Besluitenlijst presidium dd 12 november 2007

Besluitenlijst presidium d.d. 12 november 2007
Voorzitter
De heer Bot
Griffie
Mevrouw Van Delft
Secretaris
Mevrouw Van der Rest
Presidium:
De Dames Van der Hoek en Steffen
De heren Damen , Kiela, Van Doeveren en Verkerk
1. Opening en mededelingen
De voorzitter opent om 18.30 uur de vergadering.
De griffier deelt mee:
1 op een aantal bespreekpunten een mondelinge reactie te hebben ontvangen
van de heer Meuleman. Zij stelt voor de inbreng aan de orde te stellen bij
betreffende punten.
2. dat tijdens de raadsvergadering van 1 november jl. een motie is ingediend op
een motie en merkt op dat dit in principe in strijd is met eerder gemaakte
afspraken. Zij vraagt de leden om een reactie.
Naar aanleiding van het bovenstaande wordt door het presidium beslist dat:
- het niet is toegestaan om een motie in te dienen op een motie;
- in de eerstvolgende raadsvergadering hier melding van zal worden gemaakt.
3 dat zij verzoeken heeft ontvangen van de fracties Leefbaar Delft en
Onafhankelijk Delft om vergaderstukken toe te sturen aan de fractiesecretaris
c.q. fractieassistenten. Zij vraagt het presidium een reactie.
Het presidium besluit:
dat de verordeningen leidend zijn en er derhalve overeenkomstig gehandeld
dient te worden (geen gratis stukken voor anderen fractieleden dan de
benoemde commissieleden-niet raadsleden)en wijst op het feit dat
alle stukken digitaal beschikbaar zijn via het RIS.
Verder zullen de mogelijkheden van een abonnement worden nagetrokken.
De beide fracties zullen hiervan op de hoogte worden gesteld.
en vraagt de commissievoorzitters:
4. extra aandacht voor de nieuwe werkwijze (o.a. behandeling
kennisnamestukken) bij de komende (december) vergadercyclus.
De voorzitter meldt dat het functioneringsgesprek met de griffier inmiddels heeft
plaatsgevonden en dat de inbreng van de fracties is meegenomen in het gesprek.
Conclusie is dat er in het algemeen sprake is van grote tevredenheid. Met de griffier zijn n.a.v.
het gesprek afspraken gemaakt over de volgende zaken:
 het opstellen van persoonlijke ontwikkelingsplannen voor alle
griffiemedewerkers;
 het monitoren van het werkplan griffie door het presidium (ca. 2 x per jaar);
 de inhoudelijke advisering en het versterken van de effectiviteit;
 opleidingen/cursussen.
2. Vaststelling besluitenlijst / actiepuntenlijst d.d. 15 oktober 2007
Tekstueel:
Geen opmerkingen
N.a.v.
Pag. 4 laatste alinea:
1 De heer Kiela vraagt waarom geen visuele ondersteuning heeft
plaatsgevonden bij de begrotingsraad. De griffier antwoordt dat het
aangebodene te duur was (ca. € 9.000,-). Er wordt nu gezocht naar een
permanente invulling van deze vorm van ondersteuning.
Actiepuntenlijst:
Geen opmerkingen.
3. Conceptagenda van de raad van 29 november 2007
De griffier merkt op dat aan de agenda nog wordt toegevoegd:
Installatie en beëdiging van twee nieuwe raadsleden (STIP)
Het presidium stemt, met inbegrip van een bovenstaande wijziging, in met de agenda.
4.
Brief inrichting proces stadsvisie
Het onderwerp wordt besproken, waarbij wordt geconstateerd dat:
 Een koersnota kaderstellend moet zijn op zowel proces als inhoud.
De raad meer aan de voorkant van het proces moet staan.
 Gevraagd was om een proces waarin zowel de raad als het college een
duidelijke ‘eigen rol’ hebben.
 De raad in een eerder stadium op de hoogte zou moeten zijn van de inhoud
van de koersnota (conceptnota / discussiestuk). Op dit moment is (nog) niet
duidelijk wat in de koersnota komt te staan.
Burgemeester Verkerk merkt naar aanleiding daarvan op dat:
 Eerder reeds besloten is om eerst de deelvisies (ca. 8) vast te stellen en hier vooral de stad
bij te betrekken.
 Inhoudelijke visievorming heeft plaatsgevonden bij de deelvisies.
 De deelvisies inmiddels vastliggen (juni).
 De uiteindelijke stadsvisie de deelvisie documenten moet verbinden tot één visie voor de
lange termijn.
De griffier merkt naar aanleiding daarvan op:
 dat de koersnota haars inziens m.n. bedoeld is om uit te vinden waar de
deelvisies met elkaar conflicteren en of er lacunes bestaan.
Het presidium besluit na de discussie dat:
 De griffier een advies opstelt waarin bovengenoemde zaken worden
betrokken.
 Het griffieadvies schriftelijk wordt voorgelegd aan de presidiumleden.
 Het advies na akkoord van het presidium wordt toegevoegd aan de brief.
 De brief inclusief advies wordt voorgelegd aan de commissie Bestuur & Werk
van december.
