information pour rediger le csc - e

GEMEENTE ELSENE
DEPARTEMENT ADMINISTRATIEF BEHEER
DIENST AANKOPPCENTRALE
OVERHEIDSOPDRACHT VOOR AANNEMING VAN DIENSTEN
NR 2016-296
BIJZONDER BESTEK
BETREFFENDE EEN OPDRACHT VAN SCENOGRAFIE (RAAD EN ONTWERP, TECHNISCH
BEHEER VAN GEMEENTELIJKE ZALEN EN BUITENACTIVITEITEN) VOOR DE VOORGESTELDE
ACTIVITEITEN DOOR DE VERSCHILLENDE GEMEENTEDIENSTEN VAN ELSENE IN DE
KUNSTSECTOR EN BEELDENDE KUNSTEN VOOR EEN DUUR VAN EEN JAAR
(MET DE MOGELIJKHEID VAN DRIE VERLENGINGEN VAN EEN JAAR VOOR EEN MAXIMALE
DUUR VAN VIER JAAR)
OPEN AANBESTEDING
GEMENGDE AANBESTEDING
1
1.
Administratieve bepalingen van de opdracht _______________________________________ 3
Sectie 1.01 Voorwerp van de opdracht – Algemeenheden ________________________________ 3
(a) Voorwerp van de opdracht ____________________________________________________ 3
(b) Variante
(c) gunningswijze ______________________________________________________________ 3
(d) Uitvoeringstermijn van de opdracht _____________________________________________ 3
(e) Aanbestedende overheid _____________________________________________________ 3
(f) Formaliteiten betreffende de indiening van de offertes ______________________________ 3
Sectie 1.02 Rechten en documenten van toepassing op de opdracht ________________________
(a) Rechten en documentente van toepassing op de opdracht
5
i) Wetgeving overheidsopdrachten
ii) Andere wetgevingen ________________________________________________________
Sectie 1.03 Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 omtrent plaatsing overheidsopdrachten in klassieke
sectoren ________________________________________________________________________
(a) Wijze van bepaling van de prijzen _______________________________________________
(b) Elementen in de prijs inbegrepen ________________________________________________
(c) Prijsherziening _____________________________________________________________ 6
(d) Interpretatie, vergissingen en nalatigheden
6
(e) Geldigheid van de offerte _____________________________________________________ 6
(f) Bezoek ter plaatse
(g) Geldigheid van de verbintenis __________________________________________________ 7
(h) Toegangsrecht _____________________________________________________________ 7
- bijdragen sociale zekerheid
7
(i) kwalitatieve selectie
8
De capaciteit van de inschrijver wordt bewezen
8
(j) Formele en materiele regelmatigheid
8
Sectie 1.04 Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 dat de algemene uitvoerinsregels voor de
overheidsopdrachten en concessies van openbare werken bepaalt
10
(a) Onderaannemers
11
(b) Financiële waarborgen ______________________________________________________ 11
(c) Modaliteiten, termijnen, plaatsen en openingstijden voor de levering __________________ 11
(d) Middelen van optreden van de Gemeente _______________________________________ 12
(e) Waarborg ________________________________________________________________ 12
(f) Betaling __________________________________________________________________ 13
2.
Technische bepalingen van de opdracht _________________________________________ 13
2
1.) Administratieve bepalingen van de opdracht
Sectie 1.01 Voorwerp van de opdracht – Algemeenheden
2.) Voorwerp van de opdracht
De opdracht is een overheidsopdracht van diensten die als voorwerp heeft de scenografie (raad en
ontwerp, technisch beheer van gemeentelijke zalen en buitenactiviteiten) voor de voorgestelde
activiteiten door de verschillende gemeentediensten van Elsene in de kunstensector en beeldende
kunsten voor een duur van een jaar.
De opdracht omvat de mogelijkheid tot drie verlengingen van één jaar voor een maximale duur van vier
jaar.
3.) Variante
De vrije varianten zijn niet toegelaten
4.) Gunningswijze
Deze opdracht is een opdracht van diensten (hernomen op bijlage II, B van de wet categorie 26) bij
wege van een open algemene offerteaanvraag onderworpen aan een Belgische bekendmaking
overeenkomstig artikel 23 van de wet van 15 juni 2006 omtrent overheidsopdrachten en bepaalde
opdrachten voor werken, leveringen en diensten.
Het volgen van een procedure houdt geen verplichting in tot het gunnen of het sluiten van de opdracht. De
Gemeente kan zowel afzien van het gunnen of het sluiten van de opdracht als de procedure herbeginnen, desnoods
op een andere wijze (artikel 35 van de wet van 15 juni 2006).
5.) Uitvoeringstermijn van de opdracht
De uitvoeringstermijn van de opdracht bedraagt 1 jaar vanaf de dag na de betekening van de opdracht.
De opdracht kan het voorwerp uitmaken van één, twee of drie verlengingen van 1 jaar krachtens artikel
37 §2 van de wet van 15 juni 2006 en dit voor een maximale periode van 4 jaar te tellen vanaf de
kennisgeving van huidige opdracht.
De verlenging zal in dat geval formeel zijn, d.w.z. dat de aanbestedende overheid wenst de opdracht te
verlengen van 1 jaar en zal schriftelijk (per post) de opdrachtnemer verwittigen, voor de vervaldatum van
de uitvoeringstermijn van de opdracht in uitvoering.
6.) Aanbestedende overheid
De aanbestedende overheid is de Gemeente Elsene, vertegenwoordigd door het College van
Burgemeester en Schepenen.
7.) Formaliteiten betreffende de indiening van de offertes
De openingsuur van de offertes zal plaatsvinden in openbare zitting op de plaats, datum en uur
vastgesteld in de opdrachtaankondiging.
De offerte alsook een informatica versie dienen te worden gestoken in een enveloppe met de volgende
vermeldingen.
3
GEMEENTE ELSENE
College van Burgemeester en Schepenen
168, Elsensesteenweg – 1050 Elsene
“OFFERTE: OMSLAG NIET OPENEN”
Opening van de offertes op………………….om………..
