richtlijnen
advertisement
Vlaams Subsidieagentschap voor Werk en Sociale Economie RICHTLIJNEN Afdeling Tewerkstelling en Sociale Economie (Dienst betalingen) Koning Albert II laan 35 bus 21 1030 Brussel Betaaldocumenten Handleiding voor de werkgever Januari 2013 Deze richtlijnen zijn bestemd voor werkgevers die doelgroepwerknemers/omkaderingspersoneelsleden tewerkstellen binnen de volgende maatregelen: - Gesubsidieerde Contractuelen - WEP-plus, Gesco-WEP-plus, Werkervaring - Sociale Werkplaatsen - Arbeidszorg - Invoegbedrijven en –afdelingen - Lokale Diensteneconomie. 2 INHOUD I. DE INDIVIDUELE FICHE 1. algemeen 2. luik werknemer 3. luik werkgever II. DE PRESTATIESTAAT 1. algemeen 2. hoe invullen 3. codes III. DE BETALINGEN (voorschotten en afrekening) Deze richtlijnen, de Individuele fiche en de prestatiestaat kunt u downloaden van de website van het Vlaams Subsidieagentschap: www.werk.be onder de rubriek ‘Betaaldocumenten’. http://www.werk.be/online-diensten/tewerkstelling-en-sociale-economie/betalingenen-bijhorende-documenten VSAWSE – Afdeling Tewerkstelling en Sociale Economie Richtlijnen betaaldocumenten 02/2011 3 I. DE INDIVIDUELE FICHE 1.DE INDIVIDUELE FICHE: ALGEMEEN Wie moet de individuele fiche invullen? Wanneer u doelgroepwerknemers wenst aan te werven, neemt u contact op met uw plaatselijk VDAB-kantoor. De VDAB zal kandidaat-doelgroepwerknemers toeleiden die in aanmerking komen voor het door u meegedeelde project (ook overeenkomst of conventie genoemd). Indien u een organisatie bent die werkt met bijhuizen/scholengroep, moet het desbetreffend nummer ingevuld worden, gekoppeld aan het tewerkgestelde individu. Enkel in te vullen indien gedecentraliseerd wordt gewerkt bij het indienen van de maandelijkse prestaties in het e-subsidieloket. Als u een kandidaat wenst aan te werven dan vult u verder luik 1 A aan met de gevraagde gegevens. Op deze fiche zal de VDAB in luik 1 B attesteren voor welke maatregel de kandidaat-doelgroepwerknemer in aanmerking komt. Met het oog op de aanwerving van die bepaalde kandidaat, vult u luik 2 (Inlichtingen werkgever) en luik 3 (inlichtingen werknemer) in van de fiche van de betrokken kandidaat-werknemer, hiertoe eventueel bijgestaan door de VDAB. Luik 4 (ondertekening) moet door werknemer en werkgever ondertekend worden. Wanneer moet u een individuele fiche indienen? Nieuwe aanwerving Bij elke aanwerving van een doelgroepwerknemer, vult u een individuele fiche in. Wijzigingen i.v.m. de werknemer Voor ELKE wijziging in verband met een werknemer dient u een nieuwe individuele fiche in te vullen. U zorgt ervoor dat de gewijzigde gegevens duidelijk aangeduid zijn en u kruist aan dat het gaat over een wijziging en de datum waarop deze ingaat. Ook deze fiche dient zowel door u als de werknemer ondertekend te worden. Wijzigingen i.v.m. de werkgever Voor wijzigingen in verband met de werkgever volstaat het de inlichtingen op één individuele fiche per overeenkomst in te vullen. De handtekening van de werknemer(s) is hier overbodig. VSAWSE – Afdeling Tewerkstelling en Sociale Economie Richtlijnen betaaldocumenten 02/2011 4 VSAWSE – Afdeling Tewerkstelling en Sociale Economie Richtlijnen betaaldocumenten 02/2011 5 Naar wie moet u de individuele fiche sturen? U stuurt de originele ingevulde en ondertekende fiche, in 3 exemplaren, onmiddellijk naar: Vlaams Subsidieagentschap voor Werk en Sociale Economie Afdeling Tewerkstelling en Sociale Economie Dienst Betalingen Koning Albert II laan 35 bus 21 1030 Brussel. Wat