proceshuis - procesmanagement

Project Proceshuis
Road show
Concept
1
Opleidingsresultaat
Dag 1
Na deze eerste dag heeft u:
• Een begrip van het proceshuis: processen, procesmanagement, taxonomie,
terminologie, generieke processen;
• Een idee wat de toegevoegde waarde kan zijn voor uw organisatie.
Dag 2
Na deze tweede dag heeft u:
• Een eerste ervaring op welke manier een procesanalyse kan worden
gemaakt;
• Inzichten hoe zelf aan de slag te gaan met het uitwerken van processen en
analyses;
• Zicht op de belangrijkste valkuilen.
Dag 3
Na deze derde dag heeft u:
• Kennis van een aantal beste praktijkvoorbeelden inzake het gebruik van
processen en procesinformatie in de beheersinstrumenten;
• Inzicht in het optimaal benutten van één procesarchitectuur in het kader van
het beheer van uw organisatie.
2
Doelpubliek
Dag 1
-
Leidinggevenden / middenkader
Alle medewerkers van de VO
Dag 2
-
Stafmedewerkers
Medewerkers verantwoordelijk voor het beheer van processen, producten en
diensten
Dag 3
-
Stafmedewerkers
(Staf)Medewerkers verantwoordelijk voor het uitwerken en beheren van
beleids- en beheersinstrumenten (PEP, BCM, ondernemingsplan,
informatiebeheersplan,…)
Hier opteren we ervoor om een onderscheid te maken in het soort publiek dat we wensen te bereiken. De eerste
halve dag zien we als een algemene introductie van alle nieuwe of vernieuwde concepten, de samenhang enz. Die
boodschap is waardevol zowel voor het leidinggevend middenkader als voor stafmedewerkers, adviseurs en
medewerkers verantwoordelijk voor het beheer van processen, producten en beheersinstrumenten. De tweede dag
zien we als een verdere uitwerking – meer gericht op operationele mensen, medewerkers die effectief met
processen bezig zijn.
De derde halve dag richten we in voor alle medewerkers die verantwoordelijk zijn of nauw betrokken zijn bij het
uitwerken en beheren van beheersinstrumenten voor hun specifieke entiteit.
3
Modulair programma
½ Dag – Module 1
9u30-12u30
Introductie proceshuis
•
•
•
•
•
½ Dag - Module 2
9u30-12u30
Aan de slag met proceshuis – procesanalyse
•
•
•
½ Dag – Module 3
9u30-12u30
Wat betekent procesmanagement in de Vlaamse Overheid?
Introductie methodiek procesmanagement – link producten en
diensten
Meerwaarde van een proceskaart voor de organisatie
Hoe procesinformatie capteren in de organisatie?
Verbanden aantonen met de beheersinstrumenten – best practices
Praktische oefening
Case – groepswerk
Bespreking case
Optimalisatie beheersinstrumenten
•
•
•
•
Beste praktijkvoorbeelden
Panelgesprek
Geïntegreerde aanpak
Naar één procesarchitectuur per entiteit
4
Ontwerp programma module 1
09.30-09.45
Welkom / Programma / opleidingsresultaat
09.45-10.00
Inleiding – proceshuis - procesmanagement
10.00-10.30
Ontwikkelen van processen
Voorbeelden
Knelpunten
10.30-10.45
Pauze
10.45-11.45
Aantal concepten om concreet mee aan de slag te gaan
Proceshuis in de praktijk
Producten- en dienstencatalogus
Procesarchitectuur
Procesanalyse
11.45-12.15
Voorbeelden
Cases Vlaamse overheid
12.15-12.30
Conclusies – Wrap-up
Deze eerste halve dag heeft tot doel een algemene inleiding te verzorgen omtrent de beweegredenen voor een
‘proceshuis’. De focus ligt dan ook op het toelichten aan de hand van een aantal concrete voorbeelden van de
belangrijkste concepten. Dit geheel vanuit de context van de Vlaamse Overheid en het doelpubliek dat we voor
ogen hebben. (stafmedewerkers, middenmanagement,…).
De voormiddag sluiten we af met de toelichting van een concrete case. (dit kan steeds een andere case zijn, of met
een bepaalde rotatie).
5
Ontwerp programma – Module 2
09.30-09.45
Welkom / Programma / opleidingsresultaat
09.45-11.00
Praktische oefening – uitwerken case
Case procesanalyse/werklastmeting
Wegwerken van inefficiënties
Uitwerken van verbetervoorstellen
11.00-11.15
Pauze
11.15-12.15
Terugkoppeling case – presentatie resultaten
Presentatie van resultaten van de verschillende groepen
Groepsgesprek over de behaalde resultaten/uitdagingen
12.15-12.30
Conclusies – wrap-up
Deze tweede halve dag heeft tot doel concreet aan de slag te gaan met een specifieke situatie. Het doel van deze
case is mensen te laten kennismaken met:
(1) manieren om processen in kaart te brengen, te komen tot een proceskaart;
(2) een aantal analyses uit te voeren;
(3) een aantal verbetervoorstellen uit te werken.
6
Ontwerp programma – Module 3
09.30-09.45
Inleiding
09.45-10.45
Voorstelling aantal beste praktijken in het gebruik van processen en
procesinformatie in beheersinstrumenten:
PEP
BCM
Ondernemingsplan
…
10.45-11.15
Voorstelling aanbevelingen tot integratie
11.15-11.30
Pauze
11.30-12.15
Panelgesprek – beheersinstrumenten – wederzijdse kruisbestuiving
Discussie en vragen stellen
12.15-12.30
Afsluiter
Deze derde halve dag heeft tot doel de integratie van het proceshuis met de huidige beheersinstrumenten toe te
lichten. Op de agenda staat de voorstelling van een aantal beste praktijken met betrekking tot het werken met beste
praktijken en de link met processen en producten en diensten.
Hierna volgt de toelichting van de belangrijkste aanbevelingen inzake integratie en afstemming tussen
beheersinstrumenten. We sluiten de opleiding af met een panelgesprek tussen een aantal sleutelfiguren omrent
het werken met beheersinstrumenten.
7