 De leden van cie. EMCR op de hoogte worden gesteld van het overhevelen
van het onderwerp Stadsvisie van de planning van EMCR naar die van Bestuur
& Werk.
5. Vergaderplanning 2e kwartaal 2008 (tot aan reces)
Inbreng fractie Stadsbelangen:
 de heer Meuleman maakt bezwaar tegen het vergadervrij houden van de
meivakantie.
De voorzitter en de heer Damen verwijzen in deze naar de eerder gemaakt werkafspraken
(vergadervrij houden zomer- en kerstreces en de meivakantie).
Besloten wordt dat:
 de meivakantie vergadervrij wordt gehouden en dat de heer Meuleman
overeenkomstig wordt bericht:
 de vergadercyclus van de maand juli 2008 wordt ingekort met één week.
Concreet betekent dit:
 7 juli - fractieoverleg
8 juli – parallelvergaderingen van de commissies Bestuur & Werk en EMCR
9 juli – uitloop commissies
 10 juli – vergadering gemeenteraad.
De vergaderplanning wordt, met inbegrip van bovenstaande aanpassingen, vastgesteld.
6. Voorstel nieuwe vergaderorde
Inbreng fracties Stadsbelangen en ChristenUnie SGP
 Zowel de heer Meuleman als de heer Van Til hebben aangegeven geen
voorstander te zijn van parallelvergaderingen (twee commissies of één avond
– model 1).
 De heer Van Til heeft verder te kennen gegeven, te twijfelen aan de
haalbaarheid van het vergaderen met ‘slechts’ drie commissies op drie
avonden (model 2) en verwacht om die reden een zeer regelmatige uitloop van
de vergaderingen.
Inbreng vanuit het college.
Het college is:
 voorstander van het inplannen van een ‘politieke donderdag’;
 geen voorstander van het invoeren van een ‘kleine raad’;
heeft voorkeur voor het vergadervrij houden van de tweede week in de
vergadercyclus.
De beide modellen worden besproken, waarbij wordt geconstateerd dat overeenstemming
bestaat over de volgende punten:
 het inplannen van een ‘politieke donderdag’;
 het inplannen van een vergadervrije week in de vergadercyclus;
 regie op de invulling van de vergadering vanuit het presidium.
Verder wordt als alternatief nog een derde mogelijkheid naar voren gebracht, t.w.:
 het indikken van het bestaande vergadersysteem + het daaraan toevoegen
van een politieke donderdag.
Besloten wordt:
Het onderwerp nogmaals aan de orde te stellen in de eerstvolgende
presidiumbijeenkomst (3 december).
De uitkomsten van de bezoeken aan andere gemeenten te betrekken bij de

bespreking op 3 december a.s.
Het uiteindelijk resultaat van de bespreking op 3 december te verwerken in
een voorstel en dit voorstel voor te leggen aan de commissie Bestuur &
Werk.
7.
Voorstel evaluatie begrotingsbehandeling
Het onderzoeksvoorstel wordt besproken, waarbij de volgende vragen/ (aandachts-) punten naar
voren worden gebracht:
Het onderzoeksvoorstel geeft geen antwoord op de vraag: Wat vindt de raad van het
huidige proces en wat kunnen we doen met de uitkomsten hiervan?
De gestelde vragen in het onderzoek zijn erg fundamenteel, kan het niet met
meer praktische vragen.
 Kan hetzelfde, nu toegepaste systeem gehandhaafd blijven voor een aantal
jaren, eventueel met wat kleine aanpassing op onderdelen.
Daarbij geven de heren Bot en Van Doeveren en mevrouw Steffen te kennen:
geen behoefte te hebben aan een enquête
en wordt door de heren Bot en Damen in overweging gegeven om
 de evaluatie niet uit te voeren op basis van een onderzoeksvoorstel, maar op
basis van eigen bevindingen (presidium), waarna vervolgens een voorstel
(conclusies presidium) wordt voorgelegd aan de raad.
Het presidium besluit naar aanleiding van het bovenstaande dat:
 De evaluatie opnieuw aan de orde komt in de eerstvolgende
presidiumvergadering (3 december – aanvang 17.30 uur)
8. Keuze nieuwe opstelling meubilair raadzaal
Het onderwerp is niet behandeld en wordt doorgeschoven naar de presidiumbijeenkomst van 3
december a.s.
9. Voortgang project vervanging RIS
Het memo inzake voortgang project vervanging RIS wordt voor kennisgeving aangenomen.
10. Notitie veiligheid en beveiliging stadhuis
Het onderwerp is niet behandeld en wordt doorgeschoven naar de presidiumbijeenkomst van 3
december a.s.
11. Voorstellen voor Bestuur & Werk
De voorstellen inzake ’Verantwoording vergoeding raadsfracties 2006’ en ‘Plan van aanpak
controle jaarrekening’ worden zonder inhoudelijke bespreking doorgeleid naar commissie
Bestuur & Werk.
12. Rondvraag en sluiting
Er zijn geen rondvragen.
De vergadering wordt om 20.00 uur gesloten.