Toelichting

GEDEPUTEERDE STATEN van Noord-Brabant
gelet op de artikelen 216 en 217 van de Provinciewet,
besluiten:
I in te trekken het besluit betreffende de financiële competentieregeling d.d. 20 december 1994.
II vast te stellen het Besluit tot regeling van de financiële competenties van de provincie NoordBrabant (Financiële competentieregeling provincie Noord-Brabant)
regeling van de financiële competenties van de provincie Noord-Brabant (Financiële
competentieregeling provincie Noord-Brabant)
Artikel 1
In het kader van dit besluit wordt verstaan onder:
a. Het college: het college van Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant.
b. De algemeen directeur: de algemeen directeur als bedoeld in het Organisatiebesluit provincie NoordBrabant.
c. De directeur: de directeur als bedoeld in het Organisatiebesluit provincie Noord-Brabant.
d. De operationeel manager: de operationeel manager als bedoeld in het Organisatiebesluit provincie
Noord-Brabant.
e. Budget: hoeveelheid financiële middelen beschikbaar gesteld ten behoeve van de levering van een
prestatie.
f. Gedecentraliseerd budget: op basis van een vastgestelde verdeelsleutel aan een directie toegekend
budget ten behoeve van de bedrijfsvoering.
g. De afdeling financiën: de door de algemeen directeur aangewezen afdeling belast met de provinciale
financiën
h. Financiële beleids- en beheersverordening: Financiële beleids- en beheersverordening provincie NoordBrabant
i. Financiële administratie: de financiële administratie als bedoeld in de Financiële beleids- en
beheersverordening
j. Managementrapportage: viermaandelijkse integrale rapportage van de directeur gericht aan directieraad
en college.
k. Klantproduct: individueel product als bedoeld in de Financiële beleids- en beheersverordening
l. Productenraming: de productenraming als bedoeld in de Financiële beleids- en beheersverordening.
m. Rechtmatigheid, doelmatigheid, doeltreffendheid: rechtmatigheid, doelmatigheid, doeltreffendheid als
bedoeld in de Financiële beleids- en beheersverordening.
Artikel 2
1. De directeur is ter uitvoering van de productenraming en binnen nader vastgestelde kaders ambtelijk
verantwoordelijk voor de realisatie van de klantproducten die blijkens de productenraming behoren bij
zijn directie.
2. Voor het realiseren van de klantproducten als bedoeld in het eerste lid worden aan de directeur budgetten
beschikbaar gesteld in de vorm van:
a. programmabudgetten en
b. gedecentraliseerde budgetten.
3. De directeur is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van de
besteding van de budgetten als bedoeld in het tweede lid.
4. De directeur dient zorg te dragen voor:
a. boekhoudkundige toetsing en registratie door de financiële administratie in het financiële systeem
van alle financiële rechten en plichten voortvloeiende uit besluiten die betrekking hebben op zijn
klantproducten;
b. het gebruik van een administratieve organisatie die een volledige, juiste en tijdige financiële
informatievoorziening borgt, alsmede de zelfcontrole binnen zijn directie;
c. de administratieve boekingen van uitgaven en inkomsten met aanduiding van het desbetreffende
budget;
d. periodieke managementrapportages met betrekking tot de realisatie van klantproducten en de
aanwending van de hiervoor beschikbaar gestelde budgetten.
5. De directeur kan een daartoe aangewezen functionaris, werkzaam bij de afdeling financiën, machtigen
tot het verrichten van de boekingen als bedoeld in het vierde lid, onder c.
Artikel 3
1. De directeur wijst per budget een financiële competentiehouder aan.
2. Als financieel competentiehouder kunnen optreden degenen die op grond van het Mandaatbesluit
Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant bevoegd zijn tot het verlenen van de opdrachten verband
houdend met de besteding van de middelen dan wel een onder diens leiding vallende medewerker, met
dien verstande dat de competentie in principe nooit lager wordt gelegd dan op het niveau van
operationeel manager.
3. De directeur informeert de afdeling financiën over de aanwijzing van de budgethouders door middel van
een daarvoor opgestelde financiële competentietabel.
4. De directeur is verplicht de financiële competentietabel voor zijn directie actueel te houden en bij
voorkomende mutaties hierin in contact te treden met de afdeling financiën.
Artikel 4
1. Facturen dienen gericht te zijn aan de provincie Noord-Brabant ter attentie van de afdelingfinanciën en
worden na akkoordverklaring door de financiële competentiehouder betaalbaar gesteld door de afdeling
financiën en vervolgens betaald door het college.
2. Door zich akkoord te verklaren geeft de financiële competentiehouder aan dat:
a. de factuur wat betreft aard, hoeveelheid en bedrag overeenkomt met de verstrekte opdracht;
b. de prestatie daadwerkelijk is geleverd.
3. Indien de competentiehouder niet aanwezig is en de betaling van een factuur niet kan worden uitgesteld,
vindt de akkoordverklaring plaats door de daartoe door de directeur aangewezen vervanger, met in
achtneming het gestelde in artikel 3, tweede en derde lid.
