Functiebeschrijving Directeur Samenleving

Functiebeschrijving
Directeur Samenleving
Graad: directeur A5a-A5b
Versie 2: 23_05_2017
1
Plaats in de organisatie
stadssecretaris
directeur
Samenleving
Je leidt de directie Samenleving (ongeveer 100 VTE stadspersoneel, 50 VTE personeel in 3
privaatrechtelijke externe verzelfstandigde agentschappen en 230 VTE onderwijzend personeel). Je
geeft rechtstreeks leiding aan de leidinggevenden van de 7 diensten van de directie (dienst
gebiedsgerichte werking, dienst buurtwerk, team dagelijks beheer, afdeling onderwijs, afdeling jeugd,
afdeling sociale zaken en de afdeling diversiteit en gelijke kansen) en de beleidsmedewerkers in staf.
Je rapporteert aan de stadssecretaris. Je zetelt als directeur in het directieoverleg.
Doel van de functie
De directie Samenleving is beleidsmatig de breedste directie van de stad. De directie werkt zowel
sectoraal, categoriaal als territoriaal en zowel in de rol van regisseur/netwerkmakelaar als in de rol van
lokale actor, en dit op zowat alle levensdomeinen. Samenwerken intern en extern is een sine qua non
voor een adequate beleidsvoering met impact.
Je inspireert en ondersteunt alle medewerkers om met passie, inzet en professionaliteit te werken aan
een open, kansenrijke samenleving in Leuven voor alle burgers.
Je behartigt het strategisch en integraal management van de directie Samenleving, zodat de
beleidsdoelstellingen op vlak van jeugd, studenten(werking), kinderopvang, diversiteit, buurtwerk,
gelijke kansen, zorg, senioren, onderwijs, internationalisering, ontwikkelingssamenwerking … zo
optimaal mogelijk voorbereid en uitgevoerd worden. Financieel, personeels-, juridisch, organisatorisch,
operationeel en communicatiemanagement vormen de kern van je taken.
Je jaagt proactief beleid aan in al de beleidsdomeinen van de directie en bouwt hiertoe samen met de
afdelingshoofden, de beleidsadviseurs en de beleidsconsulenten aan een intern en extern gedragen
beleid en brede netwerken. Dit resulteert in een kwaliteitsvolle en optimale dienstverlening aan de
burger en de lokale samenleving, afgestemd op de behoeften en vragen van de verschillende klanten
(burgers, verenigingen, bedrijven, overheid…). Je bewaakt horizontale doelen zoals
armoedebestrijding en gelijke kansen door en over alle afdelingen heen, en breder in de stad zelf.
2
Als directeur superviseer je de werking van een aantal stedelijke vzw’s die onder jouw directie
ressorteren (Kinderopvang Leuven, Stedelijk Jeugdwerk Leuven, vzw DiversLeuven en vzw De
Bloesemboompjes) en bewaak je de wettelijkheid van de werking.
Als budgethouder beheer je op een verantwoorde wijze het budget van je directie zodat je
beleidsdoelstellingen gerealiseerd worden. Je werkt daarvoor over de afdelingen heen.
Resultaatsgebieden
1. Je leidt de directie en organiseert ze, zodat de doelstellingen op een effectieve, efficiënte,
hardnekkige en kwaliteitsvolle wijze gerealiseerd kunnen worden. Als budgethouder
beschik je over een budget dat je als goede huisvader beheert zodat je je
beleidsdoelstellingen bereikt. Je plant, organiseert, coördineert, volgt op en stuurt de
activiteiten van de verschillende afdelingen binnen je eigen directie Samenleving,
waarvoor je eindverantwoordelijkheid draagt.
Voorbeelden van activiteiten
•
•
•
•
•
•
•
Je bewaakt het financiële beheer en de budgetten, coördineert de budgetopmaak en
budgetwijzigingen, en je rapporteert op vraag aan verschillende organen (het MAT, de
bevoegde schepenen, college en de gemeenteraad);
Je legt verantwoording af aan hen over de besteding van je middelen (op financieel
vlak, roerende en onroerende goederen, inzetbare personeelsleden);
Samen met je afdelingshoofden bewaak je een efficiënte inzet van mensen en
middelen. Je stuurt bij waar nodig;
Je zorgt voor een efficiënte werkindeling naar en binnen de verschillende afdelingen,
en je wijst opdrachten en projecten toe aan medewerkers, rekening houdend met hun
competenties;
Je bewaakt permanent de kwaliteit van het geleverde werk en de geleverde diensten;
Je optimaliseert procedures;
Je werkt flexibel en creatief binnen een voortdurend veranderende organisatie.
2. Je bewaakt strategisch beleid en geeft input vanuit helikopterperspectief en een stevige
visie. Je zorgt ervoor dat beleid en acties opgevolgd en nieuw beleid voorbereid wordt en
het beleid effectief en efficiënt uitgevoerd wordt dit binnen de door het bestuur uitgezette
beleidslijnen. Je bewerkstelligt synergie tussen de verschillende beleidsdomeinen van je
directie (onderwijs, jeugd, sociaal beleid, zorg, kinderopvang, senioren, toegankelijkheid,
diversiteit, armoede …) om tot een optimale afstemming tussen de afdelingen te komen
met als resultaat een optimale dienstverlening aan de klant. Je vertegenwoordigt je
directie intern en extern en draagt hierbij de waarden van de stad uit.
Voorbeelden van activiteiten
•
•
•
•
•
Je overlegt systematisch met je schepen(en) en/of het college;
Je onderhoudt intensieve contacten met de interne stadsdiensten en maakt actief deel
uit van het directieoverleg;
Je bouwt functionele netwerken uit met externen binnen je beleidsdomeinen en
onderhoudt deze relaties (OCMW, Centrum Algemeen Welzijnswerk Oost-Brabant en
andere welzijnspartners, Leuven MindGate, KU Leuven en UCLL, Leuvense scholen
van alle niveaus en netten, Vlaamse Vereniging voor Steden en Gemeenten,
Kenniscentrum Vlaamse Steden, Vlaamse departementen …);
Je vertegenwoordigt de organisatie extern, bijvoorbeeld in projectgroepen;
Je profileert je extern door je expertise en zo creëer je een meerwaarde naar
bekendheid en uitstraling voor de stad;
3
•
•
•
•
•
Je ondersteunt de afdelingen en beleidsnetwerken in de beleidsvoorbereiding en de
beleidsuitvoering, zodat de strategisch uitgezette doelstellingen van de directie
optimaal gerealiseerd worden;
Je zet de nodige overlegstructuren of -netwerken op, of neemt er structureel of
wanneer nodig deel aan, om de afdelingshoofden en beleidsmedewerkers te
ondersteunen in hun taken;
Je superviseert beleidsvoorbereidend en -rapporterend werk van je verschillende
afdelingen;
Je zorgt voor een efficiënte en effectieve communicatie en informatiedoorstroming;
Je zet je mee in voor de grotere uitdagingen voor de stad en haar bewoners. Je werkt
mee aan stadsbrede projecten en netwerken, en realiseert actief mee de
doelstellingen van de directie in die netwerken (bijvoorbeeld Leuven MindGate,
Leuven 2030, Kinderarmoedeplatform, Vaartopia …).
3. Je leidt, stuurt en motiveert je afdelings- en diensthoofden, je teamleider en je adviseurs in
staf zodat je steeds beschikt over voldoende, competente en gemotiveerde medewerkers
om de doelstellingen van de directie te realiseren.
Voorbeelden van activiteiten
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Je bestendigt het motiverend, inspirerend en stimulerend werkklimaat binnen je
directie;
Je ondersteunt de diensthoofden in hun te ontwikkelen punten, vult aan waar nodig,
op maat van elkeen;
Je plant systematisch overleg met en tussen je verschillende afdelingshoofden;
Je waakt over de uniformiteit binnen het proces van dienstverlening, rekening
houdend met de verschillende doelgroepen binnen het actiedomein van je directie;
Je bewaakt over je afdelingen heen hoe de begeleiding en ondersteuning van de
medewerkers doorheen hun loopbaan opgezet en gerealiseerd wordt, zowel
structureel als ad hoc;
Je jaagt de leidinggevenden aan om op maat aan situationeel leiderschap te doen;
Je ondersteunt het principe van een lerende organisatie;
Je bewaakt de kwaliteit en uniformiteit van planningen, functioneringsgesprekken en
evaluaties;
Je bewaakt de opmaak van (nieuwe) functiebeschrijvingen en implementeert ze in het
evaluatiegebeuren;
Je overschouwt mee de input voor selectieprocedures en intakegesprekken, en je zet
de competenties van de interne juryleden vanuit je directie hiervoor op de juiste wijze
in;
Je rapporteert systematisch aan het college en de gemeenteraad over de realisaties
binnen je directie/beleidsdomeinen.
4. Als directeur superviseer je de uniformiteit binnen de werking van de stedelijke vzw’s
(Kinderopvang Leuven, Stedelijk Jeugdwerk Leuven, Bloesemboompjes en
Integratiecentrum).
Voorbeelden van activiteiten
•
•
•
•
Je superviseert het personeelsbeleid en de personeelsadministratie;
Je superviseert het financiële beheer (beschikbare budgetten, kwaliteit van de
boekhouding, overleg met de bedrijfsrevisor, met boekhoudkundig kantoor …);
Je superviseert de uitvoering van de samenwerkingsovereenkomsten tussen de vzw
en de stad;
Je betrekt de eventuele leidinggevenden van de vzw’s bij de directie en de
beleidsvoorbereiding.
4
Competenties
Waardegebonden competenties
1. Voortdurend verbeteren (niveau IV)
Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen.
Anticipeert via structurele maatregelen om aan toekomstige uitdagingen te beantwoorden en stimuleert het voortdurend verbeteren bij anderen.
•
•
•
•
•
•
Blijft zichzelf voortdurend verder bekwamen en ontwikkelen op alle mogelijke relevante terreinen;
Vergaart proactief kennis om accuraat te kunnen antwoorden op toekomstige probleemstellingen;
Wijzigt processen, procedures en structuren om te kunnen beantwoorden aan nieuwe tendensen en toekomstige probleemstellingen;
Voorziet in mogelijkheden tot permanente vorming en bijscholing van anderen en stimuleert het gebruik daarvan;
Leert anderen alert zijn voor toekomstige uitdagingen en voor wat ze voor de eigen werking kunnen betekenen;
Stimuleert anderen om kritisch te kijken naar de huidige werking en om voorstellen tot verbetering te formuleren.
2. Klantgerichtheid (niveau IV)
Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er
adequaat op reageren.
Onderneemt structurele acties om de dienstverlening van de organisatie aan klanten te optimaliseren.
• Legt voor de eigen entiteit meetbare doelstellingen vast op het vlak van klantgerichtheid en klantentevredenheid;
• Past binnen de entiteit de diensten, procedures, doelstellingen aan om beter aan toekomstige behoeften en verwachtingen van klanten te
beantwoorden;
• Zet systemen op om een kwaliteitsvolle aanpak te garanderen;
• Voorziet voor de eigen entiteit in een systematische enquête rond klantentevredenheid (procedures);
• Stimuleert anderen om de klantgerichtheid van hun aanpak voortdurend in vraag te stellen en te verbeteren.
5
3. Samenwerken (niveau IV)
Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat
niet onmiddellijk van persoonlijk belang is.
Creëert gedragen samenwerkingsverbanden met en tussen andere entiteiten.
•
•
•
•
•
•
Creëert structuren om de samenwerking met andere entiteiten te verbeteren;
Neemt informele initiatieven om de samenwerking met en tussen andere entiteiten te verstevigen;
Draagt samenwerking uit als belangrijke waarde in de entiteit en daarbuiten en spreekt anderen daarop aan;
Creëert een draagvlak voor problemen, beslissingen en acties die de eigen entiteit overstijgen;
Creëert en benut de gepaste communicatiekanalen en stimuleert het overleg rond aangelegenheden die de eigen entiteit overstijgen;
Werkt actief aan het scheppen van een goede vertrouwensband met andere entiteiten.
4. Betrouwbaarheid (niveau IV)
Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale
en ethische normen (diversiteit, milieuzorg …). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid opnemen.
Handelt integer in een veelheid aan situaties, ook in die waar geen eenduidige regelgeving voor bestaat.
•
•
•
•
•
Blijft correct en integer handelen rond basisregels, sociale en ethische normen, in situaties van grote externe druk;
Blijft correct en integer handelen in situaties waar geen eenduidige regelgeving voor bestaat;
Houdt in zijn rol als lobbyist, promotor, onderhandelaar, facilitator … het algemeen belang duidelijk voor ogen en gedraagt zich daar ook naar;
Weet op een flexibele, maar zorgvuldige, objectieve en correcte wijze om te gaan met bestaande regels en procedures als de situatie dat vereist;
Durft op een verantwoorde en onderbouwde wijze een uitzondering maken op de strikte regel, als dat in het belang van de stad is.
6
Graadgebonden competenties
1. Delegeren (niveau III)
Taken en verantwoordelijkheden doorgeven, rekening houdend met de interesse, ambitie, ontwikkeling en competentie van medewerkers. De gedelegeerde
taken opvolgen.
Delegeert ruime verantwoordelijkheidsgebieden.
• Creëert betrokkenheid en verhoogt de eigenwaarde van de medewerkers door hen de volle verantwoordelijkheid te geven over bepaalde dossiers,
processen … en over de middelen om de vastgestelde output te bereiken;
• Weet waar de sterke kanten van de medewerkers liggen en durft daarop te vertrouwen;
• Initieert zelfsturing en empowerment bij de medewerkers;
• Geeft ruimte aan medewerkers om zaken op hun eigen manier te realiseren;
• Geeft medewerkers bevoegdheid om in complexe en onvoorspelbare situaties autonoom te handelen.
2. Richting geven (niveau III)
Aansturen, ontwikkelen en motiveren van medewerkers zodat ze hun doelstellingen en die van de entiteit op een correcte manier kunnen realiseren, zowel
individueel als in teamverband.
Geeft richting, zowel via processen en structuren als via het bepalen en uitdragen van een visie.
• Is een stuwende kracht in het team of de entiteit (inspireert, neemt initiatief, is dynamisch);
• Communiceert op regelmatige momenten over de opdracht van de entiteit of de organisatie en over het belang daarvan (de visie van de entiteit of
organisatie);
• Geeft richting of sturing aan een team of entiteit door een duidelijk en inspirerend beleid uit te dragen (geeft aan waar de organisatie naartoe wil);
• Bepaalt haalbare maar uitdagende doelstellingen voor eigen team of entiteit;
• Stuurt het functioneren van individu en team bij, met het oog op het bereiken van de doelstellingen;
• Introduceert nieuwe structuren, processen en procedures om het beleid te realiseren;
• Inspireert de medewerkers door zijn voorbeeldgedrag;
• Heeft bij zijn leidinggeven oog voor culturele aspecten en onderneemt, indien nodig, acties om die te borgen, rekening houdend met de waarden en
doelstellingen van de stad Leuven.
7
3. Ontwikkelen van medewerkers (niveau III)
Medewerkers ondersteunen bij het behalen van goede resultaten en het groeien in een functie door hen te helpen bij het ontwikkelen van hun vermogen om
zelfstandig problemen op te lossen.
Besteedt aandacht aan de langetermijnontplooiing van de medewerkers.
•
•
•
•
•
•
•
•
Creëert een omgeving die de medewerkers inspireert om zich te ontwikkelen;
Verwijdert (organisatorische) obstakels die de medewerkers verhinderen zich te ontwikkelen;
Stimuleert medewerkers om aandacht te hebben voor hun loopbaanontwikkeling en biedt daarbij de nodige ondersteuning;
Bewaakt de in het kader van loopbaanontwikkeling gemaakte afspraken (bv. in een persoonlijk ontwikkelplan) en stuurt bij indien nodig;
Beoordeelt het effect van opleidingsinspanningen op de werkvloer en stuurt bij indien nodig;
Fungeert als rolmodel voor het nemen van verantwoordelijkheid voor leren binnen de organisatie;
Faciliteert kennisoverdracht binnen een team of groep;
Stimuleert een open feedbackcultuur waar medewerkers in een “veilige” omgeving kunnen leren.
4. Organisatiebetrokkenheid (niveau III)
Zich verbonden tonen met de organisatie, taak en beroep; de belangen ervan verdedigen bij anderen.
Bewaakt en verdedigt op consequente wijze de belangen, de opdracht en de handelwijze van de organisatie.
•
•
•
•
•
•
Durft harde standpunten innemen die de gehele organisatie ten goede komen, zelfs als die minder populair zijn binnen de eigen entiteit;
Praat over ‘wij’ in plaats van ‘zij’ als hij het over de eigen organisatie heeft;
Onderkent de belangen van de organisatie en handelt zelf conform die belangen;
Legt uit hoe hij tot belangrijke beslissingen is gekomen;
Verdedigt de keuzes van de entiteit of organisatie bij collega’s, eigen medewerkers en derden;
Identificeert zich bij eigen medewerkers en buitenstaanders met de standpunten of beslissingen van de eigen hiërarchie.
8
5. Overtuigingskracht (niveau III)
Instemming verkrijgen voor een mening, aanpak of visie door goed onderbouwde argumenten te gebruiken, door dialoog en overleg aan te gaan, door autoriteit
(bevoegdheid en deskundigheid) gepast aan te wenden en door gepaste strategieën uit te bouwen.
Hanteert aangepaste beïnvloedingsstrategieën.
• Trekt tijd uit om in te gaan op signalen van weerstand ook al betreft het inhoudelijke details;
• Legt voorafgaandelijk contacten met anderen om problemen te kunnen detecteren en om tot afspraken te komen;
• Vergroot de impact van zijn boodschap door een gepaste communicatiemix te gebruiken (bv. beeldmateriaal gebruiken, interactieve momenten
inlassen);
• Weet tegenargumenten om te buigen en aan te wenden in de eigen argumentatie;
• Denkt (vooraf) aan de impact die de eigen argumentatie kan hebben op anderen; durft hiervoor een speciale, ongewone actie te gebruiken.
6. Netwerken (niveau III)
Ontwikkelen en bestendigen van relaties, allianties en coalities binnen en buiten de eigen organisatie of entiteit en die aanwenden om informatie, steun en
medewerking te verkrijgen.
Bouwt doelgericht een invloedrijk, professioneel netwerk uit over de grenzen van de eigen entiteit (allianties, coalities …).
•
•
•
•
•
Kan zijn netwerk inschakelen om de eigen werkzaamheden te ondersteunen (informatie verzamelen …);
Betrekt anderen bij de eigen professionele netwerken en stimuleert hen die uit te bouwen;
Schakelt anderen in om een breder draagvlak te creëren waardoor de organisatie haar doelstellingen beter kan waarmaken;
Zoekt gericht contact met anderen die een rol kunnen spelen in de uitbouw van een invloedrijk netwerk;
Is integer, samenwerkend en niet-manipulatief ingesteld bij het inschakelen van zijn netwerk.
9
7. Visie (niveau III)
De dagelijkse praktijk overstijgen en eigen ideeën uitwerken voor de toekomst, feiten bekijken van op een afstand, ze in een ruimere context en
langetermijnperspectief plaatsen.
Brengt een eigen beleid naar voren dat de entiteit of organisatie op lange termijn beïnvloedt.
•
•
•
•
Anticipeert op maatschappelijke ontwikkelingen en de toekomst, evenals op de manier om de eigen organisatie of entiteit hierop voor te bereiden;
Komt met plannen en ideeën met een looptijd van enkele jaren;
Houdt vast aan de langetermijnvisie, niettegenstaande de dagelijkse gebeurtenissen;
Brengt een eigen beleid naar voren dat gebaseerd is op een duidelijke visie op de missie en de doelstellingen van de organisatie of entiteit.
10
Functiespecifieke competenties (niveau I tot en met III)
1. Computervaardigheden
•
•
•
•
•
Outlook: beheren van agenda, vergaderbeheer, taken: niveau II.
Word: gevorderde kennis en toepassingen binnen het tekstverwerkingsprogramma zoals lay-outprincipes van Word, tekstcorrecties, sjablonen maken:
niveau II.
Excel: gevorderde kennis en toepassingen binnen de excelomgeving: formules en functies, numerieke formaten, werken in drie dimensies en afdrukken
van omvangrijke werkbladen: niveau II.
Gevorderde vaardigheden in het maken van een presentatie: niveau II.
Specifieke toepassingspakketten: gegevens opzoeken over de modules heen binnen het eigen werkdomein, standaardrapporten maken: niveau II.
2. Procedures en wetgeving
•
•
•
Directiegerelateerde wetgeving: gevorderde kennis met inzicht in de vakgebieden van de eigen directie: wetgeving rond vzw’s, wetgeving stedelijk
onderwijs, Kind en Gezin, politiereglement: niveau II.
Gevorderd inzicht in organisatie en overlegstructuren gerelateerd aan de directie en de afdelingen, en aan andere relevante netwerken in de stad
(adviesraden, netwerken, intern en extern): niveau II.
Doorgedreven inzicht in de besluitvormingsprocessen binnen de overheidscontext in de lokale context: niveau III.
3. Sectorspecifieke competenties
•
•
•
Gevorderde kennis van en inzicht in de ontwikkelingen van en uitdagingen voor stedelijke organisaties: niveau II.
Gevorderde kennis van en inzicht in de verschillende invalshoeken en uitdagingen op alle beleidsdomeinen (sectoraal, territoriaal en
doelgroepengericht): niveau II.
Gevorderde kennis over de werking van belangrijke partners zoals OCMW, CAW… en de werking van de belangrijkste Leuvense actoren op de
domeinen van de directie Samenleving (Leuven als onderwijs- en kennisstad, vrijetijdsbeleid voor kinderen en jongeren, sociaal beleid stadsbestuur,
andere overheidsniveaus …): niveau II.
11