorzitter), breng de commissiestructuur in kaart (wel
niet PR-commissie, Jeugdcommissie etc.), breng coördinatoren in kaart (bijv. leszwemmen), breng alle
bevoegdheden, mandaten en eventueel budget(bevoegdheden) in kaart van de bestuursleden en van de
commissieleden, breng alle vormen van communicatie in kaart (nieuwsbrief, e-mail, website etc.), breng
de werkwijze van de clubhuizen in kaart (openingstijden, wel/niet clubhuis-commissie, wel/niet contact,
op krediet etc.), breng de huisstijl in kaart (logo, verenigingskleding etc.), breng de ereleden, leden van
verdiensten etc. in kaart (incl. eventuele procedures), breng lopende afspraken in kaart die relevant zijn
(bijv. abonnementen, vaste leveranciers etc.) breng de correspondentieadressen in kaart (fysiek, digitaal),
breng de fysieke vertegenwoordigingen in kaart (bijv. afvaardigingen naar gemeente, KNZB, NTB, district,
WFN etc.) , breng de huishoudelijk reglementen in kaart.
2. dwarsverbanden tussen werkgroepen traceren
er zijn raakvlakken met andere werkgroepen; denk bijvoorbeeld aan budgetbevoegdheden (werkgroep
financiën), lopende afspraken (werkgroep juridisch). Maak inzichtelijk waar de dwarsverbanden liggen,
wanneer deze relevant zijn en welke werkgroep expliciet over welk vraagstuk gaat
3. toekomstige organisatorische opties traceren
breng aan de hand van de geïnventariseerde situaties over twee verenigingen een advies uit -op
hoofdlijnen- hoe de nieuwe vereniging er organisatorisch uit zou kunnen zien (bestuur – commissies /
organogram / bevoegdheden etc.), en verpak dit in een organogram. Geef advies hoe om te gaan met
zaken zoals communicatie, correspondentie, clubhuizen, huisstijl, bestaande afspraken, ereleden,
vertegenwoordigingen extern etc.
4. geef de organisatorische weg aan
breng het tijdspad van de nieuwe organisatie in beeld. Wees concreet (advies) met data  wanneer
correspondentie adres A vervallen en B hanteren / uitfasering kledinglijn / samenvoegen of separaat
houden van overzicht lijst ere-leden etc. etc. om eventuele misverstanden na fusiedatum te voorkomen.
5. breng de organisatorische voordelen in beeld
doe voorstellen voor quick wins, laaghangend fruit, waarmee de geesten bij LZ1886 en de Zijl Zwemsport
(alvast) warm worden gemaakt voor integratie (‘de voordelen in beeld’).
Beperk daarbij tot de organisatorische voordelen.
NB: de werkgroep onderzoekt en tekent op. Wat zij bijvoorbeeld niet doet is:
- eigen advies uitvoeren (nieuwe logo’s ontwerpen, nieuwe naam bedenken)
- samenwerking tussen verschillende afdelingen aangaan
- eigen suggesties en/of adviezen (alvast) uitvoeren
6
Sportief
aanspreekpunt vanuit besturen: Jeroen Robbers (de Zijl), Arjan Pont (LZ)
Toelichting:
De werkgroep sportief doet onderzoek en houdt zich bezig met de sportieve kant van de verenigingen. Wat zijn
onze sportieve doelstellingen, volgend jaar en over bijvoorbeeld 5 jaar? Wat moeten we daar dan voor doen?
Maar ook wie gaan dat doen? Wat wordt de samenstelling van de coaches/trainers van welk team, / leeftijdsgroep? Hoe verloopt deze coördinatie? (Dit ook als mogelijk advies richting groep organisatie.) Daarnaast
maakt deze werkgroep ook een voorstel voor het badwaterschema voor trainingen.
1. huidige sportieve situatie in beeld brengen
Breng in kaart hoeveel (bad)water er beschikbaar is en hoe daarmee om te gaan na het samenvoegen.
