Mijlpaal : Belangrijkste gebeurtenissen in een project

Projectwerking
1. Basiswerkvormen
Improvisatie
Planning
Routine
Voordelen
 Flexibel
 Inspelen op
verandering
 Snel inspelen op vraag
 Geen voorschriften
 Effectief
 Resultaat gericht
 Betrokkenheid
medewerkers verhogen
 Verbeterde
samenwerking
 Goede beheersing
 Werknemers kunnen
zelfstandig werken
 Efficiënt
 Kwaliteit neemt toe
 Gelijke prestatie over
lange periodes
Nadelen
 Opnieuw het wiel
uitvinden
 Weinig beheersing
 Weinig stabiliteit
 Geen richtlijnen
 Kostbare tijd
 Bureaucratische
ervaring
 Zware taak voor
projectleider
 Spanning in organisatie


Niet flexibel
niet inspelen op de
vraag
Beheercyclus : plan  do  check  act
2. Project
Randvoorwaarden=niet boven het budget gaan / met deze mensen samenwerken en met andere
niet.
Wat is een project?
Geheel van activiteiten die:






Samenhangend zijn
Eindresultaat hebben
Afgesproken begin en einde
Naleven van afgesproken randvoorwaardes
1 opdracht geven of klant die zich aan het eindresultaat verbonden heeft
5 criteria moeten voldoen om van een project te spreken.
3. Wanneer kiezen voor een projectmatige aanpak


Om een verandering door te voeren
Resultaat eenmalig



Realisatie is complex
Beperkte tijd en budget
Samenwerken tussen verschillende producties
4. Belanghebbenden
A) Analyse belanghebbende & B) Hoe belanghebbenden betrekken
Belanghebbende = iedereen die het project kan beïnvloeden of beïnvloedt wordt door het project
B) Communicatieplan
Beschrijft :





Wat..
Door wie..
Wanneer..
Via welk medium..
Aan wie … wordt gecommuniceerd
5. 6 noodzakelijke voorwaarden voor een project
1) Expliciet besloten om er een project van te maken
Verschil tussen permanente organisatie en projectorganisatie in personeel, systeem, organisatie en
cultuur
Functie: titel van beroep (vb. systeembeheerder)
Rol: tijdelijke rol (vb. de databasebeheerder tijdens het project)
Activiteit: taken die bij de rol komen
2) Er is een projectorganisatie
Opdrachtgever:




Eindverantwoordelijk voor het project
Rapporteert aan het bedrijfsmanagement
Wilt resultaten
Zorgt ervoor dat project manager kan werken  belangrijkste relatie
Projectmanager :




Leid het project
Voert niet werkzaamheden zelf uit  regisseur
Beslissingsbevoegdheid waarmee OG akkoord is
Resultaat afleveren me de voorziene regels (geld, tijd)
Teamleden :



Rapporteert aan projectmanager
Uitvoeren van de afgesproken activiteiten
Resultaat uitleveren
Linking-pin principe


Communicatiemodel tussen verschillende hiërarchie / niveaus
Managers niveau  overleg