Opdracht n° 2016-296
Overheidsopdracht van diensten “SCENOGRAFIE”
Ter attentie van de dienst AANKOOPCENTRALE
Dit model van etiket is aan te brengen op de enveloppe die uw offerte inhoudt:
De offerte mag naar keuze van de inschrijver:
1. hetzij ingediend worden per drager in het gemeentehuis van Elsene.
In dat geval moet de offerte overgemaakt worden:
- hetzij in handen van de beheerder van het dossier (contactpersoon in de aankoopcentrale) en
dit, mits een vooraf genomen afspraak, in welk geval een ontvangstbewijs kan afgeleverd
worden.
- hetzij in de bus voor offertes die hiervoor voorzien is en zich in de “grote hall” bevindt, tijdens
de openingsuren van het gemeentehuis, namelijk: 9u-12u en 14u-16u van maandag tot
vrijdag (behalve op feestdagen).
In de veronderstelling dat de openingszitting van de offertes op het punt staat te worden
geopend, zal de offerte rechtstreeks in de handen van de voorzitter van de zitting worden
overhandigd op de plaats bepaald in de kennisgeving van de opdracht.
2. hetzij verstuurd worden met de post, op het volgende adres:
GEMEENTE ELSENE
Afdeling administratief beheer – dienst AANKOOPCENTRALE
Elsensesteenweg, 168
1050 – Brussel
In geval van versturing per de post, zal de definitief verzegelde omslag in een tweede gesloten
omslag worden gestoken met de vermeldingen die ook op de eerste omslag vermeld zijn.
Elke offerte moet de voorzitter van de zitting bereiken vóór hij de zitting open verklaart.
De offertes die, om welke reden dan ook, laattijdig bij de voorzitter aankomen, worden geweigerd of
bewaard zonder te worden geopend.
Een dergelijke offerte wordt echter aanvaard voor zover de aanbestedende overheid de opdracht
nog niet afgesloten heeft en de offerte aangetekend werd verstuurd, ten laatste op de vierde
kalenderdag vóór de datum van de opening van de offertes.
Enkel de documenten voor de overheidsopdrachten gepubliceerd op de applicatie "E-notification"
hebben een officiële waarde.
4
Alle documenten die worden gevraagd door de inschrijver aan de gemeente met het oog op, bij
voorbeeld, het verkrijgen van een ander informaticaformaat, worden enkel afgeleverd als
eenvoudige inlichting.
De inschrijver draagt de volledige verantwoordelijkheid voor het perfect overeenstemmen van de
documenten die hij gebruikt heeft voor zijn offerte met de gepubliceerde documenten.
Sectie 1.02
Rechten en documenten toepasselijk op de opdracht
(a) Wetgeving inzake de overheidsopdrachten
i)
Wetgeving op de overheidsopdrachten
De wet van 15 juni 2006, inzake de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor
werken, leveringen en diensten.
De wet van 17 juni 2013 motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake
overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten.
Het koninklijk besluit van 15 juli 2011 inzake de gunning van overheidsopdrachten in de
klassieke sectoren.
Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 inzake de bepaling van de algemene
uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken.
ii)
Andere wetgevingen

 Het koninklijk besluit van 2 augustus 1990 inzake het algemeen reglement voor de
gemeentelijke boekhouding.
De nieuwe gemeentewet.
Wijzigingswetten en - besluiten
 Het Koninklijk Besluit van 7 februari 2014 tot wijziging van meerdere Koninklijke Besluiten tot uitvoering
van de wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten van werken, leveringen en diensten van
15 juni 2006, alsook van de wet van 13 augustus 2011 inzake overheidsopdrachten en bepaalde
opdrachten van werken, leveringen en diensten op defensie- en veiligheidsgebied.
 De wet van 15 mei 2014 tot wijziging van de wet van 15 juni 2006 betreffende overheidsopdrachten en
bepaalde opdrachten van werken, leveringen en diensten en van de wet van 13 augustus 2011
inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten van werken, leveringen en diensten op
defensie- en veiligheidsgebied.
 Het Koninklijk Besluit van 22 mei 2014 tot wijziging van het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 tot
bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies
voor openbare werken
8.) Samenwerkingsprotocol tussen de gemeente Elsene en de directie Gewestelijke
Werkgelegenheidsinspectie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest
De gemeenteraad van Elsene heeft in zijn zitting van 16 juni 2016 besloten het samenwerkingsprotocol
tussen de gemeente Elsene en de directie Gewestelijke Werkgelegenheidsinspectie van het Brussels
Hoofdstedelijk Gewest, in het kader van de strijd tegen illegale arbeid, sociale fraude en sociale dumping
goed te keuren.
5
Sectie 1.03 Koninklijk besluit van 15 juli 2011 inzake de gunning van overheidsopdrachten in de
klassieke sectoren
(a) Prijsbepalingswijze
Onderhavige opdracht is een gemengde opdracht.
Posten en forfaitaire hoeveelheden zijn ingenomen (algemene coördinatie en follow up van de planning
van de bezetting) alsook posten en vermoedelijke hoeveelheden (overdag of avond van de technicus,
overuren, overdag of avond van een gespecialiseerde technicus, overuren van de technicus en huur
van de verschillende kits).
De geraamde hoeveelheid dossiers vermeld in onderhavig bijzonder bestek wordt vermeld ter
informatie. Er is geen gewaarborgde minimum of maximum bestellingdrempel. De bestellingen
gebeuren doorheen de ganse opdracht, naar gelang de behoeften die moeten vervuld worden.
De inschrijver zal prijs indienen volgens de in bijlage gevoegde inventaris en rekening houden met zijn
eenheidsprijzen. De aandacht van de inschrijver wordt getrokken op het feit dat de prijzen vermeld in
de inventaris zijn vast en mogen niet gewijzigd worden tijdens de duur van de opdracht. De
opdrachtnemer zal dan geen vermeerdering mogen vragen in de loop van de opdracht (zie toch artikel
« prijsherziening »).
