NO_20151201_Richlijnen-invoeren-opvolgen

Richtlijnen voor het invoeren en
opvolgen van horizontale /
transversale plannen in TRAJECT
0 SITUERING
De Vlaamse regering besliste op 5 december 2014 (VR 2014 0512 DOC.1241/1BIS) om binnen de Vlaamse
overheid TRAJECT te gebruiken, minstens voor de opvolging van het Vlaams Regeerakkoord, de
horizontale / transversale beleidsplannen, de regelgevingsagenda en de beleidsnota’s en beleidsbrieven.
Een ad hoc werkgroep boog zich over de praktische afspraken omtrent de opvolging van de horizontale
/ transversale plannen. Verschillende coördinatoren van deze plannen namen aan deze werkgroep deel.
Er is geen lijst beschikbaar van alle horizontale / transversale plannen in de Vlaamse overheid. De CAG
nota ‘Taxonomie: een basismodel voor doelstellingenmanagement’ (CAG/14/22.05/DOC037a) definieert
wat transversaal en horizontaal beleid is:
 Transversaal beleid: Maatschappelijk gerichte beleidsinitiatieven, die één of meer beleidsdomeinen
overstijgen - zoals bijvoorbeeld een geïntegreerd klimaatbeleid, mobiliteitsbeleid, beleid rond
armoedebestrijding,…
 Horizontaal beleid: Organisatie- of intern gerichte beleidsinitiatieven, die een organisatiebreed
karakter hebben - zoals bijvoorbeeld overheidsbrede bezuinigingsprogramma's op personeel of
verhoging van de efficiëntie, de overheidsbrede doelstellingen voor de maturiteitsverhoging,…
De ad hoc werkgroep wou beter zicht krijgen over het aantal en de omvang van deze plannen en heeft
–in overleg met de coördinerende aanspreekpunten ‘doelstellingenmanagement’- een Vlaams
overheidsbrede inventarisatie van deze plannen gemaakt. Het was daarbij niet de bedoeling om tot een
exhaustieve lijst te komen maar wel om houvast te bieden voor de uitvoering van de
Regeringsbeslissing van 5 december 2014. De lijst is te vinden op
www.bestuurszaken.be/doelstellingenmanagement.
www.vlaanderen.be
1 UITGANGSPUNTEN
• Inhoudelijke coördinatie van de beleidsbepaling en opmaak van het plan (o.a. stakeholders betrekken,
afstemming met beleidsdomeinen, politieke validatie,…) – gebeurt buiten TRAJECT.
• De coördinerende entiteit zorgt voor de aanmaak van het horizontaal / transversaal plan in TRAJECT
en alle onderliggende bouwstenen die specifiek in het kader van dit plan werden bepaald. De zaken
die de coördinerende entiteit zelf trekt, maken ze zelf aan in TRAJECT.
• Voor de zaken die door andere entiteiten worden getrokken, stemmen ze af met de entiteit in
kwestie zodat die door hen op een correcte manier worden ingevoerd in TRAJECT. Om de
rapporteerlast te verminderen wordt zoveel als mogelijk reeds bestaande informatie
(doelstellingen/projecten/processen/programma’s en indicatoren) in TRAJECT hergebruikt in het
kader van transversale beleidsopvolging.
• De coördinatoren gebruiken de informatie in TRAJECT voor de periodieke opvolging van de
horizontale / transversale plannen. De halfjaarlijkse rapportering is het uitgangspunt. (juni/juli en
dec/jan).
• Het projectteam doelstellingenmanagement ondersteunt de coördinatoren van transversale
beleidsplannen bij de aanmaak van het plan in TRAJECT.
2 CONCRETERICHTLIJNEN
1)
Aanmaken van een nieuwe ‘BRIL’ voor het horizontaal / transversaal plan
- Gebeurt door de coördinerende entiteit.
- Bij ‘Type’ wordt de optie ‘Horizontaal/transversaal plan’ geselecteerd.
- Bij ‘Trekkende organisatie’ wordt de coördinerende entiteit geselecteerd.
- Eens de bril is aangemaakt, kunnen bij ‘Meewerkende organisatie(s)’ alle betrokken entiteiten
geselecteerd worden, die meehelpen aan de realisatie van de doelstellingen van het
horizontaal / transversaal plan. Er is de mogelijkheid om ‘Administratieve diensten van de
Vlaamse overheid’ te selecteren, waardoor alle entiteiten van de VO gekoppeld worden.
- De entiteiten die als ‘Meewerkende organisatie(s)’ zijn gekoppeld, krijgen rechten op de bril
van het horizontaal / transversaal plan. Zij gaan de bril ook zien verschijnen in het overzicht
‘Beheer brillen’ en kunnen de onderliggende doelstellingen raadplegen. Het doorklikken op en
bewerken van onderliggende objecten is alleen mogelijk voor die objecten waar de entiteit
ook specifiek gekoppeld is als trekkende of meewerkende organisatie.
//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
pagina 2 van 5
document1
1.12.2015
2) Aanmaken van ‘DOELSTELLINGEN’ voor het horizontaal / transversaal plan
- Doorgaans worden voor het horizontaal / transversaal plan specifieke strategische en
operationele doelstellingen bepaald.
- De aanmaak van nieuwe specifieke doelstellingen gebeurt door de trekkende entiteit (zal in
veel gevallen de coördinerende entiteit zelf zijn). Voor deze doelstellingen wordt als
periodiciteit ‘Halfjaarlijks’ geselecteerd. Een jaarlijkse periodiciteit
- De halfjaarlijkse rapportering is het uitgangspunt. Het mag natuurlijk ook jaarlijks. Het is niet
de bedoeling om een extra rapporteermoment in te lassen waar dit niet nodig is. We moeten
echter wel rekening houden met het hergebruik van projecten in kader van horizontale /
transversale plannen (met een minder intensieve rapporteerfrequentie) en in het kader van
bv ondernemingsplan, (met veeleer een meer intensieve rapporteerfrequentie).
- Indien je toch te maken zou hebben met projecten waarvoor reeds op kwartaalbasis
gerapporteerd wordt, zou je gebruik kunnen maken van de rapportering ‘jaarevaluatie’ (eind
van het jaar). Die loopt naast de ‘gewone’ rapportering waarvan de frequentie te bepalen is.
Misschien is in jouw situatie dan beter om de rapportering ‘jaarevaluatie’ te nemen. In de
voorgedefinieerde rapporten kan je aanvinken of je een rapport wil op basis van deze
jaarevaluatie dan wel op de ‘gewone’ statusinformatie.
- Voor elke doelstelling wordt bepaald wie de ‘Trekkende organisatie’ en de
‘Verantwoordelijke’ is. Er kan enkel een verantwoordelijke gekozen worden uit de trekkende
entiteit van de doelstelling.
- Indien bestaande doelstellingen in TRAJECT hernomen kunnen worden, dan moet enkel de
coördinerende entiteit nog als ‘Meewerkende organisatie’ toegevoegd worden. De
coördinator stemt dit af met de trekkende entiteit.
- Voor elk van de doelstellingen uit het horizontaal / transversaal plan moet de coördinerende
entiteit ofwel als ‘Trekkende organisatie’ ofwel als ‘Meewerkende organisatie’ gekoppeld zijn.
- Alle entiteiten die als ‘Trekkende organisatie’ of ‘Meewerkende organisatie’ gekoppeld zijn aan
een doelstelling van een horizontaal / transversaal plan gaan deze doelstelling ook zien
verschijnen in het overzicht ‘Beheer doelstellingen’ en kunnen de onderliggende
projecten/processen/indicatoren/… raadplegen. Het doorklikken op en bewerken van
onderliggende objecten is alleen mogelijk voor die objecten waar de entiteit ook specifiek
gekoppeld is als trekkende of meewerkende organisatie.
3) Koppelen van de Doelstellingen aan de bril voor het horizontaal / transversaal plan.
- Gebeurt door de coördinerende entiteit.
- Kan pas gebeuren als de doelstellingen aangemaakt zijn en de coördinerende entiteit telkens
ofwel als ‘Trekkende organisatie’ ofwel als ‘Meewerkende organisatie’ gekoppeld is (zie punt
2).
//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
1.12.2015
document1
pagina 3 van 5
-
Bij hergebruik van bestaande doelstellingen kan de coördinerende entiteit op moment van
de koppeling aanvinken welke onderliggende objecten van de doelstelling al dan niet
worden meegenomen voor de opvolging van het horizontaal / transversaal plan (vanaf
release 2).
4) Aanmaken van PROJECTEN, PROCESSEN, PROGRAMMA’S EN INDICATOREN voor het horizontaal /
transversaal plan.
- Gebeurt door de trekkende entiteit (kan de coördinerende entiteit zelf zijn).
- Er wordt maximaal gebruik gemaakt van bestaande projecten/processen/… die in het kader
van andere planningsdocumenten al zijn aangemaakt in TRAJECT. Zo kan met éénmalige
registratie aan meerdere rapporteringsbehoeften tegemoet gekomen worden. Enkel wanneer
meer genuanceerde rapportering vereist is, bv. verwijzend naar een specifiek aspect of naar
een specifieke doelgroep binnen een bestaand project/proces/… kan een bijkomend object in
TRAJECT worden aangemaakt. Voor deze nieuwe objecten wordt als periodiciteit
‘Halfjaarlijks’ geselecteerd.
- Voor elk van de projecten, processen, programma’s en indicatoren uit het horizontaal /
transversaal plan moet de coördinerende entiteit ofwel als ‘Trekkende organisatie’ ofwel als
‘Meewerkende organisatie’ gekoppeld zijn. De coördinator stemt dit af met de trekkende
entiteiten.
- Alle entiteiten die als ‘Trekkende organisatie’ of ‘Meewerkende organisatie’ gekoppeld zijn aan
een project, proces, programma, indicator van een horizontaal / transversaal plan gaan dit
object ook zien verschijnen in het overzicht ‘Beheer projecten’ /’Beheer processen…’/… en
kunnen de informatie raadplegen en bewerken.
5) Koppelen van de projecten, processen, programma’s en indicatoren aan de doelstellingen van het
horizontaal / transversaal plan.
- Gebeurt door de coördinerende entiteit.
- Kan pas gebeuren als de doelstellingen aangemaakt zijn en de coördinerende entiteit telkens
ofwel als ‘Trekkende organisatie’ ofwel als ‘Meewerkende organisatie’ gekoppeld is (zie punt
4).
6) STATUS rapporteren op de doelstellingen, projecten, processen, programma’s en indicatoren.
- De trekkende entiteit en meer bepaald de ‘Verantwoordelijke/Projectleider’ staat in voor de
opvolging in TRAJECT, hetgeen impliceert: documenteren van het object + periodieke
statusrapportering a.d.h.v. kleurcode en bijhorende duiding.
- De coördinerende entiteit past in geen geval statusrapportering aan in TRAJECT voor zaken
die zij niet zelf trekt.
//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
pagina 4 van 5
document1
1.12.2015
-
-
-
-
De coördinerende entiteit heeft in TRAJECT als meewerkende organisatie zicht op de bril, met
de gekoppelde doelstellingen en projecten, processen, indicatoren, telkens met de bijhorende
statussen en duiding.
De coördinerende entiteit kan in TRAJECT rapporten trekken van het horizontaal /
transversaal plan, waarin de meest recente status en duiding wordt weergegeven
Voor bestaande doelstellingen, projecten, processen,… die in een horizontaal / transversaal
plan hergebruikt worden, kan de binnen de entiteit afgesproken rapporteerfrequentie (bv.
maandelijks, driemaandelijks) afwijken van de halfjaarlijkse periodiciteit voor het horizontaal
/ transversaal plan. Indien nodig kan de coördinerende entiteit het rapport van het
horizontaal / transversaal plan aanvullen met statusinformatie van voorbije periodes.
De coördinator kan de informatie uit het rapport verwerken in eventueel meer omstandige
rapporteringen aan de opdrachtgevers. De uiteindelijke rapportering wordt zoals voordien
steeds vooraf nog afgestemd met het netwerk van betrokken contactpersonen binnen de
entiteiten.
Dit gebeurt halfjaarlijks, in de periode juni/juli en dec/jan.
//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
1.12.2015
document1
pagina 5 van 5