(Standaard) Commissie voorbladen griffi - Provincie Noord

Commissie voor
financiën
Datum commissievergadering: DIS-stuknummer
Secretaris
Doorkiesnummer
Behandelend ambtenaar
Dienst/afdeling
Nummer commissiestuk
Status
Datum
Bijlagen
:
:
:
:
:
:
:
:
:
:
:
:
P.M. van Laanen
073 6812031
drs. M.A.P.M. Spijkers
MCO
FIN-0215
ter advisering
ter bespreking
ter kennisneming
ter vaststelling
11 september 2001
1
Onderwerp:
Europese aanbesteding accountantscontrole
Voorstel aan commissie:
Kennis nemen van de wijze van aanbesteding van de accountantscontrole, de
selectiecriteria, de gunningscriteria en het tijdspad.
Eventuele nadere opmerkingen:
Overeenkomstig het door Gedeputeerde Staten
van Noord-Brabant genomen besluit,
namens deze,
P.M. van Laanen, secretaris
Commissie voor financiën
Bijlage:
1. Notitie van GS (digitaal beschikbaar)
Notitie ten behoeve van de commissie voor Financiën en de Rekeningcommissie
inzake de Europese aanbesteding van de accountantscontrole.
1. Inleiding
De Organisatieverordening van Provinciale Staten d.d. 10 maart 1995 bepaalt dat
Gedeputeerde Staten voorzien in de aanwijzing van een registeraccountant ten
behoeve van de externe controle van de financiële administratie.
Op basis van een besluit van GS van 20 april 1999 heeft de provincie NoordBrabant op 9 september 1999 een overeenkomst gesloten met Deloitte & Touche met
betrekking tot de uitoefening van de accountantsfunctie. De duur van deze
overeenkomst strekte de boekjaren 1999 en 2000. Deze overeenkomst is op 8 mei
2001 met één jaar verlengd.
Bij de besluitvorming over deze overeenkomst heeft GS tevens besloten om na
afloop van deze periode een accountant aan te wijzen na een procedure van
openbare aanbesteding.
Voor het opstellen van dit dossier is gebruik gemaakt van interne kennis en
ervaring op het terrein van Europese aanbestedingen en van kennis en ervaring
van andere, soortgelijke, organisaties.
2. Niet-openbare aanbesteding
Op basis van de Europese regelgeving is de provincie Noord-Brabant verplicht om
de aanbesteding van de accountantscontrole te doen volgens de Europese Richtlijn
voor overheidsopdrachten: Diensten (92/50/EEG) waarin opgenomen Richtlijn
97/52/EG.
Deze richtlijn kent twee procedures: een openbare en een niet openbare. Bij de
openbare aanbestedingsprocedure kunnen alle belangstellende dienstverleners
direct een offerte indienen naar aanleiding van de publicatie van de betreffende
opdracht door het Bureau voor officiële Publicaties. De aanbestedende dienst
moet rechtstreeks uit deze offertes, op grond van objectieve selectie- en
gunningscriteria die vooraf bekendgemaakt zijn, een keuze maken aan wie de
opdracht wordt gegund.
De niet-openbare procedure is, anders dan de naam doet vermoeden, eigenlijk ook
een openbare procedure, zij het dat er sprake is van een aanbesteding in twee
fasen. In de eerste fase kunnen belangstellende dienstverleners zich, naar
aanleiding van een publicatie door het Bureau voor Officiële Publicaties, als
gegadigde aanmelden. Vervolgens selecteert de aanbestedende dienst, op grond van
vooraf bekendgemaakte objectieve selectiecriteria, een aantal dienstverleners
dat zal worden uitgenodigd een offerte in te dienen. Dit aantal mag niet minder
zijn dan vijf. Uit deze offertes maakt de aanbestedende dienst, ook weer op
grond van vooraf gepubliceerde objectieve gunningscriteria, een keuze aan wie de
opdracht wordt gegund.