(b) Elementen inbegrepen in de prijs
Zie artikel 19, §3 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011.
Zijn met name in de prijs inbegrepen :
- Administratieve kosten en secretariaat;
- Verplaatsingskosten;
- Documentatiekosten aangaande de te presteren diensten;
- Vertalingskosten van dossier die moeten voorgelegd worden in het Frans en in het
Nederlands;
- Kopieerkosten en toezenden van documenten;
- Voorbereidende en aanvullende diensten, nodig voor de goede uitvoering van de opdracht,
voorzien of niet in huidige bestek;
- Het nodige materieel voor de uitvoering van het project.
Administratief:
(c) Prijsherziening
In geval van verlenging, zal een jaarlijkse prijsherziening toegepast worden op de verjaardagdatum van
de kennisgeving van op de opdracht, in functie van de consumptieprijsindex.
De opdrachtnemer zal een inventaris verzenden aan de opdrachtgever met de gewijzigde prijzen toe te
passen formule:
Herziene prijs = Basisprijs x Nieuwe index
basisindex
basisindex = cijfer van de prijsindex op de datum van de openingszitting van de offertes.
Nieuwe index = cijfer van de prijsindex van de maand voorafgaand aan de vervaldag waardoor de index
moet worden toegepast.
6
(d) Interpretatie, vergissingen en nalatigheden
In geval van tegenstrijdigheid tussen de documenten van de opdracht, zal voorrangorde bepalend
zijn voor de interpretatie: 1° kennisgeving opdracht, 2° bijzonder bestek.
(e) Geldigheid van de verbintenis
De inschrijver verbindt zich door zijn offerte gedurende een termijn van 180 kalenderdagen, te rekenen
vanaf de datum der opening van de offertes.
(f) Bezoek van de plaatsen
Voor zijn offerte in te bieden, zal de inschrijver verplicht zijn een bezoek brengen in de zalen beheerd
door de dienst Cultuur, te weten: multifunctionele zaal, zaal theater Mercelis, theater Molière en Kapel
van Boondael om kennis te nemen van de plaatsen en in zijn offerte een concept te kunnen bieden
van technisch beheer aangepast aan deze plaatsen.
Voor de regelingen om de plaatsen te bezoeken, zal de inschrijven contact nemen met Mevrouw
Céline DAOUT – 02/515.64.02 – [email protected])
Bij die gelegenheid zal de inschrijver een attest van bezoek ontvangen die aan zijn offerte moet
gevoegd zijn. (zie punt “documenten en informaties te voegen aan de offerte).
(g) Geldigheid van de verbintenis
De offerte is ondertekend door de persoon of personen die bevoegd of gemachtigd is/zijn om de
inschrijver te verplichten.
Deze regel is toepasselijk op alle deelnemers indien de offerte werd ingediend door een groep
zonder rechtspersoonlijkheid. De deelnemers zijn solidair verantwoordelijk en worden ertoe
gehouden onder hen een persoon aan te duiden die de groep zal vertegenwoordigen tegenover de
aanbestedende overheid (zie artikel 51§2 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011).
De statuten van de firma die gezegde controle toelaten zullen bij de offerte gevoegd worden.
In de hypothese dat de offerte is ondertekend door een mandataris, zal deze zijn mandant(en)
duidelijk vermelden en de authentieke of onderhandse akte die hem deze bevoegdheden verleent,
of een kopie van de volmacht, bij de offerte voegen. Voor de Belgische inschrijvers verwijst hij
eventueel naar het nummer van de bijlage bij het Belgische Staatsblad waarin het uittreksel van de
(h) Toegangsrecht
Door het loutere feit van de indiening van de offerte verklaart de inschrijver impliciet op erewoord dat hij
zich niet in één van de uitsluitingsgevallen bevindt van artikel 61 § 1 en § 2 van KB 15 juli 2011.
o
Bijdragen sociale zekerheid
Kan in elk stadium van de gunningsprocedure worden uitgesloten voor de toegang ertoe de inschrijver
die niet voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake betaling van zijn sociale zekerheidsbijdragen
volgens de bepalingen van het artikel 62 van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011.
Met het oog hierop zal de Aanbestedende Overheid zelf d.m.v. elektronische middelen (Digiflow) de
situatie van de rekening van de inschrijver jegens de instelling voor sociale zekerheid (RSZ) nagaan.
Voor de inschrijver die personeel uit een andere Lidstaat van de Europese Unie tewerkstelt, wordt bij
de offerte een attest gevoegd, uitgereikt door de bevoegde overheid, waarbij wordt bevestigd dat
7
volgens de rekening uiterlijk vastgesteld op de limietdatum voor de ontvangst van de offertes, hij in orde
is inzake betaling van de bijdragen voor sociale zekerheid volgens de wettelijke bepalingen van het land
waar hij gevestigd is.
o
Fiscale verplichtingen.
Kan in elk stadium van de procedure uitgesloten worden van de toegang ertoe, de inschrijver die niet
voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake de betaling van zijn fiscale verplichtingen overeenkomstig
artikel 63 van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011.
Voor een Belgische inschrijver verifieert zichzelf de aanbestedende overheid de naleving van de fiscale
verplichtingen ten opzicht van de FOD Financiën bij elektronische middelen (Digiflow).
Voor de inschrijver van een andere Lidstaat van de Europese Unie tewerkstelt, wordt bij de offerte een
attest gevoegd, uitgereikt door de bevoegde overheid, waarbij wordt bevestigd dat volgens de rekening
uiterlijk vastgesteld op de limietdatum voor de ontvangst van de offertes, hij in orde is op met zijn fiscale
verplichtingen volgens de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is.
o
Beroepsfouten.
De inschrijver die bij zijn beroepsuitoefening een ernstige fout heeft begaan, vastgesteld op elke grond die
de Gemeente Elsene aannemelijk zal kunnen maken, kan uitgesloten worden van deelname aan de
opdracht.
