gemeente elsene - e

GEMEENTE ELSENE
DEPARTEMENT ADMINISTRATIEF BEHEER
DIENST AANKOOPCENTRALE
OVERHEIDSOPDRACHT VOOR LEVERINGEN
NR. 2018-002
BETREFFENDE DE LEVERING VAN VOEDINGSPRODUCTEN UIT DE BIOLOGISCHE EN EERLIJKE
LANDBOUW IN HET KADER VAN DUURZAME VOEDING.
BIJZONDER BESTEK
Vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking
gemengde opdracht
1.
Administratieve bepalingen van de opdracht ........................................................................................... 2
(a)
Voorwerp van de opdracht – Algemeen ................................................................................................. 2
i) Voorwerp van de opdracht ......................................................................................................... 2
ii) Gunningswijze van de opdracht .................................................................................................. 2
iii) Uitvoeringstermijn van de opdracht ........................................................................................... 2
iv) Aanbestedende overheid ............................................................................................................ 2
v) Formaliteiten betreffende de indiening van de offertes ............................................................. 2
(b)
Rechten en documenten van toepassing op de opdracht ...................................................................... 3
i) Wetgeving overheidsopdrachten ................................................................................................ 3
ii) Andere wetgevingen ................................................................................................................... 3
iii) Samenwerkingsprotocol tussen de gemeente Elsene en de directie Gewestelijke
Werkgelegenheidsinspectie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest ................................................ 4
(c)
Koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15 juli 2011 .......................... 4
i) Prijsbepalingswijze ...................................................................................................................... 4
ii) Elementen in de prijs inbegrepen ............................................................................................... 5
iii) Prijsherziening ............................................................................................................................. 5
iv) Geldigheid van de offerte ........................................................................................................... 5
v) Geldigheid van de verbintenis ..................................................................................................... 5
vi) Toegangsrecht ............................................................................................................................. 6
vii) Kwalitatieve selectie .................................................................................................................. 6
viii) Documenten en inlichtingen te voegen bij de offerte .............................................................. 7
ix) Gunning ....................................................................................................................................... 8
(d)
Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringregels van de
overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken .................................................................. 8
i) Leidend ambtenaar ..................................................................................................................... 8
ii) Onderaannemers ........................................................................................................................ 9
iii) Financiële waarborgen ................................................................................................................ 9
iv) Leveringstermijnen, -plaatsen en -wijzen: ................................................................................ 10
v) Actiemiddelen van de gemeente .............................................................................................. 12
Zie artikelen 44 tot 49 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013.............................................. 12
vi) Waarborg .................................................................................................................................. 12
vii) Betaling .................................................................................................................................... 12
2.
Technische bepalingen van de opdracht ................................................................................................. 13
1. Administratieve bepalingen van de opdracht
(a) Voorwerp van de opdracht – Algemeen
i)
Voorwerp van de opdracht
De opdracht is een overheidsopdracht voor leveringen betreffende de levering van voedingsproducten
uit de biologische en eerlijke landbouw.
Bestaande uit 2 percelen, genummerd van 1 tot 2:
Perceel 1: Producten uit de biologische landbouw
Perceel 2: Eerlijke producten
De inschrijver mag een offerte indienen voor één, meerdere of zelfs alle percelen.
De aanbestedende overheid verstaat onder duurzame voeding: gezonde en evenwichtige voeding
die een beperkte impact op het milieu heeft en die met respect voor het ethische en sociale aspect
wordt geproduceerd en afgezet. Dit begrip wordt nader gedefinieerd in de technische bepalingen van
de opdracht.
ii)
Gunningswijze van de opdracht
De opdracht wordt geplaatst bij vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking
overeenkomstig artikel 26, §2, 1°, d) van de wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor
werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006.
Het volgen van een procedure houdt geen verplichting in tot het gunnen of het sluiten van de
opdracht. De gemeente kan zowel afzien van het gunnen of het sluiten van de opdracht als de
procedure herbeginnen, desnoods op een andere wijze (artikel 35 van de wet van 15 juni 2006).
iii)
Uitvoeringstermijn van de opdracht
De uitvoeringstermijn van de opdracht is één jaar te rekenen vanaf de dag volgend op die van de
betekening van de opdracht.
Ter informatie, de bestellingen worden ten vroegste geplaatst:
- in april 2018 voor de producten uit de biologische landbouw;
- in mei 2018 voor de eerlijke producten.
iv)
Aanbestedende overheid
De aanbestedende overheid is de gemeente Elsene, vertegenwoordigd door het college van
burgemeester en schepenen
v)
Formaliteiten betreffende de indiening van de offertes
De inschrijvers zijn ertoe gehouden prijs in te dienen op het offerteformulier en de inventaris in bijlage
bij dit bijzonder bestek. Doen zij dit niet, dan dragen zij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige
overeenstemming van de door hen aangewende documenten met de documenten.
De uiterste datum voor ontvangst van de offertes is in de aankondiging van opdracht vastgesteld. Het is
de uiterste datum waarop de offerte wordt ontvangen door de gemeente. Als de offerte te laat werd
ontvangen maar de inschrijver dat betwist, moet hij bewijzen dat de gemeente de offerte wel degelijk
heeft ontvangen vóór de uiterste datum voor ontvangst van de offertes.
