Aanvraagstramien Chronische Crises 2014-2016

Annex 1: Format Track Record
TRACK RECORD
Strategische Partnerschappen
Publicatie: zie www.officielebekendmakingen.nl
Inleiding
Voor u ligt het aanvraagstramien voor de selectie van strategische partnerschappen op Chronische
Crises.
Ten grondslag aan dit aanvraagstramien liggen de beleidsregels zoals die gepubliceerd zijn onder de
bovengenoemde referentie. De gepubliceerde beleidsregels zijn leidend bij de beoordeling van de
aanvragen. Daar waar wellicht toch inhoudelijke dan wel interpretatieverschillen mogelijk zouden
kunnen zijn, geldt dat de beleidsregels prevaleren.
Dit aanvraagstramien is een praktische doorvertaling van de beleidsregels. Aanvragers zijn verplicht
dit aanvraagstramien te gebruiken bij hun aanvraag.
Per aanvraag dient één aanvraagstramien te worden ingevuld en ingediend, voorzien van de in dit
stramien genoemde bijlagen.
Beoordeling en planning
Voor de wijze van beoordeling van de ingediende aanvragen en de bijbehorende planning van de
uitvoering van de beoordeling wordt verwezen naar de gepubliceerde beleidsregels.
Meer informatie
Voor meer informatie kunt u zich uitsluitend schriftelijk richten tot de postbus:
[email protected]
Indiening van de aanvragen
Aanvragen dienen uiterlijk op
Maandag 4 november 2013 om 12.00 uur
te zijn ontvangen door het Ministerie van Buitenlandse Zaken.
U dient uw aanvraag te zenden naar:
Ministerie van Buitenlandse Zaken
T.a.v. Jorg Zinken
Bezuidenhoutseweg 67
2500 EB ’s-Gravenhage
Als u de aanvraag persoonlijk of per koerier wilt aanleveren, dan kunt u de aanvraag (laten) afgeven
bij het afgifteloket voor poststukken (expeditie) van het Ministerie van Buitenlandse Zaken,
Bezuidenhoutseweg 67, te 's-Gravenhage.
Vereisten aan de aanvragen
1. Aanvragen dienen compleet en zonder voorbehoud te worden ingediend, rechtsgeldig ondertekend
met een originele handtekening (geen gescande kopie), in tweevoud op papier en op Cd-rom of op
USB-sticks. Het is niet mogelijk om een voorlopige aanvraag in te dienen. In het kader van de
aanvraagprocedure wordt met nadruk gewezen op artikel 7, derde lid, van het Subsidiebesluit
Ministerie van Buitenlandse Zaken. Hieruit vloeit voort dat er alleen aanvullingen gegeven kunnen
worden tot het verstrijken van de indientermijn. Het niet compleet indienen van aanvragen of
onvoldoende onderbouwen van antwoorden leidt mogelijk tot afwijzing van de aanvraag.
2. Aanvragen die alleen per e-mail zijn verzonden komen niet voor beoordeling in aanmerking.
Aanvragen die per e-mail worden verzonden, dienen tevens in origineel op papier ingediend te
worden.
3. De aanvraag dient te worden opgesteld in de Nederlandse of in de Engelse taal. Bijlagen in een
andere taal dan de Nederlandse, mogen alleen in het Engels aangeleverd worden. U wordt vriendelijk
verzocht geen informatieve / illustratieve boekwerken, Cd-roms, USB-sticks of videobanden van uw
organisatie mee te sturen.
4. Indien de aanvraag per post wordt ingediend (anders dan met de aanduiding “port betaald”) wordt
de aanvraag nog als tijdig ingediend beschouwd, mits de aanvraag voor het einde van de termijn ter
post is bezorgd, waarbij de datumstempel van de post doorslaggevend is, en niet later dan een week
na afloop van de termijn is ontvangen (uiterlijke ontvangstdatum: 11 november 2013)
5. Bij gebruikmaking van een enveloppe met de aanduiding "port betaald" is de datum van ontvangst
bepalend bij het vaststellen of de aanvraag tijdig, d.w.z. uiterlijk 4 november 2013, is ingediend.
Houdt hierbij rekening met de omstandigheid dat de datum van ontvangst wordt vastgesteld aan de
hand van het tijdstip van inschrijving en dat op zaterdag en zondag geen post wordt ingeschreven.
6. Indien de aanvraag niet aangetekend wordt verzonden berust het risico dat de aanvraag nimmer of
te laat wordt ontvangen bij de verzender.
7. Aanvragen die later dan genoemde datum en tijdstip worden ingediend, worden niet in behandeling
genomen. De aanvragende organisatie is de enige verantwoordelijke voor een tijdige en volledige
indiening van een aanvraag.
Inhoudsopgave
Onderstaande volgorde houdt u aan met vermelding van eventuele sub-paragrafen en
bijbehorende paginanummers.
I. Algemene informatie aanvrager
II. Selectie op regio
III. Selectie op doelen
IV. Afsluiting
I. Algemene informatie
Algemene gegevens van de aanvrager en aanvraag
a.
Naam aanvragende organisatie
b.
De aanvrager is een Nederlandse maatschappelijke
organisatie met Nederlandse rechtspersoonlijkheid,
zonder winstoogmerk. Dit kunnen ook Nederlandse
dochters zijn van Internationale NGO’s. De
organisatie zet zich in voor humanitaire
hulp/structurele armoedevermindering in de
genoemde prioritaire regio’s uit het beleidskader. Er
dient een kopie van de statuten van de organisatie
als bijlage bij de aanvraag te worden gevoegd.
c.
Adres
d.
Telefoon
e.
E-mail
f.
Naam directeur(en)
g.
Naam contactpersoon aanvraag
h.
Naam bank + rekeningnummer (IBAN) van de
aanvrager.
Bank details moeten toegevoegd worden in de
officiële brief bij de aanvraag, inclusief naam, adres,
en handtekening van de aanvrager. Een kopie van
een e-mail of fax wordt niet geaccepteerd.
i.
Inkomsten aanvrager (totaalbedrag jaarlijkse
organisatiebegroting)
j.
Geef aan of en zo ja welke subsidie(s) uw
organisatie reeds ontvangt van het Ministerie van
Buitenlandse Zaken; welk bedrag, welke looptijd en
welke activiteit het betreft (activiteitennummer). U
kunt deze gegevens in een bijlage opnemen; dit dan
duidelijk vermelden.
k.
Is op uw organisatie de Wet normering topinkomens
van toepassing of wordt deze van toepassing indien
u in het kader van een strategisch partnerschap
chronische crises subsidie zult ontvangen? Indien
ja, verstrek de salarisgegevens van de
topfunctionarissen in de zin van de Wet normering
topinkomens van uw organisatie.
2010:
2011:
2012:
FPA/organisatietoets/COCA
a.
Heeft u een Framework Partnership Agreement met
DG ECHO? Zo ja, voeg kopie toe als bijlage.
b.
Heeft u in de afgelopen vier jaar in het kader van
een subsidieaanvraag een Organisatietoets met
aanvullende organisatietoets of de Checklist
Organisational Capacity Assessment (COCA)
ingediend bij het ministerie van Buitenlandse
Zaken en hadden deze toetsen een positieve
uitkomst?
Toelichting: Heeft u met uw subsidieaanvraag ook
een COCA ingediend? Zo ja, dan wordt u verzocht
deze (inclusief bijlagen) opnieuw bij uw huidige
aanvraag mee te sturen. Dit mag op USB-stick of
CD-rom). Welk activiteitnummer heeft uw project
gekregen?
c.
Heeft u met uw subsidieaanvraag informatie t.b.v.
een organisatietoets in gediend? Welk
activiteitennummer heeft uw project gekregen?
d.
Heeft u met uw subsidieaanvraag informatie t.b.v.
een aanvullende organisatietoets ingediend? Welk
activiteitennummer heeft uw project gekregen?
e.
Indien feiten en omstandigheden zodanig zijn
gewijzigd dat de resultaten van de organisatie- of
COCA-toets geheel of gedeeltelijk achterhaald zijn,
dient u dit hier aan te geven.
II. Selectie op Regio
SR.1: Dit financieringsmechanisme voor chronische crises is gericht op twee regio’s gelegen in
het Afrikaanse continent; de Hoorn van Afrika en het Grote Merengebied. Geef aan op welke van
deze twee regio’s (slechts één regio mogelijk) u zich wilt inschrijven voor een strategisch
partnerschap, gevolgd door een korte motivatie voor de keuze.
Toelichting: Houd de motivatie kort (max 500 woorden). Voor deze vraag worden geen
punten toegekend.
SR.2: Kwaliteit van de context/conflictanalyse die de organisatie weet te maken van de factoren
die leiden tot instabiliteit in de regio, de onderliggende oorzaken en de relevante actoren die
daarin een rol spelen, en daaruit voortvloeiend een probleem- en doelstelling weet te
formuleren.
Toelichting: Geef een context / conflict analyse van de bij SR.1 gekozen regio.
Benoem in uw analyse de drie voor de regio meest belangrijke factoren die bijdragen aan
de instabiliteit in de regio. Geef hierbij ook aan of het om een crossborder factor gaat of
niet. Analyseer de daarbij behorende onderliggende oorzaken en benoem de rol van de
relevante actoren. Betrek uw analyse op de laatste vijf jaar. Gebruik maximaal 4000
woorden.
SR.3: Mate waarin de organisatie positieve resultaten heeft bereikt in de regio en mate waarin
de organisatie in staat is op een constructieve manier samen te werken met andere actoren in
de regio.
Toelichting: Geef aan of u in het verleden al eerder programma’s binnen de bij SR.1
gekozen regio heeft uitgevoerd en zo ja, geef een toelichting. Beperk uw beschrijving tot
maximaal drie programma’s.
a. Geef een korte beschrijving van de doelstellingen en resultaten (outcomes en outputs) van
deze programma’s en verklaar in hoeverre deze doelstellingen zijn bereikt.
Beschrijf hierbij ook de succesfactoren en factoren die het succes hebben beperkt. Gebruik
maximaal 2000 woorden.
b. Geef aan welke actoren zijn ingezet voor de uitvoering van deze programma’s en met welke
actoren is samengewerkt. (Bijvoorbeeld: NGO’s, (lokale en nationale) overheden, VN etc.)
Toelichting: Beschrijf de rol en taakverdeling van uw eigen organisatie en die van uw
partners. Geef daarnaast per samenwerkingspartner de mate van intensiteit aan en
waarom is gekozen voor deze specifieke partners. Motiveer uw keuze. Gebruik maximaal
1000 woorden.
SR.4: Mate waarin de beleidskeuzes van de organisatie voor de regio, voortvloeien uit de
context/conflictanalyse en de ervaringen uit het verleden.
Toelichting: Geef aan, gebaseerd op de context-/conflictanalyse en uw verleden, op welke
aspecten volgens u extra inzet vereist is. Gebruik maximaal 2000 woorden.
SR5: De kwaliteit van het Monitorings- en Evaluatie systeem dat is gericht op bijsturing van
activiteiten.
Toelichting: Beschrijf uw monitorings- en evaluatiesysteem en laat zien hoe dit bijdraagt
aan de bijsturing van activiteiten. Gebruik maximaal 500 woorden.
III. Selectie op doelen
SD.1: Het nieuwe NGO financieringsmechanisme voor chronische crises is gericht op twee regio’s
gelegen in het Afrikaanse continent; de Hoorn van Afrika en het Grote Merengebied. Voor ieder van
deze regio’s is een drietal te behalen doelen opgesteld (zie beleidskader).
Geef aan op welke doelen, zoals genoemd in het beleidskader, de beoogde interventie gericht zal zijn
en motiveer uw keuze.
Toelichting: U hoeft zich hierbij niet te richten op één specifiek doel, interventie gericht op
twee of drie doelen is ook toegestaan. Gebruik maximaal 500 woorden.
SD.2: Mate waarin de organisatie relevante ervaring heeft met de gekozen regionale doelen.
Toelichting: Geef aan of uw organisatie in het verleden al eerder met dezelfde doelen heeft
gewerkt. Dit kunnen programma’s zijn zowel binnen de bij SR.1 gekozen regio als een andere
regio. Beperk uw beschrijving tot maximaal drie programma’s. Geef hierbij een korte
beschrijving van de gerealiseerde outcomes1 en verklaar in hoeverre deze outcomes zijn
bereikt. Beschrijf hierbij ook de succesfactoren en factoren die het succes hebben beperkt.
Gebruik maximaal 3000 woorden.
SD.3: Mate waarin de organisatie een toegevoegde waarde heeft in de regio ten opzichte van de
(reeds bestaande activiteiten van) andere actoren, zoals andere ngo’s, overheden, donoren e.d.
a. a. Geef aan in hoeverre uw organisatie van toegevoegde waarde is voor het behalen van de doelen
en geef aan of en hoe u daarvoor zou samenwerken met andere actoren. Specificeer de taakverdeling
in geval van een dergelijke samenwerking. Motiveer uw uitleg. Gebruik maximaal 1000 woorden.
b. Geef aan in hoeverre de programma’s van uw organisatie van toegevoegde waarde zijn op de
reeds lopende programma’s (van uw eigen organisatie of van anderen) in de regio. Laat hierbij ook
zien dat u weet welke andere organisaties actief zijn in de regio. Gebruik hiervoor maximaal 1000
woorden.
1
Voor de begrippen ‘doelen’ en ‘resultaten’ gelden de definities van OECD/DAC voor de begrippen ‘outcome’ en
‘output’; zie ook http://www.oecd.org/dataoecd/29/21/2754804.pdf
SD.4: De kwaliteit van de SWOT-analyse op basis waarvan de organisatie kan inschatten welke
risico’s bestaan voor het behalen van de doelen.
Toelichting: Geef, aan de hand van een adequate SWOT-analyse, aan welke risicofactoren
een rol spelen bij het eventueel niet behalen van de gekozen regionale doelen, gevolgd
door de bijbehorende (mitigerende) maatregelen. Gebruik maximaal 2000 woorden.
Overige opmerkingen:
Toelichting: Indien u nog overige relevante opmerkingen met betrekking tot dit track record
heeft, kunt u deze hier uiteenzetten. Voor deze vraag worden geen punten toegekend.
IV. Afsluiting
Aanvrager verklaart hierbij dat alle gegevens in het aanvraagformulier en bijhorende
bijlagen naar waarheid zijn ingevuld en bijgevoegd.
Naam aanvrager
Naam tekeningsbevoegde
Datum
Plaats
Handtekening