inzicht in processen rond financiën en begroting en de relatie

Functiebeschrijving
Secretaris-generaal
Fonds Wetenschappelijk Onderzoek - Vlaanderen
DEEL 1: CONTEXTINFORMATIE
1. Functietitel
Secretaris-generaal van het Fonds Wetenschappelijk Onderzoek – Vlaanderen (FWO)
2. Context
2.1. Hoofdactiviteit van het agentschap
Het FWO is een Stichting van Openbaar Nut, erkend als privaatrechtelijk Extern Verzelfstandigd
Agentschap van de Vlaamse overheid, met als doel het stimuleren en ondersteunen van
grensverleggend fundamenteel wetenschappelijk onderzoek in alle wetenschapsgebieden aan de
universiteiten van de Vlaamse Gemeenschap (m.i.v. samenwerkingsverbanden tussen de Vlaamse
universiteiten en andere kennisinstellingen) op basis van wetenschappelijke interuniversitaire
competitie. Dit onderzoek wordt voornamelijk gesteund door de Vlaamse overheid, maar ook met
toelagen en faciliteiten van de Federale overheid, de Nationale Loterij en in beperkte mate het
mecenaat.
3. Interne organisatie
3.1. Rapporteringslijnen
Aan wie rapporteert de secretarisgeneraal?
De voorzitter, het Bureau, Raad van Bestuur en het
Auditcomité,
Welke andere functies
rapporteren aan de voorzitter, het
Bureau en de Raad van bestuur?
Welke functies rapporteren aan
de secretaris-generaal?
geen
directeur Steun aan Onderzoekers, directeur Intern Beheer,
hoofd stafdienst Internationale Aangelegenheden, dienst
Communicatie en de staf Onderzoeksbeleid.
3.2. Organogram administratie
http://www.fwo.be/nl/contact/organigram-fwo-administratie/
2
DEEL 2: DOEL EN RESULTAATSGEBIEDEN
4. Doel
Binnen het kader van de statuten van het FWO en het beleid van het Bureau en de Raad van Bestuur
plannen, organiseren, coördineren, opvolgen en bijsturen van de organisatie, teneinde de korte- en
lange termijndoelstellingen, zowel deze bepaald door de Raad van Bestuur als deze vervat in de
samenwerkingsovereenkomst met de Vlaamse overheid, te realiseren.
5. Resultaatsgebieden
5.1. Beleidsvoorbereiding
Vanuit de realiteit van de beleidsuitvoering, instaan voor de beleidsvoorbereiding in overleg met en
in opdracht van de voorzitter, het Bureau en de Raad van Bestuur van het FWO.
Voorbeelden van activiteiten:
 Het opzetten en uitbouwen van systemen en structuren ter optimalisatie van kwaliteitsvol
grensverleggend fundamenteel onderzoek in Vlaanderen en de internationalisering ervan, met
heel bijzondere aandacht voor de integratie in de Europese onderzoeksruimte
 Het volgen en analyseren van de trends van het Vlaamse, federale, Europese en internationale
wetenschapsbeleid
 Plannen en pro-actief handelen op lange termijn, met oog voor risico’s en opportuniteiten, en
inschatting van de consequenties
 Secretariaat van de Raad van Bestuur en Bureau
 Begeleiding vergaderingen van het Bureau, de Raad van Bestuur, de wetenschappelijke
commissies (m.i.v. de Expertpanels, jury’s, …) en ad hoc werkgroepen
 Relatie tussen wetenschappelijke commissies en bestuursorganen
 Relatie tussen bestuursorganen en administratie
5.2. Beleidsuitvoering
Vanuit het beleid en de doelstellingen van het FWO, in overleg met de voorzitter, het Bureau en het
directiecomité de opdrachten voor de FWO-administratie vertalen naar concrete doelstellingen voor
de personeelsleden van de FWO-administratie en deze concretisering, recurrent evalueren en
bijsturen, teneinde de geprogrammeerde werkzaamheden van het FWO te verzekeren, conform het
beleid van de Raad van Bestuur en de samenwerkingsovereenkomst.