(i) Kwalitatieve selectie.
De technische of professionele bekwaamheid van de inschrijvers wordt bewezen door de twee
volgende criteria:
door het voorleggen van een lijst van de voornaamste diensten uitgevoerd in de loop
van de laatste drie jaar, met vermelding van het bedrag, de datum en de overheid- of
particuliere afnemer;
-
door de kennis, de ervaring en de betrouwbaarheid van de dienstverlener of van de
kaderleden en, in het bijzonder, de verantwoordelijke(n) die kan/ kunnen belast worden met
de dienstverleningen.
Vereist niveau:
De inschrijver zal zijn ervaring in de scenografie bewijzen door het indienen van:
1. de lijst van de voornaamste diensten uitgevoerd tijdens de laatste drie jaar bestaande uit ten
minste één of meerdere opdrachten van scenografie voor een minimum bedrag van 150.000,00
EUR ZBTW honoraria gedurende een aaneengesloten periode van een jaar voor
verschillende klanten;
2. het bewijs van een opleiding van minstens drie jaar op dit gebied, of
het bewijs van een ervaring van minimum 5 jaar (post 3) en 10 jaar (post 5) in scenografie
van één of meerdere personen belast met de uitvoering van de opdracht.
In te dienen documenten:
1)
De lijst van de verschillende diensten uitgevoerd gedurende de laatste drie jaar, met het
bedrag, de datum en de particuliere of openbare afnemer. De prestaties worden bewezen
door attesten afgeleverd of medeondertekend door de bevoegde overheid, of, indien de
bestemmeling een particuliere afnemer was, door een attest van de koper. De jaarlijkse
prestaties kunnen bewezen worden door één of meerdere attesten die, gecumuleerd,
beantwoorden aan het vereiste niveau.
2)
De kennis, de ervaring en de betrouwbaarheid zal worden bewezen door :
o
De naam van een persoon belast met de uitvoering van de opdracht en een kopie van
haar diploma van 3 jaar studies in scenografie
8
o
o
o
(j)
Of kopie van een attest van haar opleiding van minimum 3 jaar in scenografie
Of kopie van een attest van haar aanvullende opleiding van minimum 3 jaar in
scenografie
Of een lijst van dagen gepresteerd door de persoon belast met de uitvoering, als
audiovisueel technicus (post 3 van de inventaris) gedurende een periode van vijf jaar,
en als gespecialiseerde technicus (post 5 van de inventaris) gedurende een periode
van 10 jaar.
Formele regelmatigheid van de offerte
De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op het feit dat hun offerte geen algemene
verkoopsvoorwaarden die in tegenstrijd zijn met de beschikkingen van het bijzonder bestek mag
bevatten of er naar verwijzen.
Daarom, en ten einde alle betwisting inzake de formele en/of materiele regelmatigheid van de
offertes te vermijden, zullen de inschrijvers enkel rekening houden met de voorschriften van
onderhavig bestek en er over waken dat zij geen eventuele “algemene voorwaarden “voegen bij
hun offerte.
(e) Materiële regelmatigheid van de offerte
De inschrijver wordt er toe gehouden het offerteformulier en de bijlage 1 die bij onderhavig bestek zijn
gevoegd, in te vullen. Indien hij dit formulier niet gebruikt, draagt hij de volledige verantwoordelijkheid
voor de perfecte overeenkomst tussen de door hem gebruikte documenten en de officiële
documenten (artikel 80 van het KB van 15 juli 2011).
De inschrijver dateert en ondertekent het offerteformulier evenals de bijlage 1 die bij de offerte
gevoegd wordt.
Alle doorhalingen, overschrijvingen, bijkomende vermeldingen of wijzigingen aan de offerte en haar
bijlagen die van die aard zijn dat zij de wezenlijke voorwaarden van de opdracht zouden kunnen
beïnvloeden, inzake meer bepaald de termijnen en technische voorwaarden, worden eveneens
ondertekend door de inschrijver.
Wanneer de offerte wordt ingediend door een groep zonder rechtspersoonlijkheid, schikt elk van
zijn deelnemers zich naar de hierboven vermelde beschikkingen. Wanneer de offerte is
ondertekend door een mandataris, vermeldt deze duidelijk zijn mandant(en). De mandataris voegt
de authentieke of onderhandse akte die hem deze bevoegdheden verleent of een kopie van de
volmacht bij de offerte.
Worden ingediend in de offerte:
De statuten van de onderneming;
Het offerteformulier, ingevuld, gedateerd en ondertekend;
De inventaris ingevuld, gedateerd en ondertekend;
De documenten vereist voor de kwalitatieve selectie;
Het bezoekattest van de zalen beheerd door de dienst cultuur (polyvalente zaal, theaterzaal
Mercelis, theaterzaal Molière en Kapel van Boondaal);
Een beschrijving van de methodologie van de samenwerking met de gemeente Elsene
(maximum 6 pagina’s recto-verso formaat A4 – maximum 2 pagina’s per onder criterium –
polisgrootte minimum “10” ) insluitend volgende inlichtingen :
 De methodologie van de samenwerking met de dienst Cultuur en raad,
chronologische procedure van het invoeren van het partnership,
organisatieschema van werk, aangeboden diensten (maximum 2 pagina’s
recto-verso formaat A4 – polisgrootte minimum “10”);
9


De methodologie van het beheer, de technische coördinatie en de algemene
logistiek van de gemeentelijke zalen (maximum 2 pagina’s recto-verso formaat
A4 – polisgrootte “10”;
De methodologie van het beheer en de technische en logistieke coördinatie
van gemeentelijke projecten in de kunstsector en beeldende kunsten, binnen
en in openlucht (maximum 2 pagina’s recto-verso formaat A4 – polisgrootte
minimum “10”.
