1 - Noordhoff Uitgevers

W. Leijnse RA
ISBN: 978-90-01-79577-1
http://www.bestuurlijkeinformatievoorziening.noordhoff.nl/
© 2017 Noordhoff Uitgevers bv
Hoofdstuk 3 Inkopen
Uitwerkingen van d e vragen uit het hoofdboek
A nt w oo rd 3. 1
De registratie in het offerteregister vindt plaats om er zeker van te zijn dat
alle ontvangen offertes worden vastgelegd (volledigheid). Het mag niet
voorkomen dat een offerte om bepaalde redenen niet meedoet in de
beoordelingsprocedure. Deze controlemaatregel is het sterkst als er een
functiescheiding bestaat tussen de primaire vastlegging van de ontvangen
offerte en de beoordeling ervan.
A nt w oo rd 3. 2
In het artikel 'Doorzagen' wordt een aantal elementaire functiescheidingen
in het inkoopproces in een bedrijf niet in acht genomen. Zo zijn de
inkoopimpuls, de bestelling en de levering van de goederen alle in handen
van de medewerker. De frauderisico's kunnen drastisch worden
gereduceerd door deze drie functies in het bedrijf te scheiden. Daarnaast
moet de directie richtlijnen opstellen waaruit onder meer blijkt welke
procedure gevolgd moet worden voor het inkopen en dat goederen niet op
privéadressen van medewerkers mogen worden afgeleverd.
De naleving van deze richtlijnen moet door/namens de directie worden
gecontroleerd.
A nt w oo rd 3. 3
Bij de casus 'Brand meester' is het niet helemaal duidelijk hoe de
inkoopprocedures luiden. De indruk wordt gewekt dat er wel
functiescheidingen zijn tussen een aantal fasen van het inkoopproces maar
dat de inkoopimpuls en de bestelling van de goederen niet gescheiden zijn.
Bij het aanscherpen van de inkoopprocedures zal de bevoegdheid van
leidinggevenden om zelf bestellingen te doen waarschijnlijk drastisch zijn
beperkt. Als zij in de praktijk ook de inkoopimpuls genereren, zal deze door
een andere medewerker getoetst moeten worden.
Stringente controle van de naleving van de aangescherpte
inkoopprocedures.
Be s tu u r l i j k e i nf o r m a ti ev o o r z i eni ng
1
W. Leijnse RA
ISBN: 978-90-01-79577-1
http://www.bestuurlijkeinformatievoorziening.noordhoff.nl/
© 2017 Noordhoff Uitgevers bv
A nt w oo rd 3. 4
Er is in een bedrijf behoefte aan gespecificeerde informatie over alle
transacties die met een leverancier zijn afgesloten. Deze informatie bevindt
zich, in totalen, op de crediteurenkaart van de leverancier en de
betreffende facturen kunnen zo nodig snel gelicht worden.
Dit geldt in principe ook voor de handmatige crediteurenadministratie,
maar toch komen we daar in de praktijk de opbergmethode op naam tegen
in plaats van op nummer. Men hoeft dan de facturen niet bij elkaar te
zoeken.
Bij de rekeningloze crediteurenadministratie kan het inzicht in de
afgesloten transacties met een leverancier slechts verkregen worden door
de betaalde facturen op naam van de leverancier te bewaren.
Er zijn bedrijven die een kopie van hun inkoopfacturen maken en deze op
naam bewaren.
A nt w o o rd 3. 5
Alle gegevens die nodig zijn voor de factuurcontrole, zijn in het 'bestand
inkoopgegevens' aanwezig. Het inkoopprogramma kan zodanig opgezet zijn
dat de afstemming van deze gegevens door de computer gebeurt
(geprogrammeerde controle) en na de goedkeuring automatisch statuscode
4 (factuur gecontroleerd) wordt toegekend.
Constateert het systeem verschillen, dan zullen deze op een verschillenlijst
uitgeprint worden. De afwerking ervan moet door de administratie, zo
nodig in overleg met de inkoopafdeling, plaatsvinden.
A nt w oo rd 3. 6
Een uitbundige en kostbare levensstijl van een medewerker die niet past
bij zijn salaris is altijd een signaal tot waakzaamheid. Oordeelt u echter
niet te snel, want er kunnen andere oorzaken zijn. De bijzondere
belangstelling van de medewerker voor het zakelijke conflict, waar hij niets
mee van doen had, is een tweede signaal. Tezamen geven deze signalen te
denken!
Het feit dat de medewerker op de hoogte was met de prijzen die andere
leveranciers hebben geoffreerd, geeft aan dat de bevoegdheidsregelingen
in het bedrijf kritisch beoordeeld en aangepast moeten worden. Hij had ook
toegangs- en mutatierechten tot de afgesloten contracten. Hij kon de
prijzen aanpassen en de betreffende pagina's van het contract verwisselen.
Ook hier kan het nodige verbeterd worden.
Ten slotte moeten we dit bedrijf adviseren om niet alleen de laatste pagina
van het contract te paraferen maar alle pagina's. Dan waren de
afgesproken prijzen meteen duidelijk geweest.
Be s tu u r l i j k e i nf o r m a ti ev o o r z i eni ng
2