Everything4Office ProjectManager

Everything4Office
ProjectManager
Software voor Project Management
Snel te implementeren
Inpasbaar in uw situatie
Economisch zeer verantwoord
Everything4Office Software, Tolnasingel 1, 2411 PV Bodegraven
(T): 0172 636890 www.everything4office.nl
© Everything4Office Software 2007—2009
1
Everything4Office® ProjectManager™ geeft
controle over uw projecten
Opdrachten binnen organisaties worden steeds vaker in teamverband uitgevoerd
als project. Hierdoor is het noodzakelijk dat alle leden van het team toegang
hebben tot de informatie rondom het project. Het is dan van belang inzicht te
hebben in doelstellingen, planningen, deadlines , taken, historie, mensen
communicatie en overige resources.
Everything4Office ProjectManager is projectsoftware gericht op het MKB. Een van
de belangrijke kenmerken van onze oplossing is dat informatie altijd maar 1 keer
hoeft te worden opgeslagen en toch beschikbaar is vanuit verschillende
invalshoeken. Een projectdocument wilt u uiteraard kunnen vinden via het project,
maar het moet geen noodzaak zijn. Hetzelfde document kunt u ook vinden via de
projectrelatie of via een snelle zoekactie in de documentbeheer module. Meerdere
ingangen, 1 document, altijd resultaat.
Project software moet ook ondersteunend zijn in uw werkzaamheden. Met
ProjectManager streven we naar een uitgekiende balans in functionaliteit en
gebruiksvriendelijkheid. ProjectManager is zo gemaakt dat iedere medewerker met
basis computer/Windows vaardigheden met de software kan werken. U hoeft dus
geen ‘volleerd’ projectmanager te zijn die de hele dag gebruik maakt van de
software om met ProjectManager resultaat te behalen. Kracht en eenvoud zijn de
kernbegrippen.
© Everything4Office Software 2007—2009
2
Het Project
Met de Everything4Office ProjectManager begint u allereerst het project te
registreren aan de hand van de basisgegevens als projectnaam, projectnummer,
projecttype, verantwoordelijke, eventuele opmerkingen etc.. In het projectscherm
heeft u meteen een duidelijk overzicht van het project, welke projectrelaties er
zijn, welke projectdocumenten, emails, uitgevoerde en uit te voeren acties en in
welke fase het project zich bevindt.
U kunt een beschrijving van het project invullen met daarin de belangrijkste
doelstellingen, de scope en andere van belang zijnde zaken. Zo ziet iedereen in één
oogopslag waar het project om draait.
Een project kan bestaan uit meerdere subprojecten en deze subprojecten kunnen
ook weer onderverdeeld zijn in aparte projecten.
ProjectManager biedt de
mogelijkheden uw projecten in te delen zoals het voor u wenselijk is.
Projectrelaties
Door de integratie van de verschillende Everything4Office modules kunt u op basis
van de Everything4Office RelationManager projectrelaties aan het project verbinden
zonder de relaties nog een keer in te hoeven voeren. U kunt personen, organisaties
en/of contactpersonen bij organisaties toevoegen aan het project. U kunt dus naar
keuze eerst relaties invoeren en dan een project aanmaken of vice versa, net wat
voor u het makkelijkst is.
© Everything4Office Software 2007—2009
3
De projectrelaties kunnen verschillende, vrij te definieren, rollen hebben.
Voorbeelden van rollen zijn ‘opdrachtgever’, ‘projectleider’, ‘leverancier’, etc.. Op
het projectoverzicht kunt u zien wie er bij het projecten betrokken zijn en in welke
rol. Op de relatiekaart kunt u zien bij welke projecten de relatie betrokken is.
Projectdocumenten
Vanuit het projectscherm kunt u meteen een document (brief, contract, berekening,
etc.) genereren in de door u opgestelde layout en huisstijl. Samenwerking met onze
module Documents4Office zorgt dat deze actie vlekkeloos verloopt. Het document
kan naar wens oa. voorzien worden van een referentienummer en wordt
automatisch opgeslagen in het projectdossier. Zo heeft u alle documenten van het
project bij elkaar.
© Everything4Office Software 2007—2009
4
Projectdossier
In het projectenscherm heeft u meteen een overzicht van de correspondentie en
communicatie van dat project. Al uw inkomende en uitgaande correspondentie,
email, foto’s, geluiden, tekeningen, berekeningen etc. worden opgeslagen in het
projectdossier zodat de projectmedewerkers een compleet overzicht hebben
en nooit hoeven te zoeken. Via de integratie met MS-Outlook kunt u snel en
efficiënt,
uw
relevante,
inkomende
en
uitgaande
emails opslaan
in het
projectdossier.
Status en fase
Binnen ProjectManager is een project van een bepaald type en aan dit type hangen
voorgedefinieerde statussen en fasen. Zo ontstaat een vooraf bepaalde werkstroom
voor het bewuste projecttype. Hiermee borgt u o.a. de kwaliteit van het project.
De overgang naar een nieuwe status of fase kan gekoppeld zijn aan rechten die
verleend zijn aan een gebruikersrol. De nieuwe status/fase kan een to-do opleveren
voor een andere medewerker of kan naar keuze een document genereren.
Overgangen worden geregistreerd zodat er altijd een historie beschikbaar is wat er
in het project gebeurd is.
© Everything4Office Software 2007—2009
5
Deelprojecten
Binnen ProjectManager kunt u op een hoofdproject ook subprojecten aanmaken en
zelfs ‘sub-sub’ projecten of ‘sub-sub-sub’ projecten. Via kleurcodering ziet u meteen
of een (sub) project nog binnen de tijdsplanning loopt.
Taken en agenda
De taken en agenda functie zorgt ervoor dat de projectmedewerkers een volledig
overzicht hebben van de uitstaande taken en de daarbij behorende deadline en dat
in de agenda gezien kan worden wie of wat (projectresources) wanneer en hoelang
staan ingeplanned.
Urenregistratie
Met de urenregistratie module kunnen medewerkers uren schrijven op het project
of projecten. Via de beheerdersmodule bepaalt u wie op welk project uren mag
schrijven. En via de verschillende overzichten heeft u inzicht in de hoeveelheid uren
op een project, het soort uren, wie de uren heeft gemaakt etc.
Facturatie
Er zijn hier meerdere mogelijkheden. U kunt vanuit het project eenvoudig een
factuur aanmaken waarin de factuurbedragen handmatig worden ingevoerd. Maar u
kunt ook werken vanuit een complete artikelendatabase waardoor een factuur
automatisch voor u gegenereerd wordt en waarvan de gegevens door te boeken
zijn naar uw financiële administratie.
Contacthistorie
Aan het project kunt u ook zgn. contacthistorie koppelen. Hierbij valt te denken aan
telefoonnotities, to-do reminders (bijv. email sturen), korte gespreksverslagen etc..
Deze contacthistorie wordt centraal opgeslagen en is zowel bij het project als via de
relatie, als bij de desbetreffende medewerker te bekijken. Zo heeft u ook overzicht
van de nog uitstaande acties op een project.
© Everything4Office Software 2007—2009
6
Budgetten
Naar wens kunt u werken met budgetten, begrootte projectomzet, gerealiseerde
opbrengsten en/of kosten, budgetplaatsen etc. Afhankelijk van uw werkzaamheden
kan dit volledig naar wens worden ingericht.
Extra Velden
Via de user defined fields functie kunt snel extra velden toevoegen aan uw
projectenscherm. Zo kunt uspecifieke informatie vastleggen die voor uw projecten
van belang zijn.
Koppelingen
Via koppelingen kunnen gegevens uit de projectenadministratie meteen verwerkt
worden in de boekhouding als daar behoefte aan bestaat. Koppelingen met andere
projectensystemen, MS-Outlookcontacten, CRM pakketten behoren zondermeer tot
de mogelijkheden.
© Everything4Office Software 2007—2009
7
Implementatie en ondersteuning
Natuurlijk ondersteunen wij u bij de implementatie van onze software. Samen
maken we een plan en brengen dat tot uitvoer zodat u succesvol gebruik kunt
maken van onze oplossing. Afhankelijk van de grootte van uw organisatie,
gewenste functionaliteit en additionele wensen zal dit plan van aanpak minder of
meer uitgebreid zijn.
Wij streven er naar om in korte tijd een kleinere groep gebruikers met de oplossing
aan het werk te laten gaan om zo snel te kunnen beoordelen of het gemaakte plan
ook strookt met de werkelijkheid. Zo kan de toegevoegde waarde van de oplossing
snel beoordeeld worden en dit draagt weer bij aan een goede acceptatie van het
nieuwe systeem. Is dit laatste het geval, dan kan worden overgegaan tot een
bredere implementatie, eventueel aangevuld met opleiding cq. workshops. Ook na
de implementatie staan wij natuurlijk nog steeds voor u klaar om u van dienst te
zijn bij gewenste aanpassingen en/of uitbreidingen.
Customer Support & Software Renewal
Een onderhoudsovereenkomst voor telefonische support en recht op gratis updates
& upgrades garandeert u continuïteit. U kunt met vragen, tijdens kantooruren,
terecht bij de supportdesk. Via internet kunt u de laatste informatie en software
ophalen.
Systeemvereisten
ProjectManager maakt gebruik van 1 centrale database. Hiervoor installeren wij
een Microsoft SQL-Server database.
Gebruiker:
Software: Microsoft Windows ’95 of hoger. MS-Office ’97 of hoger.
Hardware: minimum Pentium III, 233 MhZ, 128 Mb. De footprint van de totale
applicatie is 40Mb.
ProjectManager werkt ook uitstekend binnen Citrix of Terminal Server omgevingen.
© Everything4Office Software 2007—2009
8