Er zal rekening gehouden worden met deze beschrijving in de analyse van de offerte om de
kwaliteit van de voorgestelde diensten scenografie te beoordelen (zie gunningscriterium nr. 1
hieronder).
De aanbestedende overheid vestigt echter de aandacht van de inschrijvers op het feit dat, in
geval de gevraagde beschrijving meer dan 2 pagina’s telt per onder criteria, enkel rekening wordt
gehouden met de 2 eerste pagina’s.
(f)
(i)
Gunning
Zie artikel 25 van de Wet van 15 juni 2006 alsook artikel 101 en Koninklijke Besluit van 15 juli 2011.
De aanbestedende overheid zal de opdracht gunnen aan de geselecteerde inschrijver die de
economisch gunstigste regelmatige offerte heeft ingediend.
De economisch gunstigste regelmatige offerte zal worden bepaald overeenkomstig artikel 101 van het
koninklijk besluit van 15 juli 2011, op basis van de volgende afgewogen gunningscriteria :
De voordeligste offerte zal de offerte zijn die het maximum aantal hieronder vermelde punten behaalt:
1) De kwaliteit van de diensten :



60 punten
Kwaliteit van de samenwerking en van de raad met de dienst Cultuur, chronologische
procedure van het invoeren van het partnerschap, organisatieschema, aangeboden
diensten;
(30 punten)
Kwaliteit van het beheer, technische coördinatie en algemene logistiek van de
gemeentelijke zalen;
(15 punten)
Kwaliteit van het beheer, technische coördinatie en algemene logistiek inzake de
kunst van de scène en beeldende kunsten, binnen en in openlucht;
(15 punten)
Elke offerte zal worden onderzocht en punten krijgen ten aanzien van elk onder criterium (30; 15;
15)
De beste offerte zal een maximum punten behalen van dit onder criterium (30; 15; 15);
De regelmatige offerte met de meeste punten ten aanzien van het onder criterium zal 60 punten
behalen;
De andere offertes zullen een proportionele beoordeling krijgen die wordt verminderd met het
percentage van het verschil tussen hun prijzen en de prijs van de laagste regelmatige offerte (regel
van 3).
2) Prijs van de offerte:
40 punten
De goedkoopste regelmatige offerte bepaald op het totaalbedrag van de inventaris BTWI zal een
maximum van punten behalen, de andere offertes zullen evenredig punten behalen verminderd
met het percentage van het verschil tussen hun prijzen en de prijs van de laagste regelmatige offerte
(regel van 3).
Sectie 1.04 Koninklijk besluit van 14 januari 2013 dat de algemene uitvoeringsregels
10
voor de overheidsopdrachten en concessies van openbare werken bepaalt
(a) Leidend ambtenaar
Overeenkomstig de beschikkingen van de nieuwe gemeentewet is de leidende ambtenaar het
College van Burgemeester en Schepenen van de gemeente Elsene – Elsensesteenweg, 168 te
1050 Brussel (BE).
Contactpersonen.
Contactpersoon bij de aankoopcentrale (indiening van de offertes en gunning).
De heer Emmanuel DUMONT
Dienst Aankoopcentrale
Herfststraat, 38-42
1050 Brussel
Tel. 02-515.62.96
Mail. [email protected]
Contactpersoon bij de dienst Cultuur (uitvoering van de opdracht).
Mevrouw Céline DAOUT
Dienst Cultuur
Elsensesteenweg, 187
1050 Brussel
Tel. 02-515.64.02
Mail. [email protected]
De rol van de contactpersoon is enkel consultatief.
De deelnemers zijn zich bewust van het feit dat de procedure voor de interne beslissingsneming
bij de aanbestedende overheid een termijn van minstens 15 werkdagen vereist. De
opdrachtnemer wordt verzocht deze termijn te voorzien bij het indienen van bijkomende
aanvragen die een beslissing vereisen vanwege de aanbestedende overheid.
Een werkdag wordt beschouwd als een dag van maandag tot vrijdag, uitgezonderd weekends en
feestdagen.
De opdrachtnemer wordt ervan verwittigd dat het college gewoonlijk niet vergadert in de weken waarin
maandag een feestdag is en ook niet tussen 21 juli en 15 augustus of tijdens de genaamde
“schoolvakanties” (Kerstmis, Nieuwjaar, Allerheiligen, Pasen,…). De aanvragen die tijdens deze
periodes worden geformuleerd zullen niet kunnen behandeld worden vóór de eerstvolgende
vergadering van het College.
(b) Onderaannemers
Artikel 14 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 is van toepassing.
Zie ook artikel 42 van de wet van 15 juni 2006 inzake de sociale en fiscale verplichtingen.
Wanneer de ganse of een deel van de opdracht wordt toevertrouwd aan meerdere onderaannemers,
blijft de opdrachtnemer, in alle gevallen, de enige verantwoordelijke tegenover de aanbestedende
overheid.
(c) Financiële waarborgen
(i) Verzekeringen
De opdrachtnemer onderschrijft een verzekering die zijn verantwoordelijkheid dekt bij
arbeidsongevallen en zijn burgerlijke aansprakelijkheid tegenover derden bij de uitvoering van de
opdracht.
11
Op elk ogenblik tijdens de uitvoering van de opdracht, kan de opdrachtnemer dit attest voorleggen,
binnen een termijn van vijftien dagen vanaf de dag van de ontvangst van de aanvraag door de
aanbestedende overheid.
Borgstelling:
De borgstelling is vastgesteld op 5% van het oorspronkelijk bedrag van de opdracht.
Het bekomen bedrag wordt afgerond naar het hoger tiental in Euro
Voor het vrijmaken van de borgstelling, zie artikel 158 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013.
Te rekenen vanaf het afsluiten van de opdracht en het versturen van de kennisgeving, moet de
opdrachtnemer de borg stellen binnen de 30 kalenderdagen.
(d) Modaliteiten, termijnen, leveringsplaats en -uurroosters
(i) Uitvoeringstermijnen, -plaatsen en -voorwaarden:
Zie artikelen 147, 149, 150, 153, 156 en 157 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013.
