Basisgegevens

Functiebenaming: Administratief Medewerker (man/vrouw) Bureau Landbouwraad
Dienstonderdeel/post: Riyadh
Functieniveau: 06
Aantal uren: 37,5
TAKEN EN RESULTAATGEBIEDEN
Omschrijving taken:
De administratieve medewerker (AM) werkt onder verantwoordelijkheid van de landbouwraad
(LR) en is belast met beleidsondersteunend werk en het administratieve en financiële beheer
van het bureau. Hij/zij richt de processen binnen de door het ministerie van Economische
Zaken, Landbouw &Innovatie (EL&I) en in voorkomend geval door het ministerie van
Buitenlandse Zaken (BZ) gegeven kaders zodanig in, dat de medewerkers van het bureau hun
werk efficiënt kunnen verrichten. De AM van de LR is onderdeel van het EL&I cluster en is,
indien de primaire werkdruk dat toelaat, beschikbaar voor ondersteuning van niet landbouw
gerelateerde taken binnen het EL&I cluster.
Hoofdtaken en verantwoordelijkheden:
- Hij/zij is verantwoordelijk voor administratieve en financiële taken,
- Hij/zij geeft organisatorische ondersteuning bij officiële bezoeken, handelsmissies,
beursactiviteiten, netwerkbijeenkomsten en andere activiteiten,
- Hij/zij volgt en verzamelt relevante agrarische ontwikkelings en dito marktinformatie over
Saoedi Arabië andere landen in het ambtsgebied, in het bijzonder t.b.v. het Nederlandse
landbouwbedrijfsleven en beleidsontwikkeling; hij/zij informeert de relevante
dossierhouders (overheid en haar diensten cq bedrijfsleven) in Nederland hierover,
- Hij/zij onderhoudt op verzoek van de LR contacten met (Nederlandse) ministeries,
overheidsdiensten, brancheorganisaties en NGO’s op uitvoerend niveau,
- Hij/zij handelt samen cq in overleg met de landbouwassistent (AA) handelsaanvragen
vanuit het Nederlandse agrarisch bedrijfsleven af en geeft adviezen en steun bij hun
benadering van tot het ambtsgebied behorende markten,
- Stelt informatiedossiers samen over gerelateerde bedrijven en organisaties; dit ten behoeve
van dienstreizen; missies, rapportage etc,
- Hij/zij is verantwoordelijk voor het archief, het digitaal beheer van de bestanden, agenda
en contactgegevens, alsmede het update houden van de website en Linkedin pagina van de
landbouwafdeling,
- Hij/zij is eerste aanspreek punt voor de AA in Dubai.
Omschrijving resultaatgebieden:
- Zelfstandig volgen en uitvoeren van administratieve en financiële procedures ter
ondersteuning van het landbouwbureau,
- Zichtbare bijdrage leveren aan het voorbereiden en organiseren van dienstreizen van de
LR, (officiële) bezoeken van delegaties, handelsmissies en (beurs)activiteiten,
- Afhandeling van handelsaanvragen en het faciliteren van agrarisch bedrijfsleven,
- Op- en samenstellen van business partner scans, PP-presentaties en informatiedossiers op
verzoek van de LR,
- Adequaat digitaal beheren van correspondentie, beleidsstukken, e.d.
WERKOMGEVING
De bureaus van de Landbouwraden leveren een essentiële bijdrage aan de versterking van de
internationale positie van Nederland op de werkgebieden van landbouw, natuur en
voedselkwaliteit/zekerheid .
De belangrijkste taken van de bureaus zijn: beleidsondersteuning; zakelijke dienstverlening
aan het Nederlandse landbouwbedrijfsleven; maatschappelijke dienstverlening; bilaterale en
multilaterale samenwerking.
Het bureau van de landbouwraad vertegenwoordigt het ministerie van EL&I op het gebied van
landbouw, natuur en voedselkwaliteit/zekerheid in betreffend werkgebied en onderhoudt
hiertoe intensieve contacten met de overheid, het Nederlandse en lokale bedrijfsleven en
maatschappelijke organisaties.
Binnen de ambassade wordt nauw samengewerkt met andere afdelingen, vooral met de
economische afdeling binnen het EL&I cluster.
Het Bureau inRiyadh is verantwoordelijk voor de beleidsrapportage en agri-food
aangelegenheden betreffende de landen inde GCC landen. Onder vernatwoordelijkheid van de
LR in Riyadh valt het landbouwbureau in Dubai, waar een AA gestationeerd is. Met alle GCC
landen worden activiteiten in nauwe samenwerking gedaan met de economische afdelingen
van de ambassades. Het grootste deel van de tijd wordt besteed aan handelsbevordering, het
bevorderen van investeringen ( v.v.) en onderhandelen van markttoegang met de lokale
autoriteiten voor Nederlandse agriproducten. Er is veel contact met het bedrijfsleven o.a. in de
vorm van handelsvragen. Het bureau kenmerkt zich door een pro-actieve houding: het
opzoeken van kansen voor de Nederlandse agribusiness en het in direct contact zijn met de
relevante spelers via nieuwsbrieven, sociale media, website en één op één contacten.
Informatie over de samenstelling van het team:
- Het EL&I cluster in Riyadh bestaat uit twee delen: het bureau van de Landbouwraad en
het bureau van de Economische Raad. Binnen het EL&I cluster is er een nauwe
samenwerking op alle niveaus. Dit is ook operationeel tussen de AM en de administratieve
ondersteuning van de Economische Raad.
- Het landbouwbureau bestaat uit 3 mensen (LR, AA, AM) en valt binnen de
organisatiestructuur van de Ambassade. De LR is integraal manager van het bureau.
- Tussen de AM en AA bestaat geen hiërarchische verhouding. Bij afwezigheid van de LR
worden lopende zaken in onderling overleg behartigd. De LR blijft daarbij
eindverantwoordelijk.
- In totaal zijn er 24 mensen werkzaam op de ambassade. Voertalen binnen het team zijn
Nederlands en Engels.
VEREISTEN VOOR DE FUNCTIE
Kennis en ervaringsvelden:
- Minimaal HBO opleiding,
- Kennis op administratief en (landbouw)economisch gebied,
- Goede communicatieve en organisatorische vaardigheden,
- Uitstekende kennis van de Nederlandse en Engelse taal; kennis van de Arabisch taal strekt
tot aanbeveling.
- Goede computervaardigheden en ervaring met verschillende computerprogramma’s.
Drie competenties zijn met name van belang voor het vervullen van de functie:
- Initiatief nemen
- Analytisch denken
- Netwerken
Drie competenties die eveneens van belang zijn voor de vervulling van de functie:
- Integriteit
- Samenwerken
- Klantgericht handelen
Overige Opmerkingen
Nadere informatie over deze functie kan worden verkregen via:
Hans van der Beek, +966 1 4881093
[email protected]
Aan de werknemer of externe kandidaat die naar deze functie solliciteert en daarin wordt
benoemd, zal een arbeidsovereenkomst voor Bepaalde Duur (37,5 uur per week) worden
aangeboden.
Sollicitaties met CV kunnen worden gericht aan:
[email protected]