De offerte, alsook een afschrift van de offerte (op cd/dvd of USB-stick) dienen in een enveloppe te
worden gestoken met de volgende vermelding:
GEMEENTE ELSENE
College van burgemeester en schepenen
Elsensesteenweg 168 – 1050 Elsene
OFFERTE voor opdracht nr. 2018-002 “voedingsproducten uit de biologische en eerlijke
landbouw”
Ter attentie van het departement Administratief Beheer/de dienst Aankoopcentrale
De offertes kunnen, naar keuze van de inschrijver, ofwel worden afgegeven bij het gemeentehuis van
Elsene of per post worden gestuurd.
Enkel de opdrachtdocumenten, gepubliceerd op de applicatie “E-notification”, hebben een officiële
waarde. Alle documenten die door de inschrijver aan de gemeente gevraagd worden om bijvoorbeeld
een ander informaticaformaat te krijgen worden enkel ter inlichting verstrekt. De inschrijver draagt de
volledige verantwoordelijkheid voor de perfecte overeenstemming tussen de door hem aangewende
documenten voor zijn offerte en de documenten die zijn gepubliceerd.
(b) Rechten en documenten van toepassing op de opdracht
i)
Wetgeving overheidsopdrachten
 de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken,
leveringen en diensten
 de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake
overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten
 het koninklijk besluit van 15 juli 2011 plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren
 het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de
overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken
ii)
Andere wetgevingen
 het koninklijk besluit van 2 augustus 1990 houdende algemene regeling van de gemeentelijke
boekhouding
 de Nieuwe Gemeentewet
 de wetgeving betreffende de etikettering en de verpakking, in het bijzonder het koninklijk besluit van 13
september 1999 (alsook elke latere wijziging) en de regels opgelegd door het FAVV
 de Verordening (EG) nr. 852/2004 van het Europees parlement en de Raad van 29 april 2004
inzake levensmiddelenhygiëne (alsook elke latere wijziging)
 het koninklijk besluit van 13 juli 2004 betreffende levensmiddelenhygiëne, alsook alle Belgische
wetgeving ter zake.
Wijzigingswetten en - besluiten
 het koninklijk besluit van 7 februari 2014 tot wijziging van meerdere koninklijke besluiten tot
uitvoering van de wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en


diensten van 15 juni 2006, alsook van de wet van 13 augustus 2011 inzake overheidsopdrachten
en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten op defensie- en veiligheidsgebied
de wet van 15 mei 2014 tot wijziging van de wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten
voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006 en van de wet van 13 augustus 2011 inzake
overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten op defensie- en
veiligheidsgebied
het koninklijk besluit van 22 mei 2014 tot wijziging van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot
bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies
voor openbare werken
iii)
Samenwerkingsprotocol tussen de gemeente Elsene en de directie Gewestelijke
Werkgelegenheidsinspectie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest
De gemeenteraad van Elsene heeft in zijn zitting van 16 juni 2016 besloten het
samenwerkingsprotocol
tussen
de
gemeente
Elsene
en
de
directie
Gewestelijke
Werkgelegenheidsinspectie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, in het kader van de strijd tegen
illegale arbeid, sociale fraude en sociale dumping goed te keuren.
(c) Koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15 juli 2011
i)
Prijsbepalingswijze
Deze opdracht is een gemengde opdracht.
Een deel van de overheidsopdracht is tegen prijslijst:
- het hele perceel 1 – Producten uit de biologische landbouw, met uitzondering van de eieren,
de verse groenten en fruit
- het hele perceel 2 – Eerlijke producten
Een ander deel is tegen terugbetaling:
- de post betreffende de eieren en de verse groenten en fruit van perceel 1 – Producten uit de
biologische landbouw
Voor de eieren, de verse groenten en fruit zijn de prijzen onderhevig aan prijsschommelingen (klimaat,
productie-omstandigheden, etc.) waardoor ze variëren.
Bijgevolg moet de inschrijver in zijn offerte duidelijk aangeven welke kosten in aanmerking komen en
welk belang de toegepaste kostenmarges hebben.
De vermoedelijke hoeveelheden in de inventaris worden ter informatie opgegeven. De inventaris bevat
het merendeel van de leveringen die tijdens de opdracht besteld worden (+/- 90 % van de geschatte
uitgaven). De bestellingen worden echter het hele jaar door geplaatst naargelang de behoeften en
kunnen uitzonderlijk betrekking hebben op een breder gamma dan in de inventaris dankzij de
catalogus van de opdrachtnemer.
De inschrijver dient prijzen in voor het hoogste aantal artikelen dat hij in zijn gamma bezit. Ingeval hij een
vermeld artikel niet kan leveren, stelt hij vrije varianten of alternatieve oplossingen voor
(onderaanneming is toegestaan) in verband met het voorwerp van het perceel.
Er wordt geen minimale of maximale besteldrempel gegarandeerd. De bestellingen worden het hele
jaar door geplaatst naargelang de behoeften.
De inschrijver dient prijs in per aangegeven meeteenheid (liter, kilo ...). Daarvoor moet hij dus de
regel van drie toepassen op de prijs van de voorgestelde verpakking voor het artikel om zo de
prijs per meeteenheid te verkrijgen: liter, kilo ...
ii)
Elementen in de prijs inbegrepen
Zie artikel 19, §2, van het koninklijk besluit van 15 juli 2011.