Voor de forfaitaire hoeveelheden :
De dienstverleningen worden uitgevoerd vanaf de volgende dag van het versturen van de
kennisgeving voor gans de duur van de opdracht.
Voor de vermoedelijke hoeveelheden:
De dienstverleningen worden uitgevoerd volgens de datum vermeld op de bestelbon met een termijn
van maximum 10 kalenderdagen vanaf de verzending van deze.
Het niet-naleven van deze prestatietermijnen zal sancties voor laattijdige uitvoering veroorzaken.
(g) Middelen van optreden van de Gemeente
Zie artikel 44 tot 49 van het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013.
De niet-naleving van de termijnen vermeld in dit bestek geeft aanleiding tot het opleggen van een
vertragingsboete overeenkomstig artikel 154 van het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013.
Bijzondere boeten wegens contractbreuk inzake sociale inbreuk
Wanneer vastgesteld wordt op de uitvoeringsplaatsen dat tewerkgesteld personeel niet beantwoordt
aan de wettelijke of contractuele voorschriften, zal per vastgestelde persoon en per dag een boete
van 250 euro’s worden opgelegd volgens de beschikkingen van artikel 44 en 45 van het KB van
14/1/2013.
Bovendien, elke inbreuk aan de sociale wetten wordt aangegeven aan de FOD Werkgelegenheid,
Arbeid en Sociaal Overleg, waarvan eventuele boeten opgelegd kunnen worden onafhankelijk van
hierboven genoemde boetes.
Geschillen.
De partijen verbieden elkaar te dagvaarden zonder voorafgaande ingebrekestelling. Elk geschil tussen
de partijen dat niet door vrijwillige verzoening in der minne geregeld kan worden, zal voor de
rechtbanken van het gerechtelijke Arrondissement van Brussel – Hoofdstad gebracht worden
(h) Waarborg
12
Zonder voorwerp. De oplevering van de opdracht zal definitief zijn na afloop ervan
(i) Betaling
Zie artikel 156 en 160 van het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013.
De Gemeente Elsene beschikt over een maximumtermijn van 30 kalenderdagen om de nazichten uit te
voeren en over een termijn van 30 dagen om te betalen zodra deze zijn uitgevoerd.
De facturen:
 Worden getekend
 Verwijzen naar het opdrachtnummer alsook het bestelbonnummer.
De facturen worden verstuurd, in dubbel exemplaar, alleen op het volgende adres:
Voor posten 1 en 2
Het nummer op de bestelling moet verplicht voorkomen op de factuur die in tweevoud wordt opgestuurd
naar het volgende adres: College van Burgemeester en Schepenen van de Gemeente Elsene - p/a
dienst AFDELING OPVOEDING – SPORT – CULTUUR - Dient CULTUUR - Elsensesteenweg 168 te
1050 Brussel.
De opdrachtnemer mag een factuur indienen elk trimester of semester voor posten 1 en 2.
Daarvoor zal hij alvorens een factuur te sturen, een bestek laten goedkeuren door de dienst belast met
de uitvoering. In geval van akkoord mag de definitieve factuur verstuurd worden.
Voor posten van 3 tot 13
Voor elke bestelbon wordt verplicht een factuur opgemaakt.
Op de factuur wordt het juiste bedrag vermeld.
Ingeval een bestelbon opgestuurd wordt, moet het verplicht gevoegd worden aan de factuur.
In tegengesteld geval zal de factuur niet worden betaald en aan de opdrachtnemer worden teruggestuurd.
De betalingstermijn begint pas te lopen op het moment dat de Gemeente in het bezit is van de factuur die
regelmatig werd opgesteld volgens de vereisten vermeld in onderhavig bestek.
Ter herinnering, alle prestatie van posten 3 tot 13 kan worden uitgevoerd en gefactureerd indien besteld
door de Gemeente Elsene via een bestelbon van het College van Burgemeester en Schepenen.
In geval van betalingsvertraging worden de betalingen eerst op het kapitaal geboekt en vervolgens op
de interesten.
Artikel 43 § 4 van de wet van 15 juni 2006: De betekening van de overdracht en de inpandgeving van
schuldvordering kan ook worden uitgevoerd door de cessionaris aan de aanbestedende overheid via
aangetekend schrijven gericht aan het college van burgemeester en schepenen van de gemeente Elsene
– C/o Afdeling cultuur – Elsensesteenweg 168 te 1050 Brussel.
13
1. Technische clausules van de opdracht
I. Algemeenheden
I.I. Zalen van de gemeente Elsene.
A. De polyvalente zaal.
Deze zaal is gelegen op de benedenverdieping van de Mercelisstraat, 19 te 1050 Brussel. Zij is
gelijkvloers met aan een kant een “bar” ruimte en aan de andere kant een podiumruimte. Een intrekbare
rij banken die 80 personen kan plaatsen, kan al dan niet uitgetrokken worden, volgens de behoeften
van de artikelen.
B. Het Kleine Theater Mercelis.
Deze zaal is gelegen op de 1ste verdieping van de Mercelisstraat, 19 te 1050 Brussel. Zij omvat een
parterre en een balkon voor een totaal van 600 zitplaatsen. Een technische regie bevindt zich achteraan
het parterre.
C. Het Theater Molière
Deze zaal is gelegen in de Galerie Naamse Poort, Bastionplein, 3 te 1050 Brussel. Zij omvat een
parterre en een balkon voor een totaal van 750 zitplaatsen. Een technische regie bevindt zich achteraan
het parterre
D. De Kapel van Boondaal
Deze zaal is gelegen op de Oude Lindesquare, 10 te 1050 Brussel. Het betreft een ontwijde plaats die
vooral tentoonstelling van beeldende kunst of residenties onthaalt. De zaal kan 500 personen opvangen.
De dienst cultuur verzekert in deze vier zalen een seizoenprogramma. Bovenop deze programmatie
kunnen de zalen ook verhuurd worden voor culturele activiteiten tijdens dewelke ook de aanwezigheid
van één of meerdere regisseurs voorzien is.