Aanbesteding van de accountantscontrole bij een organisatie als de provincie
Noord-Brabant is vooral maatwerk Vandaar dat de aanbestedingsprocedure gevolgd
zal worden volgens de ‘niet-openbare’ aanbesteding. Een beperkt aantal
gegadigden biedt een offerte aan. Door aanvullende informatie-uitwisseling
tussen de provincie Noord-Brabant en de aanbieders ontstaat uiteindelijke een
optimaal aanbod. Tevens kunnen de aanbieders in de gelegenheid worden gesteld
hun offerte mondeling te komen toelichten.
3. De opdracht
De opdracht die wordt aanbesteed luidt:
Het uitvoeren van de algemene accountantsfunctie bij de provincie Noord-Brabant
gedurende een periode van vijf jaar.
De accountantsfunctie bij de provincie Noord-Brabant bestaat primair uit de
controle van de jaarstukken van de provincie en het beheer, ook geldelijk, dat
door ambtenaren respectievelijk door Gedeputeerde Staten wordt verricht. Inzake
de controle van het geldelijk beheer is de accountant tevens belast met de
controle op het beheer en de boekhouding van de rekenplichtig ambtenaar.
De accountantsfunctie bestaat uit de certificerende functie en een natuurlijke
adviesfunctie op het terrein van administratieve organisatie en bedrijfsvoering.
In het kader van de certificerende functie onderzoekt de accountant de
getrouwheid van de jaarstukken ofwel verricht het onderzoek naar de jaarrekening
als bedoeld in artikel 217 van de Provinciewet en geeft omtrent de uitkomst van
het onderzoek jaarlijks een accountantsverklaring af, aangevuld met het
accountantsrapport. De jaarrekening wordt opgemaakt overeenkomstig de vigerende
regelgeving zijnde de comptabiliteitsvoorschriften maar ook overeenkomstig de
regelgeving met betrekking tot specifieke onderdelen van de jaarrekening. Het
onderzoek omvat conform de Provinciewet naast rechtmatigheidsaspecten ook
doelmatigheidsaspecten.
Overige jaarlijkse en incidentele verantwoordingen waarvoor accountantscontrole
in de regelgeving is voorgeschreven, vallen buiten het bestek van deze opdracht.
Hiervoor zullen afzonderlijke opdrachten kunnen worden verstrekt.
In het kader van de natuurlijke adviesfunctie zal de accountant tenminste elk
jaar een managementletter uitbrengen aan het College van Gedeputeerde Staten en
de griffier. In de managementletter wordt een inventarisatie gegeven welke
interne en externe ontwikkelingen de bedrijfsvoering binnen de provincie
beïnvloeden, de risico’s hiervan en de maatregelen die getroffen zijn om deze
risico’s te beperken. Deze managementletter betreft de gehele organisatie van de
provincie Noord-Brabant en eventueel specifieke onderdelen ervan. Onderwerpen
die in de managementletter aan de orde kunnen komen zijn: bedrijfsvoering,
administratieve organisatie en interne controle, fiscale aangelegenheden en
verslaggeving.
4. Selectiecriteria
De selectiecriteria welke worden gehanteerd voor de selectie van de (minimaal)
vijf accountantskantoren die een offerte mogen uitbrengen zijn:
Het verrichten van de dienst is conform artikel 217 van de Provinciewet
voorbehouden aan de beroepsgroep accountants als bedoeld in artikel 393, eerste
lid van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek (registeraccountant of geregistreerde
accountant-administratieconsulent).
Controlefilosofie.
De accountant moet bereid zijn de offerte neerwaarts bij te stellen naar mate
het zelfcontrolerend vermogen van de provincie toeneemt. Als maatstaf voor een
stimulerende bijdrage aan de verdere verfijning van het analyse- en
sturingsinstrumentarium geldt de mate waarin de controle- en advieswerkzaamheden
gericht zijn op de ontwikkeling van een zoveel mogelijk zichzelf controlerende
organisatie, die zicht heeft op zijn risicomarges.