Kunnen er trainingen worden samengevoegd? Kan het efficiënter? Is het wellicht handig om bepaalde
groepen te schuiven om zo meer ruimte voor een andere afdeling te creëren? Hou hierbij rekening met
alle takken van sport die we beoefenen en ook met badwater naast het elementair zwemmen. En evt. met
de lesgevers en hun trainingstijden). En tevens, hoe wordt de verhouding tussen top- en breedtesport?
2. dwarsverbanden tussen werkgroepen traceren
deze werkgroep zal in ieder geval overleg hebben met de werkgroepen elementair zwemmen en
organisatie.
3.
toekomstige sportieve opties traceren
Denk daarbij ook hoe gaan we om met teams of groepen, richting wedstrijden. Groep of teamindeling en
daarbij doelstellingen: voor waterpolo iom bond en regio, verdeling verschillende competities bij
zwemmen, welke wedstrijden bezoeken bij masters en triatlon. Welke eigen wedstrijden/ toernooien
blijven we organiseren. Geef tevens aan hoe nieuwe leden opgeleid worden tot een bepaald niveau.
4.
geef de sportieve weg aan
Geef een tijdspad aan van de nieuwe sportieve organisatie. Denk hierbij aan moment van planning
teams/leeftijdsgroepen. Dit kan per afdeling verschillen.
Denk na over hoeveel coaches en trainers er nodig zullen zijn in een nieuwe organisatie
5. breng de sportieve voordelen in beeld
doe voorstellen aan het bestuur voor quick wins, laaghangend fruit, waarmee de geesten bij LZ1886 en de
Zijl Zwemsport (alvast) warm worden gemaakt voor integratie (‘de voordelen in beeld’). Neem hierin mee
dat een samenwerking teruggedraaid moet kunnen worden op het moment dat de fusie niet doorgaat.
Beperk daarbij tot de sportieve voordelen.
NB: de werkgroep onderzoekt en tekent op. Wat zij bijvoorbeeld niet doet is:
- opstellen visie voor het doorstromen van Elementair zwemmen de vereniging in ligt bij groep de
werkgroep elementair. Wel kan er een advies gegeven worden aan deze werkgroep
- geen persoonsnamen (bijv. trainers), maar wel functies aangeven
- eigen suggesties en/of adviezen (alvast) uitvoeren
7
Administratief
aanspreekpunt vanuit besturen: Fons Dalmijn (de Zijl), Marjolein Hoogeveen (LZ)
Toelichting:
De werkgroep Administratief onderzoekt en adviseert over de administratieve voorzieningen die nodig zijn
voor rechtmatige en doelmatige besturing. Denk daarbij aan administratie van lopende zaken, archivering,
voorbereiding en afwikkeling van vergaderingen en communicatie daarover , vergaren en ter beschikking
stellen van informatie, IT-systemen.
1. huidige administratieve situatie in beeld brengen
Breng in kaart welke methoden er nu gebruikt worden in beide vereniging qua administratie. Zijn er naast
Sportlink nog andere pakketten in gebruik? Breng tevens de huidige archieven in kaart. Beoordeling van
de opzet van de structuur van Sportlink door LZ en De Zijl. Hoe is het ingericht met activiteiten, vrijwilligers, ereleden, factuur model, herinneringen ect. Inrichting van contributiemodel, koppeling naar
financiële administratie ect. Kloppen de data, waar zitten verschillen van structuur en op welke wijze gaan
we dat straks opzetten. Zijn er vaste leden die ingevuld moeten zijn bv automatische incasso, mail
adressen ect. Aandachtspunt voor ledenadministratie is automatische koppeling vanuit inschrijvingsformulier naar sportlink met verplichte velden zoals incasso. Geen incasso geen lid?
2. dwarsverbanden tussen werkgroepen traceren
De Zijl en LZ-1886 weken met Sportlink doordat de KNZB met dit programma werkt. De takken zwemmen
bij LZ en waterpolo bij beide verenigingen maken gebruik van Sportlink om hierin startnummers en
dergelijke aan te vragen voor de leden.
3. toekomstige administratieve opties traceren
Maak een tijdsplanning voor het samengaan van verschillende administraties. Borg tevens de archieven
richting toekomst. Inschrijfsysteem is ouderwets. De wens is dat het makkelijker moet worden om zich te
kunnen aanmelden en dat het systeem meer toekomst gericht is. Ook kunnen we via Sportlink
communiceren met leden via facebook en twitter. Hoe staan de verenigingen hier op dit moment voor?