Voorbeelden van activiteiten:
•
overleggen met de voorzitter, het Bureau en het directiecomité
•
algemeen management van de FWO-diensten
•
plannen, organiseren, coördineren en opvolgen van de dagelijkse werkzaamheden binnen de
FWO-diensten
•
het leiden en begeleiden van de medewerkers van de FWO-administratie
•
delegeren van opdrachten naar de medewerkers
•
instaan voor het financieel beheer van het FWO-budget
•
instaan voor de permanente kwaliteitszorg
•
bewaken van de effectiviteit en efficiëntie van de processen en van de organisatiestructuur
3
•
•
permanente zorg voor het in stand houden van efficiënte, transparante en objectieve evaluatieen selectieprocedures
onderhouden van goede relaties met de stakeholders (overheid, Raad van Bestuur, Bureau,
onderzoekers, medewerkers)
5.3. Organisatie en begeleiding vergaderingen wetenschappelijke commissies
Organiseren en begeleiden van de vergaderingen van de wetenschappelijke commissies (m.i.v. de
Expertpanels, jury’s, …) teneinde de transparantie en de objectiviteit van de procedures te
waarborgen.
Voorbeelden van activiteiten:
 voorbereiden van de commissie-, panel-, jury- en andere vergaderingen
 begeleiden van de commissie-, panel-, jury- en vergaderingen
 waken over de transparantie en objectiviteit van de procedures
 aanmoedigend en corrigerend optreden
5.4. Monitoring en bijsturing van de beleidsuitvoering
Opvolgen (monitoring), evalueren en bijsturen van de beleidsuitvoering van de organisatie, teneinde
de doelstellingen op lange termijn en op korte termijn (Raad van Bestuur en
samenwerkingsovereenkomst) te realiseren.
Voorbeelden van activiteiten:
•
•
•
•
•
monitoren realisatie operationele doelstellingen samenwerkingsovereenkomst
analyse van de bestedingen
optimaliseren van de interne processen
ICT-realisaties
Financiële rekeningen opvolgen
5.5. Optimaliseren van de werking van de organisatie
Permanent optimaliseren van de werking van de instelling op het vlak van organisatiestructuur, de
werkingsprocessen, de dienstverlening en de kwaliteitsbewaking.
Voorbeelden van activiteiten:
Teneinde de werking van de instelling te optimaliseren
 Structuur bijsturen/aanpassen indien nodig
 Werkings- en managementprocessen doorlichten en bijsturen indien nodig
 Dienstverlening optimaliseren
 Kwaliteit bewaken
 E-government optimaal toepassen
4
5.6. Leidinggeven (Personeelsbeleid)
Binnen het kader van het arbeidsreglement het ontwikkelen en voeren van een adequaat
personeelsbeleid, teneinde steeds over voldoende, competente en gemotiveerde medewerkers te
beschikken, nodig voor het realiseren van de opdracht en de doelstellingen van de organisatie.
Voorbeelden van activiteiten:
 Het HR-beleid van de instelling opvolgen, bijsturen en optimaliseren.
 Waken over een correcte toepassing van de verschillende aspecten van het personeelsbeleid
door de directeurs en (dienst)hoofden.
 Organiseren van de delegaties binnen de instelling
 Instaan voor een adequate interne communicatie binnen de instelling
 Zorg dragen voor het welzijn van de medewerkers (o.a. zorgen voor een adequate
werkomgeving, erop toezien dat zij met respect behandeld worden, optreden bij pesterijen)
5.7. Externe communicatie- en relaties
Instaan voor het organiseren van een adequate externe communicatie en goede contacten met de
belangrijkste actoren, teneinde een goede informatie-uitwisseling te verzekeren en het professioneel
imago van de organisatie te versterken.
