Uitkomsten presidium tussenbalans

Griffie
Aan
De raadscommissies
Van
Presidium
Afschrift aan
Memo
Datum
Onderwerp
25-10-2012
Afronding tussenbalans commissies
Opsteller
griffier
Bijlage
Het presidium heeft afgelopen zomer de resultaten van de tussenbalans
besproken. Daarover zou nog een terugkoppeling plaatsvinden naar de
commissies. Het presidium heeft die op 1 oktober jl. vastgesteld en is daarbij in
het bijzonder op de volgende thema’s ingegaan:
a) Vergader- en debatcultuur
b) Sturen op de planning / initiëren en agenderen van kaderstellende
discussies.
c) Toezeggingen.
Afgelopen voorjaar hebben alle commissies een tussenbalans opgemaakt met
betrekking tot de eigen rol in het besluitvormingsproces van de afgelopen
periode.
Dat was een vervolg op de startnotitie die na de laatste verkiezingen in 2010 is
besproken in alle commissies. Daarbij stonden twee vragen centraal:
a) zijn er onderwerpen die de commissie in 2010-2011 met voorrang wil
agenderen?
b) zijn er onderwerpen waarbij de commissie aan het begin van het proces bij
betrokken wil worden?
Het doel van de tussenbalans was om na te gaan welke rol de commissie bij
belangrijke dossiers heeft gespeeld in de afgelopen periode, en welke rol de
commissie in de komende periode wil spelen bij welke dossiers.
Samengevat stelt het presidium geen wezenlijke wijzigingen van de spelregels
voor (met uitzondering van spreektijd in de commissievergaderingen), en gaan
de suggesties over de wijze waarop commissieleden en commissies de
spelregels toepassen.
Ad a) Vergader- en debatcultuur
Afgelopen februari is de raad gestart met de invoering van de spreektijden in de
raad en aanvullende debatvormen in de commissies. Conform afspraak hebben
het presidium en het fractievoorzittersoverleg deze zomer gesproken over de
eerste ervaringen.
1
Vastgesteld is dat het introduceren van nieuwe debatvormen een kwestie van
lange adem is. Afgesproken is om door te gaan met de nieuwe debatvormen en
dat de commissievoorzitters bezien welke debatvorm bij welk onderwerp past.
Verder hebben de fractievoorzitters besloten om ook in de commissie
(overlegvergaderingen) spreektijden in te voeren en de griffie gevraagd dit
concreet uit te werken. De griffie gaat nu de technische mogelijkheden verder
onderzoeken en zal dit najaar een voorstel aan de fractievoorzitters voorleggen.
Ad b) Sturen op de planning/ het initiëren en agenderen van kaderstellende
discussies.
Bij de tussenbalans hebben commissies aandacht gevraagd voor de proactieve, agenderende rol van de commissie. Verder wordt aangegeven dat het
(nog) onvoldoende lukt om actief op de planning te sturen.
Het presidium heeft verschillende mogelijkheden besproken om actiever te
sturen en meer kaderstellend te opereren.
In de commissie S&V en SVR zijn goede ervaringen opgedaan met een
zogenaamd “spoorboekje” bij grotere onderwerpen. Dit instrument zou ook
navolging kunnen krijgen in de andere commissies.
Het presidium heeft verder geconstateerd dat de commissieagenda weliswaar
deels wordt bepaald door de stukkenstroom vanuit het college maar dat de
bestuurlijke logica (of die van de ambtelijke organisatie) een eigen planning van
de commissie niet in de weg hoeft te staan. Met andere woorden, in veel
gevallen kan een commissie zelf ook een discussie initiëren over zaken of
ontwikkelingen die spelen in de stad en zich daar een mening over vormen.
Dat zal bij kaderstellende discussies wat makkelijker gaan (‘waar willen we
naartoe?’) dan bij controlerende discussies (‘wat is er gebeurt en hoe heeft het
college daarin gehandeld?’), maar commissies kunnen vaker dan nu het geval
is, zelf het voortouw nemen door zaken gewoon te agenderen - daarbij al dan
niet ondersteund door de griffie.
Als het gaat om oriënterende discussies met het college voordat beleidskaders
worden vastgelegd, kunnen zogenaamde startnotities worden opgesteld (de
vroegere “C-discussies” of meer recentelijk de benen-op-tafel sessies).
De commissies zouden zich daarnaast ook assertiever op kunnen stellen en
actiever kunnen vragen naar informatie over een onderwerp dat nog in de
voorbereidende fase is.
Ad c) Uitkomst discussie over toezeggingen
Het presidium heeft met het college gesproken over de wijze waarop
toezeggingen worden genoteerd en nagekomen. Afgesproken is dat bij het
opsommen van de toezeggingen (in de commissievergadering) de voorzitter
met name zal letten op de volgende kenmerken:
1. De SMART-heid van de formulering;
2. De termijn van afdoening.
Het presidium geeft de commissieleden verder mee dat zij wat vaker dan nu het
geval is voorafgaand aan een procedurevergadering bij de bestuursassistent of
de griffie kunnen navragen wat de stand van zaken rondom een toezegging is.
Dat bevordert de voortgang van de vergadering en maakt de vraag wat minder
politiek – wat in veel gevallen ook niet aan de orde is.
-o-
2/2