Werkersniveau : manager brengt verslag  = linking pin
Verantwoordelijkhedenmatrix = RACI - model
CODE
R
A
VERANTWOORDELIJKHEDEN
Responsible
Accountable (aansprakelijk)
OMSCHRIJVING
Uitvoering van werkzaamheden
Eindverantwoordelijkheid voor de
werkzaamheden
C
Consulted (adviserend)
I
Informed ( geïnformeerd)
Degene die verplicht moeten
worden geraadpleegd
Degene die moeten geïnformeerd
worden over het resultaat
3) Er is een doel en een beoogd resultaat
Wat de klant wil bereiken met het resultaat van het project
Fit for Purpose: het project moet er tot bijdragen dat de opdrachtgever met de resultaten van het
project het projectdoel kan realiseren
4) Het project beoogt een gedefinieerde resultaat te realiseren
Het op te leveren product/dienst
Er is een akkoord gemaakt voor een resultaat te bekomen.
(OG EN PM moeten akkoord zijn voor een project te bekomen)
5) Scope en randvoorwaardes vastleggen op voorhand
Scope: geheel van op te leveren producten en diensten en uit te voeren activiteiten
 welke activiteiten behoren tot het project welke niet
Condities(=randvoorwaarden) =raming van tijd, kosten , op te leveren kwaliteit, uitvoering,..
Verandering van scope : moet eerst worden geanalyseerd door projectmanager en daarna
voorgelegd worden aan opdrachtgever  indien niet Scopefactor: grote faalfactor voor een project.
Project Breakdown Structure : hiërarchische boom van alle producten en deelproducten die samen
het eindproductvormen (max 3 / 4 niveaus) (Onderstaand voorbeeld)
N1 : eindproduct
N2 : onderdelen eindproduct
N3 : onderdelen voor N2
Work Breakdown Structure : zelfde als PBSH maar dan zonder werkzaamheden
activiteiten opdelen in deelactiviteiten
6) Het is tijdelijk
gedefinieerd begin en einde
Begin: start met akkoord tussen opdrachtgever en projectmanager om het project te starten
Einde: oplevering van het resultaat
Faseovergangen : faseovergang vindt een fasebeoordeling plaats..
Mijlpaal : Belangrijkste gebeurtenissen in een project
6. Projectvoorbereiding
 komen tot een heldere en geaccepteerde projectopdracht (=concept)
Begint :


Projectmandaat van het bedrijfsmanagement
Projectaanvraag door de opdrachtgever aan projectmanager
Eindigt :



Wilsovereenstemming
Uitwerken 1ste plan
Projectmanager start het project  scope bepalen
PSU= project set up
Onduidelijkheid te realiseren doel
Scope maken
Pressure cooker opzoeken hoe het beeld eruit
gaat zien
Creëren draagvlak
Kick-Off
Informeren over opdracht
Afspraken maken over uitvoering
Teambuilding commitment
/
= Kick-Off
Verschillende manieren om kosten te ramen




Eenheidskost : kostprijs per element
Analoge schatting : kosten op basis van vorige projecten berekend
Parametrische schatting : kostprijs wordt gebaseerd op grootte. (2 € / m²)
Bottum-up schatting : kostprijs van het geheel van activiteiten worden geschat
Projectinrichting
Plan van aanpak





Context
Gedetailleerd structuur van het project (PBS,WBS)
Netwerkplanning, tijdsplanning, planning van mensen en middelen
Kwaliteit / risico’s
Gedetailleerde projectbegroting( vb. kostenbewust ontwerpen)
Kritiek pad : wordt gevormd door activiteit die bepalend zijn van voor de vraagstelling van de zo
vroegst mogelijke afleveringstermijn. Spelling =0  prioritair
Begroten :



Kostendragers: producten die door het project moeten worden gerealiseerd
Kostenposten : activiteiten en aankopen die nodig zijn om de kostendragers te realiseren
Kostensoorten : samenhangende kosten met een bepaald soort productiemiddel
Uitvoeringsfase
beheren en beheersen van het project ahv.




Beheersing (tijd en kosten) & rapportage
Kwaliteitscontrole
Risico’s
Vb deming cirkel plan  do  check  act
Ijzeren vierkant
Kwaliteit




Norm :
o Dwingende bepalingen
o Opgelegd door erkende niet-bestuurlijk autoriteit
Voorschrift
o dwingende bepalingen
o opgelegd door bestuurlijk gezag
o met een wettelijke basis ( elektrische apparaten)
Standard
o Geheel van verantwoordelijkheden, processen, herhaling om zoveel mogelijk orde te
scheppen
o Gebruiker kan kiezen of hij dit wilt gebruiken  NIET VERPLICHT
Risico : combinatie van mogelijke gebeurtenis en negatieve gevolgen