Brede ervaring bij overheid en bedrijven
Alhoewel overheidservaring het belangrijkste is, is ervaring in het
bedrijfsleven ook relevant. Voor wat betreft de overheid dient de ervaring
minimaal te blijken uit:
- Een lijst van de voornaamste diensten, inzake gemeente- en provincie
administratie/certificering in Nederland die gedurende de afgelopen 5 jaar
zijn verricht, met vermelding van bedrag en datum en van de
publiekrechtelijke instantie(s) waarvoor deze diensten waren bestemd;
- De namen van provincies en van 100.000+ gemeenten waarvoor gedurende de
afgelopen 3 jaar werkzaamheden als ‘huisaccountant’ zijn uitgevoerd,
respectievelijk andere diensten zijn verricht (specificeren).
Adviespotentieel
Adviespotentieel is van belang als maatstaf voor kennis en ervaring op het
terrein van bedrijfsmatige ontwikkelingen in de overheidspraktijk.
Adviespotentieel is de maat voor de verscheidenheid aan gekwalificeerde
adviesdiensten, waarop de accountant in zijn eigen organisatie kan terugvallen
en die van belang kunnen zijn in de provinciale praktijk, die ten minste moet
blijken uit deskundigheid en kennis op het gebied van belastingrecht,
automatisering, bedrijfsvoering, diepte-onderzoeken naar doelmatigheid en
rechtmatigheid, bedrijfsvergelijking tussen provincies en gemeenten,
administratieve organisatie, maatschappelijke en politieke ontwikkelingen die
van invloed zijn op het functioneren van de provincie, EDP-audits, etc.
Contactpotentieel
Van het accountantskantoor verwachten wij dat zij effectief en doelmatig
samenwerkt, hetgeen moet blijken uit de wijze waarop het kantoor met ambtelijk
management en bestuur omgaat.
Continuïteit
De factor continuïteit geeft de zekerheid aan waarmee wij mogen verwachten, dat
de betrokken accountant de provinciale en gemeentelijke overheid duurzaam als
een van zijn primaire markten zal beschouwen. Van belang is, dat het kantoor al
tenminste 5 jaar in de provinciale en gemeentelijke markt actief is en/of in de
laatste 5 jaar een actief acquisitiebeleid heeft gevoerd, waarvan zij de
resultaten noemt.
Tevens dient een vast accountantsteam met het leiding geven aan de uitvoering
van de opdracht te worden belast. De namen en beroepskwalificaties van de leden
van dit team moeten aan de opdrachtgever worden bekend gemaakt. De samenstelling
van dit team mag niet gewijzigd worden zonder voorafgaande instemming van de
opdrachtgever.
Verklaring
Bij de aanvraag dient een ondertekende verklaring, dat de omstandigheden zoals
vermeld in artikel 29, sub a, b en c van de EG-Richtlijn 92/50 zich niet
voordoen of hebben voorgedaan, bijgevoegd te worden. Deze regels betreffen de
staat van faillissement en surseance van betaling of een aanvraag daartoe en
een eventuele veroordeling voor een delict dat de beroepsmoraliteit van de
dienstverlener in het gedrang brengt.
Attest
Iedere gegadigde moet, zoals bedoeld in artikel 30 van de EG-Richtlijn 92/50,
aantonen dat het kantoor volgens de eisen die gelden in het land waar het is
gevestigd, is ingeschreven in het beroepsregister of in het handelsregister.
Overige voorwaarden bij de inschrijving
De kosten voor de voorbereiding en het uitbrengen van de offerte zijn voor
rekening van de dienstverlener.
Prijzen en tarieven dienen vast te zijn gedurende het eerste loopjaar van de
overeenkomst en in euro te worden afgegeven.
De inschrijving dient minstens 90 dagen vanaf de sluitingsdatum gestand te
worden gedaan.