Zijn met name in de prijs begrepen:
-
de kosten voor het verpakken, het laden en lossen, het vervoer, het inklaren en de
verzekering
de terugname van de verpakkingen, van paletten en rolcontainers
de douane- en accijnsrechten
alle algemene belastingen en kosten dan ook
alle kosten en heffingen die op de leveringen wegen, met uitzondering van de btw
de verpakkingen, transportbakken, etc. die bij levering gefactureerd worden, dienen bij de
terugname gecrediteerd te worden
In geen geval mag de opdrachtnemer die een bestelling ontvangt, ze weigeren of de eenheidsprijs
verhogen op de grond dat de gewenste hoeveelheid kleiner of groter is dan wat was vermeld in de
inventaris of dan de vooraf verpakte hoeveelheid van zijn bedrijf of van zijn leverancier.
De extra termijnen die eventueel door de aanbestedende overheid worden toegekend, verlengen de
contractuele termijn met de toestemming van alle partijen. Als deze extra termijnen het gevolg zijn van
wijzigingen die tot extra kosten leiden, dekken de prijzen die ingediend werden voor deze wijzigingen
alle kosten die verband houden met het verlengen van de termijn.
iii)
Prijsherziening
Geen enkele prijsherziening zal worden toegestaan.
ECHTER, VOOR DE VERSE GROENTEN EN FRUIT EN EIEREN
wordt er in de offerte geen verbintenis voor vaste
prijzen gevraagd tijdens de duur van de opdracht omdat de prijzen ervan sterk schommelen. De
inschrijver moet de methode toelichten die hij hanteert voor de berekening van zijn winstmarge en de
prijsvaststelling. Hij moet zich daaraan houden tijdens de gehele duur van de opdracht.
iv)
Geldigheid van de offerte
De inschrijver verbindt zich door zijn offerte gedurende een termijn van 180 kalenderdagen, te
rekenen vanaf de uiterste datum voor ontvangst.
In geval van onderhandeling zal dezelfde termijn van toepassing zijn vanaf de datum van de laatst
ingediende offerte.
v)
Geldigheid van de verbintenis
De offerte wordt ondertekend door de persoon (personen) bevoegd of gerechtigd om de inschrijver te
verbinden. Deze regel is van toepassing op alle deelnemers wanneer de offerte wordt ingediend door
een vereniging zonder rechtspersoonlijkheid. Deze deelnemers zijn hoofdelijk verantwoordelijk en
zijn ertoe gehouden diegene onder hen aan te duiden die de vereniging gaat vertegenwoordigen ten
opzichte van de aanbestedende overheid (zie artikel 51, §2, van het KB van 15/7/2011).
De statuten van de vennootschap die dit nazicht kunnen verzekeren, worden bij de offerte gevoegd.
Indien de offerte door een gemachtigde wordt ondertekend, zal deze duidelijk zijn volmacht(en)
vermelden en bij de offerte de authentieke of onderhandse akte voegen die hem bevoegdheden
toekent of een afschrift van de volmacht. Hij refereert eventueel aan de bijlage van het Belgisch
Staatsblad waarin het uittreksel van de betrokken akte werd bekendgemaakt.
vi)
Toegangsrecht
Door het loutere feit van de indiening van de offerte verklaart de inschrijver impliciet op erewoord dat
hij zich niet in één van de uitsluitingsgevallen bevindt van artikel 61, § 1 en § 2, van het KB van 15 juli
2011.
1. Bijdragen sociale zekerheid
Kan in elk stadium van de gunningsprocedure worden uitgesloten voor de toegang ertoe, de
inschrijver die niet voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake betaling van zijn
socialezekerheidsbijdragen volgens de bepalingen van artikel 62 van het koninklijk besluit van 15 juli
2011.
Met het oog hierop zal de aanbestedende overheid zelf d.m.v. elektronische middelen (Digiflow) de
situatie van de rekening van de inschrijver jegens de instelling voor sociale zekerheid (RSZ) nagaan.
Voor de inschrijver die personeel uit een andere lidstaat van de Europese Unie tewerkstelt, wordt bij
de offerte een attest gevoegd, uitgereikt door de bevoegde overheid, waarbij wordt bevestigd dat hij
volgens de rekening, uiterlijk vastgesteld op de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes, in
orde is inzake betaling van de bijdragen voor sociale zekerheid volgens de wettelijke bepalingen van
het land waar hij gevestigd is.
2. Fiscale verplichtingen
Kan in elk stadium van de procedure uitgesloten worden van de toegang ertoe, de inschrijver die niet
voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake de betaling van zijn fiscale verplichtingen overeenkomstig
artikel 63 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011.
Voor een Belgische inschrijver verifieert de aanbestedende overheid zelf de naleving van de fiscale
verplichtingen ten opzichte van de FOD Financiën via elektronische middelen (Digiflow).
Voor de inschrijver van een andere lidstaat van de Europese Unie wordt bij de offerte een attest
gevoegd, uitgereikt door de bevoegde overheid, waarbij wordt bevestigd dat hij volgens de rekening,
uiterlijk vastgesteld op de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes, in orde is met zijn fiscale
verplichtingen volgens de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is.