4. Facturen, zoals genoemd in het eerste lid, waarvoor het budget ontbreekt worden niet betaalbaar gesteld
alvorens een voorstel van de directeur voor toewijzing van voldoende financiële middelen door het
college is goedgekeurd.
5. Indien voor facturen, als bedoeld in het eerste lid, geen toereikend budget beschikbaar is, vindt
betaalbaarstelling eerst plaats nadat de desbetreffende directeur bij de afdeling financiën heeft
aangegeven welke compensatie er wordt geboden.
6. De directeur neemt het compensatievoorstel als bedoeld in het vijfde lid ter goedkeuring door het college
op in de eerstvolgende managementrapportage.
Artikel 5
1. Dit besluit treedt in werking op 1 januari 2005.
2. Dit besluit kan worden aangehaald als de Financiële competentieregeling provincie Noord-Brabant.
Toelichting
Algemeen
De financiële competentieregeling bepaalt wie binnen de ambtelijke organisatie en onder welke voorwaarden
namens Gedeputeerde Staten belast zijn met de uitvoering van de begroting. Sinds de vaststelling van de
vorige regeling in december 1994 hebben zich een aantal organisatie-ontwikkelingen voorgedaan die een
herziening van de financiële competentieregeling noodzakelijk maken.
Uitgangspunt bij de regeling is dat de verantwoordelijkheid voor de inzet van financiële middelen primair
ligt bij de integraal manager (de directeur). Vanuit deze verantwoordelijkheid regelt de integraal manager
binnen zekere kaders de financiële competenties binnen zijn directie.
Artikelsgewijs
Artikel 1
De definities in dit artikel leggen een relatie met het voor deze provincie vastgestelde Organisatiebesluit en
de financiële beleids- en beheersverordening.
Artikel 2
De directeur is verantwoordelijk voor de totstandkoming van bepaalde klantproducten, alsmede voor de
besteding van de budgetten die daarvoor beschikbaar zijn gesteld in de begroting. Hij is echter niet
verantwoordelijk voor budgetten waarvan hij de besteding niet kan beïnvloeden, zoals voor apparaatskosten.
Deze kosten bevatten ondermeer een indirecte component, waarvan de omvang bepaald wordt door de
ureninzet van de ondersteunende afdelingen.
Vanuit zijn budgetverantwoordelijk dient hij een aantal zaken (organisatorisch) binnen zijn directie geregeld
te hebben. Het gaat hierbij onder andere over het aanreiken van alle financiële verplichtingen bij de
administratie ('rechten en plichten').
Dat wat bij de administratieve boekingen staat vermeld heeft betrekking op bijvoorbeeld stortingen /
onttrekkingen in relatie tot reserves en voorzieningen, bijdragen vanuit functionele posten aan de
verdeeldienst, etc.
Artikel 3
Iedere directie behoort over een actuele competentietabel te beschikken waaruit per begrotingspost blijkt wie
binnen de directie bevoegd is facturen te accorderen. Het laagste niveau om facturen af te doen is het niveau
van operationeel manager (bureauhoofd, teammanager).
Indien de directeur dit wenst, kan binnen een begrotingspost voor wat betreft toewijzing van competenties
gebruik kan worden gemaakt van drempelbedragen. De diverse hoogten van drempelbedragen, het aantal
drempels en de budgetten waar ze logischerwijs kunnen worden toegepast is niet in deze regeling vastgelegd,
omdat dit is vooraf moeilijk in te kaderen. Er zal enerzijds een werkbare situatie voor de financiële
administratie moeten blijven bestaan, d.w.z. niet onnodig complex, en anderzijds ingespeeld dienen te
worden op de behoeften van de directies. Om die reden dient toepassing van een drempel in een concreet
geval in overleg met de afdeling financiën plaats te vinden.
Uiteraard is de consequentie voor de directies dat, bij hantering van drempelbedragen, facturen die
(incidenteel) zijn geaccordeerd zonder dat met deze restrictie rekening is gehouden door financiën niet
worden betaald.
Indien in een concreet geval de competentietabel geen uitsluitsel geeft over wie in dat geval bevoegd is,
tekent de directeur de factuur. Een dergelijk geval kan zich voordoen indien geen bevoegde
functie/functionaris is aangewezen, dan wel dat de aangewezen functie vacant is en de vervangingsregeling
geen uitkomst biedt.
Artikel 4
Facturen worden betaalbaar gesteld nadat de volgens de competentietabel bevoegde functionaris zich
akkoord heeft verklaard. Het artikel geeft aan wat deze akkoordverklaring inhoudt en wat er dient te
gebeuren indien er onvoldoende financiële middelen beschikbaar zijn om de factuur te kunnen betalen.
’s-Hertogenbosch, 14 december 2004
Gedeputeerde Staten voornoemd,
de voorzitter
J.R.H. Maij-Weggen
de secretaris
drs. W.G.H.M. Rutten