Alle communicatie vindt plaats in de Nederlandse taal, zowel bij de aanbesteding
als bij de uitvoering van de opdracht.
Door het indienen van een inschrijving gaat inschrijver akkoord met al hetgeen
gesteld is in de aanbesteding
De provincie Noord-Brabant behoudt zich het recht voor om ingeval van
onvoorziene en zwaarwegende situaties als bijvoorbeeld gewijzigd beleid als
gevolg van politieke besluitvorming de overeenkomst te annuleren.
De provincie Noord-Brabant behoudt zich ook het eenzijdige ontbindingsrecht
indien:
- Inschrijver in staat van faillissement wordt verklaard of surseance van
betaling aanvraagt
- Inschrijver de rechten en plichten overdraagt aan derden zonder voorafgaande
schriftelijke toestemming van de provincie Noord-Brabant.
5. Gunningscriteria
Bij de uiteindelijke gunning van de opdracht kan gekozen worden voor de laagste
prijs of voor de economisch voordeligste aanbieding.
De provincie Noord-Brabant gaat bij de gunning uit van de economisch
voordeligste aanbieding waarbij een totale afweging wordt gemaakt naar prijs en
kwaliteit. De criteria die daarbij gehanteerd worden (in volgorde van
belangrijkheid) zijn:
1. Totaalprijs, voor zover de provincie de financiële middelen daarvoor
beschikbaar heeft
2. De ervaring
3. De mate van flexibiliteit in tijd en inzet
4. De inzet van de organisatie
5. De functionele specialisatie
6. De controlefilosofie
7. De kennis van wet- en regelgeving
8. Recente publicaties
9. De mate waarop invulling gegeven wordt aan de filosofie van
sparringpartnership
6. Planning
De EG-Richtlijn schrijft bij het gebruik van de aanbestedingsprocedures bepaalde
minimum termijnen voor. De geïnteresseerde dienstverleners moeten binnen die
termijnen van hun belangstelling blijk geven of een offerte indienen.
Bij de ‘niet-openbare’ procedure geldt een termijn van 37 dagen voor de
ontvangst van aanvragen tot deelneming. Vervolgens geldt voor deze procedure een
termijn van tenminste 40 dagen waarbinnen dienstverleners een offerte kunnen
uitbrengen. Gelet op deze verplichte termijnen kan de volgende planning bij de
aanbestedingsprocedure worden gehanteerd:
1. Vaststellen van wijze van aanbesteding, selectie- en gunningscriteria: 11
september 2001.
2. Publicatie van het bericht van aanbesteding in het publicatieblad van de EG:
12 september 2001.
3. Beantwoorden van vragen van eventuele aanmelders en ontvangst van verzoeken
tot deelneming: uiterlijk 19 oktober 2001.
4. Selectie van minimaal vijf aanmelders die een offerte mogen indienen: 2
november 2001.
5. Aanschrijven van de wel en niet geselecteerde aanmelders: 5 november 2001. In
de brief die de geselecteerde aanmelders ontvangen kunnen de gunningscriteria
verder worden gespecificeerd met zo mogelijk het relatieve gewicht van de
gunningscriteria.
6. Schriftelijke vragen van inschrijvers beantwoorden.
7. Gelegenheid geven tot het geven van een toelichting op de offerte die gaat
worden uitgebracht door de aanbieders: 10 en 13 december 2001.
8. Ontvangst van de offertes: uiterlijk 17 december 2001.
9. Selectie van de inschrijver waarmee een overeenkomst wordt aangegaan en
formele besluitvorming hierover: 15 januari 2002.
10.
Aanschrijven van de wel en niet gekozen aanbieders: 16 januari 2002.
11.
Publicatie van de gunning in het publicatieblad van de EG: 16 januari
2002.
12.
Sluiten van de overeenkomst met de geselecteerd accountant:
januari/februari 2002.
's-Hertogenbosch, 11 september 2001
Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant.