competentiegerichte functiebeschrijving

COMPETENTIEGERICHTE FUNCTIEBESCHRIJVING
Functiefamilie
ALGEMEEN MANAGEMENT
Functienaam
Directeur ICT
Departement
DLOG
Dienst
ICT
Datum goedkeuring document
Sneuvelversie 6/4/2011
1. SITUERING VAN DE FUNCTIE IN DE ORGANISATIESTRUCTUUR
Organogram wordt bijgevoegd op datum waarop de CF werd opgemaakt
2 TAAKOMSCHRIJVING
Beleidsmanagement
-
Continuëren en optimaliseren van de werking van het ICT managementcomité binnen de ICT dienst.
Beheer van de organisatie en processen binnen ICT, en van de bijhorende verantwoordelijkheden van de rollen die voorkomen in het
organigram van de dienst ICT.
Ontwikkelen en implementeren van een efficiënte dienststructuur waarbij processen, administratieve regels en de procedures worden
opgezet voor alle functies, met specifieke aandacht voor controle, kwaliteitsborging, risicomanagement, informatie beveiliging, data en
eigendom van systemen en de scheiding van taken.
Opstellen en uitvoeren van een kader ter naleving van externe verplichtingen (toezicht houden op afspraken, rapportage)
Opstellen en uitvoering van een intern en extern communicatieplan
Evalueren en bijsturen van de interne processen en procedures.
Zetten van de noodzakelijke stappen opdat de interne procedures, richtlijnen en codes, enz. correct uitgevoerd en gerespecteerd worden.
Inhoudelijk en eventueel organisatorisch ondersteunen bij organisatiebrede projecten.
Opstellen van de operationele doelstellingen van de dienst, in samenwerking met het ICT managementcomité.
Actief participeren aan de vergaderingen van het managementteam van de provincie Antwerpen.
Personeelsmanagement
1
-
-
Beheer van technische en gedragscompetenties in de HR processen (aanwerving/ontwikkeling)
Opmaak van (technische) competentieprofielen voor interne en externe medewerkers. Trainingsbehoeftes worden in kaart gebracht mbv de
teammanagers. Bewaken/controle van competentie- en kennis profielen van de externe medewerkers, aangepast aan de (nieuwe)
vereisten.
Optreden als people manager op basis van bestaande HR procedures voor het behouden en aantrekken van gemotiveerde competente
medewerkers (door middel van bewustwordingstrategieën, performantiemanagement en efficiënte evaluatiessystemen)
Opmaken van het personeelsbehoefteplan in lijn met de beleidsdoelstellingen.
Doorvoeren van het globaal HRM-beleid, afgestemd op de noden van de dienst.
Opvolgen en instaan voor een correcte afhandeling van de verschillende HR-processen (F&E, werving,…).
Financieel management
-
Verantwoordelijk voor uitvoering van intake klantenmatrix en beheer van het kostenmodel door de juiste actoren bijeen te brengen en het
beleid te sturen hierin
Zorgen voor transparantie en verantwoording in de total cost of ownership (TCO), de realisatie van de zakelijke voordelen en de return of
investment (ROI) van investeringen in IT.
Beheer van IT investeringen gebaseerd op het bestaande ICT programma inclusief projecten voor productontwikkeling
Rapporteren en evalueren over het financieel management van de dienst.
Opmaken van de jaarlijkse financiële nota (ipv budget) voor de dienst.
Opvolgen van de financiële cyclus (ipv budgettaire cyclus).
Opnemen van verantwoordelijkheid rond de effectieve en efficiënte besteding van de budgettaire middelen.
Kwaliteitsmanagement
-
Opstellen van een kwaliteitsbeleid
Invoeren en bewaken van een monitoringproces met duidelijk meetpunten, en een tijdregistratieproces
Opvolgen van het milieumanagementsysteem
Juridisch management
-
Toezien op de naleving van de wetgeving.
Toezien op de opmaak van contracten en gebruiksovereenkomsten en deze bij delegatiebevoegdheid ondertekenen.
Anticiperen op de nieuwe regelgeving.
2
Aankoopmanagement
-
Verantwoordelijke voor aankoopproces van IT middelen (mankracht / hardware , software en diensten)
Uitvoeren van ICT aankoopbeleid op maat (selectie van leveranciers, contractbeheer enz.)
Invoeren en bewaken van een monitoringproces met duidelijk meetpunten, en een tijdregistratieproces
Algemeen management ICT processen
Verantwoordelijk voor het opstellen, invoeren, uitvoeren en optimaliseren van volgende processen.
Verantwoordelijk voor de kwalitatieve uitvoering van de ICT processen die vallen onder de teams:
Strategie, architectuur en security
Productontwikkeling
Operationeel beheer
Klantenrelaties
Verantwoordelijk voor het secretariaat dat zich bezighoudt met algemene en financiële administratie en met inventarisbeheer.
3. COMPETENTIEPROFIEL
1. GEDRAGSCOMPETENTIES
Cluster I: Kerncompetenties van de Provincie Antwerpen
Klantgerichtheid : de burger staat centraal
Definitie
De burger (of externe klant) is de voornaamste klant van de Provincie Antwerpen. Daarnaast zijn er de interne klanten (departementen, diensten of
medewerkers).
De medewerker streeft ernaar om de noden en behoeften van de klant te achterhalen en ze efficiënt, effectief, kwalitatief en met de nodige
discretie te behandelen. Dit doet de medewerker door beloftes na te komen, garant te staan voor een goede opvolging en de meest geschikte
oplossing aan te bieden, zodat er wordt bijgedragen tot een goede dienstverlening zowel voor de burger als voor de interne klanten.
3
niveau
III
Anticipeert op mogelijke toekomstige noden van klanten.
-
Gaat actief op zoek naar de toekomstige noden van de klanten
Geeft richting aan het beleid opdat het zou voldoen aan de toekomstige noden van de klanten
stelt voor de eigen entiteit meetbare doelstellingen voorop op het vlak van klantgerichtheid en klanttevredenheid
zet systemen op om een kwaliteitsvolle aanpak te garanderen
voorziet voor de eigen afdeling in een systematische bevraging rond klanttevredenheid
stimuleert andere om de klantgerichtheid van hun aanpak voortdurend in vraag te stellen en te verbeteren
Zin voor kwaliteit
Definitie
niveau
Streven in de job continu naar optimale kwaliteit. Dit doen zowel op het vlak van wat hij/zij doet, de opgeleverde inhoud en de werkwijze om de
taken en verantwoordelijkheden te volbrengen binnen de afgesproken tijdslimiet.
III
Herdenkt bestaande standaarden en optimaliseert deze.
-
vraagt feedback van collega’s en klanten, om zo de tevredenheid te controleren en uit te zoeken wat kan verbeterd worden.
neemt afstand van de dagdagelijkse opdrachten en neemt de tijd om kritisch de processen te bekijken.
ontwikkelt procedures en systemen om het werk efficiënter te laten verlopen.
ontwikkelt procedures en systemen om fouten te vermijden of makkelijker te ontdekken.
Resultaatsgerichtheid
Definitie
niveau
zet op tijd concrete resultaten neer die bijdragen tot de doelstellingen van de dienst, het departement en zodoende de organisatie in het
algemeen. – het ondernemen van concrete en gerichte acties met het oog op het behalen en/of overstijgen van doelstellingen
III
Werkt resultaatsgericht en draagt dit uit naar de eigen omgeving
-
Formuleert operationele en eventueel strategische doelstellingen voor de eigen dienst, afdeling of departement
Vertaalt deze doelstellingen naar een concreet actieplan
Ontwikkelt een doelgericht en concreet actieplan met doelen, mensen, middelen, timing enz.
Maakt concrete afspraken met alle betrokkenen in functie van het bereiken van de gestelde objectieven
Spreekt anderen aan op het bereiken van de doelstellingen wanneer dit nodig blijkt
Neemt tijdig maatregelen wanneer er geconstateerd wordt dat de doelstellingen niet zullen bereikt worden
Veranderingsbereidheid
Definitie
open staan voor veranderingen met het oog op verbetering. wacht niet op anderen, maar zet zelf, binnen zijn/haar verantwoordelijkheid,
constructieve stappen om zaken te veranderen en te verbeteren als dat het departement, de dienst of de werksituatie ten goede komt. – zich open
stellen voor (organisatie)verandering, en zich effectief aanpassen aan nieuwe denkkaders
4
Niveau
III
Voert de verandering door
-
herschikt, wijzigt, verandert de processen en werkwijzen waar nodig.
gaat op een doordachte en gestructureerde manier te werk.
moedigt anderen aan om mee te denken rond de gewenste verandering.
beoordeelt het resultaat van de verandering : maakt gebruik van meetmomenten en parameters.
voorziet gelegenheid en tijd (vb. vergaderingen) om vragen en weerstanden op te vangen, om onvoorziene problemen te bespreken.
blijft zichzelf voortdurend verder bekwamen en ontwikkelen op alle mogelijke relevante terreinen.
vergaart pro-actief kennis om accuraat te kunnen antwoorden op toekomstige probleemstellingen.
voorziet mogelijkheden tot permanente vorming en bijscholing van anderen en stimuleert het gebruik daarvan.
Samenwerken
Definitie
Niveau
waken over de goede en constructieve samenwerking binnen het team of de dienst maar ook met alle departementen. vermijden om afzonderlijk
of in concurrentie met elkaar te werken. samenwerken met en combineren van de eigen talenten, cultuur en inzicht met deze van collega’s om zo
tot betere resultaten te komen. – leveren van een actieve bijdrage aan een gezamenlijk resultaat of aan het oplossen van problemen of conflicten,
ook wanneer de samenwerking een onderwerp betreft dat niet direct van eigen belang is.
III
Creëert gedragen samenwerkingsverbanden met en tussen andere entiteiten
-
Creëert structuren om de samenwerking met andere entiteiten te verbeteren
Neemt informele initiatieven om de samenwerking met en tussen andere entiteiten te verstevigen
Draagt samenwerking uit als belangrijke waarde in de entiteit en daarbuiten en spreekt anderen daarop aan
Creëert een draagvlak voor problemen, beslissingen en acties die de eigen entiteit overstijgen
Creëert/benut de gepaste communicatiekanalen en stimuleert het overleg rond aangelegenheden die de eigen entiteit overstijgen
Werkt actief aan het scheppen van een goede vertrouwensband met andere entiteiten
Interageert over departementale (sub)culturen heen zonder vooroordelen (culturele intelligentie).
Cluster III: Interactief gedrag
Overtuigingskracht
Definitie
Instemming verkrijgen voor een mening, aanpak of visie door het gebruik van goed onderbouwde argumenten, door de dialoog en het
overleg aan te gaan, door het gepast aanwenden van autoriteit (bevoegdheid en deskundigheid) en door het uitbouwen van gepaste
strategieën
5
niveau
III
Hanteert aangepaste beïnvloedingsstrategieën
-
Trekt tijd uit om in te gaan op signalen van weerstand ook al betreft het inhoudelijke details
Legt voorafgaandelijk contacten met anderen om problemen te kunnen opsnuiven en om tot afspraken te komen
Vergroot de impact van zijn/haar boodschap door het gebruiken van de gepaste communicatiemix (vb. gebruik van
beeldmateriaal, inlassen van interactieve momenten,…)
Weet tegenargumenten om te buigen en aan te wenden in de eigen argumentatie
Denkt (vooraf) aan de impact die de eigen argumentatie kan hebben op anderen; durft hiervoor een speciale, ongewone actie
gebruiken
Netwerken
Definitie
Ontwikkelen en bestendigen van relaties, allianties en coalities binnen en buiten de eigen organisatie/entiteit en deze aanwenden voor het
verkrijgen van informatie, steun en medewerking
niveau
II
Legt nieuwe contacten die voor de eigen taak en opdracht nuttig kunnen zijn
-
Brengt mensen met elkaar in contact, stelt hen aan elkaar voor
Neemt acties om contacten te leggen en te onderhouden
Zoekt samenwerking met interne en externe partners uit wederzijds belang
Legt op regelmatige basis nieuwe contacten ter gelegenheid van beurzen, seminaries, vakverenigingen, opleidingen
Gaat actief op zoek naar collega’s uit andere afdelingen omwille van informatie, expertise
Legt contacten met andere afdelingen indien de eigen opdracht hen aanbelangt (vb. voor- of natraject, impact op,…)
Legt contacten met andere afdelingen om de slaagkansen van het eigen project te vergroten (samenwerking, steun)
Cluster IV: Omgaan met informatie
Organisatiesensitiviteit
Definitie
Invloed en gevolgen onderkennen van (eigen) beslissingen, voorstellen en acties op andere onderdelen van de organisatie
III
Getuigt van realiteitszin bij het ondernemen van acties die verscheidene entiteiten aanbelangen
-
Houdt rekening met de (politieke) invloeden binnen een organisatie
Onderkent de invloed en gevolgen van de eigen beslissing op andere entiteiten binnen de organisatie
Reageert op (onuitgesproken) behoeften, belangen en/of verwachtingen van andere entiteiten
Creëert een draagvlak door inzicht te tonen in en rekening te houden met informele netwerken die de eigen entiteit kunnen
overschrijden
Is op de hoogte van gebeurtenissen in andere entiteiten van de organisatie
6
Visie
Definitie
Feiten bekijken van op een afstand, ze in een ruimere context en lange termijn perspectief plaatsen
Niveau
III
Brengt een eigen beleid naar voren dat de entiteit/organisatie op lange termijn beïnvloedt
-
Opmerkingen
Anticipeert op maatschappelijke evoluties en toekomst, evenals op de manier om de eigen organisatie/entiteit hierop voor te bereiden
Komt met plannen en ideeën met een looptijd van enkele jaren
Houdt vast aan de lange termijn visie, niettegenstaande de dagelijkse gebeurtenissen
Brengt een eigen beleid naar voren gebaseerd op een duidelijke visie m.b.t. de missie en de objectieven van de organisatie/entiteit
Deze competentie dient niet alleen in het licht van managementfuncties te worden gezien, maar kan ook voor specialistische functies (bv.
beleidsvoorbereidend werk, adviseurs,…) van toepassing zijn al naargelang hun takenpakket.
Cluster V: Probleem oplossend gedrag
Besluitvaardigheid
Definitie
Zich eenduidig uitspreken over een bepaald standpunt of over een bepaalde actie en het verzamelen van voldoende informatie om tot een besluit te
komen
Indicatoren
III
Neemt beslissingen in situaties waarin het risico niet eenduidig in te schatten is
-
Neemt cruciale beslissingen die impact hebben op lange termijn
Neemt beslissingen waarvan de uitkomst niet eenduidig in te schatten is
Neemt zonodig ‘onpopulaire’ beslissingen, waar weerstand of verzet op kan verwacht worden
Cluster VII: Leiderschap
Richting geven
Definitie
Het aansturen, ontwikkelen en motiveren van medewerkers zodat ze hun doelstellingen en die van de entiteit op een correcte manier kunnen
realiseren, zowel individueel als in teamverband.
7
Niveau
III
Geeft richting zowel via processen en structuren als via het bepalen en uitdragen van een visie
-
Is een stuwende kracht in het team/entiteit (inspireert, neemt initiatief, heeft dynamiek)
Communiceert op regelmatige momenten over de opdracht van de afdeling en het belang daarvan (de visie van de afdeling)
Geeft richting en/of sturing aan een team/entiteit door het uitdragen van een duidelijk en inspirerend beleid (geeft aan waar de
organisatie naartoe wil)
Zet haalbare, maar uitdagende doelstellingen voor eigen team/entiteit
Stuurt het functioneren van individu en team bij, met het oog op het bereiken van de doelstellingen
Introduceert nieuwe structuren, processen en procedures, in functie van het realiseren van het beleid
Inspireert de medewerkers door zijn/haar voorbeeldgedrag
Heeft in zijn/haar leidinggeven oog voor culturele aspecten en neemt, indien nodig, acties om deze te borgen, rekening houdend met de
waarden en doelstellingen van de Provincie Antwerpen.
Delegeren
Definitie
Taken en verantwoordelijkheden doorgeven, rekening houdend met de interesse, ambitie, ontwikkelingsplan en competentie van medewerkers. De
gedelegeerde taken opvolgen
III
Delegeert ruime verantwoordelijkheidsgebieden
-
Opmerkingen
Creëert betrokkenheid en verhoogt de eigenwaarde van de medewerkers door hen de volle verantwoordelijkheid te geven over bepaalde
dossiers, processen, … en over de middelen om de vooropgestelde output te bereiken
Weet waar de sterke kanten van de medewerkers liggen en durft daar op te vertrouwen
Initieert zelfsturing en empowerment bij de medewerkers
Geeft ruimte aan medewerkers om zaken op hun eigen manier te realiseren
Geeft medewerkers bevoegdheid om in complexe en onvoorspelbare situaties autonoom te handelen
De kwaliteit van delegeren (rekening houdend met een aantal factoren), alsook de opvolging van de gedelegeerde taak staan centraal in de
definitie.
2. KENNISGEBONDEN COMPETENTIES
Noodzakelijke talenkennis voor het uitoefenen van de functie:
Frans: mondeling
basis
Frans: schriftelijk
niet van toepassing
Engels: mondeling
basis
Engels: schriftelijk
niet van toepassing
…… (andere)
niet van toepassing
…… (andere)
niet van toepassing
8
Noodzakelijke computerkennis voor het uitoefenen van de functie:
Word
grondig
Excel
grondig
Internet-toepassingen
grondig
Powerpoint
grondig
Outlook
grondig
Access
niet van toepassing
Andere specifieke kennis die noodzakelijk is voor het uitoefenen van de functie
Niveau 1:
Basiskennis en/of inzicht hebben
Kennis publieke sector
Wet op overheidsopdrachten
Niveau 2:
Kennis of inzicht kunnen toepassen
projectmanagement
changemanagement
algemene management technieken (personeel ,
financieel, rapportering, kwaliteitssystemen,
enz..)
Niveau 3:
Nieuwe kennis en inzichten kunnen ontwikkelen
(expert)
Hedendaags ICT beleid
Je hebt een grondige kennis en ervaring binnen
de globale ICT en IT Governance markt en je
kan gestructureerd advies uitbrengen vanuit
deze kennis en expertise.
Je bent goed vertrouwd met de principes van
IT Governance en hebt praktische ervaring met
de toepassing ervan binnen het COBIT
4. BIJKOMENDE OPMERKINGEN
9
5. GOEDKEURING
AKKOORD RECHTSTREEKSE CHEF
AKKOORD TITULARIS
Naam & functie:
Naam:
Datum:
Personeelsnummer:
Handtekening:
Datum:
Handtekening:
10