Voorbeelden van activiteiten:
 Een coherent en adequaat communicatiebeleid voor de instelling opstellen, organiseren en
opvolgen
 Vertegenwoordiging van de administratie van het FWO in vele vergaderingen en instellingen op
Vlaams niveau
 Internationale contacten, netwerken en overeenkomsten organiseren en onderhouden
 Vertegenwoordiging in en contacten met Europese en andere organisaties: Science Europe, ESF,
Global Research Councils, CERN, …
 onderhouden van functionele contacten met relevante organismen i.h.b. Vlaamse universiteiten,
academici, de administraties en kabinetten betrokken bij wetenschapsbeleid, zoals EWI,
Herculesstichting, IWT, VLIR, Koninklijke Academie voor Wetenschap, Letteren en Schone
Kunsten, de wetenschappelijke instellingen, de onderzoeksinstellingen en adviesraden (VRWI,
FRWB, FRS-FNRS, ...)
5.8. Samenwerking met de bestuursorganen
Als secretaris-generaal instaan voor een goede en correcte samenwerking met de Raad van Bestuur,
Bureau, Auditcomité en Raadgevend Comité voor de Financiën van de instelling, zodat elke instantie
haar rol naar behoren kan vervullen, met inachtname van de decretale of wettelijke bepalingen ter
zake.
Voorbeelden van activiteiten:
 De Raad van Bestuur ondersteunen bij het afsluiten van de samenwerkingsovereenkomst met
de minister (voorbereiding, negotiatie, etc …)
 De bestuursorganen via rapportage op regelmatige tijdstippen informeren over de gang van
zaken in de instelling, de vooruitgang van de doelstellingen, de begrotingsresultaten, …
 Een goede verstandhouding opbouwen met de voorzitter, met de leden van het Bureau, van de
Raad van Bestuur, van het Auditcomité en van het Raadgevende Comité.
5
DEEL 3: COMPETENTIEPROFIEL
6. Waardegebonden en gedragscompetenties
1. Voortdurend verbeteren: Anticipeert via structurele maatregelen om aan toekomstige
uitdagingen te beantwoorden en stimuleert het voortdurend verbeteren bij anderen
2. Samenwerken: Creëert gedragen samenwerkingsverbanden
3. Klantgerichtheid: Onderneemt structurele acties om de dienstverlening van de
organisatie aan de klanten te optimaliseren
4. Betrouwbaarheid “consequent en correct handelen”: Handelt integer in een
veelheid aan situaties, ook in die waar geen eenduidige regelgeving voor bestaat
5. Visie (conceptueel denken): Brengt een eigen beleid naar voren dat de organisatie op
lange termijn beïnvloedt
6. Overtuigingskracht: Hanteert aangepaste beïnvloedingsstrategieën
7. Beslissen: Neemt beslissingen in situaties waarin het risico niet eenduidig in te schatten is
8. 360°-inlevingsvermogen: Reageert (via houding en handelen) adequaat op impliciete,
onuitgesproken gedachten, gevoelens, behoeften, verwachtingen van anderen
9. Richting geven: Geeft richting zowel via processen en structuren als via het bepalen en
uitdragen van een visie
10. Organisatiebetrokkenheid: Bewaakt en verdedigt op consequente wijze de belangen,
de opdracht en de handelswijze van de organisatie
11. Delegeren: Delegeert ruime verantwoordelijkheidsgebieden
7. Vaktechnische competenties
7.1. Kennis van management
-
-
inzicht in processen rond financiën en begroting en de relatie met managementinformatie
inzicht in personeelsmanagement als een instrument om bij te dragen aan de realisatie van de
strategische opties.
algemeen inzicht in de strategische mogelijkheden en beperkingen van ICT, onder meer op basis
van ervaring met projecten waarin ICT een belangrijke rol speelde
in staat zijn de regelgeving voor de eigen materie te managen en efficiënt in te zetten als
instrument voor het realiseren van de doelen van de organisatie
inzicht hebben in besluitvormingsprocessen in de overheidscontext
in staat en bereid zijn een beleid te voeren waarin omgaan met diversiteit als een troef wordt
beschouwd
7.2. Diploma: De functiehouder dient te beschikken over een diploma van doctor op proefschrift.
7.3. Ervaring
Beschikken over:
- uitgebreide managementervaring in wetenschappelijk onderzoek en onderzoeksbeleid;
- grondig inzicht in het universitair landschap en beleid, en in beleidsvoering inzake
wetenschappelijk onderzoek, zowel in Vlaams, federaal, Europees als ruimer internationaal
verband.
6