4. geef de administratieve weg aan
Geef aan welke tijdsplanning gehanteerd moet worden bij het aanmelden van leden bij een nieuwe
vereniging. Met Sportlink en de KNZB plan van aanpak maken voor samenvoeging van de beide
administraties in een nieuwe? Kunnen we hier snel zaken mee oplossen. Neem ook Sportlink ZVL mee?
Denk ook aan NTB leden.
5. breng de administratieve voordelen in beeld
doe voorstellen voor quick wins, laaghangend fruit, waarmee de geesten bij LZ1886 en de Zijl Zwemsport
(alvast) warm worden gemaakt voor integratie (‘de voordelen in beeld’).
Beperk daarbij tot de administratieve voordelen.
NB: de werkgroep onderzoekt en tekent op. Wat zij bijvoorbeeld niet doet is:.
- eigen suggesties en/of adviezen (alvast) uitvoeren
8
Financieel
aanspreekpunt vanuit besturen: Michel van Ruiten (de Zijl), Krijn Fieret (LZ)
Toelichting:
Het doel van het onderzoek is om een volledig beeld te krijgen van alle financiële zaken van de beide
verenigingen en aangesloten stichtingen. Naast het verzamelen van gegevens van de huidige stand van zaken
zal er ook aandacht gegeven worden aan het pakket van eisen voor een nieuwe vereniging.
1. huidige financiële situatie in beeld brengen
Dit betreft niet alleen LZ 1886 en De Zijl Zwemsport, maar ook andere rechtspersonen die verbonden zijn
aan een de verenigingen; ter beschikking stelling van de begrotingen en definitieve jaarcijfers van de
laatste 5 jaar; wat zijn de balansposities van het eigen vermogen, resultaten, debiteuren, crediteuren,
kosten badwater etc van de afgelopen 5 jaar bij LZ 1886 en De Zijl Zwemsport ook gelieerde entiteiten;
evenzo de begrotingen; via een uitwisseling van gegevens zal er een vergelijk worden gemaakt van
bovenstaande gegevens. Starten van een boekhoud-onderzoek bij de beide verenigingen en stichtingen
waarbij er op gedetailleerd niveau gekeken zal worden naar de inkomsten en uitgaven. Hier dient een
rapport van te worden opgemaakt.
2. dwarsverbanden tussen werkgroepen traceren
Welke beslissingen/ stukken/ informatie van andere werkgroepen / de besturen heeft de financiële
werkgroep nodig voor haar werk? Denk aan bijv. organisatie, juridisch, administratie. Welke verbanden
ziet de werkgroep met het werk van de andere werkgroepen? Welke adviezen heeft de werkgroep daar
eventueel over?
3. toekomstige financiële opties traceren
Wat zijn de bevindingen naar aanleiding van de huidige financiële gegevens? Waar ligt een risico en waar
ligt een kans? Wat zijn de mogelijkheden en/of onmogelijkheden m.b.t. een mogelijke fusie van beide
verenigingen en stichtingen op financieel gebied? Is er een mogelijkheid op synergie? Is de verwachting
dat de nieuwe vereniging BTW- plichtig gaat worden, en wat zou dat betekenen? Maak een overzicht van
potentiele verbintenissen en contracten aangegaan worden met trainers/vrijwilligers.
4. geef de financiële weg aan
onderzoek naar financiële verantwoording (aan ALV) van beëindiging van de verenigingen en stichtingen
die opgaan in de nieuw te vormen vereniging. Kunnen we zaken overzetten of dient alles opnieuw te
worden ingericht m.b.t. de financiële administratie, wijze van incasseren, incassomachtigen,
(deel)begrotingen etc.
5. breng de financiële voordelen in beeld
doe voorstellen voor quick wins, laaghangend fruit, waarmee de geesten bij LZ1886 en de Zijl Zwemsport
(alvast) warm worden gemaakt voor integratie (‘de voordelen in beeld’).
Beperk daarbij tot de financiële voordelen.
NB: de werkgroep onderzoekt en tekent op. Wat zij bijvoorbeeld niet doet is:
- een startbegroting maken voor een nieuwe organisatie.
- contributievoorstel voor een nieuwe organisatie.
- eigen suggesties en/of adviezen (alvast) uitvoeren
9
Elementair
zwemmen
aanspreekpunt vanuit besturen: Caspar Boendemakers, Ruud Heijenkamp (LZ), Jeroen
Robbers (de Zijl)
Toelichting:
De werkgroep elementair zwemmen heeft als aandachtsgebied: het samengaan van de elementair zwemmen
afdelingen van LZ 1886 en De Zijl Zwemsport en de Stichting Stizol. In elk geval is het belangrijk aandacht te
hebben voor de roostering (tijden, locaties elementair zwemmen), de indeling trainers, instructeurs en/of
begeleiders, de kwaliteit en kwantiteit van het leszwemkader, (eventuele) wachtlijsten-beleid, de uniformering
in tarieven van het elementair zwemmen, de vergoedingen etc.
1.
huidige elementair zwemmen situatie in beeld brengen
Het in kaart brengen van de huidige situatie ten aanzien van het elementair zwemmen vereist een breed
inzicht in:
A) de ‘huishouding’ van de afdelingen elementair zwemmen binnen de twee verenigingen (incl.
financieel; doorstroming etc.) en bij de Stichting Stizol;
 schets welke lesmethoden zijn er bij de twee verenigingen? Wat zijn de voor en nadelen van de diverse
manieren van elementair zwemonderricht. Welke doelgroepen geven de verenigingen zwemles? Welke
doelgroepen zijn er om zwemles aan te geven? Kunnen de verenigingen aan meer doelgroepen zwemles gaan
geven? Wie zijn vertegenwoordigingsbevoegd / aanspreekpunt? Schets een kwantitatief overzicht van het
elementair zwemmen met aandacht van aantallen leszwemmers, aantal lesuren en aantal begeleiders. Tevens
een overzicht van inkomsten, vergoedingen, kosten badwater en overige kosten en inkomsten. Schets de
organisatorische en administratieve lasten van de elementair zwemmen afdelingen inclusief uitdagingen waar
men nu aan werkt (certificering etc.)
B) de concurrentie positie; een soort concurrentie analyse van het elementair zwemmen bij de
verenigingen in relatie tot de markt voor leszwemmen in Leiden en omgeving:
 maakt een overzicht van concurrerende aanbieders van zwemles in Leiden e.o. Geef per partij aan op welke
manier we concurrentie ondervinden en wat we kunnen doen om deze concurrentie zo goed mogelijk aan te
gaan (tarieven, lestijden, methodieken, marketing en communicatie?). Hoe scoren de verenigingen op websites
als www.zwemles-vergelijken.nl of Nederlandsezwembaden.nl?
C) de belangrijkste uitdagingen voor het elementair zwemmen bij de verengingen
 Is het elementair zwemmen professioneel bij de verenigingen? Geef dit aan in een schaal van 1 tot en met 10
per vereniging waarbij 10 zeer professioneel is. Wat gebeurd er met dit cijfer als er gefuseerd wordt? Gaat dit
aan de kostenkant een besparing of juist extra kosten opleveren? Moet er geïnvesteerd worden in de
professionaliteit van het elementair zwemmen? Geef dit per vereniging aan. Wat zijn de voordelen als we
hiervoor gaan samenwerken? Geef dan ook aan hoe dit bereikt kan worden. Is een fusie hier een handige stap
in? Wat zijn de risico’s bij een fusie? En wat levert het de verenging(en) aan voordelen op? Geef een definitie van
een vorm van elementair zwemmen aan die toekomstbestendig is. Zijn er nieuwe (evt. innovatieve) ideeën voor
het elementair zwemmen?
2.
dwarsverbanden tussen werkgroepen
Welke beslissingen/ stukken/ informatie van andere werkgroepen / de besturen heeft de financiële
werkgroep nodig voor haar werk? Welke verbanden ziet de werkgroep met het werk van de andere
werkgroepen? Welke adviezen heeft de werkgroep daar eventueel over?
3.
Schets de toekomst opties voor het elementair zwemmen
Nu wordt er in twee zwembaden zwemles gegeven. Kan dit verplaatst worden naar één zwembad? Zo ja,
10
wat zijn hier de voordelen van en zo nee, waarom dan niet? Geef aan of er per zwembad locatie
verschillende organisaties kunnen zijn of niet en geef een advies over het te nemen besluit. Zijn er
modellen bij andere verengingen die inspiratie geven. Te denken valt aan de Haagse Hofspetters
4.
Geef stappenplan m.b.t elementair zwemmen
Geef aan welke tijdsplanning gehanteerd moet worden bij de toekomstsschets (zie onder 3). Schets een zo
helder mogelijk tijdspad met noodzakelijke randvoorwaarden.
5. breng de elementair zwemmen voordelen in beeld
doe voorstellen voor quick wins, laaghangend fruit, waarmee de geesten bij LZ1886 en de Zijl Zwemsport
(alvast) warm worden gemaakt voor integratie (‘de voordelen in beeld’).
Beperk daarbij tot de elementair zwemmen voordelen.
NB: de werkgroep onderzoekt en tekent op. Wat zij bijvoorbeeld niet doet is:
- eigen suggesties en/of adviezen (alvast) uitvoeren
- verander voorstellen doen richting afdelingen elementair zwemmen
- actie ondernemen m.b.t marketing, administratieve handelen
- communiceren met derden (anders dan besturen en afdelingen elementair zwemmen)
11
Rol van de besturen
Niet alle (onderzoek en/of advies) taken kunnen worden belegd door de 6 werkgroepen. Er zijn een aantal
specifieke taken die onder de regie en de verantwoordelijkheid van de besturen dienen te plaatsvinden.
Onderstaande opsomming is een (eerste) aanzet om te komen tot een overzicht van deze bestuurlijke
verantwoordelijkheden; gaande het onderzoek zal deze lijst ongetwijfeld worden uitgebreid.

traceren werkgroep leden
Zoals aangegeven in de eerste ledenbrief (d.d. 9 mei 2017  alle leden LZ-1886 en de Zijl
Zwemsport) worden zoveel mogelijk leden -direct- betrokken bij dit fusieonderzoek.
NB: de werving start medio juni en eindigt op zondag 25 juni 2017

realisatie communicatieplan
Ten behoeve van dit fusieonderzoek en bovenal om draagvlak te vinden bij de achterban van LZ1886 en de Zijl Zwemsport, is een goed onderbouwd en werkend communicatieplan strikt
noodzakelijk.
NB: wordt op maandag 26 juni 2017 geagendeerd in de bestuursvergadering (LZ/de Zijl)

opzet structuur overleg met (6) werkgroepen
De besturen LZ-1886 en de Zijl Zwemsport zullen in ieder geval 3-wekelijks bijeenkomen gedurende
de periode juni 2017 tot en met april 2018 om de voortgang van de specifieke opdrachten van de
werkgroepen te bespreken en/of uit te oefenen.
NB: wordt op maandag 26 juni 2017 geagendeerd in de bestuursvergadering (LZ/de Zijl)

realisatie nieuwe rechtsvorm
volgt nog
(deadline: ALV- vergaderingen, 2018)

realisatie nieuwe verenigingsnaam
In het fusiedocument wordt gevraagd om een extra besluiten waarin staat dat de besturen LZ-1886
en de Zijl Zwemsport -direct na een positief besluit over de fusie in de bepalende Algemene Leden
Vergaderingen- een werkgroep in het leven roept die advies geeft over de nieuwe verenigingsnaam
en de daarbij behorende randzaken zoals logo, kledinglijn etc.
(deadline: ALV- vergaderingen, 2018)

realisatie openingsbegroting nieuwe rechtsvorm
volgt nog
(deadline: ALV- vergaderingen, 2018)

realisatie meerjarig financieel plan t.b.v. de soliditeit van het fusieonderzoek
volgt nog
(deadline: ALV- vergaderingen, 2018)
12