 Polyvalente zaal – geraamd aantal bezettingsdagen per jaar: 170.
 Het Kleine Theater Mercelis - geraamd aantal bezettingsdagen per jaar: 170.
 Het Theater Molière - geraamd aantal bezettingsdagen per jaar: 100.
 De Kapel van Boondaal - geraamd aantal bezettingsdagen per jaar: 250.
Naast deze 4 spektakelzalen beheerd door de dienst cultuur van de gemeente Elsene, zou de
opdrachtnemer er ook toe genoopt kunnen worden om prestaties te leveren in andere lokalen van de
gemeente Elene (bij voorbeeld, de leeszalen van de Franstalige bibliotheek).
I.II. Externe plaatsen
De verschillende diensten van de gemeente Elsene kunnen activiteiten organiseren buiten de zalen van
de gemeente Elsene (bij voorbeeld, op het Flageypein, in het Viaductpark of ook in de Abdij Ter
Kameren).
II. Technische beschrijving
POST 1 “Algemene coördinatie van de technische dienst spektakel van de gemeentelijke zalen”:
Deze post in forfaitaire hoeveelheid zal minstens volgende opdrachten bevatten:
 Technisch en scenografische kader (mogelijk ontwerp van de structuren, combinatie van de
videomiddelen met de podiumkunsten, verband publiek-originele scene, enz.) van de
evenementen geprogrammeerd door de gemeente Elsene op het vlak van beeldende kunsten
(installaties of tentoonstellingen) en de podiumkunsten in haar zalen (Polyvalente zaal, het Kleine
Theater Mercelis, het Theater Molière en de Kapel van Boondaal);
 Deelname aan het werk van de gemeentelijke regisseurs in het kader van de regie die moet
verzekerd worden voor de spektakels en aan de opvang van culturele operatoren en het publiek.
 Jaarlijks bijwerken van de inventaris van het technisch materieel (geluid, licht, video, structuur) in
samenwerking met de gemeentelijke regisseurs.
 De verplaatsingskosten vanaf de vertrekplaats naar het grondgebied van de gemeente Elsene zijn
inbegrepen.
POST 2 “Opvolging van de bezettingsplanning en de taken die eruit voortvloeien”:
Deze post in forfaitaire hoeveelheid zal minstens volgende opdrachten bevatten:
14
 Bezoeken aan de zalen voor de artistieke operatoren om hen alle informatie te verstrekken die
nodig is in het kader van hun toekomstige bezettingen;
 Aanhoudend contact met de artistieke operatoren voor het verkrijgen en bestuderen van de
technische fiches (validatie ervan in akkoord met de gemeentelijke regisseurs), het preciseren
van de bezettingsuurroosters en, in het algemeen, voor het verzekeren van het goede verloop
van de evenementen;
 Opvolging van de projecten naar gelang de behoeften: vervoer, montage-uitrustingen, eventuele
inbreng van bijkomend materiaal, enz., teneinde de algemene coördinatie te verzekeren;
 Praktische organisatie van het programma van de zalen (verduidelijking van de alarmuren,
schoonmaakuurroosters, stemmen van de piano’s, aanwezigheid van de veiligheidsagenten,
enz.) en bijhouden van de technische fiches van de vier zalen in samenwerking met de dienst
cultuur;
 Coördinatie van het werk van de gemeentelijke regisseurs met de eventuele ploeg van de
gastoperatoren.
De verplaatsingskosten vanaf de vertrekplaats naar het grondgebied van de gemeente Elsene
zijn inbegrepen.
POST 3 “Dag of avond voor een audiovisueel technicus (geluid, audio, video) met heen en terug
verplaatsing inbegrepen”:
Om de ploeg gemeentelijke regisseurs en de algemeen coördinator (zie post 1) te komen versterken, kan
de gemeente Elsene, in vermoedelijke hoeveelheden, voor dagen of avonden een technicus voor een
dienst van 7u bestellen. De heen-terug verplaatsingen van de technicus vanaf zijn vertrekplaats naar het
grondgebied van de gemeente Elsene zijn inbegrepen.
POST 4 “Overuren van een audiovisueel technicus (geluid, audio, video)”:
Om de ploeg gemeentelijke regisseurs en de algemeen coördinator (zie post 1) te komen versterken, kan
de gemeente Elsene, in vermoedelijke hoeveelheden, voor dagen of avonden een technicus voor een
dienst van 7u bestellen Indien deze dagen of avonden langer duren dan 7 gepresteerde uren, zullen
overuren voorzien worden.
POST 5 “Dag of avond voor een gespecialiseerd technicus voor een dienst van 7 u met heen-terug
verplaatsingen”:
Om de ploeg gemeentelijke regisseurs en de algemeen coördinator (zie post 1) te komen versterken, kan
de gemeente Elsene, in vermoedelijke hoeveelheden, voor dagen of avonden een technicus voor een
dienst van 7u bestellen. Deze moet in staat zijn om de aspecten geluid, licht en video te behandelen. De
heen-terug verplaatsingen van de technicus vanaf zijn vertrekplaats naar het grondgebied van de
gemeente Elsene zijn inbegrepen.
POST 6 “Overuren van een gespecialiseerd technicus”:
Om de ploeg gemeentelijke regisseurs en de algemeen coördinator (zie post 1) te komen versterken, kan
de gemeente Elsene, in vermoedelijke hoeveelheden, voor dagen of avonden een technicus voor een
dienst van 7u bestellen. Deze moet in staat zijn om de aspecten geluid, licht en video te behandelen.
Indien deze dagen of avonden langer duren dan 7 gepresteerde uren, zullen overuren voorzien worden.