3. Beroepsfout
De inschrijver die bij zijn beroepsuitoefening een ernstige fout heeft begaan, vastgesteld op elke grond
die de gemeente Elsene aannemelijk zal kunnen maken, kan uitgesloten worden van deelname aan de
opdracht.
4. Toegang tot het beroep
De inschrijver bezorgt een kopie van het document waaruit zijn registratie bij FAVV blijkt, alsook een
kopie van de toelating.
vii)
CRITERIUM:
Kwalitatieve selectie
De technische bekwaamheid van de inschrijver wordt aangetoond aan de hand van een lijst van de
voornaamste leveringen gedurende de afgelopen drie jaar, met vermelding van het bedrag, de datum en
de publiek- of privaatrechtelijke instantie waarvoor ze bestemd waren.
VEREIST NIVEAU:
De ervaring van de inschrijver wordt aangetoond aan de hand van de lijst van de voornaamste
leveringen die de afgelopen drie jaar werden verricht, met minstens één referentie naar een
gelijkaardige levering afhankelijk van het perceel waarvoor hij een offerte indient.
1. VOOR PERCEEL 1: de levering van producten uit de biologische landbouw over een doorlopende
periode van één jaar voor een minimaal bedrag van 30.000,00 EUR btwi;
2. VOOR PERCEEL 2: de levering van eerlijke producten over een doorlopende periode van één jaar
voor een minimaal bedrag van 10.000,00 EUR btwi;
IN TE DIENEN DOCUMENT:
De leveringen worden aangetoond door:
 de lijst van de voornaamste leveringen die de afgelopen drie jaar werden verricht met
vermelding van het bedrag, de datum en de bestemmeling.
 minstens één attest dat de bevoegde autoriteit heeft afgegeven of medeondertekend of, in
geval van leveringen voor een particuliere afnemer, een attest van de afnemer of bij
ontstentenis eenvoudigweg door een verklaring van de leverancier waaruit blijkt dat hij het
vereiste niveau bereikt. De leveringen kunnen worden aangetoond door een of meer attesten
die samen aan het vereiste niveau voldoen.
viii)
Documenten en inlichtingen te voegen bij de offerte
VOOR ALLE PERCELEN
1. Het offerteformulier en de inventaris, ingevuld, gedateerd en ondertekend;
De inschrijver zorgt ervoor dat hij in de inventaris prijs indient volgens de verpakking die hij voorstelt
EN volgens de opgegeven meeteenheid (liter, kilo). Daarvoor moet hij dus de regel van drie toepassen
op de prijs van de voorgestelde verpakking voor het artikel om zo de prijs per meeteenheid te
verkrijgen.
2. De statuten van de vennootschap. Als de offerte door een gemachtigde wordt ondertekend,
de vermelding van de opdrachtgever(s) en de authentieke of onderhandse akte waaruit zijn
bevoegdheid blijkt of een afschrift van de volmacht (eventueel verwijzing naar het nummer
van de bijlage van het Belgisch Staatsblad waarin de akte bij uittreksel is bekendgemaakt);
3. De uitvoerige en volledige catalogus met alle producten uit zijn gamma (in verband met
het/de perceel/percelen waaraan hij/zij deelneemt/deelnemen), alsook een prijslijst en een
vast kortingspercentage.
Bij de opmaak van de inventaris heeft de aanbestedende overheid zich gebaseerd op de artikelen die
het vaakst werden besteld. In dit opzicht zullen de meeste bestellingen gebeuren onder de in de
inventaris vermelde artikelen.
Bestellingen worden niettemin heel het jaar door verricht, al naargelang de behoeften waaraan moet
worden voldaan, en kunnen uitzonderlijk een breder gamma betreffen dan vermeld in de inventaris
dankzij de catalogus van de opdrachtnemer waarin alle voorgestelde producten staan die verband
houden met het/de perceel/percelen die hij heeft binnengehaald.
De catalogi kunnen worden aangeboden:
- op papier,
- OF op een digitaal opslagmedium (cd, dvd of USB-stick) als ze in elektronische vorm zijn,
- OF de gegevens (login + wachtwoord) om zich in te loggen op de database als het een
onlinecatalogus betreft.
Hij biedt bovendien een vast kortingspercentage aan voor producten die uit de catalogus besteld
worden en die niet in de inventaris staan.
4. Kopie van het document waaruit de registratie van de inschrijver bij het FAVV blijkt, alsook een
kopie van de toelating;
5. De documenten vereist voor de kwalitatieve selectie, nl.:
 de lijst van de voornaamste leveringen die gedurende de afgelopen drie jaar werden
verricht met vermelding van het bedrag, de datum en de bestemmeling
 minstens één attest dat de bevoegde autoriteit heeft afgegeven of medeondertekend
of, in geval van leveringen voor een particuliere afnemer, een attest van de afnemer of
bij ontstentenis eenvoudigweg door een verklaring van de leverancier waaruit blijkt
dat hij het vereiste niveau bereikt. De leveringen kunnen worden aangetoond door een
of meer attesten die samen aan het vereiste niveau voldoen.
VOOR PERCEEL 1 – PRODUCTEN UIT DE BIOLOGISCHE LANDBOUW
6. Een schriftelijk voorstel met een omschrijving van de methode die de inschrijver hanteert voor
de prijsbepaling van de eieren, het fruit en de groenten.
7. Het bewijs dat de producten aan de eisen van de biologische teelt voldoen door middel
van een erkend certificaat of elk ander passend bewijsmiddel dat wordt aangebracht op de
leveringsbon en op het product.
VOOR PERCEEL 2 – EERLIJKE PRODUCTEN
8. Het bewijs dat de producten voldoen aan de internationale normen van eerlijke handel
door middel van een erkend certificaat of elk ander passend bewijsmiddel dat wordt
aangebracht op de leveringsbon en op het product.
ix)
Gunning
De aanbestedende overheid zal de opdracht gunnen aan de inschrijver die de laagste conforme
offerte heeft ingediend.
(d) Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringregels
van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken
i)
Leidend ambtenaar
College van burgemeester en schepenen van de gemeente Elsene
Elsensesteenweg 168
B-1050 Brussel
Contactpersoon:
Contactpersoon van de dienst Aankoopcentrale (vaststelling en gunning)
Mevrouw Morgane DELRUE
Departement Administratief Beheer – dienst Aankoopcentrale
Tel.: 02-515.62.88
E-mail: [email protected]
Contactpersoon van de dienst Sociale Zaken (opvolging van de uitvoering: facturering, bestellingen)
Mevrouw Patricia DUPRET
Departement Burgerzaken – dienst Sociale Zaken
Tel.: 02-515.60.10
E-mail: [email protected]
De contactpersoon heeft een louter adviserende rol.
De betrokken partijen zijn zich bewust van het feit dat de interne beslissingsprocedure bij de
aanbestedende overheid een termijn behoeft van ten minste 15 werkdagen. Er wordt de opdrachtnemer
gevraagd bij voorbaat in te spelen op deze termijn bij de indiening van bijkomende aanvragen voor een
beslissing vanwege de aanbestedende overheid.
Een werkdag wordt beschouwd als een dag van maandag tot vrijdag, weekends en feestdagen
uitgesloten. De opdrachtnemer is op de hoogte gebracht van het feit dat het college gewoonlijk niet
vergadert in een week waarin maandag een feestdag is en tussen 21 juli en 15 augustus en tijdens de
zogeheten schoolvakanties (Kerstmis, Nieuwjaar, Allerheiligen, Pasen …). Over de vragen die tijdens
die periodes gesteld worden, neemt het college pas bij de volgende vergadering een beslissing.
ii)
Onderaannemers
Zie eveneens artikel 42 van de wet van 15 juni 2006 betreffende de sociale en fiscale verplichtingen.
Wanneer de hele of gedeeltelijke opdracht aan een of meerdere onderaannemers wordt toevertrouwd,
blijft de opdrachtnemer in ieder geval alleen verantwoordelijk ten opzichte van de aanbestedende
overheid.
iii)
Financiële waarborgen
Verzekeringen:
De opdrachtnemer sluit de verzekeringen die zijn aansprakelijkheid inzake arbeidsongevallen dekken,
alsook zijn burgerlijke aansprakelijkheid ten aanzien van derden bij de uitvoering van de opdracht.
Op elk ogenblik tijdens de uitvoering van de opdracht legt de opdrachtnemer dit attest over, binnen
een termijn van vijftien dagen na ontvangst van het verzoek van de aanbestedende overheid.
Borgtocht:
Als een inschrijver één of alle percelen toegewezen krijgt en het totaalbedrag kleiner is dan 50.000,00
EUR zbtw, wordt geen borgtocht geëist.
Als een inschrijver echter één of alle percelen toegewezen krijgt en het totaalbedrag hoger is dan
50.000,00 EUR zbtw, zal de aanbestedende overheid artikel 25 van het koninklijk besluit van 14 januari
2013 toepassen, meer bepaald de verplichting voor de opdrachtnemer om een borgtocht van 5 % van
het totaalbedrag te stellen.
Het verkregen bedrag wordt naar het hoger tiental in euro afgerond.
Voor de voorwaarden voor de vrijgave van de borgtocht, zie artikel 133 van het koninklijk besluit van
14 januari 2013.
Vanaf het sluiten van de opdracht en de verzending van de kennisgevingsbrief is de opdrachtnemer
verplicht om de borgtocht binnen 30 kalenderdagen te stellen.
iv)
Leveringstermijnen, -plaatsen en -wijzen:
Zie artikelen 118, 119, 120, 122, 128, 129, 130, 131, 132 en 135 van het koninklijk besluit van 14 januari
2013.
1. LEVERINGSTERMIJNEN EN -PLAATSEN
a) LEVERINGSPLAATSEN
De voornaamste bestellende diensten zijn de dienst “Sociale Zaken” en ook de dienst “Vroege
Kinderjaren”. Andere diensten van de gemeente kunnen echter rechtstreeks bestellen bij de
opdrachtnemer. Daarvoor moeten ze een bestelbon sturen naar de opdrachtnemer met het
klantnummer van de gemeente en het volledige en precieze referentienummer van de dienst.
