Aandachtspuntenlijst - Harmonie St. Gerlachus

Actiepuntenlijst ALV 22-4-2016
Actiepunt voor
Meerjarenbeleidsplan:
Doel: samen met het bestuur een Meerjarenbeleidsplan uitwerken met de leden en
de commissies.
Het bestuur heeft een voorstel meerjarenbeleidsplan uitgewerkt vanuit het idee is:
60% voorstel vanuit bestuur + 40% inbreng van de leden = 100% harmonie
Financieën
Leden en bestuur
Omdat de cijfers op het scherm niet goed te lezen zijn vanuit de zaal zal er volgend
jaar weer een genummerde afdruk voor de leden gemaakt worden die na uitleg
weer ingenomen wordt.
Naar andere inkomstenbronnen voor de toekomst zoeken. Ook i.o.m. de P.R.
Commissie
We willen voorstellen doen m.b.t. de maatschappelijke tegenprestaties die kort bij
onszelf staan en deze invullen met iets waar we goed in zijn en dat is muziek maken!
Hierbij zijn ideeën van de leden natuurlijk van harte welkom.
Er wordt van de leden gevraagd mee verantwoordelijkheid te nemen en afspraken
te maken over hoe op een financieel verantwoorde manier met opleiden en
opleidingsgelden om te gaan.
Het doel is om samen, leden en bestuur, zicht te krijgen op de financiële organisatie.
De kennis die bij het korps zit wil het bestuur ook graag gebruiken om het financiële
beleid vorm te geven en zo de harmonie, die nu gezond is, ook in de toekomst
gezond te houden.
Er wordt gedacht aan een denktank (leden samen met bestuur).
Doel: Welk geld reserveren we op jaarbasis voor welk doel?
De leden van verdienste betalen nu geen contributie. Is het een idee dat de spelende
leden van verdienste, op vrijwillige basis, de helft van de contributie betalen?
Hier komt het bestuur op korte termijn op terug.
Verjonging bestuur
Penningmeester
Er wordt een profiel gemaakt van de bestuursfuncties. Aspiranten bestuursleden
kunnen dan zelf aangeven in welke hoek hun belangstelling ligt.
Geconstateerd is dat de statuten van de vereniging en het bestuurlijk reglement zijn
verouderd.
Voornemen is om de statuten en het reglement aan te passen.
Commissies
bestuur
Leden en bestuur
Leden en bestuur
Leden
Leden en bestuur
Bestuur
Jaarmarkt
Bij de elektronica werden veel beeldschermen aangeboden. Deze nemen we in de
toekomst niet meer mee en ook geen T.V.’s. Dit wordt opgenomen in de
informatiebrief.
Orkest en instrumentencommissie:
Jaarmarktcommissie
Er is een overleg met de Schepenen geweest om samen de opening van het
carnavalseizoen te organiseren. Dit traject wordt verder verkend. Leden en zeker de
O.C., worden hierbij bertrokken.
Activiteitencommissie
O.C., leden en
bestuur
Er wordt nog een persoon gezocht als aanvulling van de commissie. Gezien de
huidige samenstelling van de commissie gaat de voorkeur uit naar een mannelijke
kandidaat (leeftijd: twintiger of dertiger).
Er wordt nog bekeken of een spaarsysteem tot de mogelijkheden behoort. Ook zal
bekeken worden of er externe geldbronnen gevonden kunnen worden.
leden
Penningmeester en
activiteiten
commisie
De commissie kan de gepresenteerde ideeën verder uitwerken waarbij de optie Gent Activiteiten
serieus verder verkend kan worden. Als er nieuwe ontwikkelingen zijn worden deze commissie
gedeeld met de leden
Loods
Voor het lenen van een aanhangwagen of de verhuur van meubilair kan men zich
wenden tot Jan Kroes.
Het mag niet meer gebeuren dat maanden na dato materielen nog steeds niet
opgeruimd zijn.
Uniformen
leden
Door verschillende leden wordt opgemerkt dat er wel duidelijke afspraken gemaakt Bestuur en leden
moeten worden, welke kleding tijdens concerten gedragen wordt. De harmonie
moet zich wel ‘als een geheel’ aan het publiek blijven tonen ook als we geen uniform
gebruiken. Eerste voorstel: zwarte kleding met een voorgeschreven kleuraccent
Afspraak: Kledingadvies uitwerken samen met de leden.
De leden worden uitgenodigd om met een kledingvoorstel te komen.
leden
Afspraak: totdat er een goedgekeurd kledingvoorstel is blijft de afspraak dat
concerten uitgevoerd worden in uniform.
Opleidingscommissie:
Mentoren voor de instromers blijft een aandachtpunt, leden moeten goed
opgevangen worden bij het instromen in de harmonie. Er wordt een relatief groot
bedrag in de opleidingen gestoken, bij voortijdig afhaken verdampt er veel geld. Dit
is een aandachtspunt voor iedereen!!
Het is belangrijk dat jonge muzikanten gebruik kunnen maken van de ervaring en
betrokkenheid van oudere muzikanten, ook bindingsactiviteiten zijn heel belangrijk
voor jonge muzikanten.
We moeten samen naar oplossingen zoeken. B.v. door in het eigen netwerk te
zoeken naar nieuwe leden (fluitisten) Het probleem heeft ook de aandacht van Louis.
Gesproken wordt over voorstel om de overgang vanuit ’t OOG naar de grote
harmonie spoepeler te maken / te laten.
Vraag om een bijdrage vooruit de opleidingscommissie: een nieuwe vertaalslag
maken!
P.R. Commissie
Bestuur
opleidingscommissie
en leden
Een verzoek gebruikers van en rabobankrekening om zich dit jaar als lid van de
vereniging van de Rabobank aan te melden.
Actieplan: Er moet gewerkt worden aan de vanzelfsprekenheid om samen als leden
gericht iets te doen om nieuwe geldbronnen ‘aan te boren’.
De vraag is om nieuwe en bestaande inititieven ook inhoudelijk en tijdig af te
stemmen met de PR-commissie. Bestuur en leden spreken waardering uit voor de
werkzaamheden en behaalde resulaten van de PR-commissie
Tijdpad en actiepunten m.b.t. commissies
leden
Afspraken en doelstelling: Het basisbeleidsplan samen met de leden uitwerken tot
Commissies, bestuur
leden
opleidingscommissie
Leden
100% harmonieplan.
1. De voorzitters van de commissies stellen een eigen meerjaren werk/beleidsplan op.
2. De voorzitters van de commissies worden in de gelegenheid gesteld om het
werk-/beleidsplan van de commissie te bespreken.
3. Het bestuur zal samen met de voorzitters binnen de begroting,
budgetafspraken maken.
4. De budgetafspraak systematiek wordt samen met de penningmeester
uitgewerkt om het mogelijk te maken periodiek te rapporteren vanuit de
commissie aan het bestuur over het budgetgebruik.
5. Budgetsafspraken met commissies worden vanaf nu altijd in onderling
overleg schriftelijk vastgelegd (tussen de commissie en het bestuur) zodat
voor alle partijen de afspraken duidelijk zijn en een eventueel misverstand of
verschil van menig over de gemaakte afspraak hiermee wordt (zoveel als
mogelijk) wordt voorkomen.
6. Monitoren en tijdig bijsturen.
7. De commissievoorzitters en bestuur evalueren periodiek de vastgestelde
begroting in relatie tot de afspraak.
Muzikale aspecten: aandachtspunten
1. Bezetting in balans houden
2. Motivatie blijven prikkelen door o.a. stimuleren, betrekken muzikanten bij
muziekkeuze, uitdagende programmering qua muziek EN jaarplanning.
Ideaal zou zijn als het jaarprogramma aan het begin van het jaar klaar is.
3. Aandacht voor wegvallen van oudere muzikanten binnen korte of
middellange termijn;
4. Thuis oefenen dat tegenwoordig niet of nauwelijks nog gebeurd
(maatschappelijk probleem; niet gerelateerd aan Oirsbeek alleen) De inzet
kan altijd beter, zorgt voor een hoger niveau ook op de repetities
Vaandeldragers
Vaandeldragers zijn soms niet aanwezig op een concert. Als deze heren aanwezig
zijn kunnen ze ook zelf zorg dragen voor het vaandel en hoeft dat niemand anders te
doen. Het bestuur zoekt contact met de heren.
Slagwerk:
Dennis Wintjens is bezig met een schema zodat er altijd iemand is om in en uit te
laden en op te ruimen.
Concert en moment van plaatsen innemen
Voorstel: de leden wachten totdat de bühne klaar is en daarna gaat iedereen pas
zitten. Dit ziet er veel geordenderd uit.
Afspraak: Dit voorstel wordt aangenomen. In het vervolg wordt deze volgorde
gehanteerd.
Archiefruimte in de kelder
Jan Offermans vraagt (nogmaals) om de ruimte voor de archiefkasten vrij te houden
en er geen grote slagwerkinstrumenten of ander materiaaal neer te zetten. Dit werkt
voor hem veel prettiger!