gebeurt er verder met de fiche? De dienst betalingen van het Subsidieagentschap geeft haar goedkeuring, ondertekent de fiche en stuurt een exemplaar naar u en de lokale VDAB. Van zodra u deze goedgekeurde fiche heeft ontvangen, mag u de werknemer aanwerven. Indien u toch vroeger aanwerft, dan gebeurt dit op eigen risico en mogelijk zonder uitbetaling van de premie. Vergeet niet een kopie van de goedgekeurde fiche door te sturen naar uw sociaal secretariaat ! U dient alle fiches tot 5 jaar na de uitdiensttreding van de werknemer te bewaren. U sluit met de (doelgroep)werknemers een arbeids(zorg)overeenkomst. Deze wordt opgesteld in 3 exemplaren: - één voor de werkgever - één voor de werknemer - één voor de uitbetalingsinstelling van de werknemer (wanneer de werknemer recht heeft op een integratie-uitkering (WEP-plus) of een herinschakelingsuitkering (SINE) (sociale werkplaatsen). VSAWSE – Afdeling Tewerkstelling en Sociale Economie Richtlijnen betaaldocumenten 02/2011 6 2. DE INDIVIDUELE FICHE: INLICHTINGEN WERKGEVER Overeenkomstnummer Dit nummer staat vermeld op de (ministeriële) beslissing (goedkeuring van uw aanvraag) die u hebt ontvangen van het Subsidieagentschap. Dit nummer bestaat uit: - het conventienummer (5 cijfers) - het beleidsitem (2 of 4 cijfers). Telefoonnummer Uw telefoonnummer is ONMISBAAR om een tijdige verwerking van uw individuele fiche te kunnen garanderen. E-mail Is belangrijk om snel en elektronisch informatie/documenten te kunnen uitwisselen. KBO nr Nummer van de Kruispuntbank van Ondernemingen Rekeningnummer Hier dient u een UNIEK rekeningnummer in te vullen dat geldig is voor ALLE werknemers in eenzelfde overeenkomst. VSAWSE – Afdeling Tewerkstelling en Sociale Economie Richtlijnen betaaldocumenten 02/2011 7 3. DE INDIVIDUELE FICHE: INLICHTINGEN WERKNEMER Nieuwe werknemer of wijziging U kruist aan wat van toepassing is: ofwel gaat het over een nieuwe werknemer, ofwel gaat het over een wijziging betreffende een werknemer die al in dienst is. Bij een wijziging dient u de datum in te vullen vanaf wanneer de wijziging ingaat. Betreft het een verlenging van het contract, dan duidt u dit aan in het vakje verlenging. De aanwerving kan ook gebeuren in het kader van een goedgekeurde uitbreiding. Dan wordt dit mee aangeduid in het vakje uitbreiding. Betreft de aanwerving een omkaderingspersoneelslid, dan wordt dit aangeduid in het vakje omkaderingspersoneel. Overeenkomstnummer Dit nummer staat vermeld op de (ministeriële) beslissing (goedkeuring van uw aanvraag) die u hebt ontvangen van het Subsidieagentschap. Dit nummer bestaat uit: -het conventienummer (5 cijfers) en wordt door de dienst betalingen op het moment van een tewerkstelling aangevuld met -het arbeidsplaatsnummer (3 cijfers) -het volgnummer (2 cijfers) Nr. Leerwerkbedrijf Hier moet het aan het leerwerkbedrijf toegewezen erkenningsnummer (tussen 2 en 22) worden ingevuld zoals goedgekeurd bij ministeriële beslissing Premiebedrag Hier vult u het premiebedrag in, zoals dit vastgesteld is in de overeenkomst, al dan niet gekoppeld aan de kwalificatie. Het premiebedrag staat vermeld op de beslissing die u door het Subsidieagentschap werd toegestuurd. Integratie- of SINE-bedrag Integratieuitkering voor WEP-plus; herinschakelingsuitkering voor sociale werkplaatsen en invoegbedrijven. Zie verder voor meer uitleg. Bijhuisnummer of scholengroep Hier vult u het desbetreffend nummer in, gekoppeld aan het tewerkgestelde individu. Enkel in te vullen indien gedecentraliseerd wordt gewerkt bij het indienen van de maandelijkse prestaties in het e-subsidieloket. Naam en voornaam werknemer Gebruik voor de naam en voornaam altijd HOOFDLETTERS. Postnummer Gebruik het correcte nummer van de gemeente van de werknemer. Gemeente VSAWSE – Afdeling Tewerkstelling en Sociale Economie Richtlijnen betaaldocumenten 02/2011 8 Gebruik de correcte benaming van de gemeente van de werknemer. Rijksregisternummer Dit nummer bestaat uit de laatste 2 cijfers van het geboortejaar van de werknemer, de geboortemaand, de geboortedag en het eigen individuele nummer. Arbeidskaart (niet-EU burger) Om rechtsgeldig in België tewerkgesteld te kunnen worden, dienen vreemdelingen niet-EU onderdanen te beschikken over een arbeidskaart behoudens vrijstelling. Duid in voorkomend geval het vakje aan met de arbeidskaart alsook de geldigheidsduur of het vakje met vrijstelling. Datum in dienst Vul hier de datum van indiensttreding van de werknemer in. Voorziene datum uit dienst Vul deze datum in bij contracten van bepaalde duur en/of wanneer de premie in tijd beperkt is. Hoedanigheid Vul de voorziene code in voor arbeider of bediende. Proeftijd Vul de code in die overeenstemt met de opgelegde proefperiode. Arbeidsregime Vul de code in die van toepassing is. - code 1: vijfdagenweek voor arbeiders; - code 2: zesdagenweek voor arbeiders en bedienden; - code 3: vijfdagenweek voor bedienden; - code 4: vijfdagenweek voor arbeiders en bedienden van dinsdag tot zaterdag. Werktijd onderneming De voltijdse uurregeling per week in de onderneming, in uren en minuten. Werktijd werknemer Het aantal uren per week door de werknemer te presteren, in uren en minuten. Werktijdregeling werknemer Vul de code in die van toepassing is. - code 0: voltijds - code 1: halftijds (elke werkdag een halve dag) - code 2: halftijds (één week op twee) - code 3: halftijds (afwisselend 3 dagen per week en 2 dagen per week) - code 4: 4/5 prestaties (in volle dagen) - code 5: een aantal uren per week VSAWSE – Afdeling Tewerkstelling en Sociale Economie Richtlijnen betaaldocumenten 02/2011 9 Voor arbeidszorgmedewerkers gebruikt u uitsluitend code 5. Vervanging? Betreft het een vervanging wegens ziekte e.d., dan moet u ook de naam en voornaam van de titularis (de te vervangen persoon) vermelden, alsook de datum waarop de schorsing een aanvang heeft genomen en de eigenlijke reden van schorsing. Betreft het een definitieve vervanging naar aanleiding van een uitdiensttreding van de voorganger titularis, geeft dan de naam op van de werknemer die wordt vervangen alsook diens datum van effectieve uitdiensttreding. Uitsluitend voor invoegwerknemers bij invoegbedrijven erkend na 01/07/2005. Bij vervanging van een invoegwerknemer duidelijk de reden aanstippen. De aanduiding van pensioen, vrijwillig vertrek, permanente arbeidsongeschiktheid of ontslag aanvaard door de minister (na advies door de adviescommissie en vakbondsdelegatie indien aanwezig) heeft immers een impact op de uitbetaling van de premie (hernemen van premie) De nodige bewijsstukken moeten wel worden voorgelegd aan de dienst betalingen. Voor een ontslag aanvaard door de minister na advies van de adviescommissie is een schriftelijke vraag aan de afdeling Tewerkstelling en Sociale Economie van het Subsidieagentschap vereist. Andere reden: naast de 4 specifieke redenen blijven er uiteraard nog andere redenen mogelijk zoals: niet aanvaard ontslag of einde contract, loopbaanonderbreking, verandering van werktijd, overlijden, einde betoelaging ……) VSAWSE – Afdeling Tewerkstelling en Sociale Economie Richtlijnen betaaldocumenten 02/2011 10 II. DE PRESTATIESTAAT 1. DE PRESTATIESTAAT: ALGEMEEN Wanneer dient u een prestatiestaat in te vullen? U dient maandelijks voor elke werknemer een prestatiestaat in te vullen ter controle van de werkelijk (of daarmee gelijkgestelde) verrichte arbeidsprestaties. Het is van groot belang dat u deze prestatiestaten volledig en correct invult. Er worden geen verbeteringen aanvaard. Voor de “premie brutoloonkost” dient niet alleen maandelijks een prestatiestaat opgestuurd te worden maar tevens per kwartaal ook de trimesteriële loonaangifte (uiterlijk de laatste werkdag van de maand volgend op het trimester). De trimesteriële loonaangifte moet ENKEL maar gebruikt worden door werkgevers die nog recht hebben op deze premie brutoloonkost (type 3)zoals toegekend in de ministeriële beslissing. Alle andere werkgevers moeten bedoelde loonaangifte NIET overmaken. Als werkgever dient u de prestatiestaten tot 5 jaar na de uitdiensttreding van de werknemer bij te houden. Naar wie moet ik de prestatiestaat sturen? U stuurt één exemplaar van de volledig ingevulde en ondertekende prestatiestaat, en dit telkens vóór de 15de van de maand volgend op de prestatiemaand, naar: Vlaams Subsidieagentschap voor Werk en Sociale Economie Afdeling Tewerkstelling en Sociale Economie Dienst Betalingen Koning Albert II laan 35 bus 21 1030 Brussel VSAWSE – Afdeling Tewerkstelling en Sociale Economie Richtlijnen betaaldocumenten 02/2011 11 2. DE PRESTATIESTAAT: HOE INVULLEN? Gegevens over de werkgever In de linker bovenhoek vult u de naam en het adres in van uw organisatie. Vermeld hier ook het telefoonnummer en de naam van de contactpersoon met wie de Dienst Betalingen eventueel kan contact opnemen. Vermeld ook het correcte overeenkomstnummer (de eerste 5 cijfers). Bovenaan in het midden vermeldt u de maand en het jaar waarop de prestatiestaat betrekking heeft. Gegevens over de werknemers Op elke prestatiestaat kunt u de prestaties van maximum 8 werknemers vermelden. Vermeld voor elke doelgroepwerknemer het geboortejaar en -maand. U vult (in alfabetische volgorde) de naam en voornaam van de werknemers in alsook de datum van indiensttreding. Gedetailleerde opgave per dag Per werknemer zijn er 31 vakjes voorzien die overeenkomen met de dagen van de maand. In elk vakje vult u de passende lettercode in naargelang de aard van de prestaties of afwezigheden van de betrokken werknemer. Een lijst van deze codes vindt u op pagina 11. Betreft het een voltijdse werknemer (werktijdregeling code 0) of een deeltijdse werknemer met dagelijks halftijdse prestaties (werktijdregeling code 1), dan vult u enkel de lettercode in. Bijv. : in alle vakjes die corresponderen met een gewerkte (halve) dag, vult u de lettercode X in (automatische deling voor de halftijdse). Gaat het over een deeltijdse werknemer 1 week op 2, afwisselend 2d/3d, of 4/5de in volle dagen dan vult u de lettercode in op de activiteitsdagen. Gaat het over een deeltijdse werknemer met een uurregeling die afwijkt van de voormelde regelingen (bijv. 23/38u, of 80% iedere dag) dan vult u naast de lettercode ook het aantal UREN in. Voorbeeld: 4X, 3V. Aantal dagen/uren In elke kolom vermeldt u het totale aantal dagen (of uren) dat overeenstemt met de aangeduide codes. Voorbeeld: in de kolom ‘V’ telt u voor de betrokken werknemer alle lettercodes ‘V’ op en vermeldt u het aantal (zonder lettercode). Voor de arbeidszorgmedewerkers kan enkel de prestatiecode X en/of TA ingevuld worden, samen met het aantal UREN. VSAWSE – Afdeling Tewerkstelling en Sociale Economie Richtlijnen betaaldocumenten 02/2011 12 Totaal maand Hier maakt u het totaal van alle lettercodes die u in de vorige kolommen hebt vermeld. Dit aantal moet steeds overeenstemmen met het aantal WERKDAGEN in de betrokken maand, dit is het aantal kalenderdagen min het aantal wekelijkse rustdagen. Is de werknemer in de loop van de maand in of uit dienst getreden, moet dit aantal dagen overeenstemmen met het aantal werkdagen die in de periode van uitvoering van de arbeidsovereenkomst vallen. Integratie-uitkering (Werkervaring) Het netto integratiebedrag (RVA of OCMW) moet ENKEL worden ingevuld zodra dit bedrag minder bedraagt dan het maximale maandelijkse integratiebedrag m.a.w. indien het minder bedraagt dan 247,89 euro of 250 euro (OCMW)(halftijds < 4/5de) of 322,26 euro of 325 euro (OCMW)(4/5de – voltijds). Voor ex-PWA-ers wordt het bedrag verhoogd met 49,58 euro of 50 euro (OCMW). Betreft het doelgroepwerknemers uit een gemeente met verhoogde werkloosheidsgraad dan moet de netto verhoogde integratie-uitkering worden vermeld indien deze minder bedraagt dan 433,81 euro of 435 euro (OCMW) (halftijds < 4/5de) of 545,37 euro of 545 euro (OCMW)(4/5de – voltijds). Herinschakelingsuitkering (SINE) (sociale werkplaatsen en invoegbedrijven) Het bedrag van de SINE-uitkering moet u enkel invullen wanneer het nettoloon lager ligt dan de maximale SINE-uitkering. Onder nettoloon wordt verstaan: het brutoloon verminderd met de persoonlijke RSZ, de bedrijfsvoorheffing en mogelijk de bijzondere bijdrage voor sociale zekerheid; de transportkosten zijn niet inbegrepen; dit bedrag wordt ook op de C78.SINE ingevuld. Voor aanwervingen vóór 01/01/04 bedraagt de maximale SINE-uitkering 433,81 euro (tewerkstelling 1/2 tot < 4/5de) of 545,37 euro (tewerkstelling ≥ 4/5 de). Voor aanwervingen vanaf 01/01/04 bedraagt de maximale SINE-uitkering voor een voltijdse tewerkstelling 500 euro, rekening houdend met werktijd en coëfficiënt x 1,5. Voor een halftijdse betrekking bedraagt de SINE-uitkering 500 x 19/38 x 1,5 = 375 euro; voor een betrekking van 23/38u bedraagt zij 500 x 23/38u x 1,5 = 453,95 euro; voor een 80%-betrekking bedraagt zij = 500 x 30,4/38 x 1,5 = 500 euro (want beperkt tot maximum 500 euro). Het netto bedrag is in beide gevallen nodig om een correcte berekening van de uit te betalen premie te kunnen verrichten. Is het netto bedrag niet ingevuld, dan wordt steeds het maximale bedrag genomen. Datum uit dienst Deze datum vult u in op de prestatiestaat van de maand waarin de betrokken werknemer uit dienst treedt. Dit is de laatste dag dat de werknemer op de werkstaat in de gedetailleerde opgave vermeld wordt. VSAWSE – Afdeling Tewerkstelling en Sociale Economie Richtlijnen betaaldocumenten 02/2011 13 3. DE PRESTATIESTAAT: CODES Hier vindt u de codes die u dient te gebruiken om de prestatiestaat in te vullen. X Werkelijke arbeid, betaalde feestdagen, inhaalrust, gewettigde afwezigheden (klein verlet, 3 dagen - van 10 - betaald vaderschapsverlof) XZ Arbeidsdag onderbroken wegens ziekte XBZ Arbeidsdag onderbroken wegens beroepsziekte X/V Halve dag prestatie en halve vakantiedag gedekt door vakantiegeld CAO Extra vakantiedagen toegekend op basis van de voor de sector afgesloten CAO. TA Toegestane afwezigheid (enkel voor arbeidszorgmedewerkers) GZ GBZ Gewaarborgd loon wegens ziekte (7 of 30 kalenderdagen) Gewaarborgd loon wegens beroepsziekte (inbegrepen de 23 kalenderdagen in toepassing van de CAO van 1.2.1983 - KB 7.4.1983) HGZ Gewaarborgd loon bij hervalling in dezelfde ziekte GZM Gewaarborgd loon van de 8e tot de 14e dag voor arbeiders en voor bedienden in proeftijd BC Betaalde carensdag op basis van de voor de sector afgesloten CAO Z O BZ R F EV AG HZ Ziekte (carensdag of dagen die geen recht geven op gewaarborgd loon) Arbeidsongeval Beroepsziekte (dagen die geen recht geven op gewaarborgd loon) Zwangerschapsverlof Onbetaald familiaal verlof met een maximum van 10 dagen Afwezigheid wegens educatief verlof Andere gelijkstellingen (o.a. 7 - van 10 - resterende dagen vaderschapsverlof betaald door mutualiteit) Hervalling in dezelfde ziekte V Vakantiedagen gedekt door vakantiegeld A ST W J LO LOP LOZ Afwezigheid zonder recht op loon indien het een volledige dag betreft Staking Werkloosheid Ouderschapsverlof Loopbaanonderbreking/tijdskrediet Loopbaanonderbreking palliatieve verzorging Loopbaanonderbreking bijstand zwaar ziek gezins- of familielid De wekelijkse rustdag (zondag) duidt u aan met een streepje, net als de inactiviteitsdag (zaterdag) in een 5-dagenweek. Voor de dagen die de indiensttreding voorafgaan of op de uitdiensttreding volgen trekt u door de betreffende vakjes een doorlopende lijn. VSAWSE – Afdeling Tewerkstelling en Sociale Economie Richtlijnen betaaldocumenten 02/2011 14 III. DE BETALINGEN DE BETALINGEN: VOORSCHOTTEN en AFREKENING Maandelijkse voorschotten Zodra de dienst betalingen van het Subsidieagentschap de individuele fiche heeft goedgekeurd en geregistreerd in het betaalsysteem, ontvangt u maandelijks rond de tiende dag van elke maand een (maximaal) voorschot van 1/12de van de goedgekeurde premie. Nochtans heeft u slechts recht op een premie voor de werkelijk verrichte arbeidsprestaties en hiermee gelijkgestelde dagen van de doelgroepwerknemers. Kwartaalafrekening Aan de hand van de prestatiestaten maakt het Subsidieagentschap per kwartaal een definitieve berekening van de premie waar u recht op heeft. De premie wordt verrekend a rato van de geleverde prestaties. Voor de dagen waarvoor u geen loonkost heeft, wordt er geen premie betaald. Zo worden de periodes van gewaarborgd loon, uitbetaald als gevolg van een arbeidsongeval of beroepsziekte, niet in aanmerking genomen voor het berekenen van de premie aangezien u deze uitgaven kan terugvorderen van de verzekeringsinstelling of van het Fonds voor de Beroepsziekten. De (eventuele) verrekening gebeurt dan bij de eerstvolgende maandelijkse stortingen van de premies of door facturatie, en dit op basis van de duur van de arbeidsovereenkomst, het arbeidsstelsel en de werkelijk geleverde prestaties. U ontvangt hiervan een gedetailleerd afschrift. VSAWSE – Afdeling Tewerkstelling en Sociale Economie Richtlijnen betaaldocumenten 02/2011 15 MEER INLICHTINGEN? U wenst meer inlichtingen over het invullen van individuele fiche en prestatiestaat, over uitbetaalde voorschotten en afrekening ? Bel naar het algemeen nummer 02 553 08 61 of naar de specifieke dienst : - Gesubsidieerde Contractuelen: 02 553 08 62 02 553 08 74 02 553 08 75 02 553 08 60 02 553 08 - - - (Gesco-)WEP-plus, werkervaring: 02 553 08 51 02 553 08 71 02 553 08 - - - Sociale Werkplaatsen: 02 553 08 52 02 553 08 66 02 553 08 68 02 553 08 71 - Arbeidszorg: 02 553 08 67 - Invoegbedrijven en –afdelingen: 02 553 08 64 02 553 08 69 - Lokale Diensteneconomie: 02 553 08 64 02 553 08 69. VSAWSE – Afdeling Tewerkstelling en Sociale Economie Richtlijnen betaaldocumenten 02/2011