POST 7 “Huur van een geluidskit type conferentie”:
Teneinde de organisatie van activiteiten type conferentie door de diensten van de gemeente Elsene beter
te laten verlopen, zal de opdrachtnemer de huur van een geluidskit voor een conferentie voorstellen. Deze
kit omvat:
Een uitzendingssysteem met 4 luidsprekers;
Een versterker rack;
Twee micro’s met draad;
Een mengtafel 12 ingangen;
Een CD-lezer;
De nodige kabels voor het aansluiten van de apparaten.
Deze kit zal worden geleverd door de opdrachtnemer en het zal zonder technicus van de opdrachtnemer
gebruikt worden behalve indien een bestelbon werd ingediend voor de posten 3 of 5 (en eventueel 4 of 6).
Deze post is in vermoedelijke hoeveelheden.
15
POST 8 “Huur van een geluidskit type concert in openlucht voor een publiek van 200-300
personen”:
Teneinde de organisatie van activiteiten type concert in openlucht door de diensten van de gemeente
Elsene beter te laten verlopen, zal de opdrachtnemer de huur van een geluidskit voor een concert voor
een publiek van 200-300 personen voorstellen. Deze kit omvat:
Een gevel (luidspreker);
Een mengtafel face;
Een retour mengtafel;
De kabels nodig voor het aansluiten van de apparaten.
Deze kit zal worden geleverd door de opdrachtnemer en het zal zonder technicus van de opdrachtnemer
gebruikt worden behalve indien een bestelbon werd ingediend voor de posten 3 of 5 (en eventueel 4 of 6).
Deze post is in vermoedelijke hoeveelheden.
POST 9 “Huur van een geluidskit type concert in openlucht voor een publiek van 1000-2000
personen”:
Teneinde de organisatie van activiteiten type concert in openlucht door de diensten van de gemeente
Elsene beter te laten verlopen, zal de opdrachtnemer de huur van een geluidskit voor een concert voor
een publiek van 1000-2000 personen voorstellen. Deze kit omvat:
Een gevel (luidspreker);
Een mengtafel face;
Een retour mengtafel;
De kabels nodig voor het aansluiten van de apparaten.
Deze kit zal worden geleverd door de opdrachtnemer en het zal zonder technicus van de opdrachtnemer
gebruikt worden behalve indien een bestelbon werd ingediend voor de posten 3 of 5 (en eventueel 4 of 6).
Deze post is in vermoedelijke hoeveelheden.
.
POST 10 “Huur van een geluidskit type concert binnen voor een publiek van 200-300 personen”:
Teneinde de organisatie van activiteiten type concert binnen door de diensten van de gemeente Elsene
beter te laten verlopen, zal de opdrachtnemer de huur van een geluidskit voor een concert voor een publiek
van 200-300 personen voorstellen. Deze kit omvat:
Een gevel (luidspreker);
Een mengtafel face;
Een retour mengtafel;
De kabels nodig voor het aansluiten van de apparaten.
Deze kit zal worden geleverd door de opdrachtnemer en het zal zonder technicus van de opdrachtnemer
gebruikt worden behalve indien een bestelbon werd ingediend voor de posten 3 of 5 (en eventueel 4 of 6).
Deze post is in vermoedelijke hoeveelheden.
POST 11 “Huur van een kit geluid-licht type concert binnen voor een publiek van 500-1000
personen”:
Teneinde de organisatie van activiteiten type concert binnen door de diensten van de gemeente Elsene
beter te laten verlopen, zal de opdrachtnemer de huur van een geluidskit voor een concert voor een publiek
van 500-1000 personen voorstellen.
 Geluid:
Minstens drie geluidsversterkers;
Minstens 18 micro’s:
Minstens 16 microstaanders;
Minstens 12 luidsprekers;
Twee CD-lezers;
Een mengtafel;
Een ondulator;
Alle ander materieel nodig voor het geluid (akoestische steun, adapters, koppelingen, directe
injectiedozen, enz);
16

-
De kabels nodig voor het aansluiten van de apparaten.
Licht:
Minstens 12 PAR LED;
Minstens 4 staanders;
Minstens 10 lenzen voor doorsnede;
een rack lichtcontrole;
een muziekstandaard;
voor de externe verlichting: minstens 4 lampen en 4 schijnwerpers;
alle andere materieel nodig voor de verlichting (dimmers, triplettes, convertors, kit shucko, lasers,
spots, schijnwerpers, splitters, enz.;
De kabels nodig voor het aansluiten van de apparaten.
 Generatoraggregaat:
Een generatoraggregaat en zijn brandstof;
De kabels nodig voor de aansluitingen.
 Technici:
twee technici “licht”;
een technicus “geluid”;
Deze kit zal worden geleverd en geïnstalleerd door de opdrachtnemer.
Deze post is in vermoedelijke hoeveelheden.
POST 12 “Huur van een lichtkit”:
Teneinde de organisatie van activiteiten type “feestavond” in openlucht door de diensten van de gemeente
Elsene beter te laten verlopen, zal de opdrachtnemer de huur van een lichtkit voorstellen. Deze kit omvat:
10 schijnwerpers;
Een elektrische verdelingstableau (shucko);
De kabels nodig voor het aansluiten van de apparaten.
Deze kit zal worden geleverd door de opdrachtnemer en het zal zonder technicus van de opdrachtnemer
gebruikt worden behalve indien een bestelbon werd ingediend voor de posten 3 of 5 (en eventueel 4 of 6).
Deze post is in vermoedelijke hoeveelheden.
POST 13 “Huur van een videokit”:
Teneinde de organisatie van activiteiten binnen door de diensten van de gemeente Elsene beter te laten
verlopen, zal de opdrachtnemer de huur van een videokit voorstellen. Deze kit omvat:
Een videoprojector 6500 lumens;
De kabels nodig voor het aansluiten van de apparaten.
Deze kit zal worden geleverd door de opdrachtnemer en zal zonder technicus van de opdrachtnemer
gebruikt worden behalve indien een bestelbon werd ingediend voor de posten 3 of 5 (en eventueel 4 of 6).
Deze post is in vermoedelijke hoeveelheden.
Zie inventaris in bijlage
17