De leveringen zullen altijd op onderstaand adres gebeuren:
Centrale keuken van de gemeente Elsene
Juliette Wytsmanstraat 1
1050 Elsene
De leveringen gebeuren het hele jaar door van maandag tot vrijdag, van 7 u tot 12 u, feestdagen
uitgezonderd.
b) LEVERINGSTERMIJNEN
-
Verse groenten en fruit
De leveringen worden binnen een termijn van maximaal 48* uur uitgevoerd vanaf de datum van
verzending van de bestelbon(nen) (per e-mail of fax) tenzij anders aangegeven op de bestelbon.
-
Alle andere producten van perceel 1
De leveringen gebeuren binnen een termijn van maximaal 4 werkdagen vanaf de dag van verzending
van de bestelbon(nen) (per e-mail of fax) tenzij anders aangegeven op de bestelbon.
-
Producten van perceel 2
De leveringen gebeuren binnen een termijn van maximaal 7 werkdagen vanaf de dag van verzending
van de bestelbon(nen) (per e-mail of fax) tenzij anders aangegeven op de bestelbon.
-
Indien het onmogelijk is om te leveren binnen de gestelde tijd:.
Als de opdrachtnemer onmogelijk binnen de door de aanbestedende overheid gestelde tijd kan leveren
(niet op voorraad, enz.), moet hij binnen 24* uur na ontvangst van de bestelbon de dienst op de hoogte
brengen van de onmogelijkheid om te leveren binnen de gevraagde termijn. Hij moet bovendien:
-
een andere aanvaardbare datum voor deze levering voorstellen;
-
of in staat zijn om een aanvaardbaar alternatief voor te stellen. Het betreft leveringen van
dezelfde of hogere kwaliteit (in geval van meerkosten ten opzichte van de oorspronkelijke
levering draagt de opdrachtnemer hiervan de lasten).
Ingeval de inschrijver niet zou voldoen aan de bovengenoemde eisen (de dienst op de hoogte
brengen van de onmogelijkheid om te leveren binnen de gevraagde termijn), brengt niet-naleving van
de uiterste leveringstermijn de toepassing mede van boetes voor laattijdige uitvoering.
* Als het einde van de termijn een zaterdag, zondag of feestdag is, wordt de termijn verlengd tot het
einde van de eerstvolgende werkdag.
2. LEVERINGSVOORWAARDEN
De leveringen gebeuren binnen de termijnen vermeld in het bestek.
De opdrachtnemer zorgt ervoor dat hij over voldoende technische middelen en bekwaam personeel
beschikt om de leveringen naar behoren uit te voeren.
Ter bescherming van het milieu en de gezondheid van het personeel worden de motoren van de
voertuigen stilgelegd tijdens de levering.
Elke levering gaat vergezeld van een kopie van de bestelbon en een verzendingsnota met het
klantnummer van de gemeente Elsene bij de opdrachtnemer en het volledige en precieze
referentienummer van de bestellende dienst.
De verzendingsnota wordt duidelijk gehecht aan de bestelling voor de betrokken dienst zodat de
aanbestedende overheid onmiddellijk de bestellende dienst kan herkennen op de levering.
3. CONTROLE VAN DE LEVERINGEN:
De leveringen moeten worden gecontroleerd door een daartoe door de gemeente aangewezen
personeelslid.
De dienst Sociale Zaken verzekert dat de bestelling geleverd wordt aan de betrokken dienst op basis
van een interne methode die het college van burgemeester en schepenen goedkeurde. De levering
gebeurt binnen de 5 kalenderdagen na ontvangst van de bestelling.
Elke bestellende dienst controleert of de geleverde waren overeenstemmen met de bestelling en de
voorschriften van dit bestek.
De verzendingsnota wordt teruggestuurd naar de opdrachtnemer, bevat commentaar over eventueel
vastgestelde tekortkomingen op de verbruikslocaties en wordt ondertekend door het aangewezen lid van
het gemeentepersoneel. Bij de facturen moeten verplicht kopieën van de bonnen worden gevoegd.
Producten die niet aan de vereiste kwaliteit of aan de eisen in het bijzonder bestek beantwoorden,
worden geweigerd. De opdrachtnemer is verplicht om op aanvraag van de gemeente de leveringen in
mindering te brengen die niet conform de bestelling of de voorschriften van dit bijzonder bestek zijn en
moet ze binnen een termijn van 12 uur vervangen.
Als het door de gemeente aangewezen personeelslid ontbrekende hoeveelheden vaststelt, gebeuren de
bijkomende leveringen binnen een termijn van 36 uur* vanaf de indiening van de klacht.
Als het door de gemeente aangewezen personeelslid vaststelt dat er te veel hoeveelheden zijn, wordt
het teveel teruggenomen door de opdrachtnemer.
* Als het einde van de termijn een zaterdag, zondag of feestdag is, wordt de termijn verlengd tot het
einde van de eerstvolgende werkdag.
4. DEFINITIEVE OPLEVERING:
De definitieve oplevering vindt plaats overeenkomstig artikelen 135 van het koninklijk besluit van 14
januari 2013.
v)
Actiemiddelen van de gemeente
Zie artikelen 44 tot 49 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013.
Niet-naleving van de termijnen in dit bijzonder bestek geeft aanleiding tot het opleggen van een
vertragingsboete overeenkomstig artikel 123 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013.
Bijzondere boete voor gebrekkige uitvoering inzake sociale inbreuken
Indien op de plaats van de dienstverlening de aanwezigheid van personeel vastgesteld wordt dat niet
aan de wettelijke of contractuele voorschriften voldoet, wordt er een vaste boete van 250 euro toegepast
per persoon die in overtreding wordt bevonden en per dag overeenkomstig de bepalingen in artikelen 44
en 45 van het KB van 14 januari 2013.
Bovendien wordt elke niet-naleving van de sociale en/of arbeidswetgeving systematisch gemeld aan de
bevoegde sociale inspectiediensten om er naar eigen goeddunken en los van voormelde boetes gevolg
aan te geven.
Geschillen:
De partijen verbieden elkaar te dagvaarden zonder voorafgaande ingebrekestelling.
Elk geschil tussen de partijen dat niet door vrijwillige verzoening in der minne geregeld kan worden,
zal voor de rechtbanken van het gerechtelijke arrondissement van Brussel-Hoofdstad gebracht
worden.
vi)
Waarborg
Niet van toepassing.
vii)
Betaling
Zie artikelen 120 en 127 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013.
De gemeente Elsene beschikt over een termijn van maximaal 30 kalenderdagen om het nazicht uit te
oefenen en een termijn van 30 dagen om te betalen zodra het nazicht uitgevoerd werd.
Het nummer op de bestelling moet verplicht voorkomen op de factuur die in tweevoud wordt
opgestuurd, enkel naar het volgende adres:
College van burgemeester en schepenen van de gemeente Elsene - c/o “Naam van de
bestellende dienst” - Elsensesteenweg 168 te 1050 Brussel.
Voor elke bestelbon moet een afzonderlijke factuur worden opgemaakt. De factuur houdt zich aan het
bedrag dat vermeld is op de bestelling. In geval van verzending van een bestelbon moet die verplicht bij
de factuur worden gevoegd.
Zo niet, wordt de factuur niet betaald en naar de opdrachtnemer teruggestuurd.
De betalingstermijn loopt pas vanaf het ogenblik dat de gemeente beschikt over de regelmatig
opgemaakte factuur, op de in dit bijzonder bestek vereiste wijze.
In geval van achterstal van betaling worden de betalingen eerst op het kapitaal en vervolgens op de
intresten aangerekend.
Artikel 43, § 4, van de wet van 15 juni 2006: de betekening van de overdracht en de inpandgeving van
de schuldvordering kan eveneens gebeuren door de cessionaris aan de aanbestedende overheid per
aangetekend schrijven aan de dienst Sociale Zaken - Elsensesteenweg 168 te 1050 Brussel.
2. Technische bepalingen van de opdracht
Aspect duurzame voeding
De aanbestedende overheid, die wil inzetten op duurzame voeding, zal bij zijn bestelling voorrang geven
aan:
- seizoensproducten
- zoveel mogelijk vis uit duurzame en milieuvriendelijke visvangst. Vissen van de RodeLijstsoorten (Wereldunie voor het Natuurbehoud) worden niet besteld.
- producten die verdeeld worden via de korte keten.
- ondersteuning van productiecoöperaties
- ondersteuning van gedifferentieerde, kwalitatieve landbouw die voorrang geeft aan smaakvolle
voedingswaren die door werknemers in fatsoenlijke werkomstandigheden werden geproduceerd;
- ondersteuning van opleidingen of socioprofessionele inschakeling, zoals ondersteuning van
bedrijven uit de sociale economie die werkzaam zijn in de groenteteelt of in de verwerking van
producten.
A. Verpakking
De opdrachtnemer moet nauwgezet de aanwijzingen opvolgen betreffende de verpakking van zijn
producten. De vermelde hoeveelheden op de verpakkingen of tijdens de bestelling moeten bij de
levering gerespecteerd worden.
De aandacht van de inschrijver wordt gevestigd op het feit dat de bij de gunning van de opdracht in de
inventaris bepaalde verpakking heel de opdracht lang dezelfde moet blijven tenzij de aanbestedende
overheid akkoord gaat.
B. Etikettering
De inschrijver moet aan de wetgeving betreffende de etikettering en de verpakking, in het bijzonder het
koninklijk besluit van 13 september 1999 (en eventuele latere wijzigingen), en aan de regels opgelegd
door het FAVV voldoen.
Het etiket vermeldt:
 de naam van het product,
 de naam van de producent,



het gewicht en/of het aantal stukken,
de uiterste gebruiksdatum,
de herkomst van het product.
C. Traceerbaarheid van de producten
De opdrachtnemer moet op de verzendbon alle elementen vermelden die de traceerbaarheid van het
product mogelijk maken. De opdrachtnemer moet beschikken over traceerbaarheid van zijn producten
vanaf de ontvangst van de grondstoffen tot de levering aan de aanbestedende overheid. Hij moet die
informatie kunnen geven op verzoek van de aanbestedende overheid. De procedure moet volgens de
regels van het FAVV verlopen.
D. Terugname van verpakkingen (paletten en rolcontainers, enz.)
De terugname van leeggoed en van verpakkingen waarvoor wel of geen statiegeld wordt geheven, is
ten laste van de opdrachtnemer. Bij elke levering moet de opdrachtnemer de verpakkingen van de
vorige levering terugnemen.
De aanbestedende overheid verbindt zich ertoe de opdrachtnemer er bij de plaatsing van een
bestelling over te informeren dat er bakken moeten worden teruggenomen bij de levering van de
bestelling en om hoeveel bakken het gaat.
De inschrijver wordt erop gewezen dat hij zelfs na afloop van de opdracht, als de aanbestedende
overheid hem hieraan herinnert, alle verpakkingen van de geleverde producten moet terugnemen
binnen vijftien kalenderdagen vanaf het verzoek van de aanbestedende overheid.
E. Bewaring en transport
De opdrachtnemer verbindt er zich toe om nauwgezet de Verordening (EG) nr. 852/2004 van het
Europees parlement en de Raad van 29 april 2004 inzake levensmiddelenhygiëne (alsook elke
latere wijziging) en het koninklijk besluit van 13 juli 2004 betreffende levensmiddelenhygiëne,
alsook alle Belgische wetgeving ter zake na te leven.
De producten moeten voldoen aan bepaalde voorwaarden op het vlak van behoud en controle van de
temperatuur bij de bewaring en het transport. Aan bederf onderhevige voedingsmiddelen moeten worden
getransporteerd in een voertuig uitgerust met aangepaste bewaarapparatuur. Het gebruik van een
privévoertuig is ten strengste verboden.
De opdrachtnemer verbindt er zich ook toe om alle officiële documenten voor te leggen waaruit blijkt dat
zijn installaties en het voertuig gecontroleerd werden door een onafhankelijke instantie op het vlak van
hygiënemaatregelen.
De inschrijver is verplicht om zijn leveringen uitsluitend door middel van bergingsmiddelen uit te
voeren die beantwoorden aan de normen inzake het vervoer van levensmiddelen.
F. Controles
De inschrijvers en de opdrachtnemer moeten hun productie-installaties laten bezoeken door
vertegenwoordigers van de gemeente en personeelsleden van het Intercommunaal Laboratorium voor
Scheikunde en Bacteriologie (Maalbeekstraat) en staan deze laatsten toe stalen te nemen ter analyse.
G. De uiterste gebruiksdatum
Aangezien de aanbestedende overheid de producten van percelen 1 en 2 gedurende korte of langere
tijd moet opslaan, moet de uiterste gebruiksdatum van de geleverde producten een voldoende lange
en redelijke bewaartijd mogelijk maken.
Indien dat niet zo is, kunnen de leveringen geweigerd worden en moet de opdrachtnemer de waren zo
snel mogelijk vervangen op eigen kosten door conforme leveringen.
Voor kruideniersproducten:
Kruideniersproducten hebben diverse kenmerken waardoor de gewenste uiterste gebruiksdatum
verschilt naargelang de productcategorie:
-
Voor koekjes, cakes, gebakjes … ligt de uiterste gebruiksdatum minstens 30 dagen na de
levering.
Voor sauzen en kruiden ligt de uiterste gebruiksdatum minstens 60 dagen na de levering.
Voor ingeblikte en droge producten ligt de uiterste gebruiksdatum minstens 180 dagen na de
levering.
Voor alle andere producten ligt de uiterste gebruiksdatum minstens 30 dagen na de levering.
Voor diepvriesproducten:
De uiterste gebruiksdatum van alle diepvriesproducten moet aantonen dat ze tot minstens 2 maanden
na levering voor consumptie geschikt zijn.
Voor eerlijke drankjes:
De uiterste gebruiksdatum van de geleverde producten moet aantonen dat ze tot minstens 4 maanden
na de levering voor consumptie geschikt zijn.
Voor zuivelproducten:
De uiterste gebruiksdatum van de geleverde zuivelproducten moet aantonen dat ze tot minstens 20
kalenderdagen na levering voor consumptie geschikt zijn.
VOOR PERCEEL 1:
Het bewijs dat de producten aan de eisen van de biologische teelt voldoen* moet worden
aangebracht op de leveringsbon en op het product door middel van een erkend certificaat of elk ander
passend bewijsmiddel.
/ !\
*Vermeld in de Verordening (EG) nr. 834/2007 van de Raad tot definiëring van de doelstellingen,
beginselen en algemene voorschriften inzake de biologische productie en de etikettering van
biologische producten.
BETREFFENDE DE VERSE GROENTEN EN FRUIT
Groenten en fruit zijn van topkwaliteit en bevatten geen vlekken, schimmels en beschadigingen. In
geval van abnormaal kleine of grote formaten, neemt de opdrachtnemer contact op met de dienst
zodat die zijn bestelling kan aanpassen.
VOOR PERCEEL 2:
Het bewijs dat de producten voldoen aan de internationale criteria* van eerlijke handel moet
worden aangebracht op de leveringsbon en op het product door middel van een erkend certificaat of
elk ander passend bewijsmiddel.
/ !\
* De Fairtrade Labelling Organizations International (FLO) bepaalt de internationale normen voor
eerlijke handel, in het bijzonder in overleg met de producenten. Die normen zijn gebaseerd op de drie
pijlers van de duurzame ontwikkeling, met name:

een eerlijke minimumprijs

betere werkomstandigheden

ecologisch verantwoorde ontwikkeling: verbod op ggo’s en 118 pesticiden, de bescherming
van het water en van ecosystemen van grote waarde zoals het oerwoud, de bestrijding van
erosie, afvalbeheer, etc.
Zie